Aanvullende informatie extra tijdelijke inhuur van personeel

Gemeenteraad Neder-Betuwe Burgemeester Lodderstraat 20 4043 KM OPHEUSDEN

uw brief van uw kenmerk ons kenmerk behandeld door bijlage(n)

Z/21/079293/164665 Directie 1

Opheusden

18 januari 2022

Onderwerp Aanvullende informatie raadsvoorstel Extra tijdelijke inhuur van personeel voor de ambtelijke organisatie

Geachte raad, In de beeldvormende avond van 12 januari 2022 heeft u ons een aantal vragen gesteld in de bespreking van het raadsvoorstel over de extra benodigde tijdelijke inhuur van personeel voor de ambtelijke organisatie. Formatieontwikkeling De fractie van de VVD vroeg naar de ontwikkeling van de ambtelijke formatie in de afgelopen jaren. Die ontwikkeling is als volgt.

Aantal fte per 31 december

2019

2020

2021

138,39

144,42

145,01

De groei in formatie wordt veroorzaakt door:  



Instellen van nieuwe functies: een privacy-officer en een specialist voor het geografisch informatiesysteem (GIS) per 2020; Uitbreiding van de bestaande formatie: uitbreiding van de boa-capaciteit en uitbreiding van de telefonische bereikbaarheid van het gemeentehuis (beide in 2019) en uitbreiding van de formatie voor verkeer, gebouwenbeheer, accountmanagement voor bedrijven, beleid in het fysiek domein en juridische zaken rond handhaving (alle in 2020); Tijdelijke extra inzet, bijvoorbeeld om de heroverwegingen op het jeugd- en Wmo-budget te realiseren.

Voor een klein deel zijn de formatie-uitbreidingen gedekt vanuit bestaande budgetten. Over verreweg het grootste deel van de wijzigingen heeft uw raad besloten door het vaststellen van kadernota’s en – voor kleinere (technische) aanpassingen – bestuursrapportages. Meer inzicht in het waarom van de benodigde uitbreiding In bijlage 1 bij het raadsvoorstel is beknopt op een rij gezet op welke gebieden een tijdelijke uitbreiding van de formatie nodig is. In de beeldvormende avond hebben verschillende fracties gevraagd om een uitgebreidere onderbouwing van de noodzaak. In de bijlage bij deze raadsinformatiebrief vindt u hetzelfde overzicht als in bijlage 1, met een extra kolom met een toelichting per onderdeel.

Postbus 20 | 4043 ZG Opheusden | Burgemeester Lodderstraat 20 | 4043 KM Opheusden | telefoon 14 0488 |www.nederbetuwe.nl | info@nederbetuwe.nl

In algemene zin benadrukken we dat de tijdelijke uitbreiding nodig is om acute vraagstukken op te lossen. De werkdruk loopt op sommige plekken in de organisatie te hoog op, blijkt onder andere uit het recent gehouden medewerkerstevredenheidsonderzoek. Het college wil achterstanden en onnodig ziekteverzuim voor zijn, en zorgen dat belangrijke zaken doorgang kunnen blijven vinden. Omdat de gemeente groeit, neemt het werk op verschillende gebieden ondertussen toe. En de bedrijfsvoering moet als motorblok van die groeiende organisatie op een aantal terreinen nog een inhaalslag maken. Die combinatie maakt dat er voor de komende maanden meer inzet nodig is. Net als uw raad, zijn wij als college benieuwd wat dit op langere termijn betekent. We gaan graag het gesprek aan over wat de organisatie op langere termijn nodig heeft om toekomstbestendig te zijn voor een gemeente van 25.000 inwoners met de nodige (groei-)ambities. Dat doen we het liefst op basis van feitelijke inzichten. In het raadsvoorstel gaven wij al aan dat er de komende maanden onderzoek wordt gedaan naar of de organisatie kwalitatief en kwantitatief goed toegerust is om de taken uit te blijven voeren en regie te houden op gemeenschappelijke regelingen. De uitkomsten van dit onderzoek delen wij uiteraard met uw raad.

Dekking In het raadsvoorstel hebben we beargumenteerd dat we u hadden willen voorstellen om aangekondigde coronacompensatiemiddelen als dekking in te zetten. Bij het opstellen van het raadsvoorstel hadden we die nog niet officieel ontvangen, waardoor we die nog niet als dekking konden inzetten. Inmiddels is meer duidelijk over deze compensatie. Het Rijk heeft deze compensatie opgenomen in de decembercirculaire van het Gemeentefonds, waarover wij u separaat informeren. Met deze circulaire is het nu zeker dat wij een bedrag ontvangen van € 633.000. Door een deel van deze middelen als dekking in te zetten, is het niet nodig om de Algemene Reserve hiervoor te belasten. Personeelslasten De fractie van de PvdA heeft gevraagd om het bedrag van de totale personeelslasten in de begroting 2022. De portefeuillehouder heeft in de vergadering het bedrag van € 10,8 miljoen genoemd. U vindt dit bedrag in de gemeentelijke begroting, onder het kopje ‘Personeelslasten’ in de paragraaf Bedrijfsvoering. Tot slot In de beeldvormende avond kwam naar voren dat uw raad enigszins worstelt met het voorgestelde besluit. Dat begrijpen wij goed, al zijn wij zelf inmiddels overtuigd van de noodzaak. We hopen dat we u met deze aanvullende informatie helpen bij uw afweging.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe, {{esl:signer1:Capture:size(150,40)}}

Gerrit Stam Secretaris

Pagina 2 van 5

{{esl:signer2:Capture:size(150,40)}}

Jan Kottelenberg Burgemeester

Z/21/079293/164665

Extra toelichting op bijlage 1 - Op korte termijn benodigde tijdelijke formatie 2021-2022 Benodigde tijdelijke extra inzet

Toelichting

Kosten 2022 t/m 2e kwartaal € 59.000

Projectleiding en procesbegeleiding voor het opstellen van uitvoeringsplannen voor de Nota Sociaal Domein

De in september 2021 vastgestelde integrale Nota Sociaal Domein wordt uitgewerkt in drie uitvoeringsplannen. Dit is een omvangrijk en participatief traject waarvoor project- en procesbegeleiding noodzakelijk is naast de actieve betrokkenheid van diverse inhoudelijk betrokken beleidsadviseurs.

Tijdelijke beleids- en coördinatiecapaciteit VTH.

Willen wij blijven voldoen aan wettelijke maatregelen/vraagstukken, dan moeten wij investeren. Denk hierbij aan beleidsmatige vraagstukken als audit Wet Politie Gegevens, nieuwe software voor ondersteuning met politie en het openbaar ministerie, afstemming bestuur, verplichte werkinstructies, samenwerking met politie, collegiale vervanging met buurgemeenten, enz. Onze beide boa’s hebben hun primaire taak buiten. Daarnaast vraagt COVID-19 veel tijd en aandacht van onze handhavers. De kwartiermaker tijdelijke beleids- en coördinatiecapaciteit VTH zal zich met name op bovenstaande vraagstukken richten.

€ 14.400

Tijdelijk vergroten capaciteit voor toezicht en de afhandeling ervan in de openbare ruimte, vooral voor:  groen, plaagdieren, speeltuinen, begraafplaatsen en opvang zwerfdieren  wegbeheer, kunstwerken, gladheidsbestrijding, openbare verlichting

De tijdelijke vergroting van capaciteit beslaat twee vakgebieden: groen en grijs. De integrale (rehabilitatie) projecten vragen veel tijd en aandacht, waardoor verschillende beleidsterreinen niet de aandacht krijgen die wenselijk is. Hierdoor komen verschillende processen in het gedrang. Naast dat onze inwoners hier last van ondervinden, voldoen we niet meer aan verplichtingen die noodzakelijk zijn. Op hoofdlijnen is er ondersteuning wenselijk op de onderdelen:  groen, plaagdieren, speeltuinen, begraafplaatsen, KNIL militairen, essentaksterfte, rehabilitatieprojecten, baggeren, implementatie IBOR en opvang zwerfdieren  reguliere en projectmatige wegbeheer, kunstwerken, rehabilitatie projecten, gladheidsbestrijding, implementatie IBOR, openbare verlichting, energie aanbesteding

€ 66.825

Tijdelijke coördinatie totstandkoming p&cdocumenten, zodat ruimte ontstaat voor ontwikkelingen in de (financiële) bedrijfsvoering.

Gemeente Neder-Betuwe kent een sterke bevolkingsgroei, grote bedrijvigheid en heeft grote ambities in het fysieke en sociale domein. Daarnaast hebben we als gemeente te maken met grote opgaven als de invoering van de Omgevingswet, Energietransitie, Woningaanpak, transformatie sociaal domein en Duurzaamheid. Dit vraagt veel van de verschillende afdelingen. Om deze te ontlasten wordt ingezet op de coördinatie van p&cproducten met daarbij als doel om het proces efficiënter te maken en de afdelingen te ontlasten in de werkzaamheden voor de p&c cyclus.

€ 67.680

Junior adviseur Financiën voor versterking van de financiële informatievoorziening en tijdelijke ondersteuning van toenemende ruimtelijke initiatieven.

Door hierboven genoemde opgaven is er extra advisering nodig om deze opgaven tot een goed einde te brengen en blijkt ook het versterken van de financiële informatievoorziening meer tijd te vragen dan vooraf was ingeschat. Daarnaast hebben we te maken met moeilijk in te vullen vacatures en aankomende pensionering. Met de huidige markt is het moeilijk goede vaste mensen te vinden, zodoende willen wij investeren in het opleiden van medewerkers om vacatures duurzaam in te vullen en daarmee de continuïteit en kwaliteit van werkzaamheden te borgen.

€ 33.000

3

Benodigde tijdelijke extra inzet

Toelichting

Kosten 2022 t/m 2e kwartaal € 79.200

Kwartiermaker herinrichting Bedrijfsvoeringspijler: tijdelijke inhoudelijke aansturing en advies over de toekomstige inrichting van deze pijler. Tijdelijke inhoudelijke aansturing op een aantal terreinen en advies over & implementatie van de toekomstige inrichting van de afdeling.

De afgelopen jaren is Neder-Betuwe sterk gegroeid in omvang, opgaven en ambities. Deze groei heeft ook zijn impact op de advisering en ondersteuning die wordt gevraagd aan de afdeling Bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering fungeert als motorblok van de organisatie. Om een opgave tot een goed einde te brengen is een solide basis van ondersteuning op gebieden als ICT, financiën, communicatie en juridische zaken noodzakelijk. Dit motorblok is de afgelopen jaren beperkt versterkt en met de blijvende groei van opgaven is het nodig om na te denken hoe de Bedrijfsvoering moet worden ingericht zodat de solide basis (oa span of control) aanwezig is en de opgaven kunnen worden gerealiseerd. Zonder investering, zal het motorblok stil komen te staan en heeft dit een negatief effect op de voortgang van opgaven.

Tijdelijke uitbreiding van de secretariële ondersteuning voor de bedrijfsvoeringspijler.

Zie hierboven.

€ 21.600

Extra kosten inhuur na niet slagen werving coördinator team Communicatie (verschil inhuurtarief en vaste aanstelling)

In de huidige markt is het moeilijk om goede mensen te vinden. Middels de reguliere werving voor een coördinator is geen geschikte kandidaat gevonden, zodoende is tijdelijk een coördinator ingehuurd, waardoor aanvullend budget nodig is. Uiteraard wordt deze periode ook gewerkt aan een nieuwe werving om hiermee de continuïteit te borgen.

€ 48.000

Tijdelijke uitbreiding formatie communicatie voor bekendmakingen e.d.

De gemeente wil minderen met zenden en meer gaan luisteren, faciliteren, inspireren en verbinden: nóg meer in gesprek komen met bewoners, bedrijven en partners en zo voeling krijgen met wat de informatiebehoefte is. Anders gezegd: de gemeente wil een communicatieve en participatieve organisatie zijn, zoals verwoord in de visie Communicatie & Participatie.

€ 21.600

De samenleving verandert, burgers worden mondiger en kritischer. Iedereen communiceert, offline en online. De ontvangers van informatie zitten vaak zelf aan de knoppen (van de social media) om die informatie aan te vullen, door te sturen of ter discussie te stellen. Het communicatieproces is minder ‘maakbaar: communicatie, participatie en informatie is van iedereen. Nieuwe skills en een andere manier van communiceren vanuit de hele organisatie zijn dus nodig. Team Communicatie ondersteunt, faciliteert en adviseert de collega’s en bestuurders hierin. In de praktijk merken wij dat er onvoldoende capaciteit is om de ondersteuning en advisering aan bovengenoemde opgaven te leveren én tegelijkertijd te bouwen aan de communicatie en participatie in onze gemeente. Zodoende wordt er nu extra capaciteit gevraagd om de maatschappelijke ontwikkelingen en de ambities van de organisatie bij te kunnen benen. Tijdelijke ondersteuning voor de administratieve werkzaamheden van de adviseur strategie (o.a. organisatie collegeinformatieavonden, afstemming met griffie, toezicht op voortgang afdoening moties, toezeggingen en raadsvragen en administratieve ondersteuning managementteam.

De adviseur strategie heeft een spilrol in een aantal ontwikkelingen die de komende maanden plaatsvinden. Daarbij gaat het niet alleen om inhaalslagen en verbeterslagen in de bedrijfsvoering, maar bijvoorbeeld ook om een goede overdracht van dossiers aan de nieuwe raad, het ondersteunen van het onderzoek naar hoe de organisatie er kwalitatief en kwantitatief voor staat en het ondersteunen van het daaruit volgende gesprek over de toekomstbestendigheid van de organisatie. Door een aantal meer uitvoerende taken uit deze functie tijdelijk in een ondersteunende functie onder te brengen, wordt tijd vrijgespeeld voor deze werkzaamheden.

€ 33.000

4

Benodigde tijdelijke extra inzet

Toelichting

Tijdelijk budget om kortdurende vervanging mogelijk te maken voor beleidsadviseurs, budgethouders, applicatie- en regelbeheerders die de voorgenomen bedrijfsvoeringsontwikkelingen tot een succes moeten maken.

De ontwikkelingen in de bedrijfsvoering gaan breder dan alleen de bedrijfsvoeringspijler. Ook in andere onderdelen van de organisatie is de inzet nodig van collega’s die beleid maken en/of budgetten en applicaties beheren. Zo kunnen noodzakelijke (inhaal)slagen worden gemaakt op het gebied van I&A, budgethouderschap, communicatie, participatie, enzovoort. Maar ook bijvoorbeeld de slag in regelgeving die de Omgevingswet van de gemeente vraagt, wordt mede mogelijk gemaakt door verschillende collega’s die vanuit hun dagelijkse functie verordeningen en regels beheren.

Kosten 2022 t/m 2e kwartaal € 100.000

Wat er precies van wie wordt gevraagd, is nog niet voor alle ontwikkelingen duidelijk. Sommige staan immers nog aan de start, andere zijn al meer uitgekristalliseerd. Het is al wel duidelijk dat de krapbezette organisatie niet alles er ‘zomaar bij’ doet én ondertussen de dienstverlening doorgaat. Daarom gaan we ervan uit dat op diverse terreinen kortdurend extra inzet nodig is om de verbeterslagen met eigen medewerkers te kunnen maken, terwijl inwoners, ondernemers en raad ondertussen zo goed mogelijk bediend worden. Met een werkbudget – dat uiteraard sober en doelmatig wordt ingezet – wordt dit efficiënt mogelijk gemaakt.

Totaal

€ 544.305

5