Reglement gegevensverstrekking Basisregistratie Personen gemeente Mook en Middelaar 2024

Reglement gegevensverstrekking Basisregistratie Personen 2024 gemeente Mook en Middelaar Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Mook en Middelaar; Gelet op: • De artikelen 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP); • de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG) en de Uitvoeringswet AVG; • De Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Mook en Middelaar. BESLUIT: vast te stellen het volgende reglement: Reglement gegevensverstrekking Basisregistratie Personen gemeente Mook en Middelaar Artikel 1: Verstrekkingen aan de organen van de gemeente Het college van burgemeester en wethouders verstrekt overeenkomstig artikel 3.8 van de Wet BRP, aan een overheidsorgaan van deze gemeente gegevens uit de basisregistratie personen, voor zover deze is aangewezen in bijlage 1 van dit reglement. Artikel 2: Verstrekkingen aan derden 1. Het college van burgemeester en wethouders kan overeenkomstig artikel 3.9 van de Wet BRP, op verzoek van een derde aan hem gegevens verstrekken uit de basisregistratie personen, voor zover; a. deze derde is aangewezen in bijlage 2 of 3 van dit reglement; b.

het verzoek is gedaan met opgave van het doel waarvoor de gevraagde gegevens gebruikt zullen worden; c. het verzoek niet in strijd is met lid 4 van dit artikel; en, d. het verzoek niet in strijd is met dit reglement, de verordening en de Wet BRP. 2. De in bijlage 2 genoemde derden komen in aanmerking voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen, voor zover de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt en waarvan de toestemming niet ouder is dan 3 maanden. 3. De in bijlage 3 genoemde derden worden aangewezen als de categorieën van derden die werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor deze gemeente verrichten, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie personen kunnen worden verstrekt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt. 4. Het college verstrekt op grond van dit artikel in geen geval gegevens uit de basisregistratie personen, indien een van onderstaande situaties van toepassing is op een verzoek: a. de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt, heeft een verzoek om verstrekkingsbeperking gedaan, zoals bedoeld in artikel 3:21 Wet BRP; b.

voor zover het een verstrekking op grond van lid 2 van dit artikel betreft: indien de derde geen voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt; pagina 1 van 11

c. d.

e. f. g. h. i.

j. k. l.

voor zover het een verstrekking op grond van lid 2 van dit artikel betreft: indien de derde een (rechts) persoon met winstoogmerk betreft; de derde betreft een niet-Nederlands overheidsorgaan, instantie, jurist, advocaat, notaris, deurwaarder, verzekeraar of overige derden (deze worden zo mogelijk doorverwezen naar hun Nederlandse tegenhanger); de derde kan op minder ingrijpende wijze zijn doel of doelgroep bereiken; het verzoek betreft een commercieel belang; het verzoek betreft incassowerkzaamheden; het doel betreft een reünie; het doel betreft het opsporen van vermiste personen of het herstellen van contact tussen familieleden, tenzij het verzoek afkomstig is van Vereniging Het Nederlandse Rode Kruis of Stichting Ambulante FIOM; het doel betreft de bijhouding van een administratie van leden, donateurs of begunstigers; het verzoek betreft andere gegevens dan de artikel 3.9 lid 4 Wet BRP genoemde gegevens; het verzoek wordt niet met een redelijke tussenpoos gedaan ten opzichte van een eerder verzoek.

Artikel 3: Het gebruik van de verstrekte gegevens 1. De ontvanger gebruikt de verstrekte gegevens niet voor andere doelen dan waarvoor de gegevens zijn verstrekt en treft de nodige voorzieningen ten einde dit te verzekeren. 2. De ontvanger vernietigt de verstrekte gegevens na gebruik, tenzij een algemeen verbindend voorschrift hem dwingend een bewaartermijn oplegt. 3. De ontvanger verstrekt de verkregen gegevens niet aan andere personen, organisaties of instanties zonder voorafgaande toestemming van het college van burgemeester en wethouders, tenzij een algemeen verbindend voorschrift hem dit dwingend oplegt. Artikel 4: Overige bepalingen 1. De applicatiebeheerder BRP autoriseert conform het autorisatieformulier BRP individuele medewerkers van binnengemeentelijke afdelingen, genoemd in bijlage 1, voor de rechtstreekse inzage in de BRP ten behoeve van de aan hen toegewezen (publiekrechtelijke) taken en bepaalt welke gegevens van de persoonslijst door deze medewerker mogen worden geraadpleegd. De kwaliteitsmedewerker BRP controleert de toegekende autorisaties in de BRP-applicatie. 2. De kwaliteitsmedewerker BRP onderzoekt minimaal eenmaal per jaar de uitvoering van dit nadere reglement en rapporteert hierover aan het college in het kader van de periodieke zelfevaluatie BRP. 3.

Gedurende twintig jaren volgend op de verstrekking wordt daarvan aantekening bijgehouden in overeenstemming met artikel 3.11 Wet BRP. Artikel 5: Inwerkingtreding, intrekken oude regeling en citeertitel 1. Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking; 2. Het Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen Mook en Middelaar 2020 wordt Ingetrokken. 3. Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement gegevensverstrekking Basisregistratie Personen gemeente Mook en Middelaar 2024.

pagina 2 van 11

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Mook en Middelaar in de vergadering van 27 augustus 2024

De burgemeester,

De secretaris,

pagina 3 van 11

Toelichting Begripsbepalingen De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van dit Reglement, zijn integraal overgenomen van art. 1 Wet BRP. Het betreft de begrippen basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en derde. Basisregistratie Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale GBA-V door de gemeente beheerde GBA-voorzieningen. Orgaan Een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van Mook en Middelaar. Dit kan een medewerker zijn, maar ook een groep personen (lees: team, domein of afdeling). Derde Een derde volgens de Wet BRP is elk natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene zelf en elk rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.

Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Verstrekking aan derden Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang. De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente (naam gemeente). Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren. Derden met schriftelijke toestemming Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd. Beperkt set aan gegevens Op grond van art.

3.9 lid 4 Wet BRP kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Het gegeven ‘Burgerlijke staat’ is een aangehaakt gegeven. Geheimhouding Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van art. 3.21 Wet BRP verzocht heeft om verstrekkingsbeperking/geheimhouding.

pagina 4 van 11

Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegevens van inwoners van Mook en Middelaar aan medewerkers en/of teams/afdelingen van de gemeente Mook en Middelaar. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (zie art. 3.8 lid 2 Wet BRP). In bijlage 2 van dit Reglement wordt een opsomming opgenomen van alle gegevens, die aangemerkt worden als zogenaamd ‘aangehaakt gegeven’. De grondslag voor het verwerken van deze aangehaakte gegevens is art. 6 lid 1 sub e AVG. In bijlage 1 wordt geregeld voor welke taken en op welke wijze de verschillende gemeentelijke teams/domeinen de gegevens verstrekt krijgen. Rechtstreekse toegang tot de BRP Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerde als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang, nadat hij/zij een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.

Authentieke gegevens en verplicht gebruik Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, moet hij sinds 1 januari 2010, dat gegeven, uit de BRP betrekken. Deze regeling geldt ook voor organen van de gemeente. Artikel 2 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente Dit Reglement gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn. Met organen van de gemeente wordt bedoeld: medewerkers, teams, afdelingen, domeinen van de gemeente Mook en Middelaar. De wijze van verstrekken aan deze organen wordt geregeld in bijlage 2. De gegevens die worden verstrekt aan de organen zijn vermeld in bijlage 3. Artikel 3 Terugmeldplicht Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens in art. 2.34 Wet BRP.

Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan organen van de gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met ander woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere afdelingen mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.

pagina 5 van 11

Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaat dat het een collega van Burgerzaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld: geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige). Indien de ingeschreven over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt. Artikel 5 Protocolplicht Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in art. 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan. Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.

Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel Het Reglement BRP, waarmee dit reglement kan worden geciteerd, treedt in werking op de dag na vaststelling.

pagina 6 van 11

BIJLAGE 1 Overheidsorganen van deze gemeente, zoals bedoeld in artikel 1 van het Reglement gegevensverstrekking Basisregistratie Personen gemeente Mook en Middelaar Wijze van verstrekking Binnengemeentelijke overheidsorganen aan wie verstrekt kan worden op de volgende wijzen: a. systematische verstrekkingen; b. incidentele verstrekkingen; c. spontane verstrekkingen; d. selectie verstrekkingen; e. ad-hoc verstrekkingen; f. rechtstreekse inzage. Aangehaakte gegevens De gemeente verwerkt naast de persoonsgegevens uit de BRP zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. Overheidsorganen kunnen voor het uitvoeren van de wettelijke taken deze aangehaakte gegevens verstrekt kriijgen. Gegevens die aangemerkt worden als zogenaamde ‘aangehaakte’ gegevens: • Voorletter(s) van de persoon, ouder(s), partner en kinderen • Burgerlijke staat • Wijkcode/buurtcode • Stemdistrict • Interne aantekeningen • Telefoonnummers • E-mailadressen Deze gegevens maken geen onderdeel uit van de persoonsgegevens die voorkomen in de BRP. De grondslag voor het verwerken van deze aangehaakte gegevens is art. 6 lid 1 sub e AVG. Terugmelden Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als organen melding maken van onjuiste gegevens.

Wanneer een organ van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is het orgaan verplicht om gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens artikel 2.34 Wet BRP.

Gebruikersprofielen voor de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen van de gemeente Mook en Middelaar

Categorie gegevens Persoon Ouders Nationaliteit Huwelijk/geregistreerd partnerschap Overlijden Inschrijving/kiesrecht

Profiel 1 X

Profiel 2 X X

X X

X X

Profiel 3 X X X X X

Profiel 4 X X X X X X pagina 7 van 11

Verblijfplaats Kind Verblijfstitel Gezagsverhouding Reisdocument Verwijsgegevens Adres Bewoning Geheimhouding gegevens

X

X X X X

X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X X X X X X

Overzicht van de taken per organisatieonderdeel met toegekend gegevensprofiel ORGANISATIEONDERDEEL

PROCES/TAAK

Alle hieronder niet vermelde gemeentelijke organisatieonderdelen Sociaal/Publiekszaken

Diverse wettelijke taken

GEBRUIKERSPROFIEL 1

Sociaal/Sociaal Domein

Ruimte/ ruimtelijk domein/ Omgevingszorg en openbare ruimte

Taken ter uitvoering van Burgerlijk Wetboek, Besluit Burgerlijke Stand, Wet BRP, Kieswet, Paspoortwet, Wegenverkeerswet (afgifte rijbewijzen), Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, CRIB/Nazorg. Uitvoering bijzondere wetten en de APV. Afgifte gehandicaptenparkeerkaarten , administratie leerlingenvervoer Uitvoering WMO, uitvoering jeugd, taken ter uitvoering van de PW, Bijstandsbesluit zelfstandigen, Wet kinderopvang, WI, IOAW/IOAZ en beleidsuitvoering voor bepaalde doelgroepen. Leerplichtwet/leerplichtregeling, Wet op het primair onderwijs en beleidsuitvoering voor bepaalde doelgroepen Taken ter uitvoering van WABO, Wet milieubeheer, Wet verontreiniging oppervlaktewater, woningwet, Bouwbesluit, Wet bodembescherming, APV,BW, grondzaken, bijzondere wetten

2

3

4

X

X

X X X X X

X

X

X

pagina 8 van 11

Bedrijfsvoering/financiën

Bedrijfsvoering/P&O

Bedrijfsvoering/communicatie en ondersteuning

Bedrijfsvoering/DIV

WBRN

en beleidsuitvoering voor bepaalde doelgroepen Klachtenafhandeling verkeersaangelegenheden, gemeentelijke opsporingsambtenaren Financiële administratie en beleidsuitvoering voor bepaalde doelgroepen Personeelsadministratie, pensioenen raadsleden/wethouders Bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen, Onderscheidingen, Organiseren bezoek burgemeester i.v.m. huwelijksjubilea en 100 jarigen, rampenbestrijding Postregistratie Dispensatie niet-openbare archiefstukken Taken ter uitvoering van werk, re-integratie en sociale werkvoorziening in het kader van de Participatiewet, taken ter uitvoering van arbeidsmatige dagbesteding in het kader van de WMO

X X X

X X X X X

X X X

X

X

BIJLAGE 2 Derden als bedoeld in artikel 2 lid 2 van het Reglement gegevensverstrekking Basisregistratie pagina 9 van 11

Personen gemeente Mook en Middelaar

Derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de Basisregistratie Personen, met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt. Deze derde is niet een overheidsorgaan of de ingeschrevene. Het gaat hier om een binnen het wettelijk vastgestelde verstrekkingenregime opgenomen mogelijkheid om de burger door middel van het geven van toestemming invloed te laten uitoefenen op de verstrekking. Doordat de toestemming door de ingeschrevene niet wordt gegeven aan het college van burgemeester en wethouders maar aan de derde die de gegevens uit de basisregistratie wil opvragen, komt tot uitdrukking dat de relatie tussen de ingeschrevene en de derde hier bepalend is voor het al dan niet verstrekken van gegevens uit de basisregistratie. Bij de aanvraag moet de schriftelijke toestemming van de ingeschrevene worden overlegd. Er worden in géén geval gegevens aan derde verstrekt, als op de persoonslijst een aantekening omtrent beperking van de verstrekking van gegevens aan derden is vermeld, als bedoeld in artikel 3.21 eerste lid Wet BRP. Deze aantekening komt voor als de burger om geheimhouding heeft verzocht.

Derde Natuurlijke personen, niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene

Doel Persoonlijk, niet commercieel doel

Beperking Betreft een met naam genoemd persoon

Wijze Incidenteel ad-hoc

pagina 10 van 11

BIJLAGE 3 Derden als bedoeld in artikel 2 lid 3 van het Reglement gegevensverstrekking Basisregistratie Personen gemeente Mook en Middelaar

Categorie derde BRP Buitenlandse EU overheidsorganen (met toestemming van de ingeschrevene) Buitenlandse niet EU overheidsorganen (met toestemming van de ingeschrevene) Buitenlandse rechtspersonen (o.a. instellingen voor sociale zorg en zekerheid) (met toestemming van de ingeschrevene) Overheidsorganen van de Caribische landen (Aruba, Curaçao en Sint Maarten) en het Caribisch deel van Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba) Niet gemeentelijke begraafplaatsen en crematoria Instellingen of organisaties die werkzaamheden verrichten op deze terreinen

Overige instellingen of organisaties

Schuldhulpverleningsinstanties Woningcorporaties Ziekenhuizen

Gewichtig maatschappelijk belang BRP Het dienen van een Nederlands publiek belang Uitvoering van een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie dat in de verstrekking van de gegevens voorziet Het dienen van een Nederlands publiek belang

Het dienen van een Nederlands publiek belang

Bijhouden begraafplaatsadministratie en uitvoering Wet op de Lijkbezorging Werkzaamheden op het terrein van: Maatschappelijke dienstverlening, Algemene/geestelijke gezondheidszorg Kinderopvang, Jeugdwelzijnswerk, Ouderenzorg, Gehandicaptenzorg, Sociale werkvoorziening, Sociaal-juridische zorgverlening Werkzaamheden die in opdracht van de gemeente worden verricht . Tevens kunnen aan deze instellingen (a)-selecte steekproeven of selecties worden verstrekt. Schuldhulpverlening Eerlijke verdeling van sociale woonruimte en tegengaan woonfraude Patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en innen van rekeningen i.v.m. de verleende zorg

pagina 11 van 11