Raadsvoorstel Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Mook en Middelaar 2023_ondertekend.pdf

Raadsvoorstel Documentnummer Onderwerp Datum raadsvergadering Raadscommissie Datum raadscommissie Programma Portefeuillehouder

ZM23.00244 Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Mook en Middelaar 2023 2 februari 2023 N.v.t. 25 januari 2023 Algemeen Bestuur Raadsleden raadswerkgroep

Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Mook en Middelaar 2023 Inleiding De raadswerkgroep Het nieuwe vergadermodel heeft na de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 een nieuw vergadermodel ontwikkeld voor de werkzaamheden en vergaderingen van de gemeenteraad. Dit is de aanleiding om nu een nieuw reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies ter vaststelling voor te leggen. Voorstel Het Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Mook en Middelaar 2023 vaststellen. Beoogd effect Het invoeren van het nieuwe vergadermodel door het vaststellen van het nieuwe reglement van orde voor de werkzaamheden van de gemeenteraad.

Argumenten Voortkomend uit de afspraken in het coalitieakkoord en op basis van de evaluatie van het vergadermodel en –cultuur van de oude raad heeft de raadswerkgroep Het nieuwe vergaderen van de gemeenteraad, een nieuw vergadermodel ontwikkeld, het Mooks vergadermodel. Met dit Mooks vergadermodel wil de raad de kaderstellende rol versterken door de raad beter aan de voorkant te positioneren en daarbij de inwoner meer te betrekken in het besluitvormingsproces, de kwaliteit van het debat te verbeteren met als randvoorwaarde dat het raadswerk beheersbaar blijft. Zie bijlage 1 voor het overzicht van het Mooks vergadermodel. Wat houdt het Mooks vergadermodel precies in? Wat zijn de wijzigingen? Raadscommissies We blijven werken met het raadscommissiemodel, waarin de besluitvorming van de raad wordt voorbereid door een commissie. De samenstelling en taken van de agendacommissie veranderen niet. De commissie Grondgebied en Samenleving worden structureel samengevoegd tot één nieuwe Algemene commissie. De commissie Begroting & Rekening blijft bestaan in zijn huidige vorm. Aan de Algemene commissie nemen drie leden per fractie deel en aan de Commissie Begroting & Rekening twee leden per fractie. Voorwaarde daarbij is dat vanwege de democratische legitimatie per fractie in principe minimaal één raadslid deelneemt.

Pagina 1 van 4

Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies 2023

Raadsvoorstel Raadsinformatieavond We introduceren een nieuwe vergadervorm, de Raadsinformatieavond. Hierin worden onderwerpen hetzij beeldvormend, hetzij opiniërend behandeld. Dit is een openbare vergadering. Er vindt geen besluitvorming plaats. Hieraan nemen de raadsleden deel; zij kunnen zich laten vervangen door commissieleden; per fractie neemt minimaal één raadslid deel (democratische legitimatie). De fractie die de voorzitter levert, kan voor hem of haar in de plaats een commissielid laten deelnemen. Voorzitter raadscommissies en voorzitter raadsinformatieavond Voorzitter is raadslid. Er komt één poule van voorzitters voor de raadscommissies en raadsinformatieavond, deze voorzitters rouleren op basis van toerbeurt en beschikbaarheid. Vergadercyclus In een raadscyclus vergadert de Algemene commissie op woensdagavond, de commissie Begroting & Rekening of Raadsinformatieavond op donderdagavond. De raadsvergadering blijft ongewijzigd op donderdag geagendeerd. Standaard agenda commissies De rondvraag in de commissie wordt een vragenuur; de vragen dienen 48 uur voor aanvang van de vergadering worden aangemeld bij de griffier; dit ter voorbereiding van de beantwoording. De ingekomen stukken worden niet meer als zodanig geagendeerd in de commissie. Vragen hierbij kunnen gesteld worden bij het vragenuur.

Uiteraard blijft de wijze van afdoening van de ingekomen stukken een bevoegdheid van de raad. Agenda raad Het agendapunt samenwerking in de raadsvergadering waarin door de afgevaardigde raadsleden in regionale commissies of werkgroepen of door de portefeuillehouders een terugkoppeling kan worden gegeven van overleggen wordt hoger op de agenda geplaatst; dit gelet op het belang van regionale samenwerking voor Mook en Middelaar. Inspreekrecht In de raadsvergadering vervalt het spreekrecht voor inwoners; de mogelijkheid tot beïnvloeding van de besluitvorming door de inwoner is doorgaans weinig effectief in de raadsvergadering; het inspreekrecht komt beter tot zijn recht in de fase van de raadscommissies en raadsinformatieavond als fracties nog bezig zijn hun mening te vormen. In de raadsinformatieavond wordt de rol van de inwoner verruimd en kan deze naar gelang het onderwerp naast het inspreken ook vragen stellen in de vergadering. Voor het inspreken in de commissie of raadsinformatieavond of vragen stellen in de raadsinformatieavond dienen inwoners zich 48 uur van te voren aan te melden bij de griffier. Voor de raadsinformatie kunnen inwoners, organisaties, instellingen of bedrijven ook actief worden uitgenodigd. Informatievoorziening Raads- en commissieleden kunnen voortaan meelezen op de agenda en stukken van de agendacommissie.

Pagina 2 van 4

Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies 2023

Raadsvoorstel De agenda’s en stukken van de commissies en raadsinformatieavond worden daags na de agendacommissie (op de dinsdag) voor de raads- en commissieleden gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem (iBabs) en op de website geplaatst. De lange termijn agenda wordt geactualiseerd en periodiek voorgelegd aan de agendacommissie. Grote strategische onderwerpen vangen aan middels een startnotitie waarin voor de raad het besluitvormingsproces in beeld wordt gebracht; dit in combinatie met het eventuele inwonerparticipatietraject. Andere (wettelijke) wijzigingen in reglement van orde Naast de wijzigingen van het Mooks vergadermodel zijn er wettelijke wijzigingen als gevolg van de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur die per 1 januari 2023 in werking is getreden doorgevoerd in het reglement van orde. Deze wetswijzigingen zien per 1 januari 2023 o.a. op: de verplichte VOG bij de benoeming van een wethouder; de bepalingen omtrent onthouding van deelnemen aan beraadslaging en onthouden van stemmen in artikel 28 Gemeentewet; En per 1 april op de geheimhoudingsbepalingen o.a.: De burgemeester is nu ook expliciet bevoegd om geheimhouding op informatie te leggen en deze informatie te verstrekken aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie. Mondelinge informatie in besloten raadsvergaderingen is voortaan van rechtswege geheim.

De mogelijkheid vervalt om individuele raadsleden onder geheimhouding te informeren. De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen maar kan die wel opheffen. Een raadslid of commissielid dat in strijd handelt met een geheimhoudingsplicht kan bij besluit van de raad ten hoogste 3 maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust. Waar deze wetswijzigingen gevolgen hebben voor het reglement van orde is daarin voorzien. Zie ook bijlage 4. Verantwoording en werkwijze totstandkoming Mooks vergadermodel en aanpassing reglement van orde In bijlage 2 is de verantwoording en werkwijze van de totstandkoming van het Mooks vergadermodel en de aanpassing het reglement van orde opgenomen. De transponeringstabel met was-wordt overzicht van het reglement van orde is opgenomen in bijlage 3.

Kanttekeningen De ontwikkeling van het Mooks vergadermodel en daarmee de aanpassing van het reglement van orde is een organisatorisch veranderproces. Veranderprocessen vragen na invoering om continue aandacht en communicatie. Daarom monitoren en evalueren we het Mooks vergadermodel elke raadscyclus om zo te kunnen volgen of de aanpassingen voldoen aan de behoefte of (tussentijds) bijsturing behoeven. Daarvoor: 1) evalueren we het model expliciet in elke agendacommissie; 2) worden raads- en commissieleden, college en organisatie in de vorm van een standaard evaluatieformulier na elke cyclus bevraagd; 3) worden ook de deelnemende inwoners expliciet om feedback vragen; 4) bestaat de mogelijkheid opnieuw een enquête door een extern bureau te laten uitvoeren om de uitkomsten af te zetten tegen de evaluatie van het vergadermodel uit 2021.

Pagina 3 van 4

Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies 2023

Raadsvoorstel

Duurzaamheid n.v.t. Participatie n.v.t. Financiën De voorbereiding van het Mooks vergadermodel en de uitvoering ervan vindt plaats binnen de beschikbare capaciteit van de organisatie en de griffie. De evaluatie door een extern bureau wordt gedekt uit het raadsbudget. Hierover vindt afstemming met de agendacommissie plaats.

Communicatie In Ter Sprake en op de website wordt gecommuniceerd over het Mooks vergadermodel. In de weekmail voor de raads- en commissieleden zal veelvuldig aandacht worden besteed aan het Mooks vergadermodel. De medewerkers worden geïnformeerd via een voorlichtingsbijeenkomst en via berichtgeving op intranet. Voor de formele inwerkingtreding van het reglement van orde dient dit bekend gemaakt te worden in het Gemeenteblad.

Uitvoering De raadsinformatieavonden worden voorbereid door de organisatie en de griffie. Hiervoor is een nieuw format voor een voorstel raadsinformatieavond ontwikkeld. Voorstellen voor een raadsinformatieavond worden in de agendacommissie besproken; eventueel kan input meegegeven worden. Hiermee heeft de raad sturing op de raadsinformatieavond. De benoeming van de poule van voorzitters voor de raadscommissies en raadsinformatieavond wordt in een separaat voorstel voorgelegd aan de raad.

Bijlage(n) 1. Overzicht Mooks vergadermodel 2. Verantwoording en werkwijze totstandkoming Mooks vergadermodel en aanpassing reglement van orde 3. Transponeringstabel Reglement van orde 2017 vs Reglement van orde 2023 4. VNG artikel Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur 5. VNG-Model-aanpassingen Reglement van Orde VNG 6. VNG-Model aanpassingen verordening raadscommissies

Mook, 23 januari 2023 De leden van de raadswerkgroep “Het nieuwe vergaderen van de gemeenteraad” De heer L.G. van der Linden (DGP) Mevrouw C.A.M. van den Bergh – Visser (VVD) De heer A.J.W.M. Broekmans (PvdA) Mevrouw H. Roozendaal (GroenLinks)

Pagina 4 van 4

Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies 2023