Raadsvoorstel Brief werkgeverscommissie - Hoe om te gaan met vacante functie commissiegriffier_ondertekend.pdf

Raadsvoorstel

Documentnummer Onderwerp Datum raadsvergadering Raadscommissie Datum raadscommissie Programma Portefeuillehouder

Brief werkgeverscommissie – Hoe om te gaan met vacante functie commissiegriffier 15 juli 2021 N.v.t. N.v.t. Algemeen Bestuur mr. drs. W. Gradisen

Brief werkgeverscommissie – Hoe om te gaan met vacante functie commissiegriffier Inleiding In verband met het vertrek van de commissiegriffier per 1 augustus a.s. is de functie van commissiegriffier vacant. De werkgeverscommissie stelt voor gelet op het Zero Based Budgeting (ZBB)-traject waarin de gemeente verkeert, invulling van de vacature in dit licht nader te bezien. De werkgeverscommissie heeft haar visie in een brief aan de raadsleden en fracties voorgelegd. Dit raadsvoorstel gaat over het voorstel in de brief (bijlage 1). Voorstel 1. De vacature als momentum benaderen om vergadermodel en vergadercultuur integraal te evalueren en te bezien of het niet anders kan / wenselijk is. 2. Hiervoor in september onder begeleiding van een externe een BOTsessie in te plannen. De kosten hiervan te dekken uit het raadsbudget. 3. De vacature in de tussentijd tijdelijk invullen via inhuur. 4. De kosten van de tijdelijke inhuur te dekken uit de flexibele schil van de totale organisatie. Bij overschrijding van de flexibele schil extra krediet aanvragen. 5. De werving en selectie van de tijdelijke kandidaat over te laten aan de werkgeverscommissie met ondersteuning van griffier.

Beoogd effect De vacature als moment aan te grijpen om vergadermodel en vergadercultuur breed te evalueren en benodigde formatie ( en mogelijk besparingen) voor de griffie te bezien in relatie tot gewenste vergadermodel en vergadercultuur.

Pagina 1 van 4 Brief werkgeverscommissie – Hoe om te gaan met vacante functie commissiegriffier

Raadsvoorstel

Argumenten De werkgeverscommissie is op 16 juni jl bijeen geweest en heeft i.v.m. de vacante functie van commissiegriffier de volgende mogelijkheden besproken: Ondanks ZBB gaan we een commissiegriffier aantrekken voor 16 uur Alternatief kan zijn dat we de vacature on hold zetten, zoals dat nu ook gebeurt binnen het ambtelijk apparaat wanneer een vacature ontstaat (functies die genoemd worden in het ZBB traject worden on hold gezet of tijdelijk ingevuld); kanttekeningen daarbij zijn dat de raadsverkiezingen er aan komen hetgeen extra inzet vergt van de griffie; als we als raad een bepaald ondersteuningsniveau willen hebben, dan kunnen we niet zomaar zeggen we gaan niets doen; Maar er is ook gesproken in hoeverre we, gelet ook op de werkdruk die raadsleden ervaren, efficiënter en effectiever zouden kunnen gaan vergaderen voor raad, voor college en ambtelijk apparaat, waarbij mogelijk kosten bespaard kunnen worden. Vanuit dat perspectief zouden we dit moment kunnen aangrijpen om dit nader te verkennen en ons vergadermodel en onze vergadercultuur in ogenschouw nemen in opmaat voor de raadsperiode na de verkiezingen. Dit laatste heeft geleid tot de brief (bijlage 1) die de werkgeverscommissie heeft voorgelegd aan raadsleden en fracties.

Beslispunt 1: zie hiervoor de brief van de werkgeverscommissie (bijlage 1) Beslispunt 2: Indien de raad in kan stemmen met beslispunt 1 is het voorstel hier gevolg aan te geven tijdens een BOT-sessie in september en hier met elkaar van gedachten over te wisselen. Om dit op een goede manier te doen is begeleiding van de raad hierin wenselijk. De griffier legt hiervoor een voorstel/offertes aan de agendacommissie voor. De kosten van externe begeleiding dienen binnen het raadsbudget opgevangen te kunnen worden. Beslispunt 3: In de tussentijd is het voorstel om tijdelijk te gaan inhuren; omdat de commissiegriffier alle commissies draait en deze werkzaamheden gecontinueerd moeten blijven. Daarnaast is de commissiegriffier plaatsvervangend griffier, waarin ook dient te worden voorzien. Beslispunt 4: De griffie heeft geen budget voor inhuur. In afstemming met de driehoek (burgemeester – secretaris – griffier) wordt voorgesteld om de kosten van de inhuur via de flexibele schil van de organisatie te laten lopen en nu geen afzonderlijk krediet hiervoor aan te vragen bij de raad. Wanneer de totale kosten van tijdelijke inhuur voor de organisatie niet binnen de flexibele schil kunnen worden opgevangen, wordt extra krediet aangevraagd.

Pagina 2 van 4 Brief werkgeverscommissie – Hoe om te gaan met vacante functie commissiegriffier

Raadsvoorstel

Beslispunt 5: De Verordening organisatie werkgeverschap griffie Mook en Middelaar regelt dat de raad toestemming geeft aan de werkgeverscommissie voor het uitoefenen van alle bevoegdheden als bevoegd gezag ten aanzien van de griffier, met uitzondering van het benoemen, schorsen en ontslaan van de griffier en diens plaatsvervanger, zoals bedoeld in artikel 107 respectievelijk 107d lid 1 van de Gemeentewet. Op basis hiervan wordt voorgesteld om de werving en selectie van de kandidaat voor de functie van commissiegriffier over te laten aan de werkgeverscommissie met ondersteuning van de griffier. De benoeming van de plaatsvervangend griffier wordt voorgelegd aan de raad.

Kanttekeningen n.v.t.

Duurzaamheid n.v.t.

Participatie n.v.t.

Financiën Vooralsnog zijn er geen financiële consequenties. De kosten voor de inhuur worden gedekt uit de flexibel schil van de organisatie. Wanneer de totale kosten van tijdelijke inhuur voor de organisatie niet binnen de flexibele schil kunnen worden opgevangen, wordt extra krediet aangevraagd. De kosten van de externe begeleiding voor de BOT-sessie worden gedekt uit het raadsbudget. Indien verdere begeleiding wenselijk blijkt, zal t.z.t. hiervoor budget worden aangevraagd.

Communicatie N.v.t.

Uitvoering Na instemming met dit voorstel wordt de werving en selectie opgepakt met als doel om per 1 september de vacature tijdelijk in te kunnen vullen; Aan de agendacommissie worden offertes voorgelegd voor de begeleiding van de BOT-sessie. De BOT sessie wordt ingepland en georganiseerd. Het streven is de benoeming van de plaatsvervangend griffier voor te leggen in de raad van 29 september. Pagina 3 van 4 Brief werkgeverscommissie – Hoe om te gaan met vacante functie commissiegriffier

Raadsvoorstel

Bijlage(n) 1. Brief werkgeverscommissie aan raad – Hoe om te gaan met vacante functie commissiegriffier 2. Advies college aan werkgeverscommissie

Mook, 12 juli 2021 De werkgeverscommissie

Voorzitter werkgeverscommissie Dhr. A.F. Herings

Pagina 4 van 4 Brief werkgeverscommissie – Hoe om te gaan met vacante functie commissiegriffier