Raadsmemo raadswerkgroep - Contouren Mooks vergadermodel_tbv 20 september 2022 ondertekend.pdf

Raadsmemo Postadres: Bezoekadres: Telefoon: Fax: E-mail: Internet:

Postbus 200, 6585 ZK MOOK Raadhuisplein 6 Mook (024) 696 91 11 (024) 696 19 39 gemeente@mookenmiddelaar.nl www.mookenmiddelaar.nl

Aan: Van: Afdeling: Doc. Nr.: Datum: Onderwerp:

Gemeenteraad Raadswerkgroep "Het nieuwe vergaderen van de gemeenteraad”

16 September 2022 Contouren Mooks vergadermodel

Inhoudsopgave: Inleiding Doelstellingen Contouren Mooks vergadermodel Bestuurlijke planning Hoe verhouden de voorgestelde contouren zicht tot de doelstellingen Nader af te stemmen Evaluatie Planning – bespreking memo en hoe nu verder? Verantwoording aanpak Inleiding Voortkomend uit de afspraken in het coalitieakkoord en op basis van de evaluatie van het vergadermodel en –cultuur van de oude raad heeft de raadswerkgroep Het nieuwe vergaderen van de gemeenteraad, verder te noemen raadswerkgroep contouren ontwikkeld van een nieuw vergadermodel, het Mooks vergadermodel. De raadswerkgroep bespreekt deze contouren graag opiniërend met de raad in de opiniërende raadsvergadering op 20 september om de doelstellingen en uitgangspunten te toetsen en meningen en ideeën bij de raadsleden en fracties op te halen voor de verdere uitwerking. Deze memo geeft een toelichting en afweging bij het Mooks vergadermodel en laat zien hoe de raadswerkgroep tot dit voorstel is gekomen. Samenstelling raadswerkgroep In de raadswerkgroep zijn de fracties vertegenwoordigd door de volgende raadsleden: De heer L.G. van der Linden (DGP), mevrouw C.A.M. van den Bergh – Visser (VVD), de heer A.J.W.M. Broekmans (PvdA) en mevrouw H. Roozendaal (GroenLinks). De burgemeester en gemeentesecretaris zijn adviseur en de raadswerkgroep wordt ondersteund door de griffier.

Doelstellingen De raadswerkgroep heeft de volgende doelstellingen voor ogen bij het nieuwe vergadermodel: Inwoners meer betrekken Verbeteren kwaliteit van het debat Het raadswerk beheersbaar houden 1

Raadsmemo Contouren Mooks vergadermodel 1. We houden 8 raadscycli aan met een frequentie van ca. 4-6 weken. 2. We voegen de commissies Samenleving en Grondgebied structureel samen tot één commissie Algemene commissie. Commissie Begroting & Rekening (B&R) blijft behouden. 3. We introduceren een nieuwe vergadervorm, de raadsinformatieavond, waaraan raadsleden deelnemen; a. Vindt 4x per jaar plaats (in de raadscyclus waarin geen commissie B&R is) b. Tijdens een raadsinformatieavond behandelen we een onderwerp beeldvormend en/of opiniërend. Denk bij beeldvormend aan een themabijeenkomst of presentatie en bij opiniërend aan het meegeven van meningen en ideeën aan het college. c. Bij beide varianten kunnen inwoners, stakeholders explicieter betrokken worden. In de aankondiging van de raadsinformatieavond kunnen we expliciet inwoners uitnodigen om deze vergadering bij te wonen; en afhankelijk van het onderwerp kunnen we ook gericht inwoners, professionals, (vertegenwoordigers van ) belangenorganisaties uitnodigen om te spreken, deel te nemen aan de vergadering. De uitnodiging stemmen we af in de agendacommissie. d. De raadsinformatieavond is in beginsel openbaar; maar kan ook besloten zijn. e. Er zijn dus per raadscyclus in de week voorafgaand aan de raadsvergadering altijd twee vergaderingen ( algemene commissie en raadsinformatie avond of algemene commissie en commissie B&R) 4.

De agenda van de commissievergadering wordt als volgt aangepast: a. De rondvraag in de commissie wordt een vragenuur, waarbij de vraag van te voren wordt aangemeld zodat de beantwoording kan worden voorbereid. b. Technische vragen bij agendapunten sturen fracties zoveel mogelijk van te voren in, zodat de beantwoording kan worden voorbereid. c. De lijst ingekomen stukken wordt niet meer geagendeerd in de commissie; het voorstel voor de wijze van afdoening wordt besproken in de agendacommissie; in de raadsvergadering kan een ingekomen stuk – net zoals nu - voor bespreking geagendeerd worden. d. Van een ingekomen stuk waarbij de raad de afdoening over laat aan het college, wordt de wijze van afdoening (de brief) standaard ter informatie aan de raad gezonden. e. Het voorstel is om het aantal commissieleden bij de Algemene commissie uit te breiden van 2 naar 3, waarvan er 1 raadslid is; dit om vanuit de fracties verschillende woordvoerders in te kunnen zetten in een vergadering; voor de commissie B&R blijft het aantal commissieleden 2, waarvan 1 raadslid is. f. Inwoners, stakeholders kunnen inspreken bij de agendapunten in de commissievergadering; we willen meer interactie bevorderen met de insprekers door nadere afspraken te maken over de reactie vanuit de commissie; eventueel meer tijd inplannen voor het inspreken. 5. De agenda van de raadsvergadering wijzigt als volgt: a.

Aangezien het inspreken in de raadsvergadering vaak als “voor de bühne” wordt ervaren door de inwoners en de mogelijke beïnvloeding van de besluitvorming in de raadsvergadering zeer gering is het voorstel om het inspreken in de raadsvergadering te laten vervallen; dit gelet op de uitgebreide inspraakmogelijkheid bij de commissie en de raadsinformatieavond.

2

Raadsmemo b. Het onderwerp samenwerking in de raadsagenda naar voren halen; zodat hier meer aandacht en ruimte voor is en we bijvoorbeeld we standaard terugkoppeling van afgevaardigden in regionale organen in kunnen plannen. 6. Startnotitie: we spreken af dat bepaalde onderwerpen starten met een startnotitie in de vorm van een raadsmemo; met een startnotitie geeft het college inzicht in het besluitvormingsproces en het te doorlopen burgerparticipatietraject op basis van het nog vast te stellen Beleidskader burgerparticipatie aanpak. 7. Tussentijdse update: we spreken af dat we bij bepaalde dossiers een tussentijdse update / voortgangsinformatie ontvangen, bijvoorbeeld in de vorm van een raadsmemo of tijdens een raadsinformatieavond. Zie bijlage 1 voor de contouren van het Mooks vergadermodel in één oogopslag (A3). Bestuurlijke planning Bovenstaande aanpassingen zijn door vertaald naar de concept Bestuurlijke planning 2023 (bijlage 2) Hiermee wordt een beeld gegeven hoe de nieuwe raadscylci eruit komen te zien.

Hoe zien we de voorgestelde contouren in relatie tot de genoemde doelstellingen Inwoners meer betrekken Inwoners worden explicieter betrokken in het besluitvormingsproces: Expliciete rol voor inwoner bij raadsinformatieavond Er is meer aandacht voor insprekers Raad stelt Beleidskader burgerparticipatie aanpak vast; Raads- en commissieleden zijn toehoorder bij burgerparticipatieavonden om te weten hoe een onderwerp leeft in de samenleving. Raad heeft vooraf zicht op burgerparticipatie traject middels startnotitie Verbeteren kwaliteit van het debat Mooks vergadermodel positioneert raad meer aan de voorkant Meer ruimte voor debat in commissie door technische vragen zoveel mogelijk schriftelijk in te sturen Trainen vaardigheden als debattraining Het raadswerk beheersbaar houden Behouden 8 raadscycli; Structureel combineren commissies Samenleving en Grondgebied tot één commissie in combinatie met de aangepaste commissieagenda is qua tijd haalbaar (zie bijlage 3) met analyse van de duur van de commissievergaderingen van 2021), per saldo betekent het vermindering van 4 commissievergaderingen. We maken hiermee standaard ruimte voor de raadsinformatieavonden. Aangezien de raadsinformatieavonden structureel worden ingepland is de verwachting dat er minder ad hoc in te plannen raadsinformatiebijeenkomsten zullen zijn.

Startnotitie met besluitvormingsproces en te volgen burgerparticipatietraject geeft raad inzicht en grip; idem tussentijdse updates met voortgangsinformatie.

3

Raadsmemo We behouden het commissiemodel dat waarbij commissieleden, niet-raadsleden een fractie in de gemeenteraad ondersteunen. Ze brengen deskundigheid mee en kunnen werklast voor raadsleden verminderen. Het commissiewerk heeft voor fracties ook als doel geïnteresseerden in de lokale politiek kennis te laten maken met het raadswerk en op deze manier nieuwe mensen te vinden en te binden aan de partij. Nader af te stemmen 1. Aantal deelnemers/commissieleden per fractie aan commissie Algemene commissie 2. Naamgeving commissie Algemene commissie 3. Vergaderdagen: voorstel woensdag Algemene commissie – donderdag raadsinformatieavond of commissie B&R 4. Inspreken niet meer agenderen in raadsvergadering 5. Duur commissievergaderingen; wat vinden we acceptabel als eindtijd Evaluatie na een jaar Het is belangrijk de wijziging in het vergadermodel goed te monitoren en te evalueren. Bijvoorbeeld: 1) expliciet het model te evalueren in elke agendacommissie 2) in de vorm van een standaard evaluatieformulier dat raads- en commissieleden en college en organisatie kunnen invullen na elke cyclus 3) ook inwoners expliciet om feedback vragen 4) wellicht ook weer een enquête door Necker van Naem te laten uitvoeren om de uitkomsten af te zetten tegen de vorige evaluatie.

Planning - bespreking memo en hoe nu verder In de opiniërende raadsvergadering wordt door de raadswerkgroep een toelichting gegeven op het voorstel. In de opiniërende raadsvergadering worden raadsleden in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen, meningen uit te wisselen en ideeën mee te geven. Deze input wordt verzameld. Na de vergadering kan binnen de fracties er verder over worden doorgesproken; de raadswerkgroepleden nemen de input vanuit de fracties mee naar de raadswerkgroep Raadswerkgroep bespreekt opbrengst opiniërende vergadering en aanvullende input vanuit fracties om te bezien hoe hiermee wordt omgegaan, hetgeen eventueel tot een aanvulling of wijziging van de contouren kan leiden Griffier past vervolgens het reglement van orde aan Raadswerkgroep legt initiatiefvoorstel voor aan raad ter besluitvorming, uiterlijk raadsvergadering van 15 december 2022 Ingangsdatum nieuw vergadermodel is 1 januari 2023 Verantwoording aanpak De raadswerkgroep is bijeengekomen op 20 april, 15 juni en 13 juli. De raadswerkgroep heeft aan de hand van een veranderkundig model het veranderproces handen en voeten gegeven; dit om draagvlak te creëren en in samenhang te onderzoeken waarom en hoe we ons vergadermodel kunnen aanpassen zodat we ook daadwerkelijk resultaat kunnen behalen. Binnen de fracties is input opgehaald waarna dit gezamenlijk is besproken.

Op basis hiervan is het voorstel voor de contouren tot stand gekomen. Zie bijlage 4 voor het veranderkundig model en de opgehaalde input bij de fracties.

4

Raadsmemo Daarnaast hebben de volgende stukken als basis gediend voor de raadswerkgroep: (bijlagen ter informatie) Verslag van de benen-op-tafel-sessie (BOT-sessie) dd 14 december 2021 (bijlage 5) Presentatie BOT-sessie (bijlage 6) De memo Procesvoorstel evaluatie vergadermodel nav BOT dd 12 januari 2022 (bijlage 7) Benchmarkrapport_Griffies anno 2022 (bijlage 8) Nationaal Raadsledenonderzoek 2019 – Vergadermodellen (bijlage 9)

Bijlage(n) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Contouren van het Mooks vergadermodel in één oogopslag (A3) Concept bestuurlijke planning 2023 Analyse duur commissievergaderingen 2021 Veranderkundig model – reacties gebundeld Verslag BOT sessie 14 december 2021 Presentatie BOT sessie 14 december 2021 Memo Procesvoorstel evaluatie vergadermodel nav BOT Benchmarkrapport_Griffies anno 2022 (bijlage 8) Nationaal Raadsledenonderzoek 2019 – Vergadermodellen

Mook, 15 september 2022 De leden van de raadswerkgroep “Het nieuwe vergaderen van de gemeenteraad” De heer L.G. van der Linden (DGP)

Mevrouw C.A.M. van den Bergh – Visser (VVD)

De heer A.J.W.M. Broekmans (PvdA)

Mevrouw H. Roozendaal (GroenLinks)

5