Raadsbesluit Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Mook en Middelaar 2023.docx

Raadsbesluit

Documentnummer Onderwerp

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

De raad van de gemeente Mook en Middelaar, Gelezen het voorstel van de griffier en de voorzitter d.d. 25 mei 2023; Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; Gezien het advies van de algemene commissie d.d. 7 juni 2023;

Besluit: de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Mook en Middelaar 2023 vast te stellen.

Paragraaf 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: • •

•

ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren. bijstand : ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie. fractie: De raadsleden van een politieke partij die vertegenwoordigd is in de gemeenteraad.

Paragraaf 2 Informatie en (ambtelijke) bijstand Artikel 2 Informatie 1.

Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om: a. feitelijke informatie van geringe omvang b. inzage in of afschrift van bij de raad, het college of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

2.

De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verlenen van (ambtelijke) bijstand 1. Indien bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen of moties gewenst is, went een raadslid zich hiervoor tot de griffier.

Raadsbesluit

2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt deze de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen. 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als: a. Het raadslid niet of onvoldoende aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; b. Dit het belang van de gemeente kan schaden; c. Het verzoek een onredelijk groot beslag legt op ambtelijke uren. d. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd. 4. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. 5. Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek. De burgemeester kan besluiten het verzoek voor te leggen aan de agendacommissie. 6.

Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. De griffier en secretaris overleggen over de wijze waarop de gevraagde bijstand tot tevredenheid van het raadslid kan worden verleend. Als dit niet tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leidt, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4 Verstrekking informatie over verzoeken ambtelijke bijstand 1. De secretaris verstrekt het college een afschrift van het verzoek. 2. Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich via de griffier tot het betrokken raadslid. 3. Bij verzoeken om informatie en verzoeken om ambtelijke bijstand mag de ambtenaar, die informatie verstrekt of bijstand verleent, niet tot geheimhouding verplicht worden.

Paragraaf 3 raadsbudget Artikel 5 Raadsbudget 1. De raad stelt jaarlijks bij de begroting een raadsbudget vast. 2. Het raadsbudget is bedoelt om het functioneren van de raad en zijn leden te verbeteren en de ontwikkeling van de raad te stimuleren om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken, onder andere het inschakelen van externe adviseurs, de vergoeding van contributies en abonnementen, opleidingen en trainingen, teambuilding, representatie en reiskosten . 3. De griffier is in de dagelijkse praktijk namens de raad belast met het beheer van het raadsbudget.

Raadsbesluit

Paragraaf 4 Fractieondersteuning Artikel 6 Recht op financiële bijdrage 1. De fracties die vertegenwoordigd zijn in de raad hebben jaarlijks recht op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie ten laste van het raadsbudget. 2. In een verkiezingsjaar heeft iedere fractie recht op de financiële bijdrage naar rato tot aan de verkiezing en na de verkiezing. 3. De hoogte van de te verlenen bijdrage is gemaximaliseerd tot jaarlijks €500 per fractie plus € 100 per raadszetel. 4. De in het derde lid genoemde bedragen worden elk jaar geïndexeerd met de prijsindex die in de gemeentelijke begroting wordt toegepast.

Artikel 7 Besteding van de financiële bijdrage 1. Fracties besteden de financiële bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken; 2. De financiële bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. Uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. Giften, leningen, beleggingen of voorschotten; d. Uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

Artikel 8 Gevolgen splitsen fractie Bij afsplitsing van een fractie wordt het op grond van artikel 6, derde lid, genoemde bedrag voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

Artikel 9. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage 1. Elke fractie dient bij de griffier de facturen in of het declaratieformulier met bijbehorende facturen/bonnen. 2. De griffier zorgt dat de ingeleverde facturen en/of declaraties tijdig betaald worden. 3. De griffier overlegt jaarlijks, in het eerste kwartaal, aan de agendacommissie een jaaroverzicht van de uitgaven van de verschillende fracties over het voorgaande jaar. 4. De uitbetaalde financiële bijdrage per fractie wordt opgenomen in de jaarrekening.

Raadsbesluit

Paragraaf 5 Slotbepalingen Artikel 10 Intrekking oude verordening, inwerkingtreding en citeertitel 1. De “Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2013” wordt ingetrokken. 2. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2023. 3. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Mook en Middelaar 2023. Aldus besloten in zijn openbare vergadering d.d.15 juni 2023

De raad voornoemd,

De griffier

mr. M.A.M. van Arensbergen

De voorzitter mr. drs. W. Gradisen

Raadsbesluit

Toelichting besteding fractiebudget De fractiebudgetten zijn bedoeld voor het functioneren als fractie en voor het versterken van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de raadsleden. De fractievergoeding is bedoeld voor de fractie, niet voor de partij die de fractie vertegenwoordigt. De fracties hebben veel beleidsruimte bij de besteding van het fractiebudget. Onderstaand is (niet limitatief) een richtlijn voor de bestedingsdoeleinden opgenomen.

Fractiebudget In de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Mook en Middelaar 2023 is in Artikel 6 Recht op financiële bijdrage een regeling opgenomen voor het verstrekken van fractiebudgetten. De fracties hebben in 2023 een budget van € 500, vermeerderd met € 100 per raadslid. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met de prijsindex die in de gemeentelijke begroting wordt toegepast. In de verordening is aangegeven waaraan de bijdrage niet mag worden besteed. De uitgaven ten laste van de fractiebudgetten moeten bijdragen aan het versterken van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. Om dit nader te duiden zijn in onderstaande tabel in overleg met de agendacommissie de categorieën bepaald waarvoor de fractievergoeding kan worden aangewend.

Besteding Onderstaand is aangegeven waaraan een fractie het fractiebudget kan aanwenden. Op het declaratieformulier dient de fractie aan te geven op welke categorie de factuur betrekking heeft. Factuur en betalingsbewijs dienen bijgevoegd te worden alvorens tot betaling wordt overgegaan. 1

2

3

Onderwerp Vergaderkosten van de fractie (externe locatie).

Organisatie/ bureau kosten. zoals: - porti, - bank- en administratiekosten, - abonnementen fractie, - kantoorartikelen en - telefoonkosten. Werkbezoeken. Kosten van werkbezoeken als fractie. Daaronder ook begrepen het verstrekken van een presentje als blijk van waardering voor de ontvangst

Opmerking Algemeen: (Vergader)kosten van de politieke partij en kosten van individuele raadsleden komen niet in aanmerking voor bekostiging uit het fractiebudget.

Bedrag

Raadsbesluit

4

Website van de fractie. Website van de politieke partij als deze ook wordt gebruikt voor de terugkoppeling van het werk van de fractie. Alleen voor het fractiedeel.

5

Vorming en opleiding van fractieleden. Cursussen en congressen incl. de reiskosten. Het gaat bijvoorbeeld ook om het verbeteren van het functioneren als fractie.

6

Reis- en excursiekosten. Het gaat hierbij om reizen die als fractie zijn gemaakt en niet om reiskosten die door individuele raadsleden zijn gemaakt.

7

Openbare fractiebijeenkomsten. Openbare bijeenkomsten met burgers, maatschappelijke organisaties, bedrijven enz. Als een politieke bijeenkomst in de gemeente wordt georganiseerd op initiatief van de fractie en het onderwerp betreft de lokale politiek of iets dat speelt in de gemeente. De kosten voor zaalhuur, het plaatsen van een advertentie met de uitnodiging, huur van een beamer, de kosten van een spreker, maar ook de drankjes kunnen uit het fractiebudget worden betaald. Het betreft dan kosten die worden gemaakt voor de volksvertegenwoordigende rol van de fractie. Externe deskundigen. Het inhuren van externe deskundigen, voor advies of contra-expertise; het doen van onderzoek mbt tot onderwerpen die onderwerp van de raadsagenda zijn

8

Bij een website van de landelijke partij alleen de kosten van het opzetten en onderhoud van de lokale pagina’s. Richtlijn kan zijn dat in voorkomende situaties 50% van de kosten wordt doorgerekend. Voor opleidingskosten van individuele raadsleden: zie de vergoedingsregeling op basis van de vastgestelde rechtspositieregeling Consumpties, verteringen en maaltijdkosten kunnen ten laste van het fractiebudget als ze gemaakt worden in het kader van een ‘fractieactiviteit’. Partijbijeenkomsten (vb. verkiezingscampagne), nieuwjaarsbijeenkomsten en andere bijeenkomsten met een overwegend sociaal karakter kunnen niet uit het fractiebudget worden bekostigd.

Raadsbesluit