Bijlage 7 Memo procesvoorstel evaluatie vergadermodel nav BOT (3) (1).pdf

Memo Postadres: Bezoekadres: Telefoon: Fax: E-mail: Internet:

Postbus 200, 6585 ZK MOOK Raadhuisplein 6 Mook (024) 696 91 11 (024) 696 19 39 gemeente@mookenmiddelaar.nl www.mookenmiddelaar.nl

Aan: Van: Afdeling: Doc. Nr.: Datum: Onderwerp:

Agendacommissie en gemeenteraad Michelle van Arensbergen griffie 12 januari 2022 Vervolg evaluatie en procesvoorstel vergadermodel en -cultuur

Op 14 december 2021 heeft de BOT-sessie (benen-op-tafel-sessie) in verband met de evaluatie van het vergadermodel en vergadercultuur plaatsgevonden. De BOT-sessie was digitaal en is terug te kijken in de betreffende Teamsvergadering. Het verslag opgesteld door Jules Vullings van Necker van Naem van de BOT-sessie treft u aan in bijlage 1 en de presentatie als bijlage 2. Deze memo bevat een 1) samenvatting van de BOT-sessie, 2) praktische suggesties voor verbetering en 3) een procesvoorstel voor het vervolg. In blauw treft u suggesties voor verbetering / doorontwikkeling aan.

1. Samenvatting BOT-sessie Tijdsbesteding 18 uur

• •

Hoge kant; raadsledenonderzoek 2021 gemiddeld 15 uur kleine gemeenten Hoe hier meer grip op te krijgen en te verlagen?

Informatiedichtheid - transparantie

• •

• • • •

Vindbaarheid informatie suggestie: ontsluiten beleidsinformatie verbeteren (website bv de projectpagina’s die nu gemaakt worden / iBabs) Spanningsveld informatie o te veel hoog detailniveau / op stoel college/verzanden in details/cultuur o te weinig veel vragen vereist waakzaamheid Poortwachtersrol griffie Format – hoofdlijnen, schrijfstijl raadsvoorstellen Tijdplanning ontvangst stukken tot aan commissie erg kort; suggestie: bij publiceren agendacommissie ook publiceren commissies leidt tot week eerder informatie Inzicht in lange termijn agenda

Dualisme

• •

Verschillende rollen/bevoegdheden raad - college. Raad stelt kaders; raadsopdracht geef je het college mee. College voert uit. Term lekenbestuur  impliceert dat raad altijd informatie achterstand heeft tov college/organisatie

Pagina 1 van 4

Memo Vergadermodel

• •

• •

• • • •

•

Commissiemodel RV vaak compleet en in eindstadium voorgelegd aan raad: wil raad anders risico stroperigheid / gebrek slagvaardigheid / lange doorlooptijd dossier; suggestie: raad op bepaalde thema’s vaker bijpraten, eerder betrekken; grote thema’s startnotitie met procedurele afspraken mbt besluitvormingsproces en participatieproces voorleggen aan raad Vragen raad –aan college: discussie vindt doorgaans plaats tussen raad en college en niet tussen raadsleden onderling; dit geldt voor commissie- als raadsvergaderingen Hoeveelheid technische vragen: via andere raadsinstrumenten? (schriftelijk / contact met ambtenaar / wethouder) borgen gelijkwaardige informatiepositie raadsleden; suggestie technische ambtelijke toelichting bij dossier Herhalingen commissie – raad: wordt dit afgestemd binnen fracties? Debat op hoofdlijnen P&C documenten: technische schriftelijke vragenronde – methode voor andere dossiers? Waar in vergadermodel discussieert raad meningsvormend? Vergelijk BOB-model B(eeldvormend)O(oordeelsvormend)B(esluitvormend) in commissie beeldvormend, in raad besluitvormend; nu geen plek voor oordeelsvorming en rol inwoner bij beeldvorming is beperkt In planning besluitvorming eventueel spreiden over twee raadscycli (risico doorlooptijd/ stroperigheid van besluitvorming  flexibiliteit inbouwen)

Inwoners

• • •

•

•

Onderscheid burgerparticipatie / communicatie Onderscheid inspraak bij voorbereiding / inbreng – beïnvloeding besluitvorming raad Nadenken over rol inbreng / invloed van inwoners in de verschillende fasen van het besluitvormingsproces; dialoog met inwoners, ondernemers, verenigingen is nu niet verankerd Inspreekrecht inwoners: voor de bühne? In de praktijk ervaren inwoners weinig invloed; eerder gevoel van averechtse werking; weinig tot geen wedervragen in de vergadering suggestie: inspreekrecht in raad schrappen en in commissie uitbreiden en gesprek aangaan met inwoners in de vergadering Aandacht voor de beleving van inwoners; beleving van inwoners is compleet anders dan beleving gemeente (raad-college-organisatie)

Ondersteuning griffie

• • • •

Fte ondersteuning griffie staat in verhouding tot gemeenten met 13 – 15 raadsleden Afhankelijk van ambitie Behoefte huidige ondersteuning (rollen/taken griffie) te behouden; Behoefte aan meer ondersteuning op doorontwikkeling raad / positie raad – samenleving / toekomstige maatschappelijke ontwikkelingen

Afspraak / hoe nu verder

•

•

Verslag BOT-sessie wordt opgesteld door Jules Vullings (Necker van Naem), presentatie wordt beschikbaar gesteld en de Teamsopname is terug te zien bij het overleg in iBabs; resultaten enquête zijn eventueel in te zien bij griffier In achterbannen BOT sessie bespreken

Pagina 2 van 4

Memo • •

In agendacommissie proces verder vormgeven; eventueel via raadscommissie Ook in relatie tot tijdsbesteding griffie

2. Suggesties voor verbeteringen nader uit te werken met raadsleden en organisatie Informatiedichtheid

• • • • •

Ontsluiten beleidsinformatie verbeteren (website bv de projectpagina’s die nu gemaakt worden / iBabs) Analyse ingekomen stukken ter bevordering van sneller doorzien van informatie Gesprek aangaan met raadsleden over bovenstaande Eerder publiceren agenda’s commissies indien mogelijk; bijvoorbeeld bij publiceren agendacommissie leidt tot week eerder informatie Meer aandacht voor lange termijn agenda / bestuurlijke planning

Vergadermodel • Technische discussie meer naar voren halen: schriftelijk / ambtelijke technische toelichting afspreken bij bepaalde dossiers • Opiniërende behandeling in commissie met inwoners

•

Inspreekrecht in raad schrappen en in commissie uitbreiden en gesprek aangaan met inwoners in de vergadering; Inwoners / belangengroeperingen uitnodigen voor commissievergadering; en gesprek aangaan

•

In planning besluitvorming eventueel spreiden over twee raadscycli (risico doorlooptijd/ stroperigheid van besluitvorming  flexibiliteit inbouwen);In driehoek afstemmen welk dossier als pilot zou kunnen dienen en planning hiervoor opstellen

•

In raad meer discussie onderling; positie college aan raadstafel wijzigen om discussie onderling te bevorderen? Aandacht voor debat op hoofdlijnen: eventueel training nieuwe raad 2-3 themabijeenkomsten inplannen waar ook inwoners voor uitgenodigd kunnen worden

• •

Inwoners • Raadscommunicatieplan opstellen • Inwoners / belangengroeperingen uitnodigen voor commissievergadering en gesprek aangaan • Themabijeenkomsten met inwoners Relatie tijdsbesteding griffie

• • • •

Fte ondersteuning griffie staat in verhouding tot gemeenten met 13 – 15 raadsleden; Geen vermindering formatie gelet op behoefte behouden ondersteuning en gewenste behoefte van doorontwikkeling  commissiegriffier structureel invullen Voorkomen urendiscussie; middels op te stellen griffiejaarverslag werkzaamheden griffie voor raad inzichtelijk maken Inschatting maken benodigde ondersteuning gelet op bovenstaande ideeën bij vergadermodel, burgerparticipatie en ontwikkeling raad; alternatief is een formatieonderzoek.

Pagina 3 van 4

Memo 3. Procesvoorstel voor het vervolg • Bespreken opbrengst BOT in fractieoverleggen. • Met 2-3 raadsleden en griffier in een werkgroep de opbrengst van de BOT-sessie (oa. verslag en memo) bespreken om te komen tot een concreet voorstel (urgentie; haalbaarheid; middelen). • Bij onderdelen die de organisatie raken of wanneer het daarvoor gevolgen kan hebben de gemeentesecretaris (al dan niet ondersteund door het MT) en burgemeester deel te laten nemen aan de werkgroep. • Afstemmen wanneer dit wordt opgestart (in maart vóór de verkiezingen of er na) • Indien start voor de verkiezingen : afstemmen in agendacommissie 14 februari welke raadsleden hieraan deelnemen Bijlage: Verslag BOT-sessie gemeente Mook en Middelaar Presentatie

Pagina 4 van 4