Bijlage 5 Verslag 'BOT-sessie' - gemeente Mook en Middelaar.pdf

Verslag Benen Op Tafel – sessie gemeente Mook en Middelaar Per 1 augustus 2021 is de vacature van commissiegriffier in de gemeente Mook en Middelaar vacant. De gemeente verkeert momenteel in een Zero Based Budgeting-traject, waardoor er gekozen is voor een tijdelijke invulling van de vacature middels externe inhuur en er nog niet naar een structurele invulling wordt gezocht. De gemeenteraad heeft op 15 juli 2021 besloten om eerst het vergadermodel en de vergadercultuur breed te evalueren en de benodigde formatie (en mogelijk besparingen) voor de griffie te bezien in relatie tot het gewenste vergadermodel en vergadercultuur. De raad wenst deze evaluatie breed te benaderen vanuit het oogpunt van de werkdruk die raadsleden ervaren, de huidige cultuur van een hoog detailniveau, betrokken inwoners, in relatie tot de capaciteit van de ambtelijke organisatie en werkwijze van college. De opbrengsten uit deze evaluatie kunnen een advies vormen voor de nieuwe gemeenteraad in 2022 en aanleiding geven om ontwikkelingen in gang te zetten voor de raad en griffie. Op 14 december 2021 heeft de raad onder externe begeleiding een Benen Op Tafel (BOT)-sessie gehouden en hierover met elkaar, college en MT van gedachten gewisseld.

Voorafgaand aan de BOT-sessie hadden raadsleden, commissieleden en collegeleden de mogelijkheid gehad om via een digitale vragenlijst te reageren op vragen en stellingen. De antwoorden vormden de basis voor het gesprek. De brede evaluatie in relatie tot ambtelijke capaciteit en werkwijze van college is in de evaluatie niet geheel tot uiting gekomen. De evaluatie in de BOT-sessie heeft zich voornamelijk geconcentreerd op de werkwijze van de raad en de individuele raadsleden. In onderstaande paragraaf staan de meest opvallende uitkomsten gevolgd door enkele aanbevelingen. De presentatie en volledige rapportage met resultaten is in bezit van de griffie.

Resultaten De raad van Mook en Middelaar besteedt gemiddeld 18 uur per week aan het raadswerk. Dat is bovengemiddeld en zorgt voor een hoge werkdruk. Uit de gesprekken kwam naar voren dat de onderlinge sfeer en verhoudingen goed zijn, maar er qua functioneren en professionaliteit nog wel enkele slagen te maken zijn. De meest in het oog springende resultaten worden hieronder benoemd, inclusief aanbevelingen. Kwaliteit en toegankelijkheid raadsinformatie

Raadsleden zijn gebaat bij kwalitatief goede en duidelijke raadsinformatie, die snel te doorgronden is. In Mook en Middelaar is hier nog een slag in te maken. Er is in samenwerking met de agendacommissie een format voor raadsvoorstellen opgesteld, maar sommigen twijfelen of deze het beoogde effect heeft. Relatief veel tijd gaat naar het lezen van stukken, het zoeken van aanvullende of achtergrondinformatie in het raadsinformatiesysteem (RIS) en het begrijpen van de informatie. In het licht van toenemende complexiteit en zwaarte van onderwerpen die naar decentrale overheden gaan, is het zaak hier een verbeterslag in te maken. Alle informatie die richting de raad gaat, wordt via de griffie verstuurd. De griffie kan als poortwachter een cruciale rol spelen in het bewaken van de kwaliteit, frequentie en tijdigheid van raadsinformatie. ∕

∕

Investeer in de kwaliteit van raadsinformatie door het format van raadsvoorstellen te actualiseren, starnotities bij grote onderwerpen toe te voegen en informatie tijdig bij de raad te krijgen. Doorontwikkel het RIS; zorg voor makkelijk vindbare informatie en geef als raad aan op welke thema’s dossieropbouw gewenst is.

Goeman Borgesiuslaan 77 | 3515 ET Utrecht | 030-2334131 www.necker.nl | KVK 30194351 | BTW 8140.01.221.B.01

∕

Geef de griffier en/of de agendacommissie de verantwoordelijkheid en mandaat om raadsinformatie tegen te houden en terug te sturen indien het niet aan de kwaliteitsnormen voldoet die door de raad zijn opgesteld.

Relatie met de samenleving

De verhouding tussen het gemeentebestuur en de inwoners verdient aandacht. In de vragenlijst gaf geen enkele respondent aan dat de inbreng van inwoners in het besluitvormingsproces goed tot zijn recht komt. Nadere duiding tijdens de avond maakte duidelijk dat de toegevoegde waarde van de huidige manier van inspreken gering is en inwoners soms te laat of onvoldoende op de hoogte zijn van relevantie vraagstukken, waardoor zij lastig kunnen participeren. Doordat de raad veel tijd kwijt is aan het uitvoeren van de kaderstellende en controlerende rol, is er minder tijd beschikbaar voor het uitvoeren van de vertegenwoordigende rol. ∕

∕ ∕

Experimenteer met andere vormen van inspraak door inwoners, door bijvoorbeeld eenmaal per cyclus een vrije inloopavond te organiseren waar elke fractie vertegenwoordigd is. Werk aan de zichtbaarheid van de gemeenteraad: waar ga je als gemeenteraad over, wat speelt er, hoe kan je als inwoner daar invloed op uitoefenen en op welk moment? Geef de griffie opdracht om samen met de raad een raadscommunicatieplan op te stellen om de zichtbaarheid van de raad te vergroten en het contact met de inwoners te versterken.

Kwaliteit van beraadslaging

Meerdere opvallende uitkomsten hebben betrekking op het debat en de vergadercultuur. De raad van Mook en Middelaar debatteert te weinig op hoofdlijnen, praat veel over details en er vinden regelmatig dubbelingen en herhaling plaats. Daarnaast wordt het duale karakter door een gedeelte ter discussie gesteld, net als het te reactief opereren ten opzichte van het college en het gebrek aan eigen agendabeheer. ∕

∕

∕ ∕ ∕

∕

Gebruik commissies niet als een technische vragenronde richting het college, maar als oordeelvormende vergadering, waarin je ook andere fracties bevraagt. De raadsvergadering is een vervolg op de commissievergadering waarin de onderwerpen besluitvormend worden behandeld. Maak als raad meer gebruik van andere instrumenten om aan informatie te komen, bijvoorbeeld door het organiseren van technische rondes of het stellen van technische vragen (schriftelijk) voorafgaand aan commissievergaderingen. De beantwoording kan met alle raadsleden worden gedeeld, zodat de informatiepositie gelijk is en er geen dubbele vragen gesteld worden. Zorg voor goede voorzitters van commissies, die strak toezien op de kwaliteit en richting van het debat. Werk aan het zelfreinigend vermogen van de raad; spreek ook elkaar aan op herhaling en het debatteren en vragen stellen op detailniveau. Werk met een goed functionerende Lange Termijn Agenda, die door de ambtelijke organisatie frequent wordt geactualiseerd en aangeleverd bij de griffie, die tijdens driehoeksoverleggen hier namens de raad over kan spreken. Betrek de Lange Termijn Agenda bij vergaderingen van het presidium/agendacommissie, zodat zij vooruit kunnen plannen en aangeven op welke onderwerpen de raad (voor)tijdig betrokken en/of geïnformeerd wil worden.

∕

Experimenteer met andere werkvormen bij grote onderwerpen of onderwerpen met een lange doorlooptijd, bijvoorbeeld met beeldvormende vergaderingen (ook met inwoners) of door onderwerpen meerdere cycli te laten doorlopen.

Raadswerkgroep en sterke griffie

Om alle ontwikkelingen in gang te zetten en te monitoren, is het zaak hier een aantal personen voor aan te wijzen. ∕

∕ ∕

Deelnemers aan deze werkgroep kunnen toezien op vernieuwingen, de ontwikkelingen volgen en de raad vertegenwoordigen. Het verdient de aanbeveling om naast raadsleden in elk geval ook de griffier en mogelijk de burgemeester en gemeentesecretaris in deze werkgroep plaats te laten nemen. De raadswerkgroep kan ook bij andere gemeenten op bezoek gaan ter inspiratie voor alternatieve werk- en vergadervormen. Zorg voor een kwalitatief en kwantitatief sterke griffie, die de raad kan vertegenwoordigen in overleggen, kan adviseren, ondersteunen en faciliteren. Rapporteer en evalueer jaarlijks het voorbije jaar met raad, college en griffie tijdens een heisessie, waarbij je nieuwe ontwikkelingen onderdeel van het programma maakt.