Bijlage 3.2 geconsolideerde versie Misbruik en Oneigenlijk na amendement

Misbruik en Oneigenlijk gebruik Beleid 2024-2027

Gemeenteraad 1 februari 2024, na amendement

1

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ............................................................................................................................................3

2.

Doelstelling en uitgangspunten ........................................................................................................4

3.

2.1

Definities en afbakening M&O-beleid ......................................................................................4

2.2

Doelstelling M&O-beleid ..........................................................................................................5

2.3

Uitgangspunten........................................................................................................................5

2.4

Rollen en verantwoordelijkheden.............................................................................................6

Beheersmaatregelen ........................................................................................................................7 3.1 3.1.1

Regelgeving .........................................................................................................................7

3.1.2

Voorlichting ..........................................................................................................................7

3.1.3

Controle vooraf ....................................................................................................................8

3.2

Controle achteraf .................................................................................................................8

3.2.2

Maatregelen .........................................................................................................................8

Risicovolle processen ............................................................................................................10

4.1.1

Verstrekken uitkeringen .....................................................................................................10

4.1.2

Verstrekken voorzieningen WMO en Jeugdwet.................................................................10

4.1.3

Vergunningverlening en handhaving .................................................................................10

4.1.4

Identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen ...........................................................11

4.1.5

Verstrekken van subsidies .................................................................................................11

4.1.6

Inkopen en aanbestedingen ..............................................................................................11

4.1.7

Integriteit van relaties.........................................................................................................11

4.1.8

Belastinginkomsten............................................................................................................11

4.2

Privacy en gegevensbeveiliging ............................................................................................11

4.2.1

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .....................................................11

4.2.2

Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) ..................................................................12

4.3

2

Evaluatie ..................................................................................................................................9

Risicogebieden ...............................................................................................................................10 4.1

5.

Repressieve maatregelen ........................................................................................................8

3.2.1 3.3 4.

Preventieve maatregelen .........................................................................................................7

Bibob......................................................................................................................................12

Verantwoording ..............................................................................................................................12

1. Inleiding Voor u ligt het Misbruik en Oneigenlijk gebruik-beleid (M&O-beleid) van de gemeente Mook en Middelaar. Dit beleid betreft een overkoepelend beleid met daarin opgenomen de algemene uitgangspunten voor M&O, de risico’s en de maatregelen ter voorkoming en afdoening van misbruik en oneigenlijk gebruik. Rechtmatigheid is een van de essentiële pijlers van een goed overheidsbestuur. De gemeente moet publieke gelden rechtmatig verwerven en besteden. Het vertrouwen van de gemeente in een goed gebruik van de diverse gemeentelijke financiële regelingen door haar inwoners en instellingen/bedrijven staat voorop. Vanuit het maatschappelijk perspectief bezien, staat het gemeentelijk optreden dan ook in een proportionele verhouding tot eventuele fouten of een onjuist gebruik. Op grond van artikel 213 Gemeentewet voert de accountant, naast de controle op de getrouwheid van de jaarrekening, een toets uit op de rechtmatigheid van de jaarrekening. Rechtmatigheid houdt in dat wet- en regelgeving wordt nageleefd. Dit betreft niet alleen externe wet- en regelgeving die door bijvoorbeeld de Europese Unie of het Rijk is vastgesteld, maar tevens kaders en regelgeving die door de Gemeenteraad zijn vastgesteld. Het gaat hierbij zowel om inkomsten als uitgaven van de gemeente. Bij de rechtmatigheidscontrole c.q.

verantwoording van de jaarrekening wordt nagegaan of de gemeente over interne procedures beschikt die misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies, uitkeringen of bijdragen, etc. zoveel mogelijk ondervangen of voorkomen. Daarvoor moet de gemeente Mook en Middelaar waarborgen inbouwen en (preventieve) maatregelen treffen. Dit M&Obeleid biedt hiervoor de nodige handvatten. Een gemeentelijke nota ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik van alle gemeentelijke regelingen vormt daarbij een onmisbaar onderdeel van het toetsingskader. Uitkeringen, subsidies en vergunningen gaan alleen naar inwoners, bedrijven en instellingen die daar recht op hebben. Middelen die worden aangewend worden dan ook getoetst aan vigerende wet- en regelgeving en interne integriteitsregelingen/afspraken. Daarnaast is er sprake van functiescheiding en collegiale toetsing in (financiële) processen, die we in onze gemeente hebben gewaarborgd middels procesbeschrijvingen, werkafspraken, bevoegdheden- en mandaatreglement. Deze nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2024-2027 is mede bedoeld om op kaderstellend niveau richting te geven aan de toekomstige activiteiten ten aanzien van de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

3

2. Doelstelling en uitgangspunten De accountant heeft er op gewezen dat de gemeente moet beschikken over een M&O-beleid. Met ingang van 2023 wordt van het college verwacht dat zij een rechtmatigheidsverklaring gaat opstellen. In de Kadernotitie 2023 van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt hier een invulling aan gegeven. In de rechtmatigheidsverantwoording toetst het college op drie criteria: • • •

Het voorwaardencriterium Het begrotingscriterium Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Naar aanleiding van de gewijzigde wetgeving heeft een aanpassing van de Financiële verordening plaatsgevonden. In deze verordening is opgenomen: het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Aan het M&O-criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheerhandelingen is met het M&O-beleid voldaan. 2.1 Definities en afbakening M&O-beleid De commissie BBV heeft in de Kadernota Rechtmatigheid de volgende definities van misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen. Misbruik Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen, of geen heffingen, dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Het betreft hier een bewuste misleiding om onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Misbruik kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Niet elke misstap (fout) geldt als misbruik. Bij het maken van fouten is er meestal geen sprake van een opzettelijke handeling. Daarnaast is het begrip misleiding van betekenis in deze definitie.

Misleiding heeft betrekking op het bewust verborgen houden van het misbruik. Oneigenlijk gebruik Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen, of geen, dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid betalen, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Als wet- en regelgeving oneigenlijk gebruik mogelijk maakt (‘de mazen van de wet’) is het noodzakelijk dat wet- en regelgeving worden aangepast en/of duidelijker moet worden toegelicht. Rechtmatigheid In de Kadernota Rechtmatigheid 2023, zoals deze is gepubliceerd door de commissie BBV, wordt op de relatie tussen M&O en rechtmatigheid ingegaan. Onder het begrip rechtmatigheid valt ook het misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. Dit wordt het M&O-criterium genoemd. Misbruik en oneigenlijk gebruik is één van de drie aspecten van rechtmatigheid. Misbruik van overheidsgelden is een onrechtmatige handeling. Wanneer sprake is van misbruik van overheidsgelden moeten deze gelden door de gemeente worden teruggevorderd. In de jaarrekening wordt de terugvordering verantwoord. Wanneer verantwoording bij terugvordering niet nodig is, is er sprake van een getrouw beeld.

Wanneer misbruik van overheidsgelden is geconstateerd en een terugvordering (met eventueel een boete) is opgelegd, blijft staan dat misbruik van overheidsgelden 4

heeft plaatsgevonden. Indien de omvang van dit misbruik samen met andere financiële rechtmatigheidsfouten bij de gemeente de verantwoordingsgrens heeft overschreden, moet dit misbruik van overheidsgelden worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Bij oneigenlijk gebruik wordt feitelijk gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig. Wel is sprake van handelen in strijd met het doel en de strekking van de wet- en regelgeving. Afbakening De afbakening van het M&O-beleid is extern gericht, namelijk op de inwoner, instelling of organisatie die via de gemeente gebruik maakt van overheidsregelingen. Het risico van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen heeft doorgaans te maken met de juistheid en de volledigheid van de door de aanvrager verstrekte gegevens. Op basis van deze gegevens worden bijvoorbeeld subsidies en uitkeringen verstrekt dan wel belastingen en heffingen opgelegd. Interne regelingen (bijvoorbeeld verlof, reiskosten) vallen niet onder de werking van dit beleid. Interne regelingen worden wat betreft eventueel misbruik of oneigenlijk gebruik onder het gemeentelijke integriteitsbeleid geschaard. Voor vertrouwens- en integriteitskwesties wordt jaarlijks een verslag opgesteld en het aan MT / B&W aangeboden.

Het M&O-beleid ziet verder toe op de publiekrechtelijke taakuitoefening van de gemeente. Privaatrechtelijk handelen, zoals de aan- en verkoop en de huur en verhuur van vastgoed en gronden en het oneigenlijk gebruik van gemeentelijke gronden, vormt geen onderdeel van dit beleid. Privaatrechtelijke aspecten worden geborgd door juridische kwaliteitszorg en/of contractenbeheer. Taken bij derden belegd De gemeente heeft diverse taken uitbesteed of de uitvoering belegd bij verbonden partijen (zoals de GGD, de Veiligheidsregio, de omgevingsdienst). Deze organisaties worden geacht hun eigen M&Obeleid vorm te geven. Indien daar aanleiding toe is, dringen we bij hen aan op het treffen van (aanvullende) maatregelen. 2.2 Doelstelling M&O-beleid Het M&O-beleid heeft tot doel het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden. Daarmee bestaat het zowel uit preventief beleid als repressief beleid. Bij M&Obeleid is het met name van belang om vast te stellen dat in de bedrijfsvoering effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen dan wel tijdig op te sporen en daarnaast dat de wet- en regelgeving duidelijk en te handhaven is. M&O-beleid draagt bij aan transparantie en consistentie van gemeentelijk beleid.

Het maakt het ook mogelijk dat afwegingen worden gemaakt welke beheersmaatregelen nodig en doeltreffend zijn, afgezet tegen de inspanning die zij kosten en het financieel nut ervan. 2.3 Uitgangspunten • • • •

5

De gemeente werkt vanuit een basishouding van vertrouwen in een juiste omgang met gemeentelijke regelingen door haar inwoners en instellingen/bedrijven. Maatregelen die worden getroffen ter bevordering van een juist gebruik van gemeentelijke regelingen zijn proportioneel. Dat wil zeggen dat zij in verhouding staan tot de risico’s die worden gelopen. De betrouwbaarheid van aangeleverde informatie, afgezet tegen het mogelijk optreden van risico’s, is bepalend voor de mate van controle en sanctionering. Voorkomen is beter dan genezen. De inzet van beleid en maatregelen is met name gericht op preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen.

• • •

Na constatering van een overtreding wordt de rechtmatige situatie zo snel mogelijk hersteld en de overtreder zo nodig en indien mogelijk bestraft (boete). De leidinggevende van de afdeling waarin de betreffende regelingen worden uitgevoerd is verantwoordelijk voor het daadwerkelijk treffen van M&O-beheersmaatregelen en de naleving ervan. Het M&O-beleid wordt periodiek geactualiseerd, op basis van ontwikkelingen in wetgeving en ervaring met de maatregelen en controles. 2.4 Rollen en verantwoordelijkheden

Het in deze nota geformuleerde beleid vormt een kapstok voor de opsomming en inkadering van bestaand beleid en bevat geen nieuwe regels. Rollen en verantwoordelijkheden zijn in lijn met de inrichtingsprincipes van de organisatie. De leidinggevende van de afdeling waarin de betreffende regeling wordt uitgevoerd is verantwoordelijk voor het actueel houden van het specifieke M&O-beleid en het treffen van passende M&O-beheersmaatregelen voor zijn of haar specifieke risicogebied. Tevens legt de leidinggevende verantwoording af over de wijze waarop het M&O-beleid wordt uitgevoerd en wordt nageleefd, zie hiervoor hoofdstuk vijf. De gemeentesecretaris en controller zien erop toe dat de leidinggevenden / procesverantwoordelijken deze taak oppakken en dat waar nodig risico's tijdig worden besproken.

6

3. Beheersmaatregelen Bepaalde regelingen en processen (of onderdelen daarvan) kunnen het risico van misbruik of oneigenlijk gebruik met zich meedragen. Dat is in het bijzonder het geval als er sprake is van afhankelijkheid van gegevens die derden aan de gemeente verstrekken. Wettelijke eisen en minimumnormen verbinden aan de meeste regelingen de verplichting om maatregelen ter bestrijding van fraude en misbruik te treffen. Dat zijn maatregelen uit landelijke wetgeving en lokale regelgeving die worden ingezet. Daarnaast zijn extra beheersmaatregelen denkbaar die het risico van misbruik en oneigenlijk gebruik verder terugdringen. Extra beheersmaatregelen worden alleen daar ingezet waar het risico dit vraagt in combinatie met een kosten-baten afweging. Ook beheersmaatregelen die intern zijn gericht zijn relevant. Het gaat dan om zaken zoals functiescheiding, toegangsrechten tot applicaties, regelmatige controle daarvan, het vastleggen van gebeurtenissen en rapportages over deze maatregelen. In de maatregelen kan een onderscheid worden aangebracht tussen preventieve en repressieve maatregelen, of een combinatie hiervan. 3.1 Preventieve maatregelen Preventieve maatregelen zijn maatregelen die liggen vóór het moment van beschikken, betalen of ontvangen van een voorziening, vergunning of uitkering. Preventieve maatregelen betreffen regelgeving, voorlichting en controle vooraf.

Zij zijn gericht op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen. 3.1.1 Regelgeving Heldere en eenduidige regelgeving beperkt de ruimte voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Onder regelgeving wordt verstaan: verordeningen, beleidsregels, nadere regels en richtlijnen van de gemeente zoals vastgelegd in processen en interne afspraken op het intranet van de gemeente. Adequate en handhaafbare regelgeving is een belangrijke beheersmaatregel in het kader van M&Obeleid en voldoet in dat verband aan de volgende eisen: • • • • • • • •

Eenvoud, inzichtelijkheid en begrijpelijkheid; Er gelden eenduidige definities; Het doel en de doelgroep van de regeling zijn nauwkeurig bepaald; Rechten, plichten en voorwaarden zijn opgenomen; Er zijn geen overbodige en/of met elkaar strijdige bepalingen; De afhankelijkheid van gegevens afkomstig van derden is zoveel mogelijk beperkt; Mogelijke maatregelen of sancties bij geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik zijn in de regeling opgenomen; Ingangsdata en overgangsregels zijn in de regeling opgenomen.

3.1.2 Voorlichting Wet- en regelgeving wordt door middel van voorlichting onder de aandacht gebracht van belanghebbenden (inwoners, bedrijven, instellingen). Er dient informatie te worden verstrekt over het bestaan van een regeling, aard en doel van de regeling, de specifieke doelgroep, geldende voorwaarden en controle- en sanctiebeleid. Voorlichting draagt in preventieve zin bij aan het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van een regeling, zeker als daarbij duidelijk wordt gecommuniceerd over mogelijke sancties. Voorbeelden (niet limitatief) zijn o.a.: • •

7

interne voorlichting aan personeel d.m.v. verplichte sessies en communicatie via intranet; heldere voorwaarden opnemen in beleid en regelgeving;

•

informatie in de vorm van brochures of plaatsing op de gemeentelijke website voor externe partijen, met daarin opgenomen: wat verwacht de gemeente, wat is het handhavingsbeleid en wat zijn de risico’s inzake fraude en/of misbruik.

3.1.3 Controle vooraf Controle in de uitvoering is een middel om (de kans op) misbruik of oneigenlijk gebruik te signaleren. Mogelijke M&O-gevallen kunnen al in een vroegtijdig stadium worden waargenomen. Controle vooraf van gegevens wordt uitgevoerd tot aan het moment van betaling of beschikkingsverlening en geldt daarmee als preventieve maatregel. Controle vooraf richt zich op de toetsing van de juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt. De ambtenaar gaat na of door de inwoners, bedrijven of instellingen aan de voorwaarden van bijvoorbeeld een subsidie of vergunning wordt voldaan. Door betrokkene(n) aangeleverde gegevens worden risicogericht geverifieerd. Uitgangspunt is dat bij zorgen en onduidelijkheden, voordat wordt uitbetaald, een andere medewerker controleert of deze werkzaamheden zichtbaar, volledig en juist zijn uitgevoerd (vier-ogen principe). Controles kunnen variëren van integraal (totale controle) of steekproefsgewijs. Hierbij is van belang hoe misbruikgevoelig een regeling is. Processen waarbij gevoeligheden spelen moeten voldoende maatregelen bevatten om de tijdigheid, juistheid en volledigheid te toetsen van door belanghebbende(n) verstrekte gegevens en de geleverde prestatie.

3.2 Repressieve maatregelen Repressieve maatregelen zijn maatregelen die na het moment van beschikken, betalen of ontvangen worden genomen. Het gaat om controle achteraf waarbij misbruik en oneigenlijk gebruik kan worden vastgesteld en sanctionering kan plaatsvinden. 3.2.1 Controle achteraf Controle van gegevens achteraf kan worden uitgevoerd na het uitkeren/innen van bedragen, dan wel nadat de beschikking is verleend. Daarmee is het een repressieve maatregel. Controles achteraf kunnen (evenals bij controles vooraf) integraal of steekproefsgewijs worden uitgevoerd. Manieren om te controleren kunnen zijn: verzoeken om inlichtingen, inspecties, waarneming, herberekeningen, cijferanalyses en het opnieuw uitvoeren van controles. Interne controles worden periodiek uitgevoerd om te beoordelen of conform de interne procedures is gewerkt en of transacties getrouw en rechtmatig tot stand zijn gekomen. In de uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controles (VIC) is expliciet aandacht voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Vastlegging van de controleresultaten leidt tot analyse en conclusies. De resultaten van de controle kunnen bijvoorbeeld leiden tot aanpassing van het controlebeleid en/of de regelgeving. 3.2.2 Maatregelen Maatregelen worden opgelegd als reactie op een vaststelling van misbruik Álleen misbruik is immers onrechtmatig en moet worden hersteld en/of beboet.

Maatregelen zijn vereist om adequaat te reageren op geconstateerd misbruik en/of oneigenlijk gebruik. Het maatregelenbeleid moet voldoen aan de beginselen van behoorlijk bestuur. Dit houdt onder andere in dat maatregelen en sancties proportioneel moeten zijn in relatie tot het vergrijp. Het uitgangspunt is dat het behaalde voordeel wordt teruggevorderd en indien nodig een boete wordt opgelegd. Concreet leidt het tot terugvordering van te veel betaalde bedragen, naheffing van ten onrechte gederfde ontvangsten en intrekking van een ten onrechte verstrekte vergunning. In geval van fraude of diefstal wordt na afweging (eventueel) aangifte gedaan bij de politie.

8

Van repressieve maatregelen gaat een afschrikeffect uit en het draagt om die reden eveneens bij aan het voorkomen en beperken van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen. 3.3 Evaluatie Om het M&O-beleid steeds verder te verbeteren, is het van belang dat eenmaal per 4 jaar evaluatie van het beleid plaatsvindt en de nota, waar noodzakelijk, wordt aangepast aan nieuwe regelingen en/of geconstateerde tekortkomingen bij controles. Conform de financiële verordening en gebaseerd op artikel 212 en 213 van de Gemeentewet, draagt het college zorg voor het beleid en de interne regels om misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk te voorkomen. Daarnaast is bij zeer M&Ogevoelige regelingen frequentere evaluatie raadzaam. Tijdens deze evaluaties dient aandacht te worden besteed aan de regelgeving, voorlichting en (de resultaten van) het controle- en sanctiebeleid. De uitkomsten van deze evaluaties kunnen reden zijn voor het aanpassen van de regeling en/of controle- en sanctiebeleid.

9

4. Risicogebieden M&O-beleid wordt toegepast bij regelingen waar een risico bestaat op misbruik en oneigenlijk gebruik. Afhankelijk van de misbruikgevoeligheid van een regeling wordt de intensiteit van de inzet van beheersmaatregelen bepaald. In dit hoofdstuk worden de risicogebieden waarom M&O-beleid van toepassing is beschreven. Daarbij wordt de intensiteit van inzet van het M&O-beleid benoemd en onderbouwd. 4.1 Risicovolle processen Regelingen waarbij de informatie van andere partijen bepalend is voor het verlenen en vaststellen van de (hoogte van) voorzieningen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen zijn gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Ook interne processen kunnen M&O-gevoelig zijn. De volgende processen worden aangemerkt als risicogebieden omdat derden een aanmerkelijk (financieel) belang hebben en de gemeente in grote mate afhankelijk is van door die derden verstrekte gegevens. 4.1.1 Verstrekken uitkeringen Inkomensoverdrachten vinden plaats in het kader van Werk en Inkomen (Participatiewet, Besluit bijstandverlening zelfstandigen, IOAZ, bijzondere bijstand, minima-regelingen en schuld(hulp)verlening). Het betreft openeinderegelingen waarbij een cliënt zijn recht kenbaar kan maken na gegevensoverdracht, en vervolgens na gespreksvoering, onderzoek en juridische toetsing de gevraagde uitkering, vergoeding of dienstverlening verkrijgt.

Het risico van een onbetrouwbare gegevensverstrekking is niet zo hoog vanwege de sterke persoonlijke belangen van iemand bij de uitkering of de dienstverlening. De gegevensverstrekking is immers bepalend voor het vaststellen van het recht op en de hoogte en duur van de inkomenscompensatie. De inlichtingen- en medewerkingsplicht vanuit de Participatiewet is echter streng en vrij strikt. Hier kan dan ook op gehandhaafd worden indien nodig. De rechtmatigheidsonderzoeksformulieren, de signalen vanuit het Inlichtingenbureau en de mogelijkheid van inzet van de Sociale Recherche bij heronderzoeken verkleinen de kans op risico’s. Het college mag gebruik maken van de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Suwi), om de gegevens van de aanvrager te controleren. Daarnaast kan het college op grond van de Participatiewet ook informatie opvragen bij derden (werkgevers en/of instanties). 4.1.2 Verstrekken voorzieningen WMO en Jeugdwet Individuele voorzieningen worden verstrekt in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en de Jeugdwet. Ook hier geldt dat sprake is van openeinderegelingen. Er bestaat een risico van onbetrouwbare gegevensverstrekking, aangezien de gegevens (ook mondeling) bepalend zijn voor het toekennen en/of afwijzen van de gevraagde voorziening.

Dit laat onverlet dat er vanuit de gemeente wordt gewerkt vanuit de gedachte dat de cliënt centraal staat en dat in dat verband steeds het gesprek met mensen wordt gevoerd. Dit overleg komt een adequate dienstverlening ten goede en is een aanvullende waarborg dat de juiste gegevens op tafel komen. Daarbij wordt het risico kleiner gemaakt door tussentijdse evaluaties op sommige voorzieningen en aanvullend onderzoek indien we signalen van het Centraal Administratie Kantoor, het Centrum Indicatiestelling Zorg en de Sociale Verzekeringsbank ontvangen. Aanvullend wordt het Persoons Gebonden Budget-bestand strikt nagegaan op onduidelijk- en onjuistheden waar direct actie op kan worden ondernomen indien nodig. Tot slot is er een meldpunt Zorgsignalen en fraude waar inwoners en professionals een melding kunnen doen die wordt onderzocht door de gemeente. 4.1.3 Vergunningverlening en handhaving Vergunningverlening en handhaving hebben betrekking op wezenlijke overheidstaken en er spelen vaak grote publieke belangen met mogelijke (financiële en politiek-bestuurlijke) gevolgen. De aanvrager van een vergunning kan, gelet op de grote afhankelijkheid van de gemeente, bij het al dan niet verkrijgen van een vergunning baat hebben bij het verstrekken van onjuiste informatie. In de praktijk vindt (ambtelijk) overleg met aanvragers en overtreders plaats.

Dat is niet alleen een waardevol communicatiemoment met inwoners en bedrijven/instellingen, maar daarnaast een belangrijk middel om te waarborgen dat de juiste informatie op tafel komt en onnodige controles en mogelijke sancties worden voorkomen. Niettemin zijn vergunningverlening en handhaving, op grond van ervaring, M&O-gevoelig. 10

4.1.4 Identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen Bij de verstrekking van identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen maakt de gemeente gebruik van de gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP). Deze gegevens in het BRP moeten juist zijn, mede om misbruik en oneigenlijk gebruik van genoemde documenten te voorkomen. 4.1.5 Verstrekken van subsidies Met subsidieverstrekking is een aanmerkelijk financieel belang gemoeid. Ook hier is de gemeente afhankelijk van de betrouwbaarheid van gegevens die door instellingen worden verstrekt. Aanvragen worden eerst getoetst op volledigheid volgens de gestelde criteria in lokale subsidieregelingen. Hierna worden de stukken bekeken en wordt, door beleidsmedewerkers, beoordeeld of de aanvragende partij in aanmerking komt voor de subsidie. In het geval er subsidie wordt toegekend met een bedrag boven de € 5.000,-, wordt na een vooraf vastgestelde periode om verantwoording van de subsidie gevraagd. Voor de verantwoording dienen een inhoudelijk verslag en een financieel verslag te worden aangeleverd over hoe de subsidie is besteed. Deze worden wederom door een beleidsmedewerker of beleidsondersteuner beoordeeld. Hierna wordt het subsidiebedrag, al dan niet ongewijzigd, vastgesteld.

Bij subsidies boven € 30.000,- wordt geëist een accountantsverklaring bij het financieel jaarverslag toe te voegen (artikel 16 Algemene subsidieverordening Mook en Middelaar 2022). 4.1.6 Inkopen en aanbestedingen Met inkoop en aanbesteding kan een aanmerkelijk financieel belang gemoeid zijn. Wet- en regelgeving, alsmede gemeentelijk inkoopbeleid, bevatten de nodige waarborgen op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik. Reeds van toepassing zijnde interne controles op inkopen, geleverde prestaties en transacties zijn eveneens een waarborg dat deze juist en volledig zijn. Ook interne budget- en functiescheidingen zijn van toepassing. De beoordeling bij Europese aanbestedingen vindt plaats door meerdere personen. Aanvullende M&O-maatregelen kunnen zich beperken tot enkele extra controles van aangeleverde gegevens. 4.1.7 Integriteit van relaties Integriteit van medewerkers en bestuurders in de omgang met externe relaties vormt een M&O-risico. Preventieve maatregelen in de zin van het personeelshandboek waarin het integriteitbeleid is opgenomen en gedragscodes, zoals gepubliceerd op het intranet, zijn reeds van kracht. Het M&Obeleid kan dan ook beperkt zijn tot het treffen van enkele aanvullende maatregelen.

4.1.8 Belastinginkomsten Heffing en invordering van belastingen vindt plaats op basis van objectieve gegevens die bijvoorbeeld worden verkregen via het bevolkingsregister, kamer van koophandel, het kadaster en taxateurs. Functiescheiding als interne maatregel vormt een waarborg voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Bepaalde belastingen zijn wel afhankelijk van gegevensverstrekking door belanghebbenden, zoals de hondenbelasting en toeristenbelasting. Ook de procedure van kwijtschelding (van afvalstoffenheffing en rioolheffing) is risicogevoelig, omdat deze bij automatische verlening sterk afhankelijk is van de juistheid van inkomensregelingen1. Het beleid en de verordeningen worden intern opgesteld, echter de uitvoering vindt plaats door de gemeenschappelijke regelingen. Wij steunen hieromtrent op het M&O-beleid van de BsGW. 4.2 Privacy en gegevensbeveiliging Misbruik en oneigenlijk gebruik heeft niet alleen betrekking op misbruik van middelen. Het kan ook gaan om misbruik van data. Dit kan inbreuk op privacy betreffen met identiteitsfraude als meest vergaande vorm. Het kan gaan om het lekken van vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens. 4.2.1 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Om persoonsgegevens van de inwoners binnen Europa beter te beschermen, is vanaf 25 mei 2018 een nieuwe Europese privacywet van kracht, namelijk de AVG.

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, adres, geboortedatum, BSN, medische informatie en geloofsovertuiging. De AVG legt vast 1 Dit risico is voor een groot deel gereduceerd door het landelijk werkende Inlichtingenbureau. Dit bureau beschikt over digitale

gegevens van het UWV, de Belastingdienst, DUO en over bepaalde zorginformatie. Op grond van deze gegevens kan worden aangegeven wie voor kwijtschelding in aanmerking komt of niet.

11

dat persoonsgegevens alleen verzameld en bewaard mogen worden als daar een wettelijke grondslag voor is en zo lang dat strikt noodzakelijk is. De gemeente houdt een register bij met een beschrijving van alle processen en de persoonsgegevens die daarin verwerkt worden. Als andere organisaties persoonsgegevens verwerken in opdracht van de gemeente worden hierover afspraken gemaakt en vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. In de organisatie hebben we een functionaris gegevensbescherming (FG) en een Chief Information Security Officer (CISO). Deze personen geven advies over vraagstukken rond privacy en informatiebeveiliging. 4.2.2 Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) Informatiebeveiliging is de verzamelnaam voor de processen die ingericht worden om de betrouwbaarheid van gemeentelijke processen, de gebruikte informatiesystemen en de daarin opgeslagen gegevens te beschermen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik. Hierbij is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) het belangrijkste landelijk kader, gebaseerd op de internationaal erkende en actuele ISO-certificering. Vanaf 1 januari 2020 is deze van kracht. 4.3 Bibob Bibob staat voor ‘Bevordering integriteitsbeoordeling door het openbaar bestuur’. Door middel van de Wet Bibob kan de gemeente een (gevraagde) beschikking weigeren of intrekken als er een gevaar conclusie is ten opzichte van de betrokkenen..

De toepassing van deze wet is uitgewerkt in de vastgestelde gemeentelijke Bibob-beleidslijn.

12

5. Verantwoording Om inzicht te krijgen in de wijze waarop het M&O-beleid wordt uitgevoerd en wordt nageleefd, moet verantwoording worden afgelegd. Dit wordt gerealiseerd door aan te sluiten bij de reguliere planningen control cyclus en de rollen en leidinggevenden. Daarbij inbegrepen de rol van de controller om overall zicht te houden op de effectiviteit van het M&O-beleid. In het kader van de verantwoording worden in ieder geval de volgende stappen ondernomen: •

In de jaarrekening wordt verantwoordingsinformatie over het M&O-beleid opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Per hoofdproces wordt daarbij ingegaan op: o Procesrisico o Maatregelen o Evaluatie op uitvoering

De verantwoording wordt opgesteld door de leidinggevende in samenspraak met de controller. •

Bij het verrichten van interne controles, audits en onderzoeken wordt aandacht besteed aan het M&O-beleid.

•

Bij het opstellen van procesbeschrijvingen, in het kader van de administratieve organisatie, wordt rekening gehouden met M&O-gevoelige aspecten.

13