Bijlage 1 - zelfreflectie MGR 25-1-2022.pdf

BIJLAGE 1

Aan de leden van de agendacommissie MGR t.a.v. R. Albersnagel, voorzitter

REGIO RIJK VAN NIJMEGEN

Datum 25 maart 2021

Ons kenmerk

Contactpersoon J. Hol

Onderwerp Reflectie bestuur MGR

Datum uw brief 16 februari 2021

Direct telefoonnummer 06-5423 4003

Beste leden van de agendacommissie, U heeft op 16 februari jl. ons verzocht een reflectie te geven op uw agendacommissie, aan de hand van door u aangegeven gespreksthema's. Deze reflectie dient als input voor uw (zelf)evaluatie, wat u voornemens bent te houden in uw vergadering van 21 april a.s. U verzoekt eveneens om één woordvoerder, indien u naar aanleiding van onze reflectie nog vragen heeft. U kunt in deze contact opnemen met onze secretaris, mevrouw Hol. Onze reflectie is vormgegeven aan de hand van uw thema's. Sommige vragen/thema's zijn bij elkaar gepakt, gezien de directe relatie/overlap met een ander thema.

l.

Samenstelling commissie, voorzitterschapen de rol yan_de secretaris De commissie bestaat uit een vertegenwoordiging vanuit de gemeenteraad van de deelnemende gemeenten. Per vergadering van de commissie is een lid van het dagelijks bestuur aanwezig (roulerend) en de secretaris van de MGR. Zij worden door de commissie uitgenodigd om op bepaalde agendapunten de actualiteit te delen. In de praktijk gaat het over de jaarplanning van de MGR, welke stukken gaan naar de colleges en raden, ter besluitvorming en/of zienswijzen. De samenstelling is in de loop der jaren veranderd. Raadsleden zijn vertrokken en nieuwe raadsleden hebben zitting genomen in de commissie. Informatie vanuit de MGR komt in verschillende vormen en intensiteit in de lokale gemeenteraden. Beide punten leiden er soms toe dat er door ons geïnvesteerd moet worden om alle leden van de commissie op een gelijkwaardig informatieniveau te krijgen. Daarbij is onze ervaring dat het voor ons niet altijd duidelijk is of de inbreng van een commissielid een inbreng is van de gehele (lokale) gemeenteraad of een persoonlijke inbreng is.

Bezoekadres: Nieuwe Dukenburgseweg 21a, 6534 AD Nijmegen I Postadres: Postbus 38165, 6503 AD Nijmegen I T: 024-7517500 I KvK: 61535702 I IBAN-nr: NL291NGB0007338615 t.n.v. MGR Rijk van Nijmegen I BIC-code: INGBNL2A I btw-nr: 854380140.B01 I www.regiorvn.nl

MGR Rijk van Nijmegen

2

2. welke verwachtingen hebben de leden, wat gaat goed, wat minder, wat moet behouden blijven en wat moet scherper, waarvoor is de commissie in het leven geroepen en wat is de taak en de verantwoordelijkheid_en_hoe voeren we die uit? Het idee bij de op- en inrichting van de agendacommissie was ondersteuning voor ons als bestuur bij een goed verloop van de besluitvormingsprocessen in de zeven gemeenteraden. Met die reden is er in de afgelopen jaren - in overleg met uw commissie - hard gewerkt aan de totstandkoming van een informatieprotocol en een jaarplanning voor de MGR. De formats voor onze verantwoordingsdocumenten zijn door uw commissie op kwaliteit getoetst en we hebben samen ontmoetingen geïnitieerd tussen de raadsleden van de verschillende deelnemende gemeenten. Dit laatste aan de hand van thema's. Het oorspronkelijke idee achter de oprichting van uw commissie is naar onze mening tot wasdom gekomen. De MGR wordt- naar oordeel van de gemeenteraden en de griffies - vaak genoemd als goed voorbeeld voor andere GR-en, voor wat betreft haar verantwoordingsdocumenten en andere informatiebronnen richting raden. Nu dit proces goed staat zien we dat de besprekingen in uw commissie met ons bestuur verschuift van proces naar inhoud.

Afhankelijk van de actualiteit op die inhoud- grotendeels in relatie tot de module WerkBedrijf-worden er, meer dan in het verleden inhoudelijke vragen gesteld door de leden van uw commissie. Voorbeelden zijn vragen over het ziekteverzuim onder de Sociale Werkvoorziening, de detacheringsfaciliteit WerkBedrijf, de gevolgen van de coronacrisis et cetera. Wij zijn van mening dat de inhoud niet op tafel van uw agendacommissie behoort. Dit is voorbehouden aan uw raad in gesprek met de verantwoordelijk wethouder. Het gesprek terug van inhoud naar proces-ondersteuning kan dus, wat ons betreft scherper.

3. Communicatie tussen commissie en bestuur MGR, is alle relevante informatie digitaal te raadplegen (jaarstukken, verantwoordings- en voortgangsrapportages), website, informatie gemeenteraden? We zijn eind 2015 gestart met de inrichting van een website voor de MGR, waarop de openbare besluiten en agendastukken te vinden zijn van ons bestuur. Deze website is er gekomen, maar heeft nooit helemaal aan de verwachtingen van de raden voldaan. De website was niet erg toegankelijk en de stukken waren niet altijd actueel en goed vindbaar. Deze opmerkingen heeft uw commissie regelmatig naar ons bestuur geuit. Recent is een nieuwe website gelanceerd, waarbij de toegankelijkheid is verbeterd. Deze website wordt actueel gehouden. Zoals reeds genoemd zijn de afspraken rondom verantwoordingsinformatie naar de raden vastgelegd in een informatieprotocol. Het protocol, vastgesteld bij oprichting van de MGR is de afgelopen jaren bijgesteld en verfijnd, naar aanleiding van wensen en zienswijzen van de raden. Uw commissie heeft hier een ondersteunende rol in gespeeld.

4.

Hoe voeren we het gesprek met elkaar, de directie en DB van de MGR en binnen onze gemeenteraden? Sinds begin 2019 worden de directeuren van de GR-en bijeengeroepen door de raadsgriffiers van de deelnemende gemeenten. De raadsgriffies hebben de ambitie om de jaarplanning en de informatievoorziening naar de raden, zoveel mogelijk eenduidig en op dezelfde momenten te stroomlijnen. Directeuren van GR-en worden sindsdien uitgenodigd door de raadsgriffies om hun stukken, die een besluitvormingsproces naar de raad ingaan technisch toe te lichten in de raden.

MGR Rijk van Nijmegen

3

Met name de momenten van begroting, jaarstukken, uitvoeringsplannen of een bepaalde urgente actualiteit worden hiervoor benut. Naast de schriftelijke informatievoorziening wordt ook gewerkt aan een eenduidige wijze van 'ontmoetingen'. De regionale raadsbijeenkomsten worden georganiseerd en ondersteund door de raadsgriffies, inmiddels gehouden bij alle GR-en. Deze initiatieven en ondersteuning door de raadsgriffiers helpen bij een eenduidige, herkenbare wijze van verantwoorden van GR-en richting raden. Uw commissie heeft deze ondersteuning geboden ten aanzien van de MGR. De toegevoegde waarde van de ondersteuning vanuit de raadsgriffiers is dat zij dit kunnen faciliteren ten aanzien van alle GR-en. Het initiatief van de raadsgriffiers heeft de toegevoegde waarde van de agendacommissie MGR verlaagd.

5. Vraagstuk van_opschalen of afschalen: vindt de commissie dat men_kan volstaan_met procedureel monitoren van afspraken van het informatieprotocol of wil men verder gaan dan dat? De samenwerking van de afgelopen jaren tussen uw commissie en ons bestuur heeft ervoor gezorgd dat de informatievoorziening naar de raden is verbeterd. Het afgelopen jaar hebben we - door de gevolgen van de coronacrisis- geen persoonlijke ontmoetingen kunnen realiseren tussen medewerkers en bestuur van de MGR en raadsleden. Wel hebben we een aantal livestreams kunnen houden. We hopen dat de komende tijd deze bijeenkomsten weer 'live' georganiseerd kunnen worden. Uw commissie kan hiervoor de gewenste thema's blijven aandragen. De ondersteuning van deze ontmoetingen wordt - naar onze ervaring- inmiddels goed geboden vanuit de raadsgriffies. De ondersteuning in bredere zin - of zoals u het noemt het 'procedureel monitoren van afspraken van het informatieprotocol' zien we van minder toegevoegde waarde, naar de toekomst. Daar waar dit onderdeel nog een intensiteit had bij de op- en inrichting van de MGR, zien we nu dat dit onderdeel staat. Ons bestuur is verantwoordelijk en aanspreekbaar op de juiste naleving van het informatieprotocol en de daaraan verbonden juiste logistieke voorbereiding en planning van de politieke besluitvorming.

In uw verzoek aan ons noemt u- in dit kader- ook de taak 'het wel of niet bevorderen van de beleidsinhoudelijke voorbereiding van voorstellen'. We overzien niet geheel wat u met deze taak beoogt. In zijn algemeenheid is beleidsinhoudelijke voorbereiding een taak van deelnemende gemeenten en/of een organisatieonderdeel van de MGR. Het al dan niet betrekken van raden bij de beleidsvoorbereiding van - bijvoorbeeld- een regionaal beleidskader is een verantwoordelijkheid van de deelnemende gemeenten. Wij zien dan ook geen rol voor de agendacommissie weggelegd, in deze. Binnen de MGR gaat het om uitvoeringsbeleid, van taken die gedelegeerd of gemandateerd zijn aan de MGR. Hiervoor geldt dat we de betrokkenheid van de raad hebben vastgelegd in ons informatieprotocol. Gezien de ervaringen in onze samenwerking, de effecten van uw inbreng in de afgelopen jaren en daar waar de MGR nu staat kan - naar onze mening - de agendacommissie worden afgeschaald. Wij zien de toegevoegde waarde van uw commissie in de ondersteuning van de regionale raadsbijeenkomsten en de (blijvende) toetsing op de kwaliteit van de informatievoorziening.

MGR Rijk van Nijmegen

4

Daar het informatieprotocol en de informatieproducten goed zijn vormgegeven en de regionale raadsbijeenkomsten tweemaal per jaar worden georganiseerd, kan wat ons betreft onze deelname aan uw vergaderfrequentie omlaag. We hopen u hiermee van dienst te zijn geweest en wensen u een goede (zelf)evaluatie toe. Hoogachtend, Dagelijks bestuur van de modulaire gemeenschappelijke regeling Rijk van Nijmegen,

De Voorzitter,

drs. H.M.F. Bruis

De secretaris,

13

Bijlage 2 - details wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen De Tweede Kamer heeft het voorstel (EK, A) op 1juni 2021 aangenomen. De Eerste Kamer heeft het voorstel op 14 december 2021 als hamerstuk afgedaan. Versterking informatiepositie in de wijziging van de Wet gemeenschappeliike regelingen In de Memorie van Toelichting valt verder het volgende op te tekenen. Om recht te doen aan die dualistische verhoudingen, moet de raad wel in staat zijn daadwerkelijk sturing en controle uit te kunnen oefenen op het college. Dat is de essentie van het verlengd lokaal bestuur. Daarom wordt de (informatie)positie van gemeenteraden, ook bij besluitvorming in de gemeenschappelijke regeling, met de hierna volgende maatregelen versterkt en worden mogelijkheden gecreëerd voor raden om, voordat een besluit genomen wordt, inbreng te kunnen leveren. De formele besluitbevoegdheid verandert daarmee niet. Besluiten worden nog steeds genomen in de organen van de gemeenschappelijke regeling en de gemeentelijke vertegenwoordigers daarin leggen verantwoording af aan hun achterban. Wel wordt een verandering aangebracht in de informatievoorziening. Deze verandering zorgt ervoor dat raden meer in positie komen om kaders te kunnen stellen, te kunnen controleren bij gemeenschappelijke regelingen of een mandaat mee te geven aan de eigen vertegenwoordiger in de regeling.

Uit een onderzoek dat ten grondslag ligt aan de wijziging van de Wet GR komen de volgende acht knelpunten naar voren: 1. Weerstand tegen de vorm gemeenschappelijke regeling 2. Vertegenwoordigende organen ervaren beperkte invloed en controle 3. Leden van vertegenwoordigende organen hebben onvoldoende tijd om zich goed in samenwerking te verdiepen. 4. Informatievoorziening aan vertegenwoordigende organen is niet op orde 5. De samenwerking sluit onvoldoende aan bij de wensen van burgers en maatschappij 6. Druk op harmonisatie versus wens behoud couleur lokale 7. Onduidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden van gremia en formele organen 8. Uittreding is ingewikkeld. De voorgestelde wijzigingen zijn grofweg in te delen in drie categorieën: 1. Versterken van de positie van gemeenteraden bij besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen (verruiming zienswijzen, introductie gemeenschappelijke adviescommissie, verplichte afspraken over participatie, actieve informatieplicht, introductie vergoeding voor lidmaatschap gemeenschappelijke adviescommissies en adviseurs). 2. Aanvullende controle-instrumenten voor gemeenteraden (introductie gemeenschappelijk onderzoeksrecht, verduidelijking onderzoeksbevoegdheid lokale rekenkamers richting bestuur gemeenschappelijke regeling). 3.

Verbeteren van de positie van gemeenteraden met betrekking tot het functioneren van de regeling (afspraken over evaluatie, aanscherping afspraken uittreding, betere aansluiting begrotingscyclus gemeenschappelijke regeling op gemeentelijke cyclus). Ad Regionale gemeenschappelijke adviescommissie Het wetsvoorstel introduceert de mogelijkheid van een nieuwe commissie waar raadsleden zitting in hebben, die op voorstel van de raden van de deelnemende gemeenten wordt ingesteld door het AB van een openbaar lichaam. Met de zo'n commissie wordt beoogd dat de raden in een vroegtijdig stadium kunnen worden betrokken bij voorgenomen besluiten door het bestuur van de regeling. Zij fungeert daarmee als 'vooruitgeschoven post' van de gemeenschappelijke raden. De gemeenschappelijke adviescommissie kan het bestuur van een openbaar lichaam adviseren omtrent: • voorgenomen besluiten; • zelf aandacht voor een onderwerp kunnen vragen en; • (gezamenlijke) standpunten van de raden van de deelnemende gemeenten op het punt van de regeling voorbereiden en daaromtrent adviseren. Daarmee kunnen de raden eerder en nauwer betrokken worden dan op dit moment het geval is. Er is geen sprake van delegatie van bevoegdheden aan de gemeenschappelijke adviescommissie. Uiteindelijk blijven de raden beslissingsbevoegd over in te dienen zienswijzen.

14

De mogelijkheid wordt nadrukkelijk geopend voor deze adviescommissie om het algemeen bestuur te adviseren en tegelijkertijd zienswijzen van gemeenteraden aan het dagelijks bestuur voor te bereiden. Als dit in hetzelfde besluitvormingsproces zou gebeuren, kan dit tot verwarring leiden. Maar dit hoeft volgens de wetgever niet. Een advies van een dergelijke commissie kan ook gaan over andere zaken die politiek wenselijk worden gevonden, los van besluitvormingsprocedures, zoals: • het al dan niet wijzigen van beleid; • het voorbereiden van nieuwe besluiten of; • op de wijze van verwerken van zienswijzen die door raden zijn gegeven. Deze nieuwe commissie heeft geen {formele) rol in het besluitvormingsproces en zienswijzen blijven door raden gegeven worden, eventueel voorbereid door de adviescommissie. • Als men kiest voor zo'n adviescommissie met het maximale takenpakket betekent dit een aanzienlijke tijdsinvestering van raadsleden. Indien de raden een voorstel doen, is het AB van het openbaar lichaam verplicht om de commissie in te stellen; het AB kan de commissie niet instellen als de raden hiertoe geen voorstel doen. Het is dus aan de raden van de deelnemende gemeenten om te bepalen of er behoefte is aan een dergelijke commissie.

Naast het vorenstaande kan gesteld worden dat sturing van een dergelijke adviescommissie op het AB MGR ook een sterkere rol en positie betekent dan de huidige AC MGR thans bekleed. Het AB stuurt het DB aan. In de huidige situatie is de AC MGR schatplichtig aan het DB, en als die de adviezen niet opvolgt dan kan men in de afzonderlijke Raden de afzonderlijke bestuurders ter verantwoording roepen. Advisering aan het AB voorziet sneller in een regionale kennisdeling en afstemming van de afzonderlijke bestuurders van de regio vertegenwoordigd in het AB en wellicht meer regionale sturingskracht op het DB. Ad actieve informatieplicht: Met deze wijziging wordt geregeld dat het bestuur van een gemeenschappelijke regeling een actieve informatieplicht heeft omtrent hetgeen in een regeling speelt. Daarmee is deze bepaling vergelijkbaar met de actieve informatieplicht van het college aan de gemeenteraad, zoals nu is neergelegd in de Gemeentewet. Deze verplichting richt zich niet alleen op informatie over te nemen besluiten, maar betreft alles dat de raad behoort te weten om zijn taak goed te kunnen vervullen. In de gemeenschappelijke regelingen moeten wel afspraken worden gemaakt over de wijze waarop deze informatie wordt aangeleverd. Daarbij is van belang dat het voorstel geen verantwoordingsplicht van het bestuur van de regeling aan gemeenteraden betreft.

De formele besluitvormings- en verantwoordingslijnen worden niet gewijzigd. Maar het eerder en aan alle raden beschikbaar stellen van informatie betekent dat raden beter in positie worden geplaatst voor het vervullen van hun rol bij gemeenschappelijke regelingen. Op zichzelf is in de afgelopen jaren niet gebleken dat een dergelijk uitgangspunt tot andere of snellere informatie zou hebben geleid. Daarop geldt een uitzondering voor de casus van de detachering van werknemers van het WerkBedrijf bij Blueview. Die zou onder het regiem van de verdergaande pro-actieve informatieplicht wellicht anders zijn uitgevallen, zij het dat ook het tegendeel kan worden verdedigd. Ad Afspraken over evaluatie in de gemeenschappelijke regeling Met dit voorstel wordt een verplichting gecreëerd om afspraken te maken over evaluatie van de gemeenschappelijke regeling. Om te voorkomen dat dit voorstel leidt tot onnodige administratieve lasten voor de deelnemende partijen kiest de regering er niet voor om wettelijk voor te schrijven waar de evaluatie specifiek op gericht moet zijn, hoe vaak die moet plaatsvinden en op welke wijze. Er kan dus ook bij uitzondering worden gekozen voor de afspraak om de regeling niet te evalueren, maar dit is dan een bewuste keuze waar de gemeenteraad mee dient in te stemmen.

De meerwaarde van een evaluatie is dat periodiek wordt stilgestaan bij het functioneren van de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast kan een evaluatiemoment een ijkpunt in de samenwerking zijn. Met zo'n moment kan rekening gehouden worden bij bijvoorbeeld meerjarige investeringen.

15

Bijlage 3 - Details Regionale Agendacommissie Groene Metropoolregio (RAC GMR) De RAC van de GMR stelt zelf haar werkwijze vast in een reglement van orde. Hierin worden ook de bevoegdheden en samenstelling van de RAC MGR vastgelegd. Het reglement van orde wordt goedgekeurd door het AB. Voor de RAC GMR geldt het volgende. In het kwartiermakeroverleg is afgesproken dat de omvang van de RAC GMR bestaat uit 4 raadsleden; uit Arnhem, 4 raadsleden uit Nijmegen en 2 raadsleden uit de andere gemeenten en dat de gemeenteraden raadsleden als afgevaardigden naar de RAC GMR benoemen. Verder kent de GMR een Informatieprotocol die net zoals die van de AC MGR de versterking van de kaderstellende en controlerende rol van de Raden beoogt. De vertegenwoordigers van een gemeente in het AB GMR zijn aanspreekbaar op en verantwoording verschuldigd aan hun raad over het door hem in het AB GMR gevoerde beleid. Het Reglement van orde van de betreffende gemeenteraad is hierbij leidend. Het DB GMR en ieder DB-lid is aanspreekbaar op en verantwoording schuldig aan het AB GMR over het door hen gevoerde beleid. Raadsontmoetinqen van de GMR Er zijn minimaal twee raadsontmoetingen in een jaar. Tijdens deze ontmoetingen krijgen de raadsleden onder andere informatie over de stand van zaken van de opgaven, relevante ontwikkelingen, nieuwe agendapunten in voorbereiding.

Peilingen van de mening van raadsleden zijn mogelijk. Op de raadsontmoetingen kunnen ook uitspraken ('resoluties') worden aangenomen, waarin wordt opgeroepen om een bepaalde aanpassing in het voorstel op te nemen alvorens het door te sturen naar de gemeenteraden. Dergelijke uitspraken zijn niet bindend, maar zullen door het regiobestuur wel als zwaarwegend advies in haar afwegingen worden betrokken. Ze worden aan de individuele raden aangereikt. Als er opgaven zijn waarvoor in de opdrachtformulering is gekozen om het beeldvormende en eventueel oordeelsvormende deel van de besluitvormingscyclus op regionaal niveau te organiseren, dan kan dit op een raadsontmoeting worden geagendeerd. De vorm en inhoud van deze bijeenkomst komt in samenwerking met de RAC MGR tot stand. De RAC MGR bepaalt de openbaarheid van de ontmoeting, de agenda en bijbehorende documenten alsmede het verslag. Gezien de sturingsmogelijkheden van de Raden tijdens die bijeenkomsten in combinatie met de agendasettende rol van de RAC GMR van die bijeenkomst kan de positie van de RAC GMR bij deze bijeenkomsten als een zwaardere positie worden gezien als die van de AC MGR. Informatie op verzoek Buiten het hierboven geschetste proces kan er bij raden en/of raadsleden behoefte zijn aan extra informatie. Men wil bijvoorbeeld in het bezit komen van bepaalde documenten. Of men heeft specifieke vragen.

Het gaat hierbij niet om de vergaderstukken van het AB GMR. Deze zijn immers al openbaar. Dergelijke verzoeken kunnen worden gericht aan het AB GMR, het DB GMR of de voorzitter. Volstaan kan worden met het verzenden van het verzoek per mail naar de secretaris. Binnen vier weken zal het orgaan waaraan het verzoek is gericht, antwoorden op de vragen dan wel de gevraagde stukken ter beschikking stellen. Dat zal ook digitaal gebeuren. Mocht deze termijn te krap zijn, dan krijgt de verzoeker hiervan bericht waarbij wordt aangegeven binnen welke termijn beantwoording wel mogelijk is. Het AB GMR ontvangt een afschrift van de ontvangen verzoeken alsmede van de antwoorden hier. Tevens worden deze documenten geplaatst op de website van de Groene Metropoolregio. Indien de raad en/of het college informatie wenst te verkrijgen van het lid van het AB GMR van de betreffende gemeente, dan gelden hiervoor de gemaakte afspraken binnen die gemeente. Ook hier geldt dat dit extra informatierecht een versterking kan betekenen van de controlerende en kaderstellende rol van de Raden in vergelijking met de MGR. Daar kan in de huidige situatie zowel het DB als het AB een dergelijk verzoek naast zich neerleggen en verwijzen naar de mogelijkheid van het bevragen van jouw eigen bestuurlijk vertegenwoordiger in het AB door een afzonderlijke Raad.

Dat laatste is drempelverhogend, want wat nu als een bestuurder daaraan niet zou willen meewerken, bijvoorbeeld omdat hij vindt dat de informatie uitvoering betreft. Dan kan alleen met een motie die een meerderheid behoeft zo'n wens kracht worden gezet. Zoals het nu geregeld is bij de GMR, geldt die drempel niet.

16

Bijlage 4 - Scenario's positie en taakstelling AC MGR Om deze vragen te kunnen beantwoorden zijn een vijftal scenario's beschouwd: F. Afschalen(= zoekrichting van het DB) G. Doorgaan op dezelfde weg H. Andere rolneming en nieuwe werkwijzen (binnen de bestaande opdracht) I. Naar een nieuwe, ruimere opdracht voor de AC MGR J. Naar een heel andere aanpak zonder AC MGR Ad A. Afschalen, ofwel de voorkeursvariant van het DB van de MGR. Wat wil je bereiken? - Toezien op naleven van de afspraken over tijdig aanleveren van stukken en toetsen of die aan de eisen voldoen - Toezien op het regelmatig laten organiseren van bijeenkomsten - Toezien op scheppen optimale randvoorwaarden voor raden Hoe? -- Griffie(r)s doen het werk - AC MGR is goeddeels slapend - treedt op als er aanleiding is of als het DB in gesprek wil met AC MGR Ad B. Doorgaan op dezelfde weg Wat wil je bereiken? - Toezicht op en actieve bemoeienis met stukkenstroom, bestuurlijke planning, de kwaliteit van de informatie i.v.m. goed vervullen rollen raden - Als AC MGR zelf zorgen voor informatie - onder meer door avonden te (laten) organiseren Hoe? -

Door regelmatig bijeen te komen als AC MGR Door regelmatige afstemming met het DB van de MGR

Ad C. Andere rolneming en nieuwe werkwijzen (binnen de bestaande opdracht) Wat wil je bereiken? - Beter gesprek met DB MGR - over proces én inhoud (vanuit zorg voor 'optimale randvoorwaarden voor kaderstelling en controle') - Niet alleen halen maar ook proactief zaken brengen naar DB MGR - Als AC MGR betere communicatie/beter in gesprek met de raden (vanuit deelnemerschap en verantwoordelijkheid van die raden) - Proactief meedenken over inrichting MGR Hoe? -

In gesprek met DB MGR over grenzen inhoud en proces en waar die elkaar raken Leden AC MGR (nog) beter voorbereiden (o.a. door 1e uur entre nous beter te benutten) Meer toezicht/sturing op naleven eerdere afspraken met en toezeggingen door DB MGR Als AC MGR veel eerder in positie (adviserend en meedenkend over concept-stukken, zeker bij evaluaties)

Ad D. Naar een nieuwe, ruimere opdracht voor de AC MGR Wat wil je bereiken? - Een meer zelfstandige positie t.o.v. het DB MGR - meer gericht op het AB MGR - Een verdergaande adviserende rol over de kwaliteit, leesbaarheid, transparantie van de stukken, inclusief inhoudelijke toets - Scherpere en explicietere terugkoppeling naar de raden - Plus vasthouden aan taken als het doen en laten organiseren van bijeenkomsten Hoe? -

Wijziging verordening AC MGR In volle bewustzijn een heel andere rol aannemen

17

-

Goede afspraken maken over hoe de inhoud aan bod zal komen (niet politiek maar volgens methodeDuisenberg - voorbereidend/faciliterend) Zie verder onder C

Ad E. Naar een heel andere aanpak zonder AC MGR Wat wil je bereiken? - Een andere, effectievere manier om te zorgen voor de meest optimale randvoorwaarden voor kaderstelling en controle - Minder werkdruk (minder overleg- en vergadertijd} dan nu het geval is - Flexibeler (kunnen) werken dan nu het geval is Hoe? -

Geen AC MGR meer Grotere rol griffies bij toezien naleven informatieprotocol en (doen en laten) organiseren bijeenkomsten Systematisch en ad hoc toetsen van de stukken aan de hand van de methode-Duisenberg (voorbereid door de secretaris) - werken met wisselende rapporteurs (= raadsleden uit de diverse raden, met stevige griffie-ondersteuning)

18

Bijlage 5 - Platformdiscussie 2015-2016 Platformdiscussie 2015-2016 In oktober 2015 heeft er een regionale bespreking plaatsgevonden over de zogeheten Platformfunctie van de MGR Daarmee wordt bedoeld dat de MGR qua inrichting de opmaat en instrument zou zijn voor toekomstige gemeenschappelijke regelingen (hierna: GR). Tijdens die bijeenkomst kwam naar voren dat er een breed gedeeld beeld was dat naast de MGR er geen nieuwe, andere GR'en (los van gastheerconstructies of bestaande organisaties zoals de GGD of de Veiligheidsregio) opgericht zouden worden. Nieuwe GR' en dienden een plek te krijgen binnen de bestaande MGR. De relevante vragen die destijds zijn gesteld waren: Wat wordt verstaan onder een dergelijk platform en wat is de reikwijdte hiervan? Op welke thema's willen we samenwerken en welke vorm en schaalgrootte kiezen we daarvoor? En wat is de rol van het AB van de MGR daarbinnen? Aldus kwam het DB van de MGR middels een brief aan de Raden van 25 februari 2016 vlak voor de verkiezingen tot een drietal varianten ten aanzien van de intensiteit van samenwerking en aantal voorbeelden rondom inhoudelijke thema's waarop samenwerking mogelijk is. Tot slot zijn er opmerkingen gewijd aan de organisatie hiervan. Dit is aan de Raden voorgelegd voor een zienswijze. Intensiteit samenwerking- 3 varianten 1.

Variant 1: MGR biedt alleen een samenwerkingsplatform voor taken die ook gezamenlijk worden uitgevoerd en qua uitvoering onder de MGR zijn gebracht of in de nabije toekomst gebracht gaan worden. 2. Variant 2 De MGR richt zich naast de uitvoerende taken en afstemming over bestaande en toekomstige modules, ook op afstemming over andere taken waarop regionaal samengewerkt wordt of kan worden. Uitzetten regionale koers kan zowel binnen het AB van de MGR zijn of één van haar bestuurscommissies, maar ook in een informeel overleg tussen portefeuillehouders of in een andere vorm. Regie niet perse via de MGR 3. Variant 3: De MGR richt zich naast haar uitvoerende taken op bijna alle (samenwerkings) beleidsvelden en is het samenwerkingsorgaan waar beleidsuitgangspunten worden geformuleerd, de koers wordt geschetst en uitgezet. De raden hebben hier verdeeld op gereageerd. Bij brief van het DB inzake Herziene begroting MGR 2016 en begroting 2017 aan de Raden van 14 april 2016 merkt het DB over de Platformfunctie MGR op dat: "Bij de oprichting van de MGR is uitgesproken dat dit zowel een uitvoeringsorganisatie is, als een platform voor regionale afstemming en uitwisseling over allerhande thema's die de hele regio aangaan. De platformfunctie kan op verschillende manieren worden ingericht, van breed tot smal en van meer tot minder intensief.

In de eerste helft van 2016 voeren we hierover het gesprek met uw raden. In de tweede helft van 2016, moeten de uitkomsten hiervan hun beslag krijgen." Bij brief van 20 oktober 2016 informeert het DB de Raden hoe zij omgaan met de platformfunctie. "Met deze brief reageren wij op de ingediende zienswijzen en geven wij aan hoe we het platform de komende periode gaan vormgeven. Affe gemeenten hebben van de mogelijkheid gebruik gemaakt om een zienswijze in te dienen, waarvoor onze dank. Uit deze zienswijzen komt geen eenduidig beeld naar voren. Er is sprake van zeer diverse standpunten waar het de aard, intensiteit en mate van vrijblijvendheid van de platformfunctie betreft. Op basis hiervan hebben wij voor de volgende invulling gekozen in de komende periode. De vergaderingen van het algemeen bestuur worden (gedeeltelijk) als platform benut voor bestuurders om van gedachten te wisselen over strategische thema's. De leden van het algemeen bestuur kunnen onderwerpen agenderen waarvan zij vinden dat die hiervoor in aanmerking komen. Daarbij gaat het om thema's die een horizon kennen van 5 á 10 jaar en portefeuille-overstijgend zijn, zoals bijvoorbeeld demografie, wat het eerste thema is dat besproken zal worden. Hier kunnen verdere acties of vormen van samenwerking uit komen, maar dat hoeft niet.

Hiermee kiezen we er uitdrukkelijk voor om het platform een functie te geven aanvullend op de verschillende overleggen die in onze en andere regio's al bestaan. Zo worden thema's of gesprekken over samenwerking die geen overstijgend niveau kennen niet besproken in het AB, maar in de reeds bestaande

19

portefeuil/ehoudersoverleggen. Voor zover portefeuillehouders in de regio nog niet bij elkaar komen, vragen we hen dit in elk geval een keer te doen om te verkennen of samenwerking en/of afstemming niet zinvol is. Ook kunnen uit deze overleggen onderwerpen worden aangedragen waarvan bespreking in het AB zinvol zou zijn. In afstemming met uw AC MGR zullen mogelijke thema's die een horizon kennen van 5á 10 jaar en portefeuille-overstijgend zijn, worden geagendeerd voor regionale raadsbijeenkomsten. De eerstvolgende raadsbijeenkomst staat gepland voor 17 oktober en staat zoals overeengekomen met uw AC MGR in het teken van het WerkBedrijf Rijk van Nijmegen. We gaan ervan uit u hiermee op dit moment voldoende geïnformeerd te hebben. Onder meer in onze kwartaalrapportages blijven wij u uiteraard, conform ons informatieprotocol, op de hoogte houden van de besprekingen in het kader van de platformfunctie."