Bijlage 1 Brief werkgeverscommissie aan raad - Hoe om te gaan met vacante functie commissie griffier irt ZBB.pdf

Aan de gemeenteraad van Mook en Middelaar, Geachte raadsleden, Graag vragen wij als Werkgeverscommissie aandacht voor onderstaande Hoe om te gaan met vacante functie commissie griffier i.r.t. ZBB, advies college en taken griffie? De vergadering van de Werkgeverscommissie van woensdag 16 juni jl. stond in het teken van de invulling van de vacature van commissie griffier die ontstaan is vanwege het vertrek van Peter Wiersma. De burgemeester gaf een toelichting bij het college advies aan de Werkgeverscommissie. Functies die genoemd worden in het ZBB traject worden in de organisatie on hold gezet of tijdelijk ingevuld dus in principe die ook van commissiegriffier. Ook de griffier licht naar aanleiding van haar memo aan de werkgeverscommissie een en ander kort toe; Opties m.b.t .de vacature zijn:  structureel invullen  tijdelijk invullen (via inhuur / via tijdelijk dienstverband)  on hold zetten Het lijkt ons als werkgeverscommissie niet de goede weg om op voorhand te zeggen we trekken ons niets van ZBB aan en we vullen de vacature van commissiegriffier nu toch gewoon structureel in. We moeten goed kijken naar nut en noodzaak; 3 jaar geleden was er aanleiding om voor 16 uur per week een commissiegriffier aan te stellen; de vacature dient nu goed bekeken te worden ook in relatie tot de opdracht vanuit het ZBB-traject.

Zet je de functie on hold, dan betekent dat je inlevert op kwaliteit en dienstverlening in de ondersteuning van de raad en zal er iets gedaan moeten worden aan het takenpakket van de griffie. De werkzaamheden van de commissiegriffier zijn overeenkomstig de vacature van 3 jaar geleden en zijn zeer concreet te maken. Je kunt niet zomaar 16 uur weghalen bij de griffie. Met de raadsverkiezingen voor de deur ligt er ook nog een drukke periode voor de griffie in het vooruitzicht. Andere insteek is wanneer we als gemeente op alle fronten moeten bezuinigen, moet je dan ook niet naar de formatie van de griffie kijken? Heeft de raad hierin geen voorbeeldfunctie? Maar vervolg vraag is dan meteen … wat gaat er met de 16 uur verdwijnen en hoe kun je oplossen dat die taken wel gedaan worden. En is een functie van niveau 9 wel noodzakelijk? Maar een dergelijke afweging heeft te maken met taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die je bij de functie wilt neerleggen. Het is ook van belang te realiseren dat achter uren taken zitten die door mensen worden uitgevoerd en dat is een arbeidsvoorwaardelijke discussie. We moeten ook waken voor symboliek met bezuinigen op de griffie want dan zou je ook over de 13e maand kunnen praten en bijvoorbeeld het raadsuitje schrappen.

Onze vraag is dan ook hoe de raadsfracties hier tegenaan kijken? We staan als werkgeverscommissie/raad voor een lastig dilemma; de 16 uren staan voor taken die passen bij het huidige vergadermodel. Als je hierop wil bezuinigen dan moet je het vergadermodel aan passen. Bijvoorbeeld het agendacommissiemodel waarbij je geen raadscommissies meer hebt; dit laatste is een hele andere invalshoek. We kunnen de vacature, nu ook de corona-periode op z’n einde lijkt, ook als momentum benaderen om vergadermodel en vergadercultuur integraal te evalueren en te kijken of het niet anders kan of

anders wenselijk is. Dit breed benaderen van werkbelasting/werkdruk van raadsleden, de huidige vergadercultuur is vaak van ‘n hoog detailniveau, de invulling van fractieoverleggen, ‘t werven van nieuwe politieke kandidaten, de belasting van de gemeentelijke organisatie in relatie tot werkzaamheden van de griffie. Dit zou een enorme cultuuromslag zijn voor ons als gemeenteraad, ook een cultuuromslag in time-management waarover je met elkaar een principiële discussie aan zou moeten gaan. Het is nu het moment bij uitstek om te bekijken of we door willen gaan zoals we nu werken of zouden we anders willen, hoe dan en welke consequenties heeft dit voor alle betrokkenen? Wat is mogelijk in de verandering van een vergadermodel, wat kan het opleveren? Meer op hoofdlijnen gericht afhandelen van vergaderingen, doelmatiger, maar ook in effectiviteit/werkdruk voor raadsleden, de organisatie en de griffie. Eerst moeten we dan de knoop door hakken of we als gemeenteraad hierover een principiële discussie willen houden. Dan blijft in de tussentijd de vraag staan wat doen we dan met de functie van commissiegriffier? Als werkgeverscommissie denken we dat het ’t beste is om in de tussentijd een commissie griffier extern in te huren in plaats van op zoek te gaan naar een commissiegriffier voor een tijdelijke dienstverband.

We stellen als Werkgeverscommissie voor om tijdens de raadsvergadering van 15 juli een korte procesmatige terugkoppeling te doen. We stellen ook voor om een werkgroep van raadsleden in het leven te roepen (We denken dat er ook wat te winnen is voor raadsleden zelf). Na de vakantie, wanneer de fracties ook tijd hebben gehad om hierover na te denken, zouden we als raad in een BOT sessie hierover van gedachten kunnen wisselen. Gelieve bovenstaande in de verschillende fracties en met achterbannen te bespreken. Met vriendelijke groet, de Werkgeverscommissie, Ton Herings, Cornelieke van den Berg, Ton Broekmans