Bijlage 1 aanpassingen bij vergadermodel en reglement van orde

Bijlage 1. OVERZICHT AANPASSINGEN REGLEMENT VAN ORDE EN PRAKTISCHE AANPASSINGEN BIJ VERGADERMODEL VOORSTEL AANPASSINGEN REGLEMENT VAN ORDE

Wat betekent het?

Artikel in Reglement van Orde (RvO)

Voorgestelde wijziging in RvO (cursieve tekst)

1

Petitie; mogelijkheid verduidelijkende vragen

Bij het indienen van een petitie de raad de gelegenheid geven een nadere verduidelijkende vraag te stellen, vergelijkbaar met inspreken.

Art 19 RvO

2

Regels stellen door de raad over geheimhouding ivm verstrekken geheime informatie aan derden

De gewijzigde Gemeentewet geeft aan in artikel 88 lid 6: ”Indien het college, de burgemeester of een commissie overeenkomstig het tweede, derde of vierde lid informatie verstrekt aan de raad, kan de raad die informatie verstrekken aan anderen”

Toevoegen in nieuw art 37c RvO

Toevoegen lid 4: De voorzitter staat de deelnemers van de vergadering toe kort te reageren op hetgeen de indiener heeft ingebracht en een verhelderende of verdiepende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen indiener petitie en deelnemers van de vergadering. Toevoegen nieuw art 37c, luidende: Nadere regels geheimhouding 1. Informatie waarop geheimhouding rust wordt alleen gedeeld met derden indien: a. de raad dit noodzakelijk acht voor het uitoefenen van zijn taken en hiertoe besluit; b. het college dit noodzakelijk acht voor het dagelijks bestuur van de gemeente en hiertoe besluit.

"De raad kan regels stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door het college, de burgemeester of een commissie en die tevens aan de raad is verstrekt”.

2. Indien het college op grond van het eerste lid, aanhef en onder b, besluit informatie waarop geheimhouding rust met derden te delen brengt hij dit ter kennis van de raad.

De voorgestelde bepaling is in navolging van gemeente Eindhoven, https://www.griffiers.nl/actueel/nieuws/regelsstellen-door-de-raad-over-geheimhouding

1

Bijlage 1. OVERZICHT AANPASSINGEN REGLEMENT VAN ORDE EN PRAKTISCHE AANPASSINGEN BIJ VERGADERMODEL

3

VOORSTEL AANPASSINGEN REGLEMENT VAN ORDE

Wat betekent het?

Artikel in Reglement van Orde (RvO)

Voorgestelde wijziging in RvO (cursieve tekst)

Voorlezen dictum amendementen en moties in vergadering

Het is nu gebruikelijk om de tekst van de volledige motie/amendement (overwegingen en besluit) voor te lezen in de vergadering. Dit is geen wettelijke verplichting. De concept moties/amendementen worden doorgaans voorafgaand aan de vergadering in het raadsinformatiesysteem en op website geplaatst. Ingediende moties en amendementen worden bijgevoegd bij de besluitenlijst. In de spreektermijn worden de overwegingen van de motie/het amendement naar voren gebracht en het voorlezen van de overwegingen wordt daardoor als een herhaling ervaren. Volstaan kan worden met het voorlezen van het dictum.

Artt 40 lid1 en 41 lid 2 RvO

Art 40 RvO Amendementen: : toevoegen van de volgende zin aan het eerste lid Huidig lid 1: Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. Nieuw lid 1: Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter, en lezen het dictum van het (sub)amendement voor in de vergadering, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. Art 41 RvO Moties: toevoegen van de volgende zin aan het tweede lid Huidig lid 2: Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter Nieuw lid 2. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter en lezen het dictum van de motie voor in de vergadering

2

Bijlage 1. OVERZICHT AANPASSINGEN REGLEMENT VAN ORDE EN PRAKTISCHE AANPASSINGEN BIJ VERGADERMODEL

4

VOORSTEL AANPASSINGEN REGLEMENT VAN ORDE

Wat betekent het?

Artikel in Reglement van Orde (RvO)

Voorgestelde wijziging in RvO (cursieve tekst)

Termijn vragenuur

Bespreken of termijn vragenuur 48 uur haalbaar is, of korter zou moeten zijn.

Art 45, lid 2 RvO

Toevoegen na de eerste zin: Uitgezonderd vragen die ingegeven worden door de actualiteit binnen 48 uur voor aanvang van de vergadering

Art 45, lid 2 RvO

Toevoegen: Na het verlopen van de termijn voor het indienen van vragen, wordt het onderwerp van de vraag en de steller vermeld in het raadsinformatiesysteem. Bepaling vernummeren naar lid 1 en toevoegen lid 2: Aan de behandeling gaat een schriftelijke vragenronde vooraf. Toevoegen lid 3: De algemene beschouwingen worden door de fracties voorafgaand aan de vergadering toegezonden aan het college.

Advies is om vast te houden aan de 48 uur, omdat voor meer complexe vragen die tijd nodig is voor een goede beantwoording. Er zou een uitzondering kunnen worden gemaakt voor een vraag die ingegeven wordt door de actualiteit van de afgelopen twee dagen. De vragen voor het vragenuur worden nadat de termijn voor het indienen verlopen is gepubliceerd in iBabs en op de website

5

Vermelden vragen Vragenuur en indieners op website

6

Schriftelijke vragen bij financiële stukken opnemen in 48 en 49

De schriftelijke vragenronde borgen in RvO

Artt 48 en 49 RvO

7

Algemene beschouwingen teksten beschikbaar komen in de loop van de dag

Fracties sturen de teksten van de algemene beschouwingen voorafgaand aan de vergadering in, zodat de portefeuillehouders de antwoorden kunnen voorbereiden. Afgesproken werkwijze in auditcommissie dd 19 februari 2024

Art 48 RvO

3

Bijlage 1. OVERZICHT AANPASSINGEN REGLEMENT VAN ORDE EN PRAKTISCHE AANPASSINGEN BIJ VERGADERMODEL

8

VOORSTEL AANPASSINGEN REGLEMENT VAN ORDE

Wat betekent het?

Artikel in Reglement van Orde (RvO)

Voorgestelde wijziging in RvO (cursieve tekst)

Technische avond

In de praktijk ook de vergadervorm van een technische avond ontstaan.

Toevoegen in RvO

Aan de toelichting van artikel 52 Taken raadscommissies en raadsinformatieavond toevoegen

Advies hierbij is: -

-

terughoudend te zijn met deze technische avonden ivm de openbaarheid van de vergaderingen van de raad deze vorm op te nemen in het reglement van orde en de mate van openbaarheid voor inwoners af te spreken

Naast de raadscommissie en raadsinformatie kan een technische avond voor de raad worden georganiseerd. Kenmerken van een technische avond: - Heeft geen formele status/grondslag - Technische presentatie bedoeld voor alle raads- en commissieleden - In beginsel niet openbaar, echter stukken zijn op te vragen via WOO. - Geen openbare aankondiging, geen commissievoorzitter, geen agenda, geen verslaglegging, geen opname en uitzending van audio - Presentatie na afloop bij ingekomen stukken - Er worden geen onderwerpen besproken waar geheimhouding op rust. - Voorbeelden: jaarlijkse technische toelichting bij jaarrekening en begroting en periodieke technische avond bedrijfsvoering - Betracht terughoudendheid met de technische avonden ivm de openbaarheid van de vergaderingen van de raad.

4

Bijlage 1. OVERZICHT AANPASSINGEN REGLEMENT VAN ORDE EN PRAKTISCHE AANPASSINGEN BIJ VERGADERMODEL

1

VOORSTEL ANDERE PRAKTISCHE AANPASSINGEN Tijdsduur vergaderingen Algemene commissie

2

Inplannen Raadsinformatieavond

3

RV’s eerder beschikbaar stellen.

4

Rol inwoner bij RIA

5

Communicatie over RIA’s

Wat betekent het?

Hoe te borgen?

Voorgestelde aanpassingen

1)Tijdsduur Algemene Commissie is onderzocht. De eindtijd van de Algemene commissie is minimaal 21 uur en maximaal 23:10 uur geweest. Gemiddelde eindtijd is 22:06 uur. 2) In de periodieke evaluatie komen meerdere reacties over de duur terug. 3) Zijn hierbij aandachtspunten? 1. Meer RIA’s per jaar inplannen dan 4, bijvoorbeeld 8, buiten de technische avonden 2. RIA niet in week commissie en raadsvergadering 3. Standaard in week agendacommissie of in week na raad? Op woensdag of donderdag? Raadsvoorstellen vanuit college opnemen in iBabs. Hierdoor komen RV’s eerder beschikbaar, maar gaat de agendacommissie alsnog over de agenda In de praktijk wordt weinig van het inspreekrecht gebruik gemaakt in de RIA en stellen inwoners soms vragen, wat dan ook weer tot onduidelijkheid voor de RIA-leden kan leiden.

Geen aanpassing

N.v.t.

Inplannen 8 RIA’s in bestuurlijke agenda, buiten de vergaderweken.

Griffie past de bestuurlijke planning 2025 hierop aan.

Aanpassen in iBabs

Griffie faciliteert z.s.m. het eerder beschikbaar komen van raadsvoorstellen na besluitvorming in college middels iBabs.

Actie griffie

Per vergadering en onderwerp bezien wat een passende rol is en indien mogelijkheid tot stellen vragen wordt gegeven, met een losse microfoon werken.

Actie griffie/communicatie

Aankondiging in TerSprake indien mogelijk eerder en met korte toelichting.

Besproken in RIA 27 maart. Van inwoners feedback ontvangen dat de RIA bij reguliere aankondiging laat wordt aangekondigd. Dit kan ondervangen worden door de RIA eerder en duidelijker aan te kondigen in TerSprake en op website.

5

Bijlage 1. OVERZICHT AANPASSINGEN REGLEMENT VAN ORDE EN PRAKTISCHE AANPASSINGEN BIJ VERGADERMODEL VOORSTEL ANDERE PRAKTISCHE AANPASSINGEN Uitnodigingen RIA Voor de raadsinformatie kunnen inwoners, organisaties, instellingen of bedrijven ook actief worden uitgenodigd.

Wat betekent het?

Hoe te borgen?

Voorgestelde aanpassingen

1) Momenteel worden stakeholders niet apart uitgenodigd, buiten de uitnodiging via TerSprake. 2) Vraagt capaciteit van organisatie en griffie. 3) Vraag is of hier op ingezet moet worden, of dat volstaan kan worden met een openbare aankondiging.

Actie griffie /ambtelijk

Volstaan wordt met een meer aangeklede uitnodiging via TerSprake (zie onder 5)

7

Mededeling bij commissievergadering

Er is geen agendapunt. Mededelingen in de commissie;

Agendapunt Mededelingen toevoegen aan de agenda.

8

Evaluatie google-form structureel

Na iedere vergadercyclus het evaluatieformulier rond blijven sturen. Met dezelfde vraagstelling of een andere?

Actie griffie Aanpassen in standaardagenda Actie griffie

9

Moties en amendementen op website

Teksten van moties en amendementen op de dag van de vergadering om 17 uur op website plaatsen; dit gebeurt nu doorgaans achter een slotje, kan ook openbaar. Standaard afspraak maken?

6

Actie griffie

Er worden voortaan geen digitale enquêtes meer uitgezet na de raadscyclus en dus ook niet meer bijgevoegd bij de agendacommissie. De evaluatie vindt regulier plaats in de agendacommissie. Aan het einde van elke raadsperiode is het raadzaam het vergadermodel te evalueren. Teksten van concepten van moties en amendementen op de dag van de vergadering om 17 uur openbaar in raadsinformatiesysteem en op website plaatsen, tenzij het raadslid dit niet wenselijk acht.

6