3. Voorstel aanpassingen bij vergadermodel

Bijlage 3. VOORSTEL AANPASSINGEN BIJ VERGADERMODEL Onderstaande VOORSTEL aanpassingen vergadermodel nav Wat betekent het? Bespreken wens raad nummering evaluatie en andere praktische aanpassingen volgt uit bijlage 2 VOORSTEL AANPASSINGEN NAAR AANLEIDING VAN EVALUATIE 3 Tijdsduur vergaderingen Algemene commissie 1)Tijdsduur Algemene Commissie is onderzocht. De eindtijd van de Algemene commissie is minimaal 21 uur en maximaal 23:10 uur geweest. Gemiddelde eindtijd is 22:06 uur. 2) In de periodieke evaluatie komen meerdere reacties over de duur terug. 3) Zijn hierbij aandachtspunten? 12 Inplannen Raadsinformatieavond 1. Meer RIA’s per jaar inplannen dan 4, bijvoorbeeld 8, buiten de technische avonden 2. RIA niet in week commissie en raadsvergadering 3. Standaard in week agendacommissie of in week na raad? 4. Op woensdag of donderdag? 13 Termijn vragenuur Bespreken of termijn vragenuur 48 uur haalbaar is, of korter zou moeten zijn.

21

RV’s eerder beschikbaar stellen.

17

Rol inwoner bij RIA

Advies is om vast te houden aan de 48 uur, omdat voor meer complexe vragen die tijd nodig is voor een goede beantwoording. Er zou een uitzondering kunnen worden gemaakt voor een vraag die ingegeven wordt door de actualiteit van de afgelopen twee dagen. Raadsvoorstellen vanuit college opnemen in iBabs. Hierdoor komen RV’s eerder beschikbaar, maar gaat de agendacommissie alsnog over de agenda In de praktijk wordt weinig van het inspreekrecht gebruik gemaakt in de RIA en stellen inwoners soms vragen, wat dan ook weer tot onduidelijkheid voor de RIA-leden kan leiden.

Indien raad akkoord, hoe te borgen?

Geen aanpassing

Actie griffie

Aanpassen in RvO

Aanpassen in iBabs Actie griffie

Advies is nader afspreken hoe hiermee om te gaan. Wil je dit anders organiseren als raad? Bijvoorbeeld: 2 inwoners aan tafel, losse microfoon 1

Bijlage 3. VOORSTEL AANPASSINGEN BIJ VERGADERMODEL 19-3

Communicatie over RIA’s

Van inwoners feedback ontvangen dat de RIA bij reguliere aankondiging laat wordt aangekondigd. Dit kan ondervangen worden door de RIA eerder en duidelijker aan te kondigen in TerSprake en op website.

Actie griffie/communicatie

Is dit gewenst? 19-2

Uitnodigingen RIA Voor de raadsinformatie kunnen inwoners, organisaties, instellingen of bedrijven ook actief worden uitgenodigd.

1) Momenteel worden stakeholders niet apart uitgenodigd, buiten de uitnodiging via TerSprake. 2) Vraagt capaciteit van organisatie en griffie. 3) Vraag is of hier op ingezet moet worden, of dat volstaan kan worden met een openbare aankondiging.

Actie griffie /ambtelijk

24

Technische avond borgen in RvO Kenmerken:

In de praktijk ook de vergadervorm van een technische avond ontstaan.

Aanpassen in RvO

-

-

Heeft geen formele status Informatieve presentatie Voor raads- en commissieleden Geen openbare vergadering: geen openbare aankondiging, geen voorzitter, geen agenda, geen verslaglegging, geen uitzending Presentatie wordt na afloop aan raads- en commissieleden beschikbaar gesteld. Bijeenkomst heeft geen wettelijke grondslag Er worden geen onderwerpen besproken waar geheimhouding op rust. Voorbeelden: technische toelichting bij jaarrekening en begroting, technische avond bedrijfsvoering

Advies hierbij is: -

terughoudend te zijn met deze technische avonden ivm de openbaarheid van de vergaderingen van de raad deze vorm op te nemen in het reglement van orde en de mate van openbaarheid voor inwoners af te spreken

2

Bijlage 3. VOORSTEL AANPASSINGEN BIJ VERGADERMODEL

VOORSTEL aanpassingen vergadermodel nav evaluatie en andere praktische aanpassingen VOORSTEL ANDERE PRAKTISCHE AANPASSINGEN A Vermelden vragen Vragenuur en indieners op website B

Mededeling bij commissievergadering

C

Evaluatie google-form structureel

D E

Schriftelijke vragen bij financiële stukken opnemen in 48 en 49 Petitie; mogelijkheid verduidelijkende vragen

F

Moties en amendementen op website

G

Algemene beschouwingen teksten beschikbaar komen in de loop van de dag

Wat betekent het? Bespreken wens raad

Hoe te borgen

De vragen voor het vragenuur worden nadat de termijn voor het indienen verlopen is gepubliceerd in iBabs en op de website Er is geen agendapunt Mededelingen in de commissie; Is dit wenselijk Na iedere vergadercyclus het evaluatieformulier rond blijven sturen. Met dezelfde vraagstelling of een andere? De schriftelijke vragenronde borgen in RvO

Aanpassen in RvO

Bij het indienen van een petitie de raad de gelegenheid geven een nadere verduidelijkende vraag te stellen, vergelijkbaar met inspreken. Teksten van moties en amendementen op de dag van de vergadering om 17 uur op website plaatsen; dit gebeurt nu doorgaans achter een slotje, kan ook openbaar. Standaard afspraak maken? Fracties sturen de teksten van de algemene beschouwingen voorafgaand aan de vergadering in, zodat de portefeuillehouders de antwoorden kunnen voorbereiden

Aanpassen in RvO

Actie griffie Aanpassen in standaardagenda Actie griffie Aanpassen in RvO

Actie griffie

Geborgd middels afspraak in auditcommissie dd 19 februari 2024 Aanpassen in RvO

3