2. Evaluatie Mooks vergadermodel - invoering afspraken

Bijlage 2. Evaluatie Mooks vergadermodel – check op invoering afspraken Met ingang van 2023 is de raad gaan werken aan de hand van het Mooks vergadermodel. Zijn alle wijzigingen die we hebben afgesproken ook ingevoerd? Welke opmerkingen zijn er? De griffie heeft de spreekwoordelijke thermometer er in gestoken en de invoering gecheckt. Hieronder is per onderdeel de invoering weergegeven en indien van toepassing een opmerking geplaatst. Aandacht behoeven de punten: 3, 12, 13, 17, 19, 21. Zie de rode tekst. Deze punten zijn overgenomen in bijlage 3 Voorstel aanpassingen bij vergadermodel.

Raadscommissies 1. We blijven werken met het raadscommissiemodel, waarin de besluitvorming van de raad wordt voorbereid door een commissie. 2. De samenstelling en taken van de agendacommissie veranderen niet. 3. De commissie Grondgebied en Samenleving worden structureel samengevoegd tot één nieuwe Algemene commissie.

4. 5.

6.

De commissie Begroting & Rekening blijft bestaan in zijn huidige vorm. Aan de Algemene commissie nemen drie leden per fractie deel en aan de Commissie Begroting & Rekening twee leden per fractie. Voorwaarde daarbij is dat vanwege de democratische legitimatie per fractie in principe minimaal één raadslid deelneemt We blijven werken met het raadscommissiemodel, waarin de besluitvorming van de raad wordt voorbereid door een commissie.

Opmerkingen

۷ ۷ ۷

1)Tijdsduur Algemene Commissie is onderzocht. Zie pagina 5. De eindtijd van de Algemene commissie is minimaal 21 uur en maximaal 23:10 uur geweest. Gemiddelde eindtijd is 22:06 uur. 2) In de periodieke evaluatie komen meerdere reacties over de duur terug. Zijn hierbij aandachtspunten?

۷ ۷ ۷

1

Raadsinformatieavond 7. We introduceren een nieuwe vergadervorm, de Raadsinformatieavond. Hierin worden onderwerpen hetzij beeldvormend, hetzij opiniërend behandeld. Dit is een openbare vergadering. Er vindt geen besluitvorming plaats. 8. Hieraan nemen de raadsleden deel; zij kunnen zich laten vervangen door commissieleden; per fractie neemt minimaal één raadslid deel (democratische legitimatie). 9. De fractie die de voorzitter levert, kan voor hem of haar in de plaats een commissielid laten deelnemen.

Opmerkingen

۷

Zie ook onder 12

۷ ۷

Voorzitter raadscommissies en voorzitter raadsinformatieavond 10. Voorzitter is raadslid.

Opmerkingen

۷ 11. Er komt één poule van voorzitters voor de raadscommissies ۷ en raadsinformatieavond, deze voorzitters rouleren op basis van toerbeurt en beschikbaarheid. Vergadercyclus 12. In een raadscyclus vergadert de Algemene commissie op woensdagavond, de commissie Begroting & Rekening of Raadsinformatieavond op donderdagavond. De raadsvergadering blijft ongewijzigd op donderdag geagendeerd Standaard agenda commissies 13. De rondvraag in de commissie wordt een vragenuur; de vragen dienen 48 uur voor aanvang van de vergadering worden aangemeld bij de griffier; dit ter voorbereiding van de beantwoording.

14.

De ingekomen stukken worden niet meer als zodanig geagendeerd in de commissie. Vragen hierbij kunnen gesteld worden bij het vragenuur. Uiteraard blijft de wijze van afdoening van de ingekomen stukken een bevoegdheid van de raad.

Agenda raadsvergadering 15. Het agendapunt samenwerking in de raadsvergadering waarin door de afgevaardigde raadsleden in regionale commissies of werkgroepen of door de portefeuillehouders een terugkoppeling kan worden gegeven van overleggen wordt hoger op de agenda geplaatst; dit gelet op het belang van regionale samenwerking voor Mook en Middelaar.

۷

۷

Opmerkingen 1) Er zijn meer RIA’s dan aanvankelijk gepland. 2) Anders plannen in weken van geen commissie/raad

Opmerkingen 1) Is termijn van 48 uur haalbaar? 2) Daarnaast is de werkwijze ontwikkeld dat fracties voorafgaand aan de commissie zoveel mogelijk technische vragen schriftelijk insturen (geen termijn), zodat de beantwoording kan worden voorbereid.

۷

Opmerkingen

۷

2

Inspreekrecht 16. In de raadsvergadering vervalt het spreekrecht voor inwoners; de mogelijkheid tot beïnvloeding van de besluitvorming door de inwoner is doorgaans weinig effectief in de raadsvergadering; het inspreekrecht komt beter tot zijn recht in de fase van de raadscommissies en raadsinformatieavond als fracties nog bezig zijn hun mening te vormen. 17. In de raadsinformatieavond wordt de rol van de inwoner verruimd en kan deze naar gelang het onderwerp naast het inspreken ook vragen stellen in de vergadering.

18.

19.

Voor het inspreken in de commissie of raadsinformatieavond of vragen stellen in de raadsinformatieavond dienen inwoners zich 48 uur van te voren aan te melden bij de griffier. Voor de raadsinformatie kunnen inwoners, organisaties, instellingen of bedrijven ook actief worden uitgenodigd.

Informatievoorziening 20. Raads- en commissieleden kunnen voortaan meelezen op de agenda en stukken van de agendacommissie 21. De agenda’s en stukken van de commissies en raadsinformatieavond worden daags na de agendacommissie (op de dinsdag) voor de raads- en commissieleden gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem (iBabs) en op de website geplaatst. 22.

De lange termijn agenda wordt geactualiseerd en periodiek voorgelegd aan de agendacommissie.

Opmerkingen

۷

?

1) In de praktijk wordt hier weinig van het inspreekrecht gebruik gemaakt en stellen inwoners soms vragen, wat dan ook weer tot onduidelijk voor de RIAleden kan leiden. 2) Advies is nader afspreken hoe hiermee om te gaan.

۷ ?

1) Dit is niet goed van de grond gekomen en vraagt capaciteit van organisatie en griffie. 2) Vraag is of hier op ingezet moet worden, of dat volstaan kan worden met een openbare aankondiging. 3) Van inwoners feedback ontvangen dat de RIA bij reguliere aankondiging laat wordt aangekondigd. Dit kan ondervangen worden door de RIA eerder aan te kondigen. Opmerkingen

۷ ۷

۷

1)Voor de RIA geldt dat dit uiterlijk op de donderdag is. 2) Er is een mogelijkheid via iBabs om stukken nog eerder te verspreiden. Is hier behoefte aan? De LTA wordt standaard geagendeerd voor de agendacommissie en houdt een (dynamisch) overzicht van komende onderwerpen in. 3

23.

Grote strategische onderwerpen vangen aan middels een startnotitie waarin voor de raad het besluitvormingsproces in beeld wordt gebracht; dit in combinatie met het eventuele inwonerparticipatietraject.

۷

Hieraan wordt invulling gegeven middels een raadsmemo en RIA.

24. Technische avond Naast bovenstaande afgesproken wijzigingen is in de praktijk ook de vergadervorm van een technische avond ontstaan. Kenmerken: - Heeft geen formele status - Informatieve presentatie - Voor raads- en commissieleden - Geen openbare vergadering: geen openbare aankondiging, geen voorzitter, geen agenda, geen verslaglegging, geen uitzending - Presentatie wordt na afloop aan raads- en commissieleden beschikbaar gesteld. - Bijeenkomst heeft geen wettelijke grondslag - Er worden geen onderwerpen besproken waar geheimhouding op rust. - Voorbeelden: technische toelichting bij jaarrekening en begroting, technische avond bedrijfsvoering Advies hierbij is: - terughoudend te zijn met deze technische avonden ivm de openbaarheid van de vergaderingen van de raad - deze vorm op te nemen in het reglement van orde en de mate van openbaarheid voor inwoners af te spreken

4

Evaluatie tijdsduur en agendapunten Algemene commissie Vergadercyclus Algemene commissie Raad # AC RAAD Eindtijd Aant. vragen vragenuur Aant. Onderwerpen Bespreekstukken Hamerstukken Eindtijd 1 25-jan feb '23 22:31 4 9 4 5 22:08 2 8-mrt mrt '23 23:10 3 3 2 1 22:51 3 12-apr apr '23 21:42 3 1 1 0 21:40 4 7-jun jun '23 22:08 3 9 4 5 22:50 combi 5 6-jul jul '23 21:43 1 5 4 1 23:30 6 27-sep okt '23 20:59 3 5 2 3 20:47 7 25-okt nov '23 22:00 0 3 2 1 23:45 8 6-dec dec '23 21:40 2 6 3 3 22:55 9 24-jan feb '24 22:45 0 14 6 8 21:40 10 6-mrt mrt '24 22:26 3 3 3 0 22:10 gemiddeld 22:06 2,2 5,8 3,1 2,7 22:25

5