Verordening voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Montfoort, 2024

Taken voorzitter

De voorzitter draagt in ieder geval zorg voor: a. het tijdig en periodiek bijeenroepen van de werkgeverscommissie; b. het leiden van de vergaderingen; c.

het doen naleven van deze verordening;

d. het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, alsmede het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de werkgeverscommissie,

33

e. het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie. 10.4

Ondersteuning van de commissie

De griffier of een door deze aan te wijzen functionaris staat de werkgeverscommissie terzijde, draagt zorg voor het secretariaat en maakt met het college of de secretaris afspraken over ondersteuning. 10.5

Besluitvorming

1. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden zoals bedoeld in artikel 10.2. 2. Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 10.6

Verslaglegging

De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld. 10.7

Beslotenheid van vergaderingen

1. De vergaderingen van de werkgeverscommissie worden in het belang als bedoeld in artikel 5, tweede lid, onder e of f van de Wet open overheid in beslotenheid gehouden. 2. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist dat op grond van een belang, genoemd in artikel 5 van de Wet open overheid van bestuur, hierop of een deel daarvan geheimhouding moet worden gelegd. 3. Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing. 10.8

Vergaderfrequentie

De werkgeverscommissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht. 10.9

Verantwoording

De werkgeverscommissie brengt met inachtneming van het bepaalde in artikel 10.7, jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen.

34

Hoofdstuk 11

Vertrouwenscommissie

De gemeenteraad heeft een Vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot (her-)benoeming van de burgemeester voorbereidt en die de periodieke Evaluatiegesprekken met de burgemeester houdt; dat schrijft de Gemeentewet (artikel 61) ook voor. 11.1

Taken

De Vertrouwenscommissie heeft tot taak: a. de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of b. een evaluatiegesprek te houden met de burgemeester. 11.2

Samenstelling Vertrouwenscommissie

1. De Vertrouwenscommissie bestaat uit alle Fractievoorzitters. 2. Als de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de Vertrouwenscommissie is, kiest de Vertrouwenscommissie deze uit haar midden. 3. De Vertrouwenscommissie kent geen plaatsvervangende leden. 11.3

Ambtelijke ondersteuning

1. De griffier is secretaris van de Vertrouwenscommissie. 2. De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 11.1 onder a genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de Vertrouwenscommissie worden toegevoegd. 3. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de Vertrouwenscommissie. 4. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de Vertrouwenscommissie. 11.4

Adviseur

1. De gemeenteraad kan bij vervulling van de in artikel 11.1 onder a genoemde taken een of meer wethouders aan de Vertrouwenscommissie toevoegen als adviseur aan de Vertrouwenscommissie. 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de Vertrouwenscommissie. 3. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de Vertrouwenscommissie. 11.5

Geheimhouding

1. De vergaderingen van de Vertrouwenscommissie zijn besloten. Alle stukken van de Vertrouwenscommissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

35

2. De (fungerend) voorzitter van de Vertrouwenscommissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet. De Vertrouwenscommissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij evaluatiegesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 87 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de Vertrouwenscommissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan. 3. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de Vertrouwenscommissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 11.9, vierde lid, 11.10, tweede lid, en 11.11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie over de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt. 4. De Vertrouwenscommissie treft, met inachtneming van de artikelen 11.7, 11.8, tweede lid, en 11.14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 5.

De Vertrouwenscommissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen. 6. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de Vertrouwenscommissie van kracht. 7. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur. 11.6

Vergaderingen

1. De Vertrouwenscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 3 leden dit noodzakelijk achten. 2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste 24 uur tevoren aankondiging aan de leden van de Vertrouwenscommissie, als een adviseur aan de Vertrouwenscommissie is toegevoegd, de adviseur en, als het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester. 3. De Vertrouwenscommissie vergadert niet als niet ten minste de helft plus 1 van het aantal leden aanwezig is. 4. De Vertrouwenscommissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid 1 stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering,

36

dan worden geen bevindingen van de Vertrouwenscommissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De Vertrouwenscommissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht. 11.7

Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

1. De voorzitter van de Vertrouwenscommissie treedt op als contactpersoon. 2. Alle stukken bestemd voor de Vertrouwenscommissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en daar bewaard tot het moment van archivering. 3. Alle stukken die van de Vertrouwenscommissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden. 11.8

Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

1. De Gemeentewet bepaalt in artikel 61, lid 4 dat de Vertrouwenscommissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten. 2. De secretaris nodigt, op verzoek van de Vertrouwenscommissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de Vertrouwenscommissie. De Vertrouwenscommissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd. 11.9

Bijzondere bepalingen over Evaluatiegesprekken

1. Een afvaardiging van ten minste drie personen uit de Vertrouwenscommissie houdt minimaal eens in de 2 jaar een Evaluatiegesprek met de burgemeester. 2. Als de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een afvaardiging uit de Vertrouwenscommissie tussentijds een Evaluatiegesprek met de burgemeester. 3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100dagengesprek plaats. 4. De afvaardiging uit de Vertrouwenscommissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De afvaardiging uit de Vertrouwenscommissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het Evaluatiegesprek vast. De afvaardiging uit de Vertrouwenscommissie en de burgemeester krijgen

37

voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige Evaluatiegesprek in te zien. 5. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De afvaardiging uit de Vertrouwenscommissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester evenals de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige Evaluatiegesprek. 6. Drie van de Evaluatiegesprekken worden gevoerd in ieder geval 4 weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft. 7. In het laatste Evaluatiegesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de Vertrouwenscommissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten. 11.10

Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

1. De Vertrouwenscommissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning. 2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de Vertrouwenscommissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. 3. Als ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de Vertrouwenscommissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De Vertrouwenscommissie zendt het verslag ook aan de burgemeester. 11.11

Verslag

1. De Vertrouwenscommissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat ten minste: a. een weergave van de wijze waarop de Vertrouwenscommissie haar werkzaamheden heeft verricht; b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de Vertrouwenscommissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd; c.

38

aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de Vertrouwenscommissie.

d. En heeft in ieder geval de volgende bijlagen: e. Bij benoemingen: de conceptaanbeveling van 2 personen. f.

Bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

2. Van het Evaluatiegesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier. 3. Een afschrift van het verslag van het Evaluatiegesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning. 11.12

Archivering

1. De voorzitter en de secretaris van de Vertrouwenscommissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip dat de Vertrouwenscommissie een taak heeft volbracht (herbenoeming, evaluatiegesprek of benoeming) alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats. 2. De voorzitter en de secretaris van de Vertrouwenscommissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar. 3. De voorzitter en de secretaris van de Vertrouwenscommissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd. 4. De griffier draagt bij Evaluatiegesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.

Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd. 11.13

Vangnetregeling

In gevallen waarvoor in deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de regels, beslissen de leden van de Vertrouwenscommissie op voorstel van de voorzitter.

39

Hoofdstuk 12

Recht van onderzoek

Het ‘Recht van onderzoek’ is een controle-instrument wat gemeenteraden kunnen inzetten, met name in situaties waarbij de raad het gevoel heeft dat het college van Burgemeester en Wethouders of de burgemeester onvoldoende, onjuiste of helemaal geen informatie heeft verstrekt over een specifieke bestuurlijke kwestie. 12.1

Instellen van het onderzoek/onderzoekscommissie

1. Op voorstel van een of meer van zijn leden kan de raad besluiten een onderzoek in te stellen. 2. In de eerstvolgende raadsvergadering na dit besluit stelt de raad een onderzoekscommissie in van tenminste drie leden. 3. De raad wijst een genoegzaam aantal plaatsvervangende leden aan. 4. Bij de instelling van de onderzoekscommissie stelt de raad nadere regels vast met betrekking tot de rapportage van de onderzoekscommissie aan de raad.

12.2

Voorzitter/plaatsvervangend voorzitter

1. De leden van de onderzoekscommissie kiezen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 2. De voorzitter is belast met: a. het leiden van de beraadslaging en zitting; b. het handhaven van de orde; c.

het doen naleven van bij of krachtens deze verordening gestelde regels;

d. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt. 12.3

Beëindiging van het lidmaatschap

1. Het lidmaatschap van de onderzoekscommissie eindigt indien: a. de raad besluit tot opheffing van de onderzoekscommissie; b. een lid ophoudt lid te zijn van de raad; c.

de onderzoekscommissie besluit een lid van zijn commissie te horen;

d. een lid ontslag neemt. 2. Een lid van de onderzoekscommissie kan op elk moment ontslag nemen. Hiervan brengt hij de raad en de voorzitter van de onderzoekscommissie zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte. 3. In openstaande vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien. 4. De leden 1 tot en met 3 zijn van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangende leden.

40

12.4

Bevoegdheden van de onderzoekscommissie

1. De onderzoekscommissie besluit alvorens het eerste getuigenverhoor plaats vindt of getuigen uitsluitend verhoord worden na het afleggen van de eed of belofte. 2. De onderzoekscommissie kan buiten de in artikel 155b, eerste lid, van de Gemeentewet genoemde personen tevens anderen verzoeken om medewerking aan het onderzoek te verlenen. Laatstgenoemde medewerking geschiedt slechts op vrijwillige basis. 3. De onderzoekscommissie kan besluiten derden in te schakelen voor het uitvoeren van opdrachten die zij in het kader van de onderzoeksopdracht en de uitoefening van haar taak nodig acht. 4. De onderzoekscommissie kan in het belang van het onderzoek in beslotenheid met een ieder informatieve gesprekken voeren, welke als zodanig geen onderdeel van het onderzoek uitmaken. Er bestaat hiertoe geen plicht tot medewerking. 5. De onderzoekscommissie kan de bovengenoemde bevoegdheden uitsluitend uitoefenen indien ten minste drie van haar leden aanwezig zijn. 6. De onderzoekscommissie besluit met meerderheid van stemmen. 7. Hoofdstuk 4 (raadscommissies) is niet van toepassing op de werkzaamheden van de onderzoekscommissie. 12.5

Ambtelijke bijstand

1. De raad benoemt ter ondersteuning van de onderzoekscommissie een commissiegriffier. 2. De commissiegriffier is bij iedere zitting aanwezig. 3. Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt zijn plaats ingenomen door een daartoe door de raad aangewezen vervanger. 4. Hoofdstuk 7 (ambtelijke bijstand) is niet van toepassing. 12.6

Zittingen

1. De voorzitter van de commissie bepaalt plaats en tijdstip van de zitting en brengt die ter openbare kennis. 2. De voorzitter roept de leden van de onderzoekscommissie, getuigen en deskundigen ten minste twee weken voor de zitting op. 3. Binnen drie werkdagen na verzending van de oproep kunnen de getuigen en deskundigen onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen. 4. De beslissing van de voorzitter op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de zitting aan de betrokken getuige of deskundige medegedeeld.

41

12.7

Toehoorders en de pers

1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare zittingen bijwonen. 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. 3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. 12.8

Geluid- en beeldregistraties

Degenen die tijdens de zitting geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. 12.9

Verslaglegging zitting

1. De commissiegriffier draagt zorg voor de verslaglegging van de zitting. 2. Het verslag vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid voor zover van belang. 3. Het verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen. 4. Het verslag verwijst naar de op de zitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht. 5. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de commissiegriffier. 12.10

Beraadslagingen

1. De onderzoekscommissie beraadslaagt indien een lid dat nodig acht. 2. De onderzoekscommissie beraadslaagt achter gesloten deuren. 12.11

Afronding onderzoek

Na afronding van het onderzoek door de onderzoekscommissie worden haar bevindingen voorgelegd aan de raad.

42

Hoofdstuk 13

Werkgroepen

De raad kan er voor kiezen om een werkgroep op te richten, die zich bezighoudt met een bepaald thema, zoals: verbonden partijen of de nieuwe landelijke wetgeving. 13.1

Instelling

1. De raad kan op voorstel van een raadslid, de agendacommissie, of het presidium, op ad hoc basis, een werkgroep instellen. De fracties kunnen daartoe voorstellen doen. 2. De werkgroep krijgt voor het uitvoeren van haar taak vooraf een opdracht van de raad ten aanzien van onderwerpen welke (nog) niet in de raadsvergadering ter besluitvorming aan de orde zijn geweest. De raad bepaalt tevens de wijze waarop en de termijn waarbinnen de werkgroep dient te rapporteren aan de raad. 13.2

Samenstelling

1. Voor elke werkgroep geldt een minimale deelname van 4 raadsleden of commissieleden (van evenzovele fracties afkomstig); het maximale aantal deelnemers staat gelijk aan het aantal fracties dat in de raad vertegenwoordigd is. 2. De leden van de werkgroep kiezen uit hun midden een voorzitter. De voorzitter van de werkgroep roept de werkgroep bijeen en draagt zorg voor de agenda van de vergadering. 13.3

Ondersteuning

1. De werkgroep wordt ondersteund door een medewerker van de griffie. 2. De voorzitter van de werkgroep doet indien nodig, conform de bepalingen in hoofdstuk 7, een beroep op ambtelijke ondersteuning bij uitvoering van de gestelde opdracht. 3. De werkgroep kan de burgemeester en/of een wethouder uitnodigen om ondersteuning te leveren bij uitvoering van de gestelde opdracht. 13.4

Eindproduct

1. De werkgroep neemt geen beslissingen, maar formuleert een advies voor de raad. 2. Het advies kan gegoten worden in de vorm van een: a. brief; b. rapport; c.

initiatiefvoorstel.

3. Na behandeling van het advies in de raad, houdt de werkgroep op te bestaan, tenzij de raad anders beslist.

43

Hoofdstuk 14 14.1

Slotbepalingen

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt de dag na bekendmaking in werking onder gelijktijdige intrekking van: a. De Verordening voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Montfoort. 14.2

Overgangsbepalingen

Hoofdstuk 13 (werkgroepen) zal van toepassing zijn op werkgroepen die na de bekendmaking van deze regeling worden ingesteld. 14.3

Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Montfoort, 2024.

44