Toelichting Rechtmatigheid - Cie BFS Montfoort 5 maart 2024

Toelichting Commissie BFS gemeente Montfoort Rechtmatigheidsverantwoording Montfoort | 5 maart 2024| 19.45u

Kort voorstellen Wayne de Vries Partner

Guido Weijland Opdrachtleider

§ Gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, stichtingen en verenigingen § 25 jaar ervaring in controle en ondersteuning publieke sector organisaties

§ Gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, woningcorporaties § 5 jaar ervaring in controle en ondersteuning publieke sector

Onderwerpen • Jaarverantwoording 2023 van de gemeente Montfoort • Rechtmatigheid: veranderingen 2022 / 2023 • Verbijzonderde interne controle (VIC) • Ontwikkelingen rechtmatigheidsverantwoording en voortgang gemeente Montfoort

Jaarverantwoording De Jaarverantwoording 2023 van Montfoort bestaat uit:

• Jaarverslag • Programmaverantwoording • Paragrafen (waaronder paragraaf Bedrijfsvoering) • Jaarrekening (waaronder Rechtmatigheidsverantwoording) • Bijlagen Verslaggevingsregels: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Nieuw 2023: Toelichting in Paragraaf Bedrijfsvoering (rechtmatigheid) en Rechtmatigheidsverantwoording (in jaarrekening).

Rechtmatigheidsverantwoording m.i.v. 2023 – Waarom?

Rechtmatigheidsverantwoording m.i.v. 2023 – Waarom?

Doel van de accountantscontrole Tot en met verslagjaar 2022:

• Geeft de jaarrekening van Montfoort een getrouw beeld (getrouwheid)? • Zijn de mutaties in de jaarrekening rechtmatig tot stand gekomen (rechtmatigheid)? • Oordeel geven over de WNT verantwoording (Wet normering topinkomens) en over de specifieke uitkeringen vanuit het rijk (“SiSa bijlage”)

Rechtmatigheidsverantwoording Belangrijke ontwikkeling vanaf verslagjaar 2023:

• College stelt zelf vast dat de mutaties in de jaarrekening van Montfoort rechtmatig tot stand zijn gekomen (rechtmatigheidsverantwoording) • Rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van de jaarrekening • De accountant van Montfoort stelt vast dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft (getrouwheid) De accountant geeft alleen een getrouwheidsverklaring af Besluitvorming rechtmatigheidsverantwoording is “definitief” (sinds september 2022) (Wet versterking decentrale rekenkamers, vastgesteld door Eerste Kamer) N.B. Recentelijk veel onzekerheid ontstaan.

Rechtmatigheidsverantwoording • Rechtmatigheidsverantwoording • Paragraaf bedrijfsvoering

 In de Jaarrekening  Onderdeel van Jaarverslag

Rechtmatigheids verantwoording

De basis voor rechtmatigheid Basis in beeld: • Actueel zicht op financiële stromen: koppeling met processen​ • Blijvend zicht op wet- en regelgeving (normenkader)​ • Scherp zicht op de inrichting van processen en systemen​ Dit leidt tot een overzicht van risico’s, beheersingsmaatregelen, (interne en externe) controlewerkzaamheden

VIC als basis voor rechtmatigheid 1/2 Goede en volledige VIC is een belangrijke basis voor de rechtmatigheidsverantwoording van Montfoort: Gewenste situatie: • Alle relevante processen en posten • Per proces en per post alle relevante risico’s • Voor alle onderkende relevante risico’s een maatregel van interne beheersing benoemd • Werkprogramma’s - werkzaamheden

• • • •

VIC’s zichtbaar uitgevoerd in aansluiting op het werkprogramma VIC’s toereikend vastgelegd en gedocumenteerd Bevindingen en afwijkingen opgemerkt en gedocumenteerd Juiste conclusies (“audittrail”)

VIC als basis voor rechtmatigheid 2/2 Goede en volledige VIC is een belangrijke basis voor de rechtmatigheidsverantwoording van Montfoort : Vervolg gewenste situatie • Effect bevindingen en afwijkingen • Voldoende (herstel)werkzaamheden • Aanvullende werkzaamheden nodig? • Afspraken en tijdplanning: SMART Kwaliteit van de VIC van Montfoort van voldoende niveau Verbeter- en ontwikkelpunten in “kop” en “staart”

Normenkader Alle relevante interne/externe (financiële) wet- en regelgeving van Montfoort Relevante kaders voor de interne en externe controle (lokaal), onder meer: • Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (ex art. 212 Gw) ü Financiële verordening 212 is reeds geactualiseerd en zal later dit jaar nog verder worden aangescherpt • Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (ex art. 213 Gw) ü Controleverordening 213 wordt begin 2024 geactualiseerd • Verordeningen uit normenkader en bijvoorbeeld Treasurystatuut Relevante kaders voor de interne en externe controle (extern), onder meer: • Europese richtlijnen, bijvoorbeeld regels die gelden voor aanbestedingen

Rechtmatigheidsverantwoording Tot en met verslagjaar 2022

Vanaf verslagjaar 2023

Rollen Gemeenteraad Kaderstellend en toetsend voor de rechtmatigheidscontrole … door het vaststellen van de bepalingen omtrent financieel beheer.

• Financiële verordening en controleverordening • Controleprotocol accountantscontrole jaarstukken College Uitvoering binnen kaders en legt zelf verantwoording af Verantwoordelijk voor o.a. VIC (Verbijzonderde interne controle)

Belangrijk(st)e acties rechtmatigheid Onderhanden (planning maart/april 2024) § Actualiseren van de financiële verordening (art. 212 Gw) § Actualiseren van de controleverordening (art. 213 Gw) § Actualiseren van het controleprotocol (verwijzing naar normenkader) § Toetsingskader 2023 in aansluiting op Normenkader 2023 Actualiseren, verder professionaliseren: § Intern controleplan 2023 § Verbijzonderde Interne Controle 2023 § Treasurystatuut § Frauderisicoanalyse & M&O beleid

Rechtmatigheidsverantwoording Begrotingsonrechtmatigheid – op programmaniveau

§ Overschrijdingen van lasten: altijd onrechtmatig, maar kunnen ‘acceptabel’ zijn indien passend binnen het vastgestelde beleid van de raad, zoals: • Direct gerelateerde inkomsten die de lasten compenseren • Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling § Onderschrijdingen van lasten en Onder- en Overschrijdingen van baten: onrechtmatig indien niet tijdig gemeld. Wat tijdig is hangt af van afspraken tussen het college en de raad. Mogelijkheden hierin zijn: § Tijdig: Voor eind van het boekjaar behandelen en vaststellen in de raad § Tijdig: Afwijkingen melden en toelichten bij de jaarrekening

Rechtmatigheidsverantwoording Veel onzekerheden door recentelijke uitingen, helderheid nodig! • Invoeringsdatum verslagjaar 2023 (27 september 2022 Wet versterking decentrale rekenkamers aangenomen door de Eerste Kamer). • Gemeentewet is aangepast, de accountantsnormen zijn niet aangepast • Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) • Normen afkomstig van Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) • Tegen verwachtingen in Algemene Rekenkamer (AR) fundamentele bezwaren tegen de voorgestelde wijzigingen in het BBV en in het BADO. • (Beoogde) wijzigingen niet definitief, accountantsnormen formeel ongewijzigd. • Overleg Ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer noodzakelijk (wel/geen rechtmatigheidsverantwoording met ingang van verslagjaar 2023.

Rechtmatigheidsverantwoording Veel onzekerheden door recentelijke uitingen, helderheid nodig! • Gemeenschappelijke regelen en gemeenten zijn opgeroepen om de rechtmatigheidsverantwoording “voort te zetten” • Accountantscontrole leidt uiteraard tot oordeel over rechtmatigheid, vorm nog afhankelijk van overleg BZK en AR: • “indirect”: via getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording (beoogde nieuwe situatie met ingang van 2023) • “direct”: via rechtmatigheidsoordeel, zoals dat over de verslagjaren tot en met 2022 is gerapporteerd door de accountant. • Aan accountants en ook aan Verstegen verzocht om te wachten met het afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023. • Controle Verstegen uitgaande van rechtmatigheidsverantwoording m.i.v. 2023

Slot Heeft u vragen en/of wenst u een nadere toelichting?