RKM_presentatie_rapport_subsidiebeleid

Onderzoek subsidiebeleid Rekenkamer Montfoort

Wat is/doet een Rekenkamer • Sinds vorig jaar moeten alle gemeenten een onafhankelijke Rekenkamer hebben • Sinds januari 2024 is via personele unie de Rekenkamer IJsselstein ook actief voor Montfoort en Lopik • De Rekenkamer ondersteunt de gemeenteraad bij zijn controlerende taak • Zo krijgen raadsleden (en inwoners) een beeld van hoe het geld wordt besteed en wat er terechtkomt van alle plannen • Onderzoek is naar: • Doeltreffendheid: heeft de gemeente met haar beleid bereikt wat zij wil? • Doelmatigheid: heeft de gemeente het beschikbare geld goed besteed? • Rechtmatigheid: heeft de gemeente zich aan de regels en wetten gehouden?

Aanleiding • RKM is in 2024 officieel opgestart • inventarisatieronde onderzoeksonderwerpen; meerdere raadsfracties hebben subsidies in het algemeen of een specifieke subsidie aangedragen als mogelijk onderzoeksonderwerp voor de RKM; o.m. de ontwikkelingen rond de SWOM een aanleiding voor de interesse in dit thema • voldoet aan eisen die RKM in het onderzoeksprotocol zelf stelt aan de te onderzoeken onderwerpen: • sprake van substantieel belang; • door de gemeente te beïnvloeden beleid; • onderzoeksdoelmatig; • communiceerbaar naar bevolking.

Afbakening en aanpak • Dit onderzoek richt zich op de directe subsidieverstrekking door de gemeente. Indirecte subsidies, bijvoorbeeld bij de verhuur van sportvelden of ontmoetingsruimten, vallen niet binnen de scope van het onderzoek. • Het onderzoek heeft betrekking op de periode 2022 tot en met 2024. • Documentenstudie en interviews, met focus op drie casussen (SWOM (€1,4 mln. in 2024), Ondernemersfonds Montfoort/Linschoten (€180.000 in 2024), Stichting Platform Duurzaam Montfoort (€12.400 in 2024))

Belangrijkste conclusies (1/3) • Subsidiebeleid is verouderd (2013). Het verouderde beleid dekt niet de volle breedte van de huidige subsidiepartners af. Ook het alternatief (controle op conformiteit met inhoudelijk beleid) is soms niet mogelijk als er geen inhoudelijk beleid is om op aan te sluiten. • In de praktijk wordt dan de aansluiting gezocht bij de (maatschappelijke) doelstellingen van de subsidiepartners zelf, die vaak in samenspraak met de gemeente zijn opgesteld en dus veelal aansluiten op gemeentelijke of bestuurlijke visies. • Ook subsidieverordening (2016) sluit niet aan bij laatste modelverordering van VNG. Kaders voor zorgvuldige afweging tussen inkoop, incidentele subsidie en structurele subsidie ontbreken. • Gevolg is dat subsidies te veel als vanzelfsprekendheid worden gezien, met aannames dat een subsidie een bijdrage levert aan gemeentelijke beleidsdoelstellingen. Dit verhoogt het risico op onrechtmatige besluiten.

Bijbehorende aanbevelingen (1/3) 1. Herijk het subsidiebeleid en de subsidieverordening 2. Bied in het nieuw op te stellen beleid inzicht in de uitgangspunten van een incidentele subsidie, een structurele subsidie of inkoop voor door de gemeente gewenste activiteiten 3. Verken de mogelijkheid van een concreet afwegingskader voor de operationele keuze tussen inkoop en subsidie 4. Heb bij de herijking van beleid aandacht voor het zo SMART mogelijk vaststellen van doelen, zodat alle subsidierelaties hier hun activiteiten op kunnen richten. 5. Geef nadrukkelijker inhoudelijke sturing aan de inzet van het subsidie-instrument door de effectiviteit ervan in de raad te bespreken.

Belangrijkste conclusies (2/3) • De geconstateerde vanzelfsprekendheid maakt dat er niet altijd evenveel aandacht is voor een (gestructureerde) verantwoording. Accounthouders geven grotendeels zelf invulling aan deze controle, maar hebben geen richtlijnen en vullen taken naar eigen inzicht in. • Accounthouders hebben naar eigen inschatting contact met collega’s die zich bezighouden met overstijgend subsidiebeleid en/of financiën. Soms is voor subsidiepartners onduidelijk waar zij moeten zijn met hun vragen en wat zij precies kunnen verwachten van de accounthouder. • Meestal wordt de effectiviteit niet vastgesteld, maar ligt de nadruk op het in kaart brengen van de prestaties; de vraag of de activiteiten ook werkelijk zijn uitgevoerd. De gemeente gaat dan uit van de aanname dat de activiteit bijdraagt aan het gewenste maatschappelijke effect. • Effectmetingen zijn vaak complex en kostbaar. Bij grotere subsidies goed is een beleidstheoretische onderbouwing wel wenselijk. De Rekenkamer merkt daarbij op dat de gemeente het afgelopen jaar aantoonbaar een proces in gang heeft gezet om meer grip te krijgen op de effectiviteit van de SWOM-subsidie.

Bijbehorende aanbevelingen(2/3) 6. Zorg voor een zo goed mogelijke beleidstheoretische onderbouwing van de relatie tussen de gesubsidieerde activiteit, de daaruit volgende prestatie en het beoogde maatschappelijke effect. 7. Gebruik – waar mogelijk – beschikbare gegevens om de effectiviteit aan te tonen, zoals cliëntervaringsonderzoeken. 8. Zorg voor duidelijke richtlijnen in de beoogde werkwijze voor de accounthouders. Maak daarbij ook duidelijk wat de verantwoordelijkheid is van de accounthouder en waarvoor zij hulp kunnen inroepen van andere onderdelen in de organisatie. Overweeg periodiek een bijeenkomst voor alle accounthouders om meer uniformiteit in de processen te krijgen. 9. Verbeter de communicatie over de eisen die aan gesubsidieerde organisaties worden gesteld. 10. Versnel de doorlooptijden van de afhandeling van subsidieaanvragen.

Belangrijkste conclusies (3/3) • De Rekenkamer stelt vast dat het college invulling geeft aan de actieve informatieplicht: het subsidieoverzicht biedt raadsleden overzicht van de verleende subsidies en afwijkingen ten opzichte van het vorige jaar. Dit helpt de raad om invulling te geven aan zijn controlerende rol. • Met de komst van een medewerker die zich overkoepelend met subsidies bezighoudt, kunnen aandachtspunten in deze overzichten worden verbeterd. • Een inhoudelijke controle door de raad op het bereiken van de maatschappelijke doelen op dit moment is op dit moment nog beperkt, mede door de aandachtspunten op het gebied van controle en effectmetingen. • Het uitvoeren en verstrekken van een periodieke evaluatie van het subsidiebeleid (zoals wettelijk vereist) zou een bijdrage leveren aan het versterken van de controlerende taak van de gemeenteraad.

Bijbehorende aanbevelingen (3/3) 11. Evalueer het subsidiebeleid periodiek en verifieer daarbij het nut en de noodzaak van subsidies. 12. Geef scherper invulling aan de inhoudelijk controlerende rol. Benut de geëigende momenten in de P&Ccyclus om onduidelijkheden in de gegevens aan te kaarten en te toetsen of subsidies voldoende aansluiten bij beleidsdoelstellingen.

Dank voor uw aandacht! Rekenkamer Montfoort