RIB 22-09-27 Wet Revitalisering Toezicht.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan de leden van gemeenteraad Montfoort

Zaaknummer

45145

Onderwerp

KPI 2021

Portefeuillehouder

Burgemeester P.J. van Hartskamp - de Jong

Datum

27 september 2022

Geachte raadsleden, Aanleiding In het kader van de Wet Revitalisering Toezicht moeten wij jaarlijks aan uw raad en de provincie verantwoording afleggen over het archief- en informatiebeheer van onze gemeente. Het archiefbeheer van de gemeente Montfoort wordt aan de hand van de zogenaamde KPI's (Kritische Prestatie Indicatoren) door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) getoetst op de Archiefwet en -regelgeving. Op 18 juli jl. hebben wij de KPI-rapportage over 2021 ontvangen. Hierin wordt aangegeven of Montfoort aan de norm voldoet en indien dit niet het geval is welke acties gemeente Montfoort moet ondernemen. Toelichting Vanuit onze streekarchivaris van het RHC krijgen we het compliment dat er goede stappen zijn gezet in het verbeteren van het archief- en informatiebeheer. Hieronder wordt in hoofdlijnen weergegeven wat er is opgepakt en op welke punten er verbetering wordt ingezet. Begin 2021 is het documentair informatiebeleid en het informatiebeveiligingsbeleid opgesteld. Eind 2020 is de aanbesteding van het nieuwe zaaksysteem in gang gezet en in 2021 gegund aan een nieuwe leverancier. Daarna is er gestart met de implementatie van het zaaksysteem waar uitgangspunten zijn opgesteld en zaaktypen zijn ingericht waarbij direct rekening is gehouden met toekomstige archivering. Het zaaksysteem is live gegaan in mei 2022.

Eind 2022 worden de aanpassingen verder gedocumenteerd in de ordeningsstructuur, het postproces, kwaliteitshandboek, handboek vervanging en metadataschema. In de zomer van 2022 is de migratie van Decos naar My-Lex goedgekeurd en kan Decos geheel uitgezet gaan worden. Het digitaliseringstraject van de bouwvergunningen is in de zomer van 2022 op alle elementen goedgekeurd en wordt daarmee afgerond. De bouwvergunningeninventarissen van 1937-1999 van gemeente Montfoort en gemeente Linschoten zijn in juni 2022 goedgekeurd zodat deze samen met het 10 jarenblok eind 2022 worden overgedragen naar het archief van het RHC. De uitfasering van Mozard is inmiddels samen met gemeente IJsselstein gestart met een vooronderzoek. Hierna wordt bepaald naar welke applicatie de data wordt gemigreerd en start het migratietraject. Vernietiging van oude documentatie zal veel capaciteit vragen omdat er in Mozard vanaf 2013 geen vernietiging heeft plaatsgevonden. Hier zal een inhaalslag gemaakt moeten worden. Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT de secretaris de burgemeester

M.H. van der Veer

mr. P.J. van Hartskamp-de Jong

Bijlage(n) Geef puntsgewijs de omschrijving van de bijlage(n) aan. Indien de bijlage(n) niet openbaar zijn, vermeld dan geen omschrijving. Bijvoorbeeld: bijlage 1: kwartaalrapportage, bijlage 2: niet openbaar. In geval van niet openbare bijlagen dient de geheimhouding door de raad te worden bekrachtigd. Neem hiervoor contact op met de griffie.