Raadsvoorstel Gedragscode Privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023

Gemeente Montfoort

RAADSVOORSTEL ter besluitvorming in de raad

Zaaknummer

194636

Datum Raadsvergadering

Onderwerp

Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023

Datum commissievergadering

Portefeuillehouder

Burgemeester P.J. van Hartskamp - de Jong

3 juli 2023

Raadscommissie

Voorstel

De ‘Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023’ vast te stellen.

Kernboodschap Voorgesteld wordt om de Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023 vastte stellen. De gedragscode beschrijft gedragslijnen voor het verwerken van persoonsgegevens voor de publicatie van persoonsgegevens op de website ten aanzien van diverse categorieën van personen. Daarnaast worden ook gedragslijnen vastgesteld als het gaat om: - Persoonsgegevenstijdens vergaderingen/beraadslaging; - Persoonsgegevens op website/social media van raadsfracties. In de gedragscode wordt aangegeven welke persoonsgegevens geanonimiseerd of niet gepubliceerd worden. In veel gevallen kunnen raadsleden op aanvraag wel deze gegevens inzien, maar derden dus niet. Bijlage(n) Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023

Aanleiding Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt ook door de gemeenteraad van Montfoort normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en burgers. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevensis voor de gemeenteraad een groot goed en wordt niet voorniets uitgebreid beschermd door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De gemeenteraad is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Wet open overheid (Woo). Er kan soms onduidelijkheid bestaan omtrent het delen van informatie, vooral wanneer het persoonsgegevens betreft. Hier spelen belangen die tegengesteld kunnen zijn: bescherming van de privacy enerzijds en het belang van openbaarheid anderzijds. Met deze gedragscode stelt u een kader vast voor het zorgvuldig, betrouwbaar en veilig omgaan met de persoonsgegevens die u als gemeenteraad onder ogen komen.

Gemeente Montfoort | Kasteelplein 5 | 3417 JG Montfoort

Postbus 4] | 3417 ZG Montfoort | T 0348-476400 | info@moantfaort.nl www.montfoort.nl

Gemeente Montfoort

Gewenst resultaat Het doel van de gemeente is om openheid en transparantie te bieden, zonder daarbij de kern van de privacywetgeving uit het oog te verliezen. Openbaarheid en privacy hoeven elkaar namelijk niet uit te sluiten. Het gewenste effect van deze gedragscode is om een leidraad te bieden bij twijfel, vragen en discussies. Argumenten / Toelichting De gedragscode geeft houvast om het beschermen van persoonsgegevens beter te borgen in de organisatie. Daarnaast geeft deze richting inwoners en externen meer duidelijkheid over de werkwijze van

de gemeente als het gaat om het publiceren van persoonsgegevensin het kader van raads- en bestuursinformatie. Kern van de gedragscode zijn de spelregels omtrent het publiceren van persoonsgegevens uit college- en raadsbesluiten. Voor de publicatie van persoonsgegevens geldt het algemene uitgangspunt dat alle gegevens die een natuurlijke persoon, natuurlijke persoon bij een

rechtspersoon of samenwerkingsverband direct of indirect identificeren, geanonimiseerd moeten worden. Daarnaast zijn ten aanzien van het verwerken/gebruiken van persoonsgegevens tijdens vergaderingen/beraadslaging én op de website/social media van raadsfracties ook gedragslijnen opgenomen, respectievelijk: - “Raadsleden zullen bevorderen dat tijdens de beraadslagingen niet onnodig persoonsgegevens gebruikt worden. Verder ziet ook de voorzitter van de raad/commissie er op toe dat tijdens de vergaderingen niet onnodig persoonsgegevens gebruikt worden.” - “Verwerken van persoonsgegevens buiten de openbare besluitvorming valt niet onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad. Voor het gebruik van persoonsgegevens op eigen website of andere social media kanalen is de raadsfractie zelf verantwoordelijk”. Communicatie / Participatie

Bij de voorbereiding van de voorgestelde ‘Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023’ heeft afstemming plaatsgevonden met de Functionaris Gegevensbescherming. Ook met de griffier en de portefeuillehouder heeft afstemming plaatsgevonden. Na vaststelling door de raad treedt deze gedragscode in werking na publicatie in het elektronisch Gemeenteblad www.officielebekendmakingen.nl en op www.overheid.nl. Montfoort, 10 januari 2023

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT, a de secretaris, de burgemeester,”

mr. ki van Ha

le

Gemeente Montfoort | Kasteelplein 5 | 3417 JG Montfoort Postbus 4] | 3417 ZG Montfoort | T 0348-476400 | info@mantfoort.nl

www.montfoort.nl

Gemeente Montfoort

RAADSBESLUIT In de openbare vergadering van 3 juli 2023 heeft de gemeenteraad besloten: De 'Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023’ vastte stellen. de griffier,

de voorzitter,

mr. S.G. Meijer

mr. P.J. van Hartskamp-de Jong

Gemeente Montfoort | Kasteelplein 5 | 3417 JG Montfoort Postbus 41 | 3417 ZG Montfoort | T 0348-476400 | infa@montfoort.nl

www.montfoort.nl