Raadsvoorstel Evenementenbeleid 2026 - 2030 gemeente Montfoort

RAADSVOORSTEL ter besluitvorming ¡n de raad

Zaaknummer Onderwerp

Evenementenbeleid 2026 - 2030 gemeente Montfoort

Portefeuiliehouder

Burgemeester P.J. van Hartskamp - de Jong

Raadscommissie

Bestuur, Financiën en Samenleving

Datum Raadsvergadering

24 maart 2025

Datum commissievergadering

11 maart2025

Voorstei 1. Het Evenementenbeleid 2026 - 2030 gemeente Montfoort vast te stellen Kernboodschap Evenementen zijn van grote waarde voor de gemeente Montfoort. ln het kader van onder andere de veiligheid bij evenementen wordt regelgeving steeds complexer en van organisatoren wordt steeds meer gevraagd. De huidige regelgeving bij evenementen is weergegeven in het Evenementenbeleid 2018 2024. De afgelopen periode is een geactualiseerd kader opgesteld: het nu ter besluitvorming voorliggende Evenementenbeleid 2026 - 2030 gemeente Montfoort. Bijlagen: 1 Evenementenbeleid 2026 - 2030 gemeente Montfoort

Aanleiding Er is steeds meer aandacht voor veiligheid bij en omgevingsimpact van evenementen. Regelgeving wordt steeds complexer en van organisatoren wordt steeds meer gevraagd. De huidige beschrijving van het vergunningenproces bij evenementen is weergegeven in het Evenementenbeleid 2018 - 2024. ln dit huidige beleid staat dat het evenementenbeleid in 2024 zou worden geëvalueerd. Daarom is de afgelopen periode de beschrijving tegen het licht gehouden. Ook is in een interactieve sessie met een aantal evenementenorganisatoren gesproken over het huidige kader. Het nu voorliggende beleid voor de periode 2026 - 2030 is een geactualiseerd kader op basis van de screening van relevante wet- en regelgeving, de input van evenementenorganisatoren en van samenwerkingspartners zoals politie, Veiligheidsregio Utrecht (VRU) en Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU). Gewenst resultaat Met het vaststellen van het evenementenbeleid bieden we evenementenorganisatoren in Montfoort geactualiseerde richtlijnen en kaders. Dit leidt uiteindelijk, in samenspraak met de veiligheidspartners, tot een zo veilig mogelijk verloop van evenementen. Argumenten / Toelichting ln het huidige beleid staat dat het evenementenbeleid in 2024 zou worden geëvalueerd. Met organisatoren en samenwerkingspartners is gesproken over het beleid, de toepassing en uitwerking daarvan. lnput uit de

Gemeente Montfoort l KasteelpLein 5 l 34171G Moritfoort Püstbus 41 l 3417 ZG Montfoort l T 0348-4761.00 l Lnfo@montfoort.nL

www.montfoort.nl

gesprekken is meegenomen bij het opstellen van het nieuwe beleid. De regelgeving is voorts geactualiseerd. Hieronder volgt een aantal argumenten voor vaststelling van het nieuwe beleid. 1. 1 Evenementenorganisatoren zijn betrokken bij de totstandkoming van het Evenementenbeleid 2026-2030 Om zicht te krijgen op de ervaringen met, ideeën over en knelpunten bij het huidige evenementenbeleid zijn in een interactieve sessie stellingen aan een aantal evenementenorganisatoren voorgelegd. De belangrijkste conclusie die hieruit naar voren kwam, is dat het evenementenbeleid de afgelopen jaren over het algemeen goed heeft gewerkt er is een evenementenkalender ontstaan met door het hele jaar heen activiteiten met voor elk wat wils. Er is verder onder andere gesproken over vergunningsvrije evenementen, eindtijden en locaties voor evenementen. En over de huidige praktijk voor wat betreft vergunningverlening. Op hoofdlijnen is de conclusie ten aanzien van deze onderwerpen dat flexibiliteit en maatwerk worden gevraagd en te allen tijde één aanspreekpunt tijdens het vergunningverleningsproces. 1.2 Samenwerkingspartners zijn betrokken bij de totstandkoming van het Evenementenbeleid 2026-2030 Ook is er gesproken met vertegenwoordigers van politie de Copen, VRU en ODRU. Het eindconcept is vervolgens ook aan deze partijen voorgelegd. Uit de gesprekken volgen geen grote wijzigingen.

Alleen ten aanzien van het vaststellen van de geluidsnormen bij evenementen komt een wijziging wat werkwijze betreft: we maken met de ODRU een afspraak voor het leveren van maatwerkadviezen (zie bij punt 1 .6 geluidsnormen). 1.3 De mogelijkheden om het aanvraagproces voor een vergunning te vereenvoudigen zijn onderzocht, maar de mogelijkheden zijn zeer beperkt. U heeft als raad het verzoek gedaan om te onderzoeken of de vergunningenaanvraagprocedure kan worden vereenvoudigd. Aangegeven is dat, zowel onder het huidige beleid maar zeker ook onder nieuw beleid, evenementen te allen tijde op een verantwoorde en veilige manier georganiseerd moeten worden. Dat vergt een zorgvuldige vergunningenprocedure waarbij verschiliende partners (o.a. politie, VRU, ODRU) informatie nodig hebben om een aanvraag te kunnen beoordelen. Zoals gesteld wordt regelgeving steeds complexer, het gaat dan vaak om landelijke (flora en fauna) of zelfs Europese regelgeving (bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid en het gebruik van plastic). Dit maakt de aanvraagprocedure niet makkelijker. ln de praktijk zullen we vergunning aanvragers ondersteunen waar mogelijk (faciliteren één aanspreekpunt, overleggen voorafgaand aan een evenement en samen evaiueren nadien om leerpunten voor een volgend evenement te waarborgen). 1.

4 De meeste inhoudelijke wijzigingen zijn beperkt De inhoudelijke wijzigingen in het beleid zijn beperkt. Zo is bijvoorbeeld de definitïe van vergunningsvrije evenementen iets aangepast. Heet de risicoscan tegenwoordig behandelclassificatiescan. En er is informatie voor organisatoren opgenomen over de zorgplicht rondom flora en fauna, waaraan de provincie als bevoegd gezag invulling geeft. Dit zijn geen enorme wijzigingen, maar het is goed om het beleid op deze punten te hebben aangevuld of geactualiseerd. Hieronder (1.5, 1.6 en 1.7) worden de zaken weergegeven die wel een wijziging in het beieid betreffen die toelichting behoeft. 1.5 De eindtijden (en tijdstip van zachter zetten muziek) zijn iets aangepast, waarbij alle belangen zijn meegewogen. Ten aanzien van de eindtijden is in het nieuwe beleid opgenomen, dat de standaard eindtijd doordeweeks 23.00 uur is en in het weekend 24.00 uur. De burgemeester kan incidenteel ontheffing verlenen voor een verruimde eindtijd, waarbij afhankelijk van de geluidssterkte en de eventueel te verwachten overlast, na 24.00 uur beperkingen in geluid kunnen worden opgelegd. Dat wijkt iets af van hetgeen in het huidige beleid is opgenomen. ln het huidige beleid is de eindtijd zowel doordeweeks als in het weekend 24.00 uur. Voor

Gemeente Montfoort l Kasteetpteiii 5 l 34Ì7JG Montfoort Postbus 41 l 3417 ZG Mûntfoort l T 0348-4764U0 l info@montfoort.nt

www.montfoort.nl

tentfeesten in het buitengebied en schuurfeesten geidt in het huidige beleid dat deze mogen eindïgen om 0200 uur, waarbij de muziek om 01.30 uur stopt. Bij ontheffingen verruimde eindtijden wordt ook vaak een eindtijd aangehouden van 02.00 uur, waarbij om 01.30 uur de muziek moet stoppen. Bïj de keuze in het nieuwe beleid om na 24.00 uur beperkingen voor wat betreft geluid op te kunnen leggen, spelen de belangen van de inwoners van Montfoort een rol. Niet iedereen bezoekt immers elk evenement, over het algemeeri zal de acceptatie onder inwoners van enige vorm van (over)last van geluid groot zijn, maar na 24.00 uur neemt deze acceptatie (vermoedelijk) af. 1.6 De geluidsnormen in het huidige beleid voldoen nieten we gaan daarom werken met een maatwerkadvies. Ten aanzien van de geluidsnormen is in het nieuwe beleid opgenomen dat bij elk evenement waarbij geluid een rol speelt op maat advies gevraagd gaat worden aan de ODRU en dit maatwerkadvies zal worden opgenomen in de vergunning. Bij evenementen met een verruimde eindtijd kan het dan gaan om twee geluidsnormen: een geluidsnorm voor de periode voor 24.00 uur en een norm voor na 24.00 uur. Gebleken is de afgelopen periode dat de geluidsnormen zoals die opgenomen zijn in het huidige beieid niet voldoen.

De ODRU heeft, om hier verbetering in aan te brengen, twee opties aangegeven, ofwel per locatie en type evenement een geluidsnorm uitwerken, ofwel per evenement een maatwerkadvies aan de ODRU vragen. Laatstgenoemde optie is kwalitatief de beste. Als een evenement niet of nauwelijks wijzigt door de jaren heen, hoeft niet elkjaar een maatwerkadvies te worden opgevraagd. 1. 7. De faciliteiten die door de gemeente beschikbaar gesteld worden, kunnen we in sommige gevallen in rekening brengen. De kosten voor evenementen (die talrijker en groter worden) nemen ook voor de gemeente steeds toe. Bij evenementen met een maatschappelijk belang of ter promotie van Montfoort worden de faciliteiten (bijvoorbeeld hekken, afvalcontainers, verkeersborden etc ) niet in rekening gebracht. Bij commerciële evenementen kan overwogen worden om een vergoeding voor de faciliteiten te vragen. Ook kan de organisator worden gevraagd deze zaken zelf te regelen. Kanttekeningen en alternatieven 1. 1 De evenementenorganisatoren hebben andere wensen over de eindtijden. De evenementenorganisatoren hebben ten aanzien van de eindtijden aangegeven, dat zij 24.00 uur niet meer van deze tijd vinden. Voorts dat zij bij (ontheffing verruimde) eindtijden constateren, dat het zogenaamde afkoelhalfuurtje (om 01.30 uur de muziek stoppen en om 02.00 uur einde evenement) niet werkt, bezoekers gaan pas naar huis om 02.00 uur.

Er is dus geen sprake van een gespreide uitloop. Dit zou ervoor pleiten nog tot 02.00 uur door te gaan met muziek op sterkte/versterkt geluid, aldus de organisatoren. Overwogen is om hiervoor een pilot uit te voeren en zo te onderzoeken hoe dit uitpakt. Maar de belangen van bewoners hebben we in deze uiteindelijk zwaarder laten wegen en stellen daarom voor om (afhankelijk van de geluidssterkte en eventueel te verwachten overlast van een evenement) na 24.00 uur beperkingen voor wat betreft geluid op te kunnen leggen. 1.2 Het nieuwe evenementenbeleid geeft geen directe oplossing voor de behoeften van evenementenorganisatoren tijdens het vergunningenproces. ln de sessie met evenementenorganisatoren zijn ook tips voor verbetering in de uitvoering van het evenementenbeleid genoemd (een vast contactpersoon, contactmomenten zowel voorafgaand aan als na het evenement, het kunnen volgen van de vergunningaanvraag etc.). Dit beleid geeft geen direct antwoord op deze zaken, maar daar zal in de uitvoering uiteraard aandacht voor zijn.

Gemeerite Montfoort l Kasteep1etrr 5 l 3417JG Montfoort Postbus 41 l 3417 ZG Montfooít l T 0348-476h00 l info@montfoort.nt

www.montfoort.nl

-

Financiën Bij commerciële evenementen kan overwogen worden om een vergoeding voor de faciliteiten te vragen. Juridische gevoigen Niet van toepassing. Planning en aanpak Na besluitvorming door uw raad zal uitvoering worden gegeven aan het nieuwe evenementenbeleid (datum inwerkingtreding is 1 januari 2026, rekening houdend met een overgangstermijn voor evenementenorganisatoren). Communicatie / participatie Het nieuwe beleid zal gepubliceerd worden op www.overheid.nl Relatie met duurzaamheid / Maatschappelijk verantwoord ondernemen ln het nieuwe beleid is de regelgeving met betrekking tot het gebruik van duurzame giazen en hergebruik van plastic materialen opgenomen. Toets inclusiviteit Niet van toepassing. Montfoort, 11 februari 2025 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT(-) de secretaris, de burgemeester, /

M.H. van derVeer

mr. P.J. v

artskamp-de Jong

Gemeente Montfoort l KasteelpLein 5 l 3417JG Montfoort Postbus 41 l 3417 ZG Moritfoort l T 0348-476400 Lnfo@montfoort.nL

www.montfoort.nl

RAADSBESLUIT ln de openbare vergadering van 24 maart 2025

1.

heeft de gemeenteraad besloten:

Het Evenementenbeleid 2026 - 2030 gemeente Montfoort vast te stellen.

de griffier,

de voorzitter,

mr. S.G. Meijer

mr. P.J. van Hartskamp-de Jong

Gemeente Montfoart l Kstee1peu 5 l 3417JG Mantfoort Postbus 41 l 3417 ZG Montfoort l T 0348-476400 l info@rnontfoort.nl

www.montfoort.nl