Raadsvoorstel Evenementenbeleid 2026-2030 gemeente Montfoort

Cemeente Moritfoort

RAADSVOORSTEL ter besluitvorming in de raad

Zaaknummer

529091

Datum Raadsvergadering

6 oktober 2025

Onderwerp

Evenementenbeleid 2026 - 2030 gemeente Montfoort

Datum commissievergadering

23 september 2025

Portefeuillehouder

Burgemeester P.J. van Hartskamp - de Jong

Raadscommissie

Bestuur, Financiën en Samenleving

Voorstel Het Evenementenbeleid 2026 - 2030 gemeente Montfoort vast te stellen onder intrekking van het Evenementenbeleid 2018 -2024. Kernboodschap Evenementen zijn van grote waarde voor de gemeente Montfoort. ln het kader van onder andere de veiligheid bij evenementen wordt regelgeving steeds complexer en van organisatoren wordt steeds meer gevraagd. De huidige regelgeving bij evenementen is weergegeven in het Evenementenbeleid 2018 2024. ln de afgelopen periode ¡s een geactualiseerd kader opgesteld: het nu ter besluitvorming voorliggende Evenementenbeleid 2026 - 2030 gemeente Montfoort. ln de raadsvergadering van 24 maart 2025 heeft de raad gevraagd een extra inspraakronde te houden met de evenementenorganisatoren. Deze inspraak heeft plaatsgevonden op 2 juli 2025. Bijlagen: 1. Evenementenbeleid 2026 - 2030 gemeente Montfoort

Aanleiding Er is steeds meer aandacht voor veiligheid bij en omgevingsimpact van evenementen. Regelgeving wordt steeds complexer en van organïsatoren wordt steeds meer gevraagd. De huidige beschrijving van het vergunningenproces bij evenementen is weergegeven in het Evenementenbeleid 2018 - 2024. ln dit huidige beleid staat dat het evenementenbeleid in 2024 zou worden geëvalueerd. Daarom is in de afgelopen periode de beschrijving tegen het licht gehouden. Ook is in een interactieve sessie met een aantal evenementenorganisatoren gesproken over het huidige kader. Het nu voorliggende beleid voor de periode 2026 - 2030 is een geactualiseerd kader op basis van de screening van relevante wet- en regelgeving, de input van evenementenorganisatoren en van samenwerkingspartners zoals politie, Veiligheidsregio Utrecht (VRU) en Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU). ln de raadsvergadering van 24 maart 2025 heeft de raad gevraagd een extra inspraakronde te houden met de evenementenorganisatoren. Deze inspraak heeft plaatsgevonden op 2 juli 2025. Gewenst resultaat Met het vaststellen van het evenementenbeleid bieden we evenementenorganisatoren in Montfoort geactualiseerde richtlijnen en kaders. Dit leidt uiteindelijk, in samenspraak met de veiligheidspartners, tot een zo veilig mogelijk verloop van evenementen.

Argumenten / Toelichting ln het huidige beleid staat dat het evenementenbeleid ¡n 2024 zou worden geëvalueerd. Met organisatoren en samenwerkingspartners is gesproken over het beleid, de toepassing en uitwerking daarvan. lnput uit de

Ciemeente Montfoort

gesprekken is meegenomen bij het opstellen van het nieuwe beleid. De regelgeving is voorts geactualiseerd. Hieronder volgt een aantal argumenten voor vaststelling van het nieuwe beleid. 1. 1 Evenemen(enorganisatoren zijn betrokken bij de (otstandkoming van het Evenementenbe/eid 2026-2030 Om zicht te krijgen op de ervaringen met, ideeën over en knelpunten bij het huidige evenementenbeleid zijn in een ¡nteractieve sessie stellingen aan een aantal evenementenorganisatoren voorgelegd. De belangrijkste conclusie die hieruit naar voren kwam, is dat het evenementenbeleid de afgelopen jaren over het algemeen goed heeft gewerkt: er is een evenementenkalender ontstaan met door het heie jaar heen activiteiten met voor elk wat wils. Er is verder onder andere gesproken over vergunningsvrije evenementen, eindtijden en locaties voor evenementen, alsmede over de huidige praktijk voor wat betreft vergunningveriening. Op hoofdlijnen is de conclusie ten aanzien van deze onderwerpen dat flexibiliteit en maatwerk worden gevraagd en te allen tijde één aanspreekpunt tijdens het vergunningverleningsproces. ln de raadsvergadering van 24 maart 2025 heeft de raad gevraagd een extra inspraakronde te houden met de evenementenorganisatoren. Deze ¡nspraak heeft plaatsgevonden op 2 juli 2025.

Naar aanleiding van deze inspraakronde worden de volgende wijzigingen ¡n het evenementenbeleid voorgesteld: • Standaard eindtijd van evenementen op zondag t/m donderdagavond tot 23.00 uur; • Standaard eindtijd van evenementen op vrijdagavond en zaterdagavond tot 24.00 uur; • Standaard eindtijd van tentfeesten en schuurfeesten in het buitengebied tot 02.00 uur; Burgemeester kan ¡ncidenteel ontheffing verlenen voor de eindtijd. Dit wordt beoordeeld per individueel geval; Met betrekking tot de geluidsnormen wordt er een overgangsperiode van 2 jaar ingesteld. 1.2 Samenwerkingspartners zijn betrokken bij de totstandkoming van het Evenementenbeleid 2026-2030 Ook is er gesproken met vertegenwoordigers van politie de Copen, VRU en ODRU. Het eindconcept is vervolgens ook aan deze partijen voorgelegd. Uit de gesprekken volgen geen grote wijzigingen. Alleen ten aanzien van het vaststellen van de geluidsnormen bij evenementen komt een wijziging wat werkwijze betreft: we maken met de ODRU een afspraak voor het leveren van maatwerkadviezen en er geldt een overgangsjaar (zie bij punt 1 .6 geluidsnormen). l.3De mogelijkheden om hetaanvraagproces vooreen vergunningte vereenvoudigen zijn onderzocht, maar de mogeiijkheden zijn zeer beperkt. U heeft als raad het verzoek gedaan om te onderzoeken of de vergunningenaanvraagprocedure kan worden vereenvoudigd.

Aangegeven is dat, zowel onder het huidige beleid maar zeker ook onder nieuw beleid, evenementen te allen tijde op een verantwoorde en veilige manier georganiseerd moeten worden. Dat vergt een zorgvuldige vergunningenprocedure, waarbij verschillende partners (o.a. politie, VRU, ODRU) informatie nodig hebben om een aanvraag te kunnen beoordelen. Zoals gesteld wordt regelgeving steeds complexer, het gaat dan vaak om landelijke (flora en fauna) of zelfs Europese regelgeving (bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid en het gebruik van plastic). Dit maakt de aanvraagprocedure niet makkelijker. ln de praktijk zullen we vergunningaanvragers ondersteunen waar mogelijk (faciliteren één aanspreekpunt, overleggen voorafgaand aan een evenement en samen evalueren nadien om leerpunten voor een volgend evenement te waarborgen). ln verband met gewijzigde wetgeving (Alcoholwet) is het aanvragen voor het schenken van alcohol op een evenement vereenvoudigd. Dit betekent dat er voor een evenement éénmalig een ontheffing aangevraagd moet worden en deze geldt voor alle horecapunten op het evenement. Ook is er bij de inspraakronde aan de evenementenorganisatoren gevraagd of er behoefte is aan een meerjarige evenementenvergunning. Het merendeel van de organisatoren heeft aangegeven dit niet te

emeente Montfoort

wiilen. Zij geven aan elk jaar wijzigingen in hun aanvraag te willen verwerken Daarnaast vinden zij ook in het kader van veiligheid het belangrijk om de ingediende plannen te laten controleren door de hulpdiensten. 1.4 De meeste inhoudelijke wijzigingen zijn beperkt De inhoudelijke wijzigingen in het beleid zijn beperkt. Zo is bijvoorbeeld de definitie van vergunningsvrije evenementen iets aangepast en heet de risicoscan tegenwoordig behandelclassificatiescan. En er is informatie voor organisatoren opgenomen over de zorgplicht rondom fiora en fauna. Het is goed om het beleid op deze punten te hebben aangevuld of geactualiseerd. Hieronder (1 .5, 1 .6 en 1 .7) worden de zaken weergegeven die wel een wijziging in het beleid betreffen, die toelichting behoeft. 1.5 De eindtfjden zijn aangepast, waarbij a/le belangen zijn meegewogen. • Standaard eindtijd van evenementen op zondag t/m donderdagavond tot 23.00 uur; • Standaard eindtijd van evenementen op vrijdagavond en zaterdagavond tot 24.00 uur; • Standaard eindtijd van tentfeesten en schuurfeesten in het buitengebied tot 02.00 uur; • Burgemeester kan incidenteel ontheffing verlenen voor de eindtijd. Dit wordt beoordeeld per individueel geval. 1.6 De geluidsnormen in het huidige beleid voldoen niet en we gaan daarom werken met een maatwerkadvies.

De huidige geluidsnormen voor evenementen van 70dB(A) en 85dB(C) zijn niet toereikend genoeg. Ten aanzien van de geluidsnormen is in het nieuwe beleid opgenomen dat bij eik evenement waarbij geluid een rol speelt op maat advies gevraagd gaat worden aan de ODRU en dit maatwerkadvies zal worden opgenomen in de vergunning. Het is onmogelijk om geluidsnormen vast te stellen, waarbij evenementen wel door kunnen gaan, maar niemand overlast ervaart. Een bepaalde mate van hinder is onvermijdelijk. Met name muziekevenementen worden echter vaak als belastend ervaren. Bij dergelijke overlast spelen vele factoren een rol, zoals het geluidsniveau, de gebruikte geluidsfrequenties, het tijdstip, de duur en de locatie van het evenement alsook de windrichting en —kracht, de geluidgevoeligheid van de waarnemer en de geluidsisolatie in het gebouw waarin de waarnemer zich bevindt. Om die reden wordt bij elk type evenement, waarbij geluid een rol speelt, indien nodig éénmalig advies op maat gevraagd aan de ODRU ten aanzien van de geluidsnormen. Dit maatwerk advies wordt opgenomen in de vergunning voor het evenement. Per muziekevenement zal de ODRU de komende twee jaren een geluidsprofiel opstellen. ln dit geluidsprofiel worden de maximale geluidsnormen aangegeven, waarbij rekening wordt gehouden dat deze normen geen afbreuk doen aan het type evenement.

Wanneer een geluidsprofiel is vastgesteld voor een evenement zal de ODRU het geluidsniveau controleren tijdens het evenement. Na afloop ontvangt de vergunningverlener een meetverslag van de ODRU. Wanneer nodig zal de vergunningverlener in overleg met de organisator en de ODRU het geluidsprofiel aanpassen voor de daaropvolgende jaren. Ter bescherming van bezoekers en medewerkers op evenementen geldt een maximaal geluidsniveau van het bronvermogen, gemeten op een afstand van één meter voor een luidspreker, van 100dB(A). 1. 7. De faclliteiten die door de gemeente beschikbaar gesteld worden, kunnen we in sommige gevallen in rekening brengen. De kosten voor evenementen (die talrijker en groter worden) nemen ook voor de gemeente steeds toe. Bij evenementen met een maatschappelijk belang ofter promotie van Montfoort worden de faciliteiten (bijvoorbeeld hekken, afvalcontainers, verkeersborden etc.) niet in rekening gebracht. Bij commercile evenementen kan overwogen worden om een vergoeding voor de faciliteiten te vragen. Ook kan de organisator worden gevraagd deze zaken zelfte regelen. Kanttekeningen en alternatieven 1. 1 Het nieuwe evenementenbeleid geeft geen directe oplossing voor de behoeften van evenementenorganisatoren tijdens het vergunningenproces.

P_

iii;L;iii

-

ln de sessie niet evenementenorganisatoren zijn ook tips voor verbetering in de uitvoering van het evenementenbeleid genoemd (een vast contactpersoon, contactmomenten zowel voorafgaand aan als na het evenement, het kunnen volgen van de vergunningaanvraag etc.). Dit beleid geeft geen direct antwoord op deze zaken, maar daar zal in de uitvoering uiteraard aandacht voor zijn. Financiën Bij commerciële evenementen kan overwogen worden om een vergoeding voor de faciliteiten te vragen. Juridische gevolgen Niet van toepassing. Planning en aanpak Na besluitvorming door uw raad zal uitvoering worden gegeven aan het nieuwe evenementenbeleid (datum inwerkingtreding is 1 januari 2026, rekening houdend met een overgangstermijn voor evenementenorganisatoren). Communicatie / participatie Het nieuwe beleid zal gepubliceerd worden op wwwoverheid.nl Reiatie met duurzaamheid / Maatschappelijk verantwoord ondernemen ln het nieuwe beleid is de regelgeving met betrekking tot het gebruik van duurzame glazen en hergebruik van plastic materialen opgenomen. Toets inclusiviteit Niet van toepassing.

Montfoort, 22 juli 2025 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFO9RT, taris, de • de burgemster,

,

MH vanderVeer

mr PJ vanH,tš a

/

dJong

Lemeente Montfoort

RAADSBESLUIT In de openbare vergadering van 6 oktober 2025 heeft de gemeenteraad besloten:

Het Evenementenbeleid 2026 - 2030 gemeente Montfoort vast te stellen onder intrekking van het Evenementenbeleid 2018 - 2024. de griffier,

de voorzitter,

mr. S.G. Meijer

mr. P.J. van Hartskamp-de Jong