memo rekenkamer 2023

MEMO GRIFFIE Datum: Aan: Van: Onderwerp:

22 mei 2023 Presidium Griffier Rekenkamer

Geachte leden van het Presidium, Met deze notitie wordt beoogd de uitgangspunten van een rekenkamer voor gemeente Montfoort af te stemmen. Inleiding In Montfoort is al sinds 16 december 2013 geen sprake meer van een actieve invulling van de rekenkamerfunctie. De voormalige werkgroep Rekenkamercommissie van de Audit Commissie heeft voor het laatst in 2018 een (pilot) onderzoek laten uitvoeren door BMC naar de realisatie van (sport)voorzieningen in de gemeente Montfoort. Dit staat echter niet gelijk aan een rekenkamer die volgens vooraf vastgestelde procedures en reglementen bij elkaar komt en onafhankelijk van de raad tot een eigen agenda komt. Met de Wet versterking decentrale rekenkamers wordt dit laatste wel beoogd. De Wet versterking decentrale rekenkamers De Wet versterking decentrale rekenkamers is op 1 januari 2023 in werking getreden en kent een overgangstermijn van een jaar. Dit betekent dat alle gemeenten uiterlijk op 1 januari een onafhankelijke rekenkamer moeten hebben, waarbij een gemeenschappelijke rekenkamer ook een mogelijkheid is. Uitgangspunten en scenario’s De raad van Montfoort moet voor 1 januari 2024 een onafhankelijke rekenkamer instellen. Ter voorbereiding en advisering heeft d.d. 25 april 2023 een delegatie van het Presidium gesproken met de Projectgroep Lokale Rekenkamers van het ministerie van BZK.

Om dit op een juiste wijze vorm te geven dient de raad enkele uitgangspunten vast te stellen. 1. De raad beslist hoeveel leden de rekenkamer heeft. Er kan gekozen worden voor een collegemodel (twee of meer leden) en een directeursmodel (één lid). Bij het directeursmodel dient tevens een plaatsvervangend lid benoemd te worden. Bij twee of meer leden bestaat deze verplichting niet. Een voordeel van twee of meer leden is dat onderling kennis gedeeld kan worden en kan worden overlegd. Gezien de omvang van gemeente Montfoort lijkt drie leden (inclusief de voorzitter) gangbaar. Dit is tevens het meest gebruikte model in den lande. Voorstel – 3 leden, waarvan 1 voorzitter.

Pagina 1 van 4

MEMO GRIFFIE 2. De raad beslist hoe vaak een lid herbenoemd kan worden. In de wet staat de benoemingstermijn van zes jaar. Bij maximaal 1 herbenoeming betekent dat de leden en de voorzitter maximaal 12 jaar deel uit kunnen maken van de rekenkamer. Herbenoeming komt de continuïteit van de rekenkamer ten goede. Voorstel – leden en voorzitter maximaal één keer te herbenoemen. 3. De raad beslist of er een klankbordgroep komt. Deze klankbordgroep fungeert als aanspreekpunt voor de rekenkamer. Rekenkamers hebben in de praktijk soms behoefte om informatie in te winnen en te kijken wat er speelt in de raad. De klankbordgroep kan dan ook meedenken over de onderzoeksonderwerpen en de specifieke onderzoeksvragen. Een klankbordgroep is niet verplicht maar biedt zeker kansen. Voorstel – een klankbordgroep instellen voor de rekenkamer, bestaande uit drie leden. 4. De rekenkamer kan ondersteund worden bij haar werkzaamheden door een secretaris of een secretaris/onderzoeker. Er zijn meerdere mogelijke varianten voor ondersteuning van de rekenkamer. a. Ambtelijke ondersteuning die niet op de griffie is ondergebracht b. Ambtelijke ondersteuning door op de griffie werkzame ambtenaren c.

Inhuren van ondersteuning

Goede ondersteuning is van groot belang om het rekenkamerwerk goed en professioneel te kunnen doen. Zeker aangezien het lidmaatschap van een rekenkamer meestal een nevenfunctie is. De meeste rekenkamers hebben een (ambtelijk) secretaris van de rekenkamer die de rekenkamer ondersteunt en adviseert. De secretaris is een belangrijke schakel tussen rekenkamer, ambtelijke organisatie, griffie, college, raad en onderzoekers. De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers (NVRR) heeft onderzoek gedaan naar de ambtelijke ondersteuning, gemiddeld bedraagt de ondersteuning 0,15 tot 0,25 fte. (5 tot 9 uur/week). In relatie met het onderzoeksbudget, gebaseerd op aantal inwoners, lijkt dit aan de hoge kant. Voorstel – de rekenkamer ambtelijk ondersteunen door de commissiegriffier. Vooralsnog niet overgaan tot structurele fte-uitbreiding. Wel monitoren en tijdig bijstellen indien nodig. 5. De raad beslist hoe groot het budget van de Rekenkamer is. Het budget wordt voornamelijk gebruikt voor de vergoeding van de leden en de onderzoeken die uitgevoerd worden. In 2020 heeft de regering in samenwerking met o.a. de NVRR geconstateerd dat minimaal € 1,30 per inwoner aan de rekenkamer als ondergrens gehanteerd kan worden. De Minister heeft dit nogmaals bevestigd in de memorie van Toelichting van de Wet versterking decentrale rekenkamers. Voor Montfoort leidt dit tot een budget van ongeveer € 18.000,--.

Uit gesprek met de Projectgroep Lokale Rekenkamers en telefonisch overleg met de NVRR komt naar voren dat een budget van € 20.000,-- net voldoende ruimte biedt voor onderzoek. Pagina 2 van 4

MEMO GRIFFIE Voorstel – het budget voor de rekenkamer voor 2024 vaststellen op € 20.000,--. 6. De raad beslist over de vergoeding van de voorzitter en de leden. Er kan gekozen worden voor een maandelijks bedrag, een bedrag per vergadering en een uurtarief. Daarnaast kan de raad ook kiezen of de leden reis-, verblijf- en overige kosten ontvangen. De NVRR pleit voor een vaste vergoeding per maand. Een situatie waarin de aan het onderzoek bestede tijd direct gerelateerd is aan de beloning van het lid kan ertoe leiden dan een lid de omvang van een onderzoek (nodeloos) laat toenemen. Indien de vergadervergoeding als beloningsstructuur wordt gekozen, dan dient het begrip vergadering goed gedefinieerd te worden. Het administratieve proces rondom de uitbetaling van de vergoeding is minder intensief wanneer gekozen wordt voor een vaste vergoeding per maand. Bij een maandelijks bedrag kan gekozen worden voor een vast bedrag of een percentage van het maandelijkse bedrag dat raadsleden ontvangen. De hoogte van een maandelijkse vergoeding lopen landelijk uiteen, wel is het algemene beeld dat naarmate de gemeente meer inwoners heeft, de vergoeding hoger ligt. Het gemiddelde aantal onderzoeken zal jaarlijks 1 zijn. De verwachting is dat de leden gemiddeld 2 tot 3 uur per week zullen besteden aan een onderzoek.

De vergoeding per uur ligt in de praktijk ergens tussen de € 25 en € 80 per uur, waarbij de vergoeding van de voorzitter iets hoger is. De reis-, verblijf- en overige kosten zitten niet geconfisqueerd in deze vergoeding. Hierbij is het uitgangspunt dat de leden de onderzoeken voornamelijk zelf uitvoeren i.p.v. uitbesteden. Voorstel – de leden en de voorzitter van de rekenkamer ontvangen voor hun werkzaamheden een vaste maandelijkse vergoeding. Deze vergoedingen zijn inclusief reis- verblijf- en overige kosten. De vergoeding bedraagt voor de voorzitter € 200,-- per maand en voor de gewone leden € 150,-- per maand. De vergoeding jaarlijks te indexeren met dezelfde indexering die geldt voor de vergoeding voor raadsleden. (2 uur per week ad € 75/uur voor de voorzitter en € 50/uur voor de leden + € 50 overige kosten. De vergoeding per jaar bedraagt in 2024 derhalve in totaal € 6.000) Verder verloop Na vaststelling van de uitgangspunten wordt de conceptverordening vorm gegeven en ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Er vindt d.d. 6 juni 2023 een overleg plaats met de voorzitter en één lid van de rekenkamer van IJsselstein om de mogelijkheid te verkennen om dezelfde leden van de rekenkamer IJsselstein te benoemen als lid van de rekenkamer Montfoort (zogeheten personele unie).

Mocht geen overeenstemming bereikt gaan worden met IJsselstein dan zullen de vacatures anderszins opengesteld moeten gaan worden.

Pagina 3 van 4

MEMO GRIFFIE Eerder is getracht aansluiting te vinden bij Lopik en Oudewater, echter Lopik heeft aangegeven dat zij in eerste instantie tevens een personele unie met IJsselstein overwegen. Oudewater heeft nog geen besluiten hieromtrent genomen. Uiteraard wordt contact gehouden met Lopik en Oudewater.

Pagina 4 van 4