Memo Pro formabegroting 2022 Ferm Werk en bestuursopdrachten.pdf

Gemeente Montfoort

Memo Aan:

De commissie Financien

Van:

Yolan Koster

Datum:

14 juni 2021

Betreft:

Pro formabegroting 2022 Ferm Werk en bestuursopdrachten

Zoals afgesproken in het 2e Montfoortse deel van de radenconferentie Ferm Werk op dinsdag 8 juni ontvangt u hierbij een korte toelichting op de pro forma begroting 2022 Ferm Werk alsmede de drie bestuursopdrachten. De toezending van de bestuursopdrachten is toegezegd in het gezamenlijke deel van de radenconferentie Nu al staat vast dat er eind 2021 een begrotingswijziging zal komen. Daarin zullen de resultaten worden opgenomen van de vernieuwing van Ferm Werk. Tevens worden daarin nieuwe beleidsvoornemens opgenomen. De pro-forma begroting is nodig als input voor de gemeentelijke begrotingsronde van dit najaar. Uitgangspunt van deze begroting is dat hij beleidsarm is. Dit houdt in dat Ferm Werk volgens deze begroting grosso modo doorgaat met haar dienstverlening op de manier waarop dat op dit moment gebeurt. Toch bleek het noodzakelijk een aantal keuzes te maken: 1. In de prognose van de ontwikkeling van het cliëntenbestand die onder de onderhavige begroting ligt is uitgegaan van de huidige bestandsomvang plus een recente inschatting van de gevolgen van de coronacrisis. Voor 2022 zien we nog een lichte stijging van het aantal uitkeringsgerechtigden, maar vanaf 2023 is de verwachting dat het aantal cliënten weer stabiliseert. 2. In de begroting is ook meegenomen het besluit van het DB om de pensioenen van de werknemers van Ferm Werk te harmoniseren.

Dit besluit is onderdeel van het besluit om de governance van Ferm Werk te vereenvoudigen. 3. In de begroting is de reguliere CAO-verhoging van de salarissen meegenomen. 4. De gemeente Woerden heeft in 2020 een strategische heroriëntatie gedaan, ook op de uitvoering van de participatiewet. De taakstelling die aan Ferm Werk is opgelegd, is in de begroting meegenomen. 5. De gemeenten Bodegraven-Reeuwijk en Woerden hebben ervoor gekozen om de dienstverlening aan cliënten met een grote afstand tot de arbeidsmarkt (ook wel categorie C en D-cliënten) over te hevelen naar SAM Welzijn respectievelijk Woerden Wijzer. De gemeenten Oudewater en Montfoort overwegen deze stap ook te nemen. Deze wijziging is meegenomen in de begroting. 6. De gemeente Bodegraven-Reeuwijk heeft in 2020 Ferm Werk een taakstelling opgelegd. Eind 2020 heeft het AB van Ferm Werk besloten om een deel van deze taakstelling, namelijk het deel dat betrekking heeft op de ‘grote geldstroom’, zijnde ongeveer €470.000 over te nemen. Dit deel van de taakstelling is in de begroting verwerkt.

7. Een ander deel van de taakstelling van Bodegraven-Reeuwijk had betrekking op de ‘kleine geldstroom’, ofwel de bedrijfsvoering van Ferm Werk. Dit betrof €280.000. De afgelopen maanden is gepoogd om deze taakstelling te verwerken. Dit bleek voor 2021 echter zodanig grote consequenties te hebben, zowel voor Bodegraven-Reeuwijk zelf als voor de andere gemeenten, dat de stuurgroep deze taakstelling als niet realistisch kwalificeert. Voor alle gemeenten zou het niveau van de dienstverlening aan cliënten op een onverantwoord laag niveau komen te staan. De verwachting is dat voor 2022 dezelfde constatering gemaakt gaat worden. Deze taakstelling is niet meegenomen in de begroting. 8. Tijdens de opstelling van de begroting is nog eens gekeken naar bezuinigingsmogelijkheden. Er is gekozen om het inhuurbudget naar nul te brengen. Dit levert een bezuiniging om van ongeveer een ton. Dit wordt naar rato van de in de GR afgesproken kostenverdeling over de gemeenten verdeeld. De risico’s (onvoorziene ontwikkelingen in de bedrijfsvoering, waarvoor het DB apart moet besluiten) zijn in de risicoparagraaf benoemd. De raden van de deelnemende gemeenten wordt gevraagd dit te beschouwen als zienswijze en deze toe te sturen aan het DB en AB van Ferm Werk.

Toevoeging vanuit Montfoort: In de begroting wordt wel al rekening is gehouden met het voornemen om de begeleiding van de groepen C en D met ingang van 2022 over te hevelen naar de lokale Welzijnsinstellingen. Voor Montfoort betekent dat een continuering en uitbreiding van het enkele jaren geleden reeds als pilot bij de SWOM gestarte project C en D. Zoals toegezegd op 8 juni zijn de door het DB aan Ferm Werk opgedragen bestuursopdrachten eveneens bijgevoegd. Bijlagen: Bestuursopdrachten: a. Kostenverdeelstaat Ferm Werk b. Begrotingswijziging 2021 en Begroting 2022 c. Governance Ferm Werk

2

Memo Kostenverdeling Ferm Werk DB vergadering 24 september 2020

Onderwerp Aan CC Van Datum

Kostenverdeelstaat Ferm Werk Dagelijks bestuur Angelique Pruijssers 4-9-2020

Inleiding Bij het tot stand komen van de GR Ferm Werk in 2016 is in artikel 24 van de GR Ferm Werk een kostenverdeling afgesproken. Deze kostenverdeling is inmiddels erg ingewikkeld geworden en steeds moeilijker uitlegbaar. Door de complexiteit en manuele handelingen in een grote excelsheet is de kans op fouten ook groot. Om deze reden adviseert de controller van Ferm Werk om de verdeelsystematiek opnieuw te bekijken. Een andere verdeelsystematiek betekent wel dat de gemeenschappelijke regeling moet worden gewijzigd. Aan het dagelijks bestuur wordt gevraagd om opdracht te verlenen een onderzoek uit te voeren naar hoe de kostenverdeelsystematiek beter kan. De RvC ondersteunt dit verzoek.

Accountant In 2018 heeft de accountant al gerapporteerd over de complexe systematiek van kostenverdeling. Op dit moment wordt de kostenverdeling in verschillende spreadsheets verwerkt. Aangezien er verschillende verdeelsleutels inzitten en zo ingewikkeld is dat het via een ingewikkelde spreadsheet moet worden berekend is het risico groot dat hier fouten uit ontstaan. In het verslag van bevindingen 2019 heeft de accountant aangegeven dat het risico bestaat dat we aankomend jaarrekening traject vertraging oplopen als we niet een aantal zaken herinrichten.  Herinrichten van de taken rondom het opstellen van de planning en controldocumenten zoals begroting, de kwartaalrapportages en jaarstukken;  Vereenvoudigen van de administratie;  Herzien en vereenvoudigen van de kostenverdeelsystematiek

Verschillende geldstromen Ferm Werk heeft een grote geldstroom en een kleine geldstroom. De complexiteit zit vooral in de apparaatskosten en uitvoeringskosten. (kleine geldstroom) Kort samengevat bestaat de verdeling in de kleine geldstroom als volgt: Stap 1: De lasten en baten in de kleine geldstroom worden in de kostenverdeelstaat in de eerste stap op afdelingen/ kostensoorten verzameld, waarbij rekening gehouden wordt met de vereisten van het BBV m.b.t. overhead en een post voor onvoorzien. In deze opstelling wordt de totale omvang van de kleine geldstroom bepaald die zowel voldoet aan de indeling van het BBV als aan de te verdelen kosten naar de productbegroting. Stap 2 de kosten zoveel mogelijk direct of met verdeelsleutels verdeeld naar de producten die in de productbegroting voorkomen. Hierbij worden tevens de speciale aanpassingen uit de eerste stap t.b.v. het BBV gecorrigeerd. Als laatste stap worden de niet direct toe te wijzen kosten als indirecte kosten met een opslag % over de producten verdeeld, waarna de totale kostprijs per product bepaald is. Stap 3 In de derde stap wordt de verdeling naar de gemeenten verwerkt van de eerder bepaalde kosten van de kleine geldstroom. De uitkomsten van de kleine geldstroom per product van de tweede stap worden met verdeelsleutels uit de GR toegerekend aan de verschillende gemeenten.

De productbegroting kleine geldstroom is de uiteindelijke uitkomst van de kostenverdeelstaat. Pagina 1 van 2 Onderwerp memo <invoegen titel memo>

Auteur <invoegen auteur memo>

Datum <invoegen datum memo>

Gericht aan <invoegen naam / gremia waaraan memo is gericht>

Versie <invoegen versie nr>

Memo Kostenverdeling Ferm Werk DB vergadering 24 september 2020

Verdeelsleutels Er worden op dit moment verschillende verdeelsleutels gebruikt. Voor de kleine geldstroom is de regel: De verdeling van de uitvoeringskosten over de deelnemers wordt bepaald door het aantal eenheden per product per deelnemer. In de praktijk betekent dit de volgende verdeelsleutels Inkomensregelingen:   

Op basis van uitgaven BUIG en BBZ Op basis van kosten adviescommissie bezwaar en beroep Op basis van uitgaven bijzondere bijstand

Begeleide participatie:     

Aantal fte gemiddeld wat werkzaam is bij begeleid werken SW Aantal fte gemiddeld productief SW werkzaam bij Ferm Werk Aantal fte gemiddeld die onder dagbesteding werkt Aatal fte gemiddeld op basis van 31 uur voor nieuw beschut Aantal fte gemiddeld op basis van 25,5 uur van garantiebanen

Arbeidsparticipatie:    

Algemene kosten inclusief werkgeversservicepunt wordt verdeeld naar aanleidingen percentage BUIG Test en training op basis van aantal consulenten werk Consulenten werk en participatie op basis van aantal consulenten w&p Detabanen op basis van het aantal dienstverbanden.

Voorstel Om het een gedragen besluit te laten zijn is het voorstel dat een verzoek vanuit het bestuur komt om de huidige kostenverdeling aan te laten passen naar een transparante en zo eenvoudig mogelijke manier. Hierbij te kijken naar verschillende scenario’s en deze voor te leggen om uiteindelijk een gezamenlijk besluit hierop te kunnen nemen. Een verandering in de kostenverdeling betekent een aanpassing in de GR. Dit betekent automatisch dat de wijziging langs de raden moet.

Pagina 2 van 2 Onderwerp memo <invoegen titel memo>

Auteur <invoegen auteur memo>

Datum <invoegen datum memo>

Gericht aan <invoegen naam / gremia waaraan memo is gericht>

Versie <invoegen versie nr>

BESTUURSOPDRACHT Onderwerp:

Begrotingswijziging 2021 en Begroting 2022

Bestuurlijk opdrachtgever:

G. Becht (namens DB Ferm Werk)

Versie: 0.2

Probleemstelling/Aanleiding Het DB heeft de kaderbrief t.b.v. de Begrotingswijziging 2021 en Begroting 2022 nog niet kunnen vaststellen, dit omdat de eerste financiële vertaling van de beleidsdoelstellingen niet past binnen de financiële mogelijkheden van drie van de vier deelnemende gemeenten. Daarom is nu een traject nodig om te komen tot een begrotingswijziging 2021 en begroting 2022 die wél past. Met deze bestuursopdracht verleent DB aan de directie van Ferm Werk de opdracht om dit traject in te gaan, dit in nauwe samenwerking met de gemeenten. Doelstelling en Resultaat / Product

Hoe ziet de nieuwe situatie eruit (wat is er af als het af is)?

Beide begrotingen moeten door de vier deelnemende gemeenten akkoord worden bevonden. Dit betekent dat het DB een unaniem besluit wil kunnen nemen.

Urgentie / Termijn

Wat gaat er fout als het niet op korte termijn wordt opgelost? Is er een uiterste datum waarop het resultaat behaald moet zijn?

De begroting 2022 moet 8 juli 2021 worden vastgesteld en vóór 1 augustus verzonden zijn naar de provincie. Uitstel aanvragen bij de provincie van deze deadline is in principe mogelijk. Dit moet goed onderbouwd zijn, en ook de gemeenten moeten akkoord geven, aangezien uitstel heeft consequenties voor de gemeentelijke begrotingen. Voor de begrotingswijziging 2021 is de deadline 31 december 2021.

Beleidskaders

Welk bestaand beleid geeft kaders voor de uitwerking?

1. De wettelijke verplichtingen die de gemeenten in de participatiewet hebben, moeten onverkort nagekomen kunnen worden, wat de kosten ook mochten zijn. 2. In de concept kaderbrief zijn de beleidsvoornemens verwoord. Duidelijk moet worden welke van deze beleidsvoornemens bij welke van de vier gemeenten overeind kunnen blijven, gezien de financiële mogelijkheden en beperkingen. 3. De begrotingen moeten voldoen aan de kwaliteitseisen die de provincie Utrecht stelt. Voorwaarden / Uitgangspunten / Dwarsverbanden

Waarmee moet rekening gehouden worden?

1. Onderdeel van dit traject is het inwinnen van een onafhankelijk oordeel over de efficiency van Ferm Werk, met daarin een advies over de te hanteren efficiency-kentallen. Hierin moet ook duidelijk worden tegen welke minimale kosten Ferm Werk bedrijfsmatig verantwoord kan werken. 2. Er komt geen nieuw traject voor de bespreking van een kaderbrief, dit wegens het krappe termijn voor oplevering van de begroting 2022. De beleidsvoornemens worden beschreven in de inleiding op de begroting. Wél willen we de raden maximaal betrekken bij de uitvoering van de bestuursopdracht. 3. De gemeenten verschillen in de financiële ruimte voor de uitvoering door Ferm Werk. Er dient een manier te worden gevonden om verschillen in beleidsdoelstellingen mogelijk te maken, zonder dat de ene gemeente de financiële of uitvoeringstechnische gevolgen voelt van (het gebrek aan) de financiële ruimte van de andere gemeente. 4. Gedacht wordt aan beperking van de basisdienstverlening tot het wettelijk minimum en dat concreet te beschrijven. De overige dienstverlening wordt dan overgeheveld naar de additionele dienstverlening, waarbij er naar wordt gestreefd dat gemeenten daarin zoveel mogelijk samenwerken, zoveel als de financiële ruimte van de gemeenten dat toelaat. 5.

De onzekerheid in de ontwikkeling van het cliëntenbestand als gevolg van de coronacrisis (instroom en uitstroom) wordt beschreven in een risicoparagraaf, gecombineerd met nadere procesafspraken hoe bedrijfsmatig verantwoord in te spelen op het realiteit worden van deze risico’s. Voor de inschatting van de financiële risico’s wordt naar behoefte gebruik gemaakt van scenario’s. 6. Voor de ontwikkeling van het aantal aanvragen voor levensonderhoud sluiten we aan bij een objectieve, liefst landelijke norm.

pag. 1 van 2

Hoofdactiviteiten Het project bestaat uit drie hoofdactiviteiten: 1. Wettelijk minimum dienstverlening bepalen Eerst bepalen we samen met de gemeenten de inhoud van het wettelijk minimum. Vervolgens doen we een financiële vertaling hiervan, gevolgd door bespreking en vaststelling in het DB. 2. Begroting 2022 eerste versie Deze hoofdactiviteit is erop gericht een begroting 2022 op te leveren die past binnen de financiële kaders van de gemeenten en door de provincie kan worden geaccordeerd. Daarin zit het wettelijk minimum, plus per gemeente de additionele dienstverlening voor zover de gemeente daar financiële ruimte voor heeft. We maken zoveel als mogelijk is, gegeven de beperkte tijd, per gemeentelijke beleidsdoelstelling een globale financiële vertaling, zodat er keuzemogelijkheid is. Waar dat nodig is voor een goede bespreking met de raad werken we een beperkt aantal scenario’s uit, beperkt ook gezien de beperkte tijd die beschikbaar is. 3. Aanpassing bedrijfsvoering Parallel aan hoofdactiviteit 1 en 2 en ook daarna nog, passen wij onze bedrijfsvoering zó aan, dat de vaste en variabele kosten aan zowel het wettelijk minimum als aan de beleidsdoelstellingen kunnen worden toegerekend. We hebben hiervoor naar verwachting de rest van het jaar nodig.

We nemen deze activiteit samen met de vereenvoudiging van de kostenstructuur waarover het DB reeds heeft besloten, plus de consequenties van de eventueel besloten vereenvoudiging van de governancestructuur. Tevens bepalen met behulp van een onafhankelijke partij welke kentallen Ferm Werk voor de bedrijfsvoering gaat hanteren (zoals bijvoorbeeld percentage overhead) en laten we Ferm Werk op deze kentallen benchmarken. De verwachting is dat met de resultaten hiervan een begrotingswijziging 2022 nodig zal zijn. We verwachten deze aan het eind van het jaar te kunnen aanbieden, mogelijk gezamenlijk met de begrotingswijziging die voor 2021 al was voorzien. Hierin zijn de consequenties voor personeelsomvang en eventuele frictiekosten meegenomen. Als laatste volgt de aanpassing van de GR tekst. Te denken valt aan het nader preciseren van wat er in de basisdienstverlening en in de additionele dienstverlening zit. Kostendekking

Welk budget is beschikbaar?

Voor het onafhankelijk onderzoek naar de efficiency is naar schatting 50K nodig. Daarnaast is extra inhuur nodig van omstreeks 20K om de financiële administratie aan te passen aan de nieuwe werkwijze. Risico’s

Voor zover nu bekend

Het belangrijkste risico op dit moment is dat er meer tijd nodig is voor dit traject dan wenselijk is gegeven met name de deadline voor de begroting 2022. Voor akkoord Namens DB Ferm Werk:

Gezien RvC Ferm Werk NV:

Datum:

Datum:

pag. 2 van 2

BEST UURSOPDRACHT Onderwerp:

Governance Ferm Werk

Bestuurlijk opdrachtgever:

G. Becht (namens DB Ferm Werk)

Versie: 0.1

Probleemstelling DB/AB van de GR Ferm Werk enerzijds en de AVA en de RvC van NV Ferm Werk anderzijds hebben in 2017 besloten niet over te gaan tot vereenvoudiging van de governance-structuur van Ferm Werk. Het DB van FermWerk heeft de behoefte om dit besluit te heroverwegen. Achtergrond / Aanleiding / Uitgangssituatie In de aanloop naar de besluitvorming in 2017 hebben twee externe bureaus (BMC, La Gro Geelkerken Advocaten) onderzocht welke voordelen een vereenvoudigde governance van Ferm Werk heeft en hoe deze vereenvoudiging concreet vorm te geven. Als voordelen zijn vooral genoemd: Verbeteren van de transparantie van de besturing, extern en intern Verbeteren van de financiële transparantie en beïnvloedbaarheid van de begroting Versterking van de richtinggevende taak van politiek en colleges Verlaging van operationele kosten Versterken van de eenheid binnen de organisatie De vereenvoudiging zou haar beslag krijgen door opheffing van de NV en gelieerde stichtingen en het onderbrengen van alle activiteiten in het openbaar lichaam. Deze principekeuze was het uitvloeisel van een vergelijking van verschillende mogelijkheden tot vereenvoudiging. Aan het besluit om niet over te gaan tot vereenvoudiging lag vooral ten grondslag de stijging van de jaarlijkse pensioenkosten van 100-120K, dit door de overgang van het personeel van NV en gelieerde stichtingen naar het ABP.

In dit proces is ook overwogen het openbaar lichaam om te vormen van een raads-GR naar een college GR en de bijbehorende verordenende bevoegdheid van de GR over te dragen aan de colleges. Hierover heeft geen besluitvorming plaatsgevonden. De redenen voor de heroverweging zijn: Enkele incidenten waarin betrokkenen zijn geconfronteerd met de nadelen van de huidige governance, zowel op bestuurlijk als operationeel niveau. Een review van de accountant van Ferm Werk die wijst op de grote risico’s die Ferm Werk met de huidige governance loopt op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en efficiency. De inmiddels geëffectueerde wijziging van het arbeidsrecht van ambtenaren waardoor het verschil in rechtspositie en pensioenaanspraken met medewerkers in de NV en de gelieerde stichtingen mogelijk minder groot is geworden. In augustus 2020 is een advies gegeven met betrekking tot de interne inleenconstructies (tussen GR, NV en gelieerde stichtingen). Daarin is de conclusie getrokken dat de WNRA goede mogelijkheden biedt om aan deze ingewikkelde constructies een einde te maken..

Doelstelling en Resultaat / Product 1.

2.

Hoe ziet de nieuwe situatie eruit (wat is er af als het af is)?

Een nieuw besluit, genomen door DB/AB van het openbaar lichaam, door de AVA/RvC van de NV, én de besturen van de gelieerde stichtingen, over (al of niet) vereenvoudiging van de governance van Ferm Werk door opheffing van de NV en de gelieerde stichtingen, en het onderbrengen van alle activiteiten in het openbaar lichaam. Hierin is meegenomen een besluit om de GR (al of niet) om te vormen tot een college-GR. Ingeval dit besluit positief is en het in de respectievelijke gemeenteraden moet worden bevestigd, dient in dit besluit goedkeuring te kunnen worden verleend aan het plan van aanpak voor de effectuering, waarin ook de aspecten tijd en geld zijn meegenomen. De opstelling van dit plan van aanpak maakt daarom onderdeel uit van deze bestuursopdracht. Het plan dient de belangrijkste operationele acties voor Ferm Werk te beschrijven, plus het tijdspad en de besluitvormingsmoment en naar een vereenvoudigde governance.

pag. 1 van 2

Urgentie / Termijn

Wat gaat er fout als het niet op korte termijn wordt opgelost? Is er een uiterste datum waarop het resultaat b ehaald moet zijn?

De incidenten die mede hebben bijgedragen tot de heroverweging zijn ernstig omdat het vertrouwen dat direct betrokkenen hebben in bestuurbaarheid, de wendbaarheid en de efficiency van Ferm Werk is geschaad. Dit vertrouwen dient op zo kort mogelijke termijn worden hersteld. Met het oog daarop wenst het DB dat vóór medio 2020 een besluit door DB, AVA en stichtingsbesturen kan worden genomen, dit met het oog op invoering per 1-1-2022.

Beleidskaders -

-

Welk b estaand b eleid geeft kaders voor de uitwerking?

Deze opdracht vindt plaats binnen de kaderbrief 2021/2022 die naar verwachting begin januari 2021 door het AB wordt vastgesteld. In deze kaderbrief worden indien nodig nadere kaders aan deze opdracht gesteld. Het DB heeft in een eerder stadium besloten tot vereenvoudiging van de kostenstructuur en kostenverdeling naar de gemeenten. In het op te stellen plan van aanpak zal de implementatie van deze vereenvoudiging worden geïntegreerd en dan voor dat deel van de vereenvoudiging dat afhankelijk is de besluitvorming over de governancestructuur.

Afbakening

Wat is het niet?

Deze opdracht behelst niet: Onderzoek naar de nadelen van de huidige governance Onderzoek naar verschillende vormen van vereenvoudiging

Voorwaarden / Uitgangspunten / Dwarsverbanden -

Waarmee moet rekening gehouden worden?

De opdracht moet leiden tot inzicht in de financiële consequenties van de vereenvoudiging, zowel kosten als baten De opdracht dient inzicht te geven in de afname van de bij de achtergrond genoemde risico’s die zijn onderkend in de huidige governancestructuur.

Kostendekking

Welk b udget is b eschikbaar?

Voor de uitvoering van deze opdracht is naar schatting 50K nodig die vooral ingezet zal worden voor juridische ondersteuning. Risico’s

Voor zover nu b ekend

Er zijn op dit moment geen risico’s te identificeren t.a.v. de uitvoering van deze opdracht.

Voor akkoord Namens DB Ferm Werk:

Gezien RvC Ferm Werk NV:

Datum:

Datum:

pag. 2 van 2