Getekend raadsvoorstel Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2022 10-01-2023.pdf

•

••

,,s

.

1lr

RAADSVOORSTEL ter besluitvorming in de raad

Zaaknummer

102103

Datum Raadsvergadering

Onderwerp

Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023

Datum commissievergadering

portefeuillehouder

Burgemeester P.J. van Hartskamp - de Jong

Raadscommissie

Voorstei

De Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023 vast te stellen.

Kernboodschap Voorgesteld wordt om de Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023 vast te stellen. De gedragscode beschrijft gedragslijnen voor het verwerken van persoonsgegevens voor de publicatie van persoonsgegevens op de website ten aanzien van diverse categorieën van personen. Daarnaast worden ook gedragslijnen vastgesteld ais het gaat om: Persoonsgegevens tijdens vergaderingen/beraadslaging; Persoonsgegevens op website/social media van raadsfracties. ln de gedragscode wordt aangegeven welke persoonsgegevens geanonimiseerd of niet gepubliceerd worden. ln veel gevallen kunnen raadsleden op aanvraag wel deze gegevens inzien, maar derden dus niet. Bijlage(n) Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023

Aanleiding Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt ook door de gemeenteraad van Montfoort normaliter tot actieve openbaarmaking van ¡nformatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en burgers. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor de gemeenteraad een groot goed en wordt niet voor niets uitgebreid beschermd door de Europese Aigemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De gemeenteraad is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Wet open overheid (Woo). Er kan soms onduidelijkheid bestaan omtrent het delen van informatie, vooral wanneer het persoonsgegevens betreft. Hier spelen belangen die tegengesteld kunnen zijn: bescherming van de privacy enerzijds en het belang van openbaarheid anderzijds. Met deze gedragscode stelt u een kader vast voor het zorgvuldig, betrouwbaar en veilig omgaan met de persoonsgegevens die u als gemeenteraad onder ogen komen.

Gemeente Montfoort l Kastee[pleiri 5 l 3417JG Montfooít Postbus 41 l 3417 ZG Montfoort l T 0348-476400 l info@montfoort.nl

www.montfoort.nl

• .. •

•

••

Gewenst resultaat Het doel van de gemeente is om openheid en transparantie te bieden, zonder daarbij de kern van de privacywetgeving uit het oog te verliezen. Openbaarheid en privacy hoeven elkaar nameiijk niet uit te sluiten. Het gewenste effect van deze gedragscode is om een leidraad te bieden bij twijfel, vragen en discussies. Argumenten / Toelichting De gedragscode geeft houvast om het beschermen van persoonsgegevens beter te borgen in de organisatie. Daarnaast geeft deze richting inwoners en externen meer duidelijkheid over de werkwijze van de gemeente als het gaat om het publiceren van persoonsgegevens in het kader van raads- en bestuursinformatie. Kern van de gedragscode zijn de spelregels omtrent het publiceren van persoonsgegevens uit college- en raadsbesluiten. Voor de publicatie van persoonsgegevens geldt het algemene uitgangspunt dat alle gegevens die een natuurlijke persoon, natuurlijke persoon bij een rechtspersoon of samenwerkingsverband direct of indirect identificeren, geanonimiseerd moeten worden. Daarnaast zijn ten aanzien van het verwerken/gebruiken van persoonsgegevens tijdens vergaderingen/beraadslaging én op de website/social media van raadsfracties ook gedragslijnen opgenomen, respectieveiijk: Raadsleden zullen bevorderen dat tijdens de beraadslagingen niet onnodig persoonsgegevens gebruikt worden.

Verder ziet ook de voorzitter van de raad/commissie er op toe dat tijdens de vergaderingen niet onnodig persoonsgegevens gebruikt worden.; Verwerken van persoonsgegevens buiten de openbare besluitvorming valt niet onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad. Voor het gebruik van persoonsgegevens op eigen website of andere social media kanalen is de raadsfractie zelf verantwoordelijk.. Communicatie / Participatie Bij de voorbereiding van de voorgestelde Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023 heeft afstemming plaatsgevonden met de Functionaris Gegevensbescherming. Ook met de griffier en de portefeuillehouder heeft afstemming plaatsgevonden. Na vaststelling door de raad treedt deze gedragscode in werking na publicatie in het elektronisch Gemeenteblad www.officielebekendmakingen.nl en op www.overheid.nl. Montfoort, lüjanuari 2023 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT, de secretaris, de burgemeester,

/

/// / • //, // M.H.va

eer

mr. P.J. van Harts

/

p-de Jong

Gemeente Montfoort l Kasteelplein 5 l 3417JG Montfoort Postbus 41 l 3617 ZG Montfoort l T 0348-476400 l info@montfoort.nl

www.montfoort.nL

emeente Montfoort

RAADSBESLUIT ln de openbare vergadering van

heeft de gemeenteraad besloten:

De Gedragscode privacy erì persoonsgegevens gemeenteraad 2023 vast te stellen. de griffier,

de voorzitter,

mr. S.G. Meijer

mr. P.J. van Hartskamp-de Jong

Gemeente Montfoort l Kasteelptein 5 l 34171G Montfoort Postbus 41 l 3417 ZG Montfoort l T 0348-476400 I info@montfoort.n[

www.montfoort.nl