Getekend raadsvoorstel Financiele verordening Montfoort 2024 19-03-2024

-

RAADSVOORSTEL ter besluitvorming ¡n de raad

Zaaknummer

282349

Datum Raadsvergadering

Onderwerp

Financiele verordening gemeente Montfoort 2024

Datum commissievergadering

Portefeuillehouder

Wim van Wikselaar

Raadscommissie

Bestuur, Financiën en Samenleving

9-04-2024

Voorstel 1. De financiële verordening gemeente Montfoort 2023 in te trekken; 2. De financiële verordening gemeente Montfoort 2024 vast te stellen, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023; 3. De verantwoordingsgrens op 1% vastte stellen; 4. De rapportagegrens op € 25.000,- vast te stellen; 5. De volgende zeven begrotingsawijkingen als acceptabel aan te laten merken: a) Hogere uitgaven die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gereiateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet; b) Hogere en lagere uitgaven bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding; c) Hogere uitgaven in de jaarschijf betreffende activiteiten van een meerjarig-investeringsplan of beheerplan die niet leiden tot een overschrijding van de totale uitgaven van het investeringsplan of beheerplan; d) Overschrijdingen van lasten betreffende activiteiten welke achteraf, na het moment dat er geen begrotingswijziging meer kan worden vastgesteld, als onrechtmatig moeten worden beschouwd doordat deze niet eerder bekend waren. e) Overschrijding van de baten: Voorbeeld: Als we meer geld ontvangen vanuit bijvoorbeeld het gemeentefonds dan is dit geen verwijtbaar handelen en daarmee acceptabel.

f) Onderschrijding van de baten: Voorbeeld: Als we minder geld binnenhalen dan begroot doordat bijvoorbeeld bouwleges door marktontwikkelingen achter blijven bij begroting dan is dit geen verwijtbaar handelen en daarmee acceptabei. g) Onderschrijding van de uitgaven: Voorbeeld: Als er minder geld wordt uitgegeven doordat er schaarste op de markt is en we minder personeel en bedrijven kunnen inzetten om opdrachten uit te voeren is dit geen verwijtbaar handelen en daarmee acceptabel.

Gemeente Montfoort l KasteeLpteLn 5 l 3417)G Montfoort Postbus 41 l 3417 ZG Montfoort l T 0348-4761.00 l info@montfoort.nl

www.montfoort.nl

Kernboodschap Voor u ligt de geactualiseerde financiële verordening 2024 van de gemeente Montfoort. ln deze verordening staan op hoofdlijnen de uitgangspunten voor het financieel beleid beschreven. Bijlage(n) 1. Financiële verordening gemeente Montfoort 2024

Aanleiding Begin 2023 is de financiële verordening geactualiseerd, omdat de verwachting was dat de wetgeving omtrent de rechtmatigheidsverantwoording gewijzigd zou worden. Recent (november 2023) heeft de commissie bedrijfsvoering auditing decentrale overheden een wijziging doorgevoerd, die ervoor zorgt dat onze huidige financiële verordening (2023) toch op enkele onderdelen aangepast dient te worden. Gewenst resultaat Vaststelling financiële verordening gemeente Montfoort 2024 Argumenten / Toelichting Als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en andere besluiten moeten er in de financiële verordening enkele wijzigingen worden doorgevoerd. Daarnaast zijn er vanuit onze eigen organisatie nog enkele wenselijke aanpassingen. De wijzigingen als gevolg van de rechtmatigheidsverantwoording zijn: 1. verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording; 2.voorwaardencriterium; 3. begrotingsrechtmatigheid; 4. misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) Om reden van de overzichtelijkheid is ervoor gekozen geen wijzigingsvoorstel te maken, maar uw raad een voorstel tot integrale herziening aan te bieden. Daarbij wordt de oude verordening ingetrokken en vervan gen door een nieuwe, waarin eerder vastgestelde uitgangspunten en afspraken zijn opgenomen. Het doel is dat de financiële verordening is bijgewerkt met de meest recente ontwikkelingen.

Voorgesteld wordt de nieuwe verordening in werking te laten treden met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023. Nadere toelichting. 1. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording: De achtergrond van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, ingaande het boekjaar 2023, is om meer het gesprek tot stand te brengen tussen de raad en het college over de financiële rechtmatigheid en zo te zorgen voor een impuls van de verbeterïng van de kwaliteit en de beheersing van het achterliggende proces. Vanaf dit boekjaar zal de externe accountant geen verklaring meer afgeven op de rechtmatigheid (afgezien van de SISA-verantwoording), maar doet het college dit zelf.

Gemeente Montfoort l Kasteelplein 5 l 31.17JG Montfoort Postbus 41 l 3417 ZG Montfoort l T 03.48-1.76.400 I info@montfoort.nl

www.mantfoort.nl

4

De accountant toetst vervolgens of de rechtmatigheidsverantwoording, als onderdeel van de jaarrekening, getrouw is weergegeven. Het is kostbaar en tijdrovend om iedere euro, die kan leiden tot een rechtmatigheidsfout of — onduidelijkheid te controleren en te verantwoorden. De raad kan daarnaast wilien sturen op (zekere) hoofdlijnen en zal daarom niet elke afwijking relevant vinden. Alleen over afwijkingen boven een bepaalde grens wil de raad informatie ontvangen. Daarom bepaalt de raad een grens, waarboven het college afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording, de zogeheten verantwoordingsgrens. De mogelijke grens dient te liggen tussen de (theoretische) 0% tot en met 3% van de totale lasten inclusief reservemutaties. Hierbij geeft 0% de grootst mogelijke zekerheid, omdat hierbij veel diepgaander moet worden gecontroleerd. Dit geeft echter een enorme be!asting op de ambtelijke capaciteit en is daardoor zeer kostbaar. Een verantwoordingsgrens van 3% is de maximaal mogelijke ruimte waarbij tegenvallers in het eerste jaar kunnen worden opgevangen. Het voorstel is om de verantwoordingsgrens vastte stellen op 1%. Deze grens sluit overigens aan bij de situatie waarop de externe accountant in eerdere jaren op getoetst heeft. Als rapportagegrens wordt de grens van € 25.000,- geadviseerd.

Dit betekent dat iedere fout op jaarrekeningpostnïveau boven deze tolerantie door het college moet worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze grens sluit aan op de rapporteringstolerantie die de externe accountant gebruikt voor zijn accountantscontrole op getrouwheid en hiermee wijzigt het inzicht van uw raad dan ook niet ten opzichte van eerdere jaren. De paragraaf bedrijfsvoering zal door deze invoering een belangrijker onderdeel worden van de jaarrekening. 2. Voorwaardencriterium: Het betreft artikel 9 in de financiële verordening als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheerhandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving welke zijn opgenomen in het normenkader. 3. Begrotingsrechtmatigheid: Het betreffen aanpassingen in artikel 8 in de financiële verordening als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programmas, waarbinnen de financiëie beheerhandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door u als raad is geautoriseerd; het programmaniveau. Uitgangspunt van de Kadernota rechtmatigheid 2023, opgesteld door de commissie BBV, is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig moet worden beschouwd. Het gaat om overschrijdingen van de lasten en daarnaast om onderschrijding van de lasten, over- en onderschrijding van de baten voor zover deze bekend zijn of bekend behoorden te zijn. Dit is nieuwe, strengere wet- en regelgeving ten opzichte van eerdere jaren, waarin begrotingsrecht-matigheid door de accountant alleen werd getoetst op overschrijdingen van de lasten. Het gevolg van deze wijziging in wet- en regelgeving is dat het totale bedrag aan onrechtmatigheden kan gaan toenemen. ln onze huidige werkwijze is transparantie en informatiewaarde voor de raad het uitgangspunt en als gevolg hiervan boeken wij tussentijds geen resultaten weg door middel van begrotingswijzigingen. Hierdoor zijn de afwijkingen ten opzichte van de begroting bij de jaarrekening

Gemeente Montfoort l KasteeLplen 5 l 3417JG Montfoort Postbus 41 l 3417 ZG Montfoort l T 0348-1.761.00 l info@montfoortnl

www.montfoort.nl

groter als wanneer we dat wel zouden doen. De kans is aannemelijk dat dit ervoor zorgt dat de verantwoordingsgrens van 1% voor rechtmatigheidsfouten wordt overschreden. Als college dienen we hierdoor dan te verklaren onrechtmatig te hebben gehandeld. Dit heeft overigens geen invloed op de accountantsverklaring. Zolang wij alle afwijkingen opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording zal de accountant concluderen dat deze getrouw is opgesteld. Dit is inmiddels afgestemd met de accountant. De Kadernota rechtmatigheid 2023 biedt wel de mogelijkheid om u als raad een aantal categorieën begrotingsafwijkingen als acceptabel aan te laten merken. De modelverordening van de VNG beveelt dit ook aan, omdat hierdoor inzichtelijk wordt welke afwijkingen verwijtbaar ziin en welke niet. Tot en met 2022 bestonden er ook al categorieën lastenoverschrijdingen die niet meetelden voor het oordeei van de accountant. Deze totstandkoming van deze categorieën begrotingsoverschrijdingen hadden een geoorloofde oorzaak. a) b) c)

d)

Kort samengevat betroffen dit: Hogere uitgaven die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet; Hogere en lagere uitgaven bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding; Hogere uitgaven in de jaarschijf betreffende activiteiten van een meerjarig-investeringsplan of beheerplan die niet leiden tot een overschrijding van de totale uitgaven van het investeringsplan of beheerplan; Overschrijdingen van lasten betreffende activiteiten welke achteraf, na het moment dat er geen begrotingswijziging meer kan worden vastgesteld, als onrechtmatig moeten worden beschouwd doordat deze niet eerder bekend waren. Voorgesteld wordt om bovenstaande vier categorieën met betrekking tot lasten over — en onderschrijdingen als acceptabel aan te merken.

e) f)

g)

Daarnaast stellen we voor om deze categorieën uit te breiden met onderstaande drie: Overschrijding van de baten: Voorbeeld: Als we meer geld ontvangen vanuit bijvoorbeeld het gemeentefonds dan is dit geen verwijtbaar handelen en daarmee acceptabel. Onderschrijding van de baten: Voorbeeld: Als we minder geld binnenhalen dan begroot doordat bijvoorbeeld bouwleges door marktontwikkelingen achter blijven bij begroting dan is dit geen verwijtbaar handelen en daarmee acceptabel. Onderschrijding van de uitgaven: Voorbeeld: Als er minder geld wordt uitgegeven doordat er schaarste op de markt is en we minder personeel en bedrijven kunnen inzetten om opdrachten uït te voeren is dit geen verwijtbaar handelen en daarmee acceptabel. lndien van toepassing kunnen lastenonderschrijdingen, batenonderschrijdingen en batenoverschrijdingen uitgesloten worden als onrechtmatigheden, mits deze tijdig zijn gemeld aan de raad en dat kan ook bij de jaarrekening zijn.

CemeenteMontfoort l Kastee[plein 5 l 3417JC Montfoort Postbus 41 l 3.417 ZC Montfoort l T 0348-476400 l Lnfomontfoort,n1

www.montfoort.nl

Financiën Niet van toepassing Planning en aanpak Niet van toepassing Montfoort, 19 maart 2024. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT, de burgemeester, de secretaris,

mr.

î van H

Jong

Gemeente Montfoort l Ksteelp1ein 5 l 34171G Montfoort Postbus 41 l 3417 ZG Montfoort l T 0348-476400 l info@montfoort.nl

www.montfoort.nl

RAADSBESLUIT ln de openbare vergadering van 22 april 2024 heeft de gemeenteraad besloten: 1.De financiëie verordening gemeente Montfoort 2023 in te trekken; 2.De financiële verordening gemeente Montfoort 2024 vast te stellen, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023; 3. De verantwoordingsgrens op 1% vastte stellen; 4. De rapportagegrens op € 25.000,- vast te stellen; 5.De volgende zeven begrotingsafwijkingen als acceptabel aan te laten merken: e) Hogere uitgaven die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet; f) Hogere en lagere uitgaven bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding; g) Hogere uitgaven in de jaarschijf betreffende activiteiten van een meerjarig-investeringsplan of beheerplan die niet leiden tot een overschrijding van de totale uitgaven van het investeringsplan of beheerplan; h) Overschrijdingen van lasten betreffende actïviteiten welke achteraf, na het moment dat er geen begrotingswijziging meer kan worden vastgesteld, als onrechtmatig moeten worden beschouwd doordat deze niet eerder bekend waren.

e) Overschrijding van de baten: Voorbeeld: Als we meer geld ontvangen vanuit bijvoorbeeld het gemeentefonds dan is dit geen verwijtbaar handelen en daarmee acceptabel. f) Onderschrijding van de baten: Voorbeeld: AIs we minder geld binnenhalen dan begroot doordat bijvoorbeeld bouwleges door marktontwikkelingen achter blijven bij begroting dan is dit geen verwijtbaar handelen en daarmee acceptabel. h) Onderschrijding van de uitgaven: Voorbeeld: Als er minder geld wordt uitgegeven doordat er schaarste op de markt is en we minder personeel en bedrijven kunnen inzetten om opdrachten uit te voeren is dit geen verwijtbaar handelen en daarmee acceptabel.

de griffier,

de voorzitter,

mr. S.G. Meijer

mr. P.J. van Hartskamp-de Jong

GemeenteMontfoort l Kasteelptein 5 l 3417JG Montfoort Postbus 41 l 3417 ZG Montfoort l T 0348-476400 l ¡nfo@montfoort.nL

www.montfoort.nl