Getekend raadsvoorstel Buitensportaccommodatiebeleid 02-10-2023 (1)

Gemeente Montfoort

RAADSVOORSTEL ter besluitvorming in de raad

Datum Raadsvergadering

13 november2023

Datum commissievergadering

24 oktober 2023

Raadscommissie

BFS

Portefeuillehouder

C. van Dalen

Onderwerp

Buitensportaccommodatiebeleid

Zaaknummer

: 229637

Voorstel 1. Het Buitensportaccommodatiebeleid vast te stellen. 2. De financiële consequenties als gevolg van dit beleid te verwerken in de begroting vanaf 2025. 3. Eventuele voordelen, die ontstaan door zelfwerkzaamheid van de verenigingen, ten gunste van de desbetreffende vereniging te laten komen. Kernboodschap De afgelopen jaren is er gewerkt aan de voorbereidingen voor een gemeentelijk buitensportaccommodatiebeleid. Om het beleid definitief te kunnen maken, is een raadsbesluit nodig. ln het buitensportaccommodatiebeleid staan onder meer de verschillende uitgangspunten genoemd en worden verdeelsleutels beschreven. Om uitvoering te kunnen geven aan dit beleid, is een meerjaren onderhoudsplanning (MJOP) opgesteld voor de accommodaties waarover het beleid gaat. ln het MJOP Buitensportaccommodaties staat deze meerjaren onderhoudsplanning beschreven voor alle gemeentelijke eigendommen voor wat betreft buitensportaccommodaties zoals velden, doelen en verlichting. Bijlage(n) Bijlage 1: Buitensportaccommodatiebeleid Bijlage 2: Risico-analyse Bijlage 3: Financiële consequenties [GEHEIM]

Aanleiding Uit het traject met de buitensportaccommodaties, dat is opgezet naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek uit 2018, is gebleken dat helder beleid ontbreekt over de wijze waarop gemeentelijke eigendommen (accommodaties) beschikbaar worden gesteld en tegen welke vergoeding oftegenprestatie. Wel is zeker dat momenteel iedere inwoner van de gemeente bijdraagt aan een aantal (sport)verenigingen doordat de kosten voor deze accommodaties deels vanuit de algemene middelen van de gemeente worden bekostigd. Tijdens de begrotingsbehandeling op 9 en 10 november 2020 heeft de raad het college de opdracht gegeven om de implicaties van het doorvoeren van de gebruiker betaalt te onderzoeken. Dit in het licht van de nijpende financiële situatie van de gemeente destijds. Daarnaast werd de motie over het besparingspotentieel op de lasten van sportaccommodaties aangenomen, met daarin de volgende opdrachten: Bij de voorbereiding van het voorstel voor het sportaccommodatiebeleid onderzoek te doen naar het besparingspotentieel op de lasten verband houdend met de sportaccommodaties; de resultaten van dit onderzoek gelijktijdig met het voorstel voor het sportaccommodatiebeleid aan de raad voor te leggen; Pagina 1 van 7 Onderwerp: Buitensportaccommodatiebeleid, Datum raadsvergadering: 13 n0vember2023

Gemeente Montfoort Vanuit het oogpunt van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) was het noodzakelijk om transparantie in de geldstromen te krijgen op basis waarvan kostprijsberekeningen ziin gemaakt. ln 2021 is het onderzoek buitensportaccommodaties uitgevoerd. Met dit onderzoek zijn geldstromen en lasten inzichtelijk gemaakt en is de motie over het onderzoeken van besparingspotentieel uitgevoerd, met verschillende scenarios. Daarnaast zijn de eerste uitgangspunten voor onderzoek naar nieuw beleid opgesteid: Gebruiker betaalt Harmonisatie gelijke monniken, gelijke kappen Zelfwerkzaamheid De gemeenteraad is hierover voor het laatst schriftelijk geïnformeerd middels een RIB over het buitensportaccommodatiebeleid op 14 december 2021. Op 13 januari 2022 is er een raadsinformatievond georganiseerd. Een week later (20 januari 2022) is ook voor de verenigingen een avond gehouden. Sinds die periode is op verschillende momenten mondeling een toelichting gegeven aan raad of commissie over de stand van zaken op het desbetreffende moment. Tijdens de raadsinformatieavond van 5 september 2023 is een toelichting gegeven aan de raad over de uitwerking van de opdrachten van de gemeenteraad door het college.

Daarna is aan alle buitensportverenigingen gevraagd om een reactie te geven op de mogelijke uitkomsten van het gepresenteerde scenario, de verwachte zelfwerkzaamheid en de consequenties voor de vereniging. Deze reacties zijn verwerkt in de risico-analyse (zie bijlage). Gewenst resultaat Een duidelijk en transparant accommodatiebeleid voor de buitensport, geborgd in de gemeentelijke organisatie (mensen, werkwijzen en middelen). Gelijkwaardige behandeling (harmonisatie) voor buitensportverenigingen, waarbij de gebruiker betaalt en in wordt gezet op zelfwerkzaamheid. Argumenten / Toelichting 1. Het Buitensportaccommodatiebeleid vast te stellen 1 1 De gebruiker betaalt Met het vaststellen van het buitensportaccommodatiebeleid wordt uitwerking gegeven aan het principe de gebruiker betaalt. De gemeente neemt weliswaar een deel van de kosten voor haar rekening, maar de verenigingen betalen als gebruiker een aanzienlijk deel. Hoe groter een vereniging en dus hoe meer gebruikers, hoe groter de bijdrage van die vereniging. Dit zal naar rato gelijk worden getrokken voor iedere buitensportvereniging. 1.2 Harmonisering geliike monniken, geliike kappen Onderscheid wordt gemaakt tussen gemeentelijke en niet-gemeentelijke eigendommen voor wat betreft groot onderhoud en renovaties. Dit onderscheid wordt niet gemaakt voor jaarlijks onderhoud en groen/verharding.

Bij onderhoud van groen en verharding komt geen gemeentelijke bijdrage kijken en liggen de volledige kosten dus bij de vereniging. Door de bijdragen voor jaarlijks onderhoud (naar rato) gelijk te houden voor iedere vereniging, draag je als gemeente in gelijke aandelen bij aan zowel gemeentelijke als nietgemeentelijke verenigingen. Op deze manier zorg je er als gemeente voor dat een hoge kwaliteit van de sportaccommodaties wordt behouden. Door bij groot onderhoud en renovaties wel onderscheid te maken tussen gemeentelijk en nietgemeentelijk, is duidelijk dat de eigenaar van de grond hiervoor wel zelf verantwoordelijk is. ln dit geval zijn het namelijk geen gelijke monniken (de uitgangssituatie verschilt). ledere vereniging zal, bij een gelijke uitgangssituatie, dus naar rato een gelijke vergoeding moeten betalen dan wel bijdrage kunnen ontvangen. Bij een grotere vereniging zullen deze bedragen hoger liggen dan bij een kleinere vereniging. Procentueel gezien zal dit echter gelijk zijn. Hiermee wordt uitwerking gegeven aan het principe gelijke monniken, gelijke kappen.

Pagina 2 van 7 Onderwerp: Buitensportaccommodatiebeleid, Datum raadsvergadering: 13 november2023

femeente Montfoort 1.3 Zelfwerkzaamheid en besparing De totale kosten kunnen worden verlaagd door middei van een verhoogde zelfwerkzaamheid onder verenigingen. Aan ieder onderdeel uit het MJOP hangt namelijk een (marktconform gangbaar) prijskaartje. Zelfwerkzaamheid per onderdeel zou diezelfde kosten van de gebruiksvergoeding afhalen. Hiervoor is maatwerk nodig, omdat de mogelijkheden per vereniging verschillend zijn. Rekening houdend met het feit dat het steeds moelijker is om (deskundige) vrijwilligers te vinden, zijn ook deze mogelijkheden niet oneindig. 1.4 Aansluiting bij andere gebouwen gemeentelijk vastgoed Gebouwen worden uitgezonderd van het buitensportaccommodatiebeleid. Hiervoor wordt verwezen naar de Beleidsnotitie inzake exploitatie, onderhoud en beheer gemeentelijk vastgoed. Voor velden en gebouwen gelden verschillende regels en richtlijnen voor bijvoorbeeld kapitaallasten en het recht van opstal. Het is daarom logisch om ook de gebouwen die bij sportverenigingen passen mee te nemen in het vastgoedbeleid; daarin zijn ook andere gebouwen opgenomen die gemeentelijk vastgoed zijn. 1.5 Minder administratieve last voor verenigingen Door de verantwoordelijkheden voor zaken als een MJOP en exploitatie bij de gemeente te leggen, hoeven verenigingen minderzelfte regeien. Dit scheelt hen in ingewikkelde processen en administratie.

Afspraken met leveranciers of uitvoerders voor groot onderhoud en renovaties kunnen door de gemeente worden gemaakt. De verenigingen kunnen hun tijd en energie dan steken in het jaarlijks onderhoud en eventueel maatwerk. 1.6 Verdeeisleutels De in het buitensportaccommodatiebeleid gehanteerde verdeelsleutels zijn gebaseerd op alle eerder vastgestelde uitgangspunten, gevoerde gesprekken met verenigingen en beheerstichtingen, verschillende ingediende zienswijzen en opdrachten vanuit de gemeenteraad. Eerder gepresenteerde scenarios voldeden allemaal op één of meerdere punten niet aan de gestelde eisen en/of mogelijkheden. Daarom is er voor gekozen om nieuwe scenarios uit te werken, waarvan er uiteindelijk één is overgebleven Deze voldoet grotendeels aan de gestelde uitgangspunten. Besparïng op de gemeentelijke begroting bleek niet mogelijk, met name doordat er op dit moment veel niet in de begroting zit. Er zullen dus extra kosten in de begroting moeten worden opgenomen. Besparing is wel mogelijk door zelfwerkzaamheid. Een verdere besparing door de gemeente zou resulteren in een andere verdeelsleutel waarbij het aandeel van de gemeente omlaag zou gaan, en het deel van de verenigingen evenveel vergroot zou worden.

De gehanteerde verdeelsleutels betekenen al een forse extra kostenpost voor de meeste verenigingen, een (verdere) verhoging is voor hen dan ook in veel gevallen niet te dragen. Zie hiervoor ook de risico-analyse bijlage. 2. De financiële consequenties als gevolg van dit beleid te verwerken in de begroting vanaf 2025. 2.1 MJOP Buitensportaccommodaties Op 2 oktober 2023 hebben wij het MJOP Buitensportaccommodaties vastgesteld. Hierin staan de marktconforme, gangbare kosten en prijzen voor ieder onderdeel van alle buitensportaccommodaties genoemd Daarnaast staat ook de termijn waarop ieder onderdeel normaal gesproken gerenoveerd zou moeten worden, evenals de bijgestelde termijn op basis van inspecties. ledere drie jaar worden de accommodaties geïnspecteerd, op basis daarvan en van de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden wordt het MJOP bijgesteld. De kostenoverzichten worden ieder jaar geactualiseerd. Hierbij worden eventuele wijzigingen c.q. uitgevoerde renovaties en prijsstijgingen verwerkt. Het MJOP Buitensportaccommodaties hanteert een voorlopige termijn van 30 jaar. 2.2 Continuïteit, overzicht en risico Het MJOP Buitensportaccommodaties zorgt voor overzicht over de kosten (zowel korte als lange termijn) van de buitensportaccommodaties in de gemeente Montfoort. De gemeente kan hiermee zelf de kwaliteit en kwantiteit van haar voorzieningen controleren en bijhouden.

Hiermee wordt de continuïteit van het voorzieningenniveau gewaarborgd.

Pagina 3 van 7 Onderwerp: Buitensportaccommodatiebeleid, Datum raadsvergadering: 13 november 2023

leder onderdeel van een accommodatie heeft een bepaalde levensduur en moet op een gegeven moment worden onderhouden of worden vervangen. Om dit te kunnen bekostigen, moet de gemeente financiële middelen beschikbaar stellen. Voor onderhoud en renovaties moet gereserveerd worden. Door daarnaast de verschillende geldstromen op een centrale plek onder te brengen, is er ook risicospreiding mogelijk over de verschiilende accommodaties. Dat biedt bijvoorbeeld een uitkomst wanneer de kosten van een renovatie onvoorzien hoger zijn. Er kan dan geschoven worden binnen het MJOP. 2.3 Lancietermijnplanning Volgens het buitensportaccommodatiebeleid treden de nieuwe uitgangspunten in werking vanaf begrotingsjaar 2025. Het restant van 2023 en hetjaar 2024 zal worden gebruikt om af te stemmen met gebruikers en (maatwerk)afspraken te maken met de verschillende betrokken verenigingen en beheerstichtingen. Vanaf 2025 geldt dan voor iedere buitensportvereniging het nieuwe Buitensportaccommodatiebeleid. Wanneer een bestaande overeenkomst afloopt, zal er worden overgegaan op een nieuwe gebruiksovereenkomst op basis van de nieuwe uitgangspunten. Om te drastische overgangen te voorkomen, wordt hierbij een groeimodel van vijf jaar gehanteerd vanaf begrotingsjaar 2025, waarin iederjaar met stapjes van 20% naar de nieuwe uitgangssituatie wordttoegewerkt.

Alles wat na deze vijf jaar aan nieuwe overeenkomsten wordt opgesteld, zal gaan volgens de nieuwe uitgangspunten. 3. Eventuele voordelen, die ontstaan door zelfwerkzaamheid van de verenigingen, ten gunste van de desbetreffende vereniging te laten komen. 3.1 Zelfwerkzaamheid kan leiden tot besparing Voor iedere vereniging wordt een gebruiksvergoeding afgesproken en gehanteerd. Dit bedrag kan in theorie worden verlaagd tot € 0 wanneer een vereniging veel van de werkzaamheden zelf uitvoert. Wanneer een vereniging dusdanig veel zelf uitvoert dat de optelsom daarvan hoger is dan de gebruiksvergoeding, ontstaat er een voordeel op de jaarlijkse onderhoudskosten. Door dit voordeel terug te laten stromen naar de desbetreffende vereniging, blijft het voordeel beschikbaar voor de buitensport en wordt zelfwerkzaamheid verder gestimuleerd. De totale kosten worden hiermee voor de vereniging aanzienlijk lager en kan bij volledige zelfwerkzaamheid soms zelfs een netto voordeel opieveren. Er kan bijvoorbeeld een bedrag worden afgehaald van de renovatiebijdrage, of een extra investering worden gedaan in een upgrade van de velden. lndien dit bedrag niet (deels) terugstroomt naar de vereniging en/of de accommodatie, wordt het risico gevormd dat verenigingen niet meer zullen doen dan strikt noodzakelijk. Zelfwerkzaamheid wordt dan ontmoedigd, waarmee de totale kosten hoger zullen uitvallen.

Dit zou weer voor een groter risico zorgen dat verenigingen deze kosten niet zullen kunnen dragen. Geheimhouding onderdelen financiële consequenties 4.1 Geheimhouding biilage 3 Op grond van artikel 87 en artikel 55, lid 1 van de Gemeentewet, in samenhang met een belang, genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, hebben wij in onze vergadering van 22 augustus 2023 geheimhouding opgelegd op bijlage 3 tot de gemeenteraad het buitensportaccommodatiebeleid vastgesteld heeft. Reden voor de geheimhouding is gelegen in artikel 5.1, lid 2, van de Wet open overheid met als motivering dat openbaarmaking de onderhandelingspositie van de gemeente kan schaden. Op de betreffende bijlage is van deze geheimhouding melding gemaakt. Openbaarmaking van de informatie voordat het beleid is vastgesteld, zou de posities van de verenigingen en stichtingen kunnen schaden en daarmee de uitkomst van het proces ongewenst kunnen beïnvloeden. Het voortijdig delen van deze informatie heeft bovendien een risico voor de economische of financiële belangen van de gemeente. Openbaarmaking van de financiële cijfers, voordat hier een besluit over is genomen zou de onderhandelingspositie van de gemeente of goed onderhandelingsoverleg in de weg zou staan. De bedragen zijn voor een groot deel nog afhankelijk van eventuele zelfwerkzaamheid.

Wanneer deze informatie op dit detailniveau voortijdig naar buiten zouden komen, zou dit een goed weloverwogen besluitvormingsproces in de weg staan.

Pagina 4 van 7 Onderwerp: Buitensportaccommodatiebeleid, Datum raadsvergadering: 13 n0vember2023

Kanttekeningen en alternatieven Het scenario zoals geschetst in het voorgestelde buitensportaccommodatiebeleid is gestoeld op de uitgangspunten van gemeenteraad, college en reacties van buitensportverenigingen en beheerstichtingen. Afhankelijk van waar meer belang aan wordt gehangen, kunnen de percentages van bijdragen verschuiven. Om de verenigingen iets meer ademruimte te geven, zou het percentage wat zij bij moeten dragen naar beneden worden bijgesteld. Andersom kan deze omhoog wanneer er een besparing op de gemeentelijke begroting zou moeten plaatsvinden. Dit laatste brengt de verenigingen echter in een lastig parket, daar zij aangeven de voorgestelde verdeling al moeilijk te kunnen dragen. Financiën Uit onderzoeken is gebleken dat de gehele Montfoortse buitensport qua accommodaties ongeveer €916.000 kostopjaarbasis. De bedragen zijn gebaseerd op marktconforme bedragen van begin 2023 en vallen in de praktijk een stuk Iager uit door middel van zelfwerkzaamheid. Dït bedrag en ook de bedragen uit het voorgestelde beleidsplan gebaseerd zijn op de cijfers uit de berekeningen van Newae volgens hun rapportages daterend van 9 februari 2023. Hierin zijn de, op dat moment, gangbare bedragen voor verschillende vormen van onderhoud en renovatie gehanteerd. Dtt bedrag van €916.000 is grotendeels nog niet opgenomen in de gemeentelijke begroting.

Een deel van investeringen zit als kapitaallasten wel opgenomen in de gemeentelijke begroting. De buitensportaccommodaties zijn nog niet opgenomen in de huidige gemeentelijke meerjarenonderhoudsplanningen (MJOPs). Hierdoor is vaak onduidelijk wat de kosten zijn en of er dekking is. Er is daarmee sprake van ad hoc beleid en plotse kosten. Dit is op te lossen met het vaststellen van het MJOP Buitensportaccommodaties. Hiervoorzal vanaf2025 budget moeten worden gealloceerd middels kredieten. Meer informatie over de financiële consequenties, zoals de gevolgen voor de gemeentelijke begroting en de gebruiksvergoedingen per vereniging, is te vinden in de gelijknamige bijlage. Juridische gevolgen De voorliggende besluiten hebben geen directe juridische gevolgen, gezien het gemeentelijk beleid betreft en geen wet- of regelgeving Wel zullen er aan de hand van het nieuwe beleid waarschijnlijk bestaande huur- en onderhoudsovereenkomsten opengebroken moeten worden en ook nieuwe overeenkomsten moeten worden opgesteld. ln de regio zijn er twee varianten om de kosten voor buitensport in de gemeente gedeeltelijk te dekken: een jaarlijks vastgestelde bijdrage of een huurprijs per uur per veld. lnhoudelijk komt het grotendeels op hetzelfde neer, echter in de uitvoering zit wel een verschil.

Het verhaal van groot onderhoudskosten wordt fiscaal gezien als een vergoeding voor het gebruik (dan wel als kostenverhaai). Er is geen andere rechtsbetrekking tussen gemeente en sportvereniging dan de gebruiksovereenkomst, zodat van gebruiksvergoeding sprake is en niet van huur. Daarom wordt in dit voorstei, waar het gaat over gedeeltelijke dekking, de variant met gebruiksvergoeding toegepast. Planning en aanpak Er wordt toegewerkt naar een meer standaard vorm van een overeenkomst voor gebruik. Verenigingen gaan een overeenkomst aan met de gemeente, waarbij zij een gebruiksvergoeding betalen in ruil voor het gebruik van de accommodatie en voor renovatie- en onderhoudswerkzaamheden. Wanneer een bestaande overeenkomst afloopt, zal er worden overgegaan op de standaard gebruiksovereenkomst. Om te drastische overgangen te voorkomen, hanteren we hierbij een groeimodel van vijf jaar vanaf begrotingsjaar 2025. Alles wat na deze vijfjaar aan nieuwe overeenkomsten wordt opgesteld, zal gaan volgens de nieuwe standaardovereenkomst. Communicatie / Participatie Participatie heeft plaatsgevonden voor het opstellen van de onderzoeken en de Notitie buitensportaccommodaties. Na oplevering van de rapportages en de notitie zijn verenigingen en gemeenteraad geïnformeerd, zowel schriftelijk als met een informatieavond waarin ook opnieuw reacties zijn opgehaald.

Ook zijn door de verenigingen en stichtingen zienswijzen ingediend.

Pagina 5 van 7 Onderwerp: Buitensportaccommodatiebeleid, Datum raadsvergadering: 13 november2023

Gemeente Montfoort

Op basis van al deze informatie zijn uitgangspunten verder uitgewerkt en zijn aanvullende scenarios opgesteld. Deze zijn in één-op-één gesprekken toegelicht aan de verenigingen, waarbij opnieuw informatie is opgehaald over de haalbaarheid van de verschillende scenarios. Tijdens de raadsinformatieavond van 5 september 2023 is de raad geïnformeerd over de inhoud van het voorliggende voorstei. Vervolgens is aan iedere buitensportvereniging gevraagd een reactie te geven op voor hen verwachte effecten en eventuele maatregelen. Deze reacties zijn verwerkt in de risico-analyse bijlage. Relatie met duurzaamheid / Maatschappelijk verantwoord ondernemen Met het voorliggende besluit komt er een duidelijk en transparant accommodatiebeieid voor de buitensport, welke is geborgd in de gemeentelijke organisatie. Hiermee is er gelijkwaardige behandeling voor buitensportverenigingen (en -beheerstichtingen). Toets inclusiviteit N.v.t.

Montfoort, 2 oktober 2023 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT, de burgemeester, de secretaris,

/ / t y-nder

Veer

mr. P.J. van)4arts

tnpde Jong

,

/

Pagina 6 van 7 Onderwerp: Buitensportaccommodatiebeleid, Datum raadsvergadering: 13 november2023

Gemeente Montfoort RAADSBESLUIT ln de openbare vergadering van 13 november 2023 heeft de gemeenteraad besloten: 1 Het Buitensportaccommodatiebeleid vast te stellen. 2. De financiële consequenties ais gevolg van dit beleid te verwerken in de begroting vanaf 2025. 3. Eventuele voordelen, die ontstaan door ze!fwerkzaamheid van de verenigingen, ten gunste van de desbetreffende vereniging te laten komen.

de griffier,

de voorzitter,

mr. S.G. Meijer

mr. P.J. van Hartskamp-de Jong

Pagina 7 van 7 Onderwerp: Buitensportaccommodatiebeleid, Datum raadsvergadering: 13 n0vember2023