Gedragscode Privacy en persoonsgegevens gemeenteraad 2023.docx

Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Montfoort 2023

De raad van de gemeente Montfoort; gelezen het voorstel van het college; gelet op artikel 40 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG); besluiten vast te stellen de volgende gedragscode:

Intitulé Openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van elke moderne democratie. De algemene gedachte is dat overheden en semioverheden meer inzicht geven in hun functioneren. Niet alleen het eindresultaat van besluitvorming of beleid is van belang, minstens zo belangrijk is de manier waarop tot besluiten is gekomen. In Nederland is de actieve openbaarmakingsverplichting voor overheden en semioverheden geregeld in de Wet open overheid (Woo). Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt er door de gemeenteraad van Montfoort normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en burgers. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor de gemeenteraad een groot goed en wordt niet voor niets uitgebreid beschermd door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De gemeenteraad is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Woo. De gemeenteraad heeft in het belang van de gewenste bestuurlijke transparantie en de hierbij in acht te nemen privacyregelgeving een gedragscode opgesteld.

Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven hoe er door de gemeenteraad rekening wordt gehouden met de privacy van betrokken natuurlijke personen bij de uitvoering van zijn taken. In de gedragscode wordt aangegeven wat voor gegevens uit welke soort documenten geanonimiseerd of niet gepubliceerd worden. In veel gevallen kunnen raadsleden op aanvraag wel deze gegevens inzien, maar derden dus niet. Verzoeken tot inzage door derden worden behandeld conform de Woo en haar uitzonderingsgronden. Uitgangspunt hierbij is dat alles openbaar is tenzij. Eventuele inzage van stukken kan alleen geschieden op de griffie in het bijzijn van griffiepersoneel. Reproduceren van de persoonsgegevens is daarbij niet toegestaan. Indien men de stukken per mail of per post wenst te ontvangen worden deze stukken geanonimiseerd verstrekt. ARTIKEL 1- DEFINITIE ‘PUBLICATIE OP DE WEBSITE’ Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeenteraad van Montfoort. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet vindbaar. ARTIKEL 2 – MOGELIJKHEID TOT VERWIJDERING VAN PERSOONSGEGEVENS Personen die dit aangaat kunnen op ieder moment een verzoek tot verwijdering van hun persoonsgegevens indienen. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd.

De beslissing is afhankelijk of er een wettelijke plicht is voor het verwijderen.

1

ARTIKEL 3 – GEDRAGSCODE Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Betrokkenen worden middels een privacyverklaring op de website geïnformeerd over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.

3.1 – Persoonsgegevens in raadsdocumenten De gemeenteraad produceert veel verschillende soorten documenten. a. PERSOONSGEGEVENS VAN PUBLIEKE AMBTSDRAGERS; RAADSLEDEN, COMMISSIELEDEN EN COLLEGELEDEN Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd en hebben een eed of verklaring en belofte afgelegd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld op agenda’s, besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties, amendementen, schriftelijke vragen, raadsvoorstellen en raadsinformatiebrieven. Gedragslijn: Ten aanzien van publieke ambtsdragers geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat gegevens van publieke ambtsdragers in raadsdocumenten nooit worden verwijderd. b. PERSOONSGEGEVENS VAN AMBTENAREN Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Gedragslijn: De naam van de steller van ambtelijke adviezen worden niet openbaar gemaakt. c. PERSOONSGEGEVENS IN BENOEMINGEN Door de gemeenteraad vinden diverse benoemingen plaats. Gedragslijn Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam en functie, niet openbaar gemaakt.

3.2 – Persoonsgegevens in ingekomen stukken In het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen heeft de raad niet vaak te maken met individuele burgers. Dit gebeurt wel wanneer personen namens zichzelf of namens een organisatie contact zoeken met de raad. a. PERSOONSGEGEVENS VAN NATUURLIJKE PERSONEN DIE BRIEVEN OF ANDERE GESCHRIFTEN AAN DE RAAD RICHTEN Brieven aan de raad van burgers bevatten vaak de adresgegevens en contactgegevens van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien.

2

Gedragslijn Openbaarmaking van de persoonsgegevens moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking van de persoonsgegevens. De transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger vereist dat de ingekomen stukken op de website van de raad bekeken kunnen worden. Ingekomen brieven van burgers die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden daarom in beginsel geanonimiseerd openbaar gemaakt op de website van de raad. Raadsleden kunnen, als zij dit nodig achten om zich een goed oordeel te vormen, wel kennis nemen van de persoonsgegevens, door inzage te vragen bij de griffie. Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk met naam of andere persoonsgegevens dient te worden gepubliceerd, zal er publicatie met die specifieke persoonsgegevens plaatsvinden. b. PERSOONSGEGEVENS VAN RECHTSPERSONEN DIE BRIEVEN OF ANDERE GESCHRIFTEN AAN DE RAAD RICHTEN Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans niet persoonlijk en bevatten weinig persoonsgegevens. De persoonsgegevens die voorkomen in dergelijke stukken zijn veelal zakelijk. Gedragslijn Een voorbeeld van niet bovenmatige persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld de gegevens van topfunctionarissen, zoals voorzitters, directeuren en/of ministers.

Deze gegevens worden daarom niet geanonimiseerd. In stukken van of namens organisaties en instellingen worden gevoelige persoonsgegevens en gegevens van derden wel geanonimiseerd, mochten die in dergelijke stukken voorkomen. c. PERSOONSGEGEVENS IN DE BEANTWOORDING DOOR HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Brieven aan de gemeenteraad kunnen ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. Gedragslijn De transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger vereist dat de ingekomen stukken op de website van de raad bekeken kunnen worden. De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van ingekomen stukken aan de gemeenteraad worden daarom in beginsel geanonimiseerd openbaar gemaakt op de website van de raad. Raadsleden en fractieleden kunnen wel kennisnemen van de beantwoordingsbrieven waarop persoonsgegevens staan.

3.3 – Persoonsgegevens bij deelname in besluitvormingsprocessen Een andere manier waarop burgers als individu kunnen voorkomen in raadsstukken, is zodra zij een actieve bijdrage hebben geleverd in besluitvormingsprocessen. Zo staan er bijvoorbeeld persoonsgegevens in nota’s van beantwoording van zienswijzen bij bestemmingsplannen of in verslagen van de gemeenteraad wanneer een burger ingesproken heeft. Voor alle hieronder genoemde categorieën geldt dat gemeenteraadsleden alle stukken wel inclusief de persoonsgegevens kunnen raadplegen bij de griffie. a. INSPRAAK EN PARTICIPATIE Personen die gebruik willen maken van inspreekrecht of deelnemen aan de beraadslaging in raadsvergaderingen en op politieke avonden, dienen zich ervan bewust te zijn dat zij zich mengen in het publieke debat en dat dus niet anoniem kunnen doen. 3

Gedragslijn Insprekers worden daarom van tevoren geïnformeerd dat als zij gebruik maken van dit recht, zij akkoord gaan met publicatie van hun bijdrage en hun naam op de website (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst). Mocht een persoon hier niet akkoord mee willen gaan, dan wordt diegene gewezen op de mogelijkheid dat de inspreektekst als ingekomen stuk aan de raad aangeboden kan worden, waarna deze geanonimiseerd gepubliceerd wordt. Personen die in een participatieprocessen, bijvoorbeeld middels deelname in een-klankbordgroep, een bijdrage leveren aan of betrokken zijn bij beleids- en besluitvorming van de raad dienen ook gewezen te worden op de openbaarheid van hun deelname. b. ZIENSWIJZEN IN RUIMTELIJKE PROCEDURES Met een zienswijze laat een belanghebbende aan het bestuursorgaan weten wat deze vindt van een (ontwerp-)besluit: bijvoorbeeld een ontwerp-bouwvergunning, een ontwerp-bestemmingsplan of een ontwerp-milieuvergunning. Een zienswijze moeten worden voorzien van de naam, het adres van degene die de zienswijze indient. Gedragslijn Bij zienswijzen op ruimtelijke onderwerpen worden de adresgegevens niet geanonimiseerd, omdat die van belang zijn voor het begrip. Andere persoonsgegevens worden voor publicatie op de website geanonimiseerd en handtekeningen worden verwijderd.

Bedrijfsgegevens worden ook niet geanonimiseerd, dus als er bijvoorbeeld een persoonsnaam voorkomt in een bedrijfsnaam wordt dit niet geanonimiseerd. c. BURGERINITIATIEVEN EN PETITIES Inwoners kunnen een burgerinitiatief indienen, waarbij zij met een uitgewerkt voorstel de gemeenteraad vragen om dit te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres, de postcode van degene die het verzoek indient/ondersteunt. Gedragslijn De persoonsgegevens zoals naam/namen en adresgegevens van degene(n) die het initiatief hebben ingediend, worden geanonimiseerd, ook de handtekeningen worden verwijderd. Ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Gelijk aan burgerinitiatieven mogen de begeleidende tekst van de petitie de persoonsgegevens van de initiatiefnemer en ondertekenaars niet gepubliceerd worden. d. BEZWAREN Er zijn onderwerpen waarin de raad een formele beslisbevoegdheid bezit. Bij bepaalde onderwerpen staat op grond van de wet geen bezwaar- of beroep open, bijvoorbeeld: verordeningen en beleidsregels.

Bij andere raadsbesluiten staat wel bezwaar- en/of beroep open, bijvoorbeeld een besluit op grond van de Wet voorkeursrecht gemeenten (Wvg). Tegen zo'n raadsbesluit kan bezwaar worden ingediend. Wanneer de raad een beslissing op het ingediende bezwaarschrift dient te nemen, wordt dit middels een raadsvoorstel aan de raad voorgesteld.

4

Gedragslijn Documenten in het kader van bezwaarprocedures, inclusief het raadsvoorstel, tegen raadsbesluiten worden de persoonsgegevens niet openbaar gemaakt. Betreffen de stukken onderwerpen waarbij het adres van belang is, dan worden deze specifieke gegevens niet geanonimiseerd.

3.4 – Overig a. PERSOONSGEGEVENS IN DE AANKONDIGING VAN ACTIVITEITEN VOOR DE RAAD In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mailadressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Gedragslijn Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn. Daarbij wordt zo nodig afgestemd met de organisator. b. PERSOONSGEGEVENS TIJDENS VERGADERING/ BERAADSLAGING De gemeenteraad vergadert ongeveer één keer per maand. Daarnaast zijn er in elke gemeenteraad meerdere commissies die deelonderwerpen behandelen, zoals ‘Ruimte’ en ‘Bestuur, Financiën en Samenleving’. Deze commissies vergaderen in beginsel de week voorafgaand aan de raadsvergadering. Gedragslijn Raadsleden zullen bevorderen dat tijdens de beraadslagingen niet onnodig persoonsgegevens gebruikt worden. Verder ziet ook de voorzitter van de raad/commissie er op toe dat tijdens de vergaderingen niet onnodig persoonsgegevens gebruikt worden. c.

PERSOONSGEGEVENS OP WEBSITE/ SOCIAL MEDIA VAN RAADSFRACTIES Het komt voor steeds meer voor dat ook raadsfracties gebruik maken van social media. Gedragslijn Verwerken van persoonsgegevens buiten de openbare besluitvorming valt niet onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad. Voor het gebruik van persoonsgegevens op eigen website of andere social media kanalen is de raadsfractie zelf verantwoordelijk. ARTIKEL 4 – ANONIMISEREN VAN PERSOONSGEGEVENS In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak. ARTIKEL 5 – VAN OVEREENKOMSTIGE TOEPASSINGEN OP STUKKEN INGEDIEND DOOR RAADSFRACTIES Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsleden/raadsfracties worden ingediend. Een voorbeeld is het initiatiefvoorstel.

5

ARTIKEL 6 – BEVOEGDHEID GRIFFIER 1. De uitvoering van deze gedragscode is opgedragen aan de griffier. 2. Indien en voor zover er bij het openbaar maken van documenten besluiten in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht moeten worden genomen, dan is de griffier bevoegd namens de gemeenteraad dergelijke besluiten voor te bereiden, te nemen en de gemeenteraad te vertegenwoordigen in bezwaarprocedures en rechtsgedingen over die besluiten. ARTIKEL 7 – INWERKINGTREDING EN CITEERTITEL Deze gedragscode treedt in werking een dag na bekendmaking en wordt aangehaald als Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Montfoort 2023. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van ………………………………...

………………………………….

………………………………………………...

mr. P.J. van Hartskamp-de Jong De voorzitter

S. Meijer De griffier

6