Evenementenbeleid 2026 - 2030 gemeente Montfoort

Evenementenbeleid 2026 -2030 Gemeente Montfoort

Inhoudsopgave 1

Inleiding ............................................................................................................................................3 1.1. Doel evenementen(vergunningen)beleid .................................................................................3 1.2. Gevolgde procedure totstandkoming beleid ............................................................................4

2

Rolverdeling en verantwoordelijkheden ...........................................................................................5 2.1. Organisator ...................................................................................................................................5 2.2. Gemeente .....................................................................................................................................5 2.3. Evenementenkalender .................................................................................................................6 2.4. Aanspreekpunt voor de evenementenvergunning ......................................................................6 2.5. Evenementenoverleg ...................................................................................................................6

3

Het proces van aanvraag tot vergunning .........................................................................................7 3.1. Waar hebben we het over bij evenementen? ...............................................................................7 3.1.1. Melding: vergunningsvrije evenementen ..................................................................................7 3.1.2. Vergunningsplichtige evenementen categorie A, B en C .........................................................8 3.2. Een gevarieerd aanbod aan evenementen ...................................................................................9 3.3. De behandelclassificatiescan......................................................................................................10 3.4. Proces vergunningverlening .......................................................................................................11 3.4.3. Toetsing aan weigeringsgronden en belangenafweging ........................................................13 3.4.4. Aanvullende regels rond evenementen ..................................................................................13 3.4.5. Concurrerende aanvragen .......................................................................................................14

4

Toetsingsindicatoren ......................................................................................................................16 4.1. Veiligheid ....................................................................................................................................16 4.1.1. Veiligheidsplan ........................................................................................................................16 4.1.2. Calamiteitenplan .....................................................................................................................17 4.2. Verkeer en bereikbaarheid .........................................................................................................17 4.2.1. Verkeersmaatregelen ..............................................................................................................17 4.2.2. Toegankelijkheid hulpdiensten ...............................................................................................17 4.2.3. Reddingsbrigade ......................................................................................................................17 4.2.4. Verkeersregelaars....................................................................................................................18 4.2.5.

Parkeren...................................................................................................................................18 4.2.6. Fietsparkeergelegenheid ........................................................................................................18 4.2.7. Taxi’s, openbaar vervoer en deelvervoer ................................................................................18 4.3. Gezondheid .............................................................................................................................19 4.3.1. Alcohol .....................................................................................................................................19 4.3.2. Drugs ........................................................................................................................................20 4.3.3. Gehoorbescherming ................................................................................................................20

4.3.4. Hitte, kou en houtstook ...........................................................................................................20 4.4. Locatie en evenemententerrein .............................................................................................20 4.4.1. Omgevingswet, omgevingsvisie en omgevingsplan ...............................................................21 4.4.2. Flora en fauna ..........................................................................................................................21 4.4.3. Inrichting terrein ......................................................................................................................22 4.4.4. Sanitaire voorzieningen ...........................................................................................................22 4.4.5. Water, riool electriciteitsaansluitingen ...................................................................................22 4.4.6. Net gebruik en afvalverwijdering evenemententerrein .........................................................23 4.5. Horeca en evenementen .........................................................................................................23 4.5.1. Evenement in horecagelegenheid ...........................................................................................23 4.5.2.

Horeca en terrassen .................................................................................................................23 4.6. Duurzaamheid .........................................................................................................................24 4.7. Eindtijden ................................................................................................................................25 4.8. Geluid ......................................................................................................................................25 4.8.1. Tijden geluid ............................................................................................................................25 4.8.2. Geluidsnormen.........................................................................................................................25 4.9. Communicatie met de omgeving ............................................................................................26 4.10. Faciliteiten bij evenementen ................................................................................................26 4.11. Toezicht en handhaving ........................................................................................................26 5

Overige bepalingen ........................................................................................................................28 5.1. Evaluatie .....................................................................................................................................28 5.2. Hardheidsclausule ......................................................................................................................28 5.3 Inwerkingtreding .........................................................................................................................28

Bijlage 1 Relevante wet- en regelgeving ..............................................................................................29 Evenementen in de Algemene plaatselijke verordening (APV) ...........................................................29 Verdere relevante wet- en regelgeving................................................................................................30 Bijlage 2 Locaties gemeente Montfoort ...............................................................................................31 Bijlage 3 Behandelclassificatiescan ......................................................................................................34

Voorwoord Evenementen in de gemeente Montfoort, met de kernen Montfoort en Linschoten, zijn van grote waarde. Naast hun vanzelfsprekende rol als bron van vermaak, vervullen evenementen ook belangrijke toeristisch-recreatieve, sociaal-culturele, economische en promotionele functies. Om ervoor te zorgen dat evenementen ook in de toekomst aan alle regelgeving en eisen voldoen, is het noodzakelijk om het evenementenvergunningenbeleid te actualiseren. Hiermee zorgen we voor een duidelijk, duurzaam en praktisch vergunningenbeleid voor de komende jaren. Evenementen spelen een cruciale rol in het verbinden van inwoners binnen onze gemeente. Ze bieden kansen voor ontmoetingen tijdens gezellige activiteiten, georganiseerd door en voor de gemeenschap. Een divers aanbod aan evenementen, waarin de balans wordt bewaard tussen de positieve effecten en negatieve gevolgen voor de woonomgeving, openbare orde en het milieu, is het streven. Bij nieuwe evenementen moet de vraag worden gesteld of ze wenselijk en passend zijn binnen de gemeente. De afgelopen jaren is er, mede door incidenten en ongelukken bij evenementen in den lande, steeds meer aandacht voor veiligheid bij evenementen. Ook milieubelasting en omgevingsimpact van evenementen worden steeds meer benadrukt, regelgeving wordt steeds complexer.

Organisatoren merken dat er hogere eisen worden gesteld, soms ervaren ze dit zelfs als te veeleisend. Adviesorganen zijn kritischer en gemeentebesturen beoordelen steeds vaker de risico’s van evenementen: welke zijn acceptabel en wie draagt hiervoor de verantwoordelijkheid? Deze ontwikkelingen hebben onvermijdelijk invloed op het vergunningenproces. Organisatoren krijgen meer zelfstandige verantwoordelijkheden en zien kosten stijgen, terwijl onduidelijkheden en langere procedures hen voor uitdagingen stellen. In deze nota wordt het proces voor vergunningverlening bij evenementen uiteengezet. De nota biedt richtlijnen en kaders, en schept helderheid voor organisatoren.

1|P a g i n a

Samenvatting Evenementen in de gemeente Montfoort, met de kernen Montfoort en Linschoten, zijn een aanwinst en moeten dat ook blijven. Zij zorgen voor vermaak maar hebben ook belangrijke maatschappelijke functies: toeristisch-recreatief, sociaal-cultureel, economisch en/of promotioneel. Dit evenementenverguningenbeleid regelt de taken en verantwoordelijkheden alsmede het aanvraagproces en de criteria op basis waarvan een evenement wordt toe- of afgewezen. Taken en rollen De organisator van een evenement is hoofdverantwoordelijk voor het evenement. De gemeente is verantwoordelijk voor de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving evenals voor de crisisbeheersing. Om het proces van aanvraag, vergunningverlening, toezicht en handhaving soepel te laten verlopen voor organisator, toezichthouders, handhavers en hulpverleners is er binnen de gemeentelijke organisatie een evenementencoördinator. Deze is het eerste aanspreekpunt voor alle partijen die betrokken zijn bij het vergunningenproces rondom evenementen. De evenementencoördinator zorgt ook voor de evenementenkalender, het periodieke evenementenoverleg en de evaluaties van de evenementen.

Type evenementen Evenementen worden ingedeeld in vier soorten: • Klein vergunningsvrij evenement, wel meldingsplicht • Categorie A-evenementen kleinschalig evenement, vergunningplicht • Categorie B: Evenementen met beperkte neveneffecten, vergunningplicht • Categorie C: Evenementen met omvangrijke neveneffecten, vergunningplicht De volgende evenementen zijn niet toegestaan: • • • • Proces

-

Evenementen niet door en voor inwoners van de gemeente Montfoort 1 Evenementen in strijd met de menselijke waardigheid, vechtevenementen Evenementen met erotische, seksistische en/of racistische aspecten en andere evenementen in strijd met de menselijke waardigheid Evenementen in strijd met redelijke eisen van dierenwelzijn

Indieningsvereisten: afhankelijk van het type evenement.

Behandelclassificatiescan: Eerste globale risicoanalyse ter bepaling van de categorie en de behandelaanpak. Belangrijke criteria zijn het publieksprofiel, het ruimtelijk profiel en het activiteitenprofiel.

-

Weigeringsgronden: Bij elke aanvraag wordt de balans gezocht tussen evenement en de omgeving. Weigeringsgronden zijn: de openbare orde; de openbare veiligheid; de volksgezondheid; de bescherming van het milieu.

-

Toetsingsindicatoren: transparante voorwaarden, voorschriften en beperkingen die gelden bij een vergunningsaanvraag en vergunningsverlening van een evenement (oa veiligheidsplan, plattegronden, alcohol, geluid, locatie, verkeer).

-

Evenementenkalender en evenementenoverleg: instrumenten voor overleg en afstemming tussen organisatoren, hulpdiensten, gemeente en uitvoeringsdiensten.

1 Uitzondering hierop zijn evenementen waarvan het college bepaalt dat deze gemeente Montfoort op een positieve manier op de

kaart zetten 2|P a g i n a

1 Inleiding 1.1. Doel evenementen(vergunningen)beleid Evenementen zijn belangrijk voor de gemeente Montfoort. Veiligheid bij evenementen is in ieders belang. Met deze nota optimaliseren we het vergunningenproces met oog en aandacht voor veiligheid, openbare orde, leefomgeving en milieu. Het vergunningenproces is het instrument dat de balans tussen levendigheid van evenementen en leefbaarheid en veiligheid zo goed mogelijk moet garanderen. Wat betekenen evenementen voor Montfoort? Evenementen zijn vanuit maatschappelijk en economisch oogpunt belangrijk voor de gemeente. Dit uit zich in:

▪

Economische betekenis: instrument voor stadspromotie (evenementen dragen bij aan het imago en de bekendheid van de gemeente), voorwaardenscheppend voor toeristisch-recreatieve ontwikkeling en bron van directe en indirecte inkomsten (organisatie, horeca, detailhandel, toeleveranciers, faciliterende bedrijven etc.). ▪ Recreatieve betekenis: sport, ontspanning en vermaak, ruimte voor invulling van de vrije tijd voor eigen inwoners en bezoekers van buiten. Podium voor kunst en cultuur: podium voor artistieke prestaties, culturele uitingen en participatie en beleving van kunst en cultuur. ▪ Sociale cohesie: evenementen dragen bij aan de leefbaarheid, actieve participatie en bevordering van de samenhorigheid in de gemeente door middel van het ontmoeten van mensen. Evenementen als straat- en buurtfeesten versterken het gevoel van saamhorigheid in een wijk. Waarom evenementenvergunningenbeleid? Bezoekers willen ongestoord kunnen vieren, genieten en beleven. Omwonenden en ondernemers willen geen overlast en onveiligheid. Een organisator van een evenement heeft het (commerciële) belang om een goede prestatie neer te zetten en veelal continuïteit voor de komende jaren te borgen. De politie, de brandweer en geneeskundige diensten hebben vooral belang bij veilige evenementen vanuit hun kerntaak op het gebied van veiligheid en gezondheid.

De gemeente heeft de verantwoordelijkheid al die belangen te overzien, te wegen en daarbij ook de veiligheid, gezondheid, openbare orde, leefomgeving en het milieu te beschermen en te borgen. Het beleid is bedoeld om een gedegen en transparante belangenafweging op het gebied van de openbare orde en veiligheid, zedelijkheid, volksgezondheid en de bescherming van het milieu te kunnen maken. De nota evenementenvergunningenbeleid biedt hiervoor de kaders. Er moet een balans zijn tussen het aantal evenementen (op de evenementenlocaties) en de woon- en leefomgeving. Wat wil de gemeente Montfoort? Met het realiseren van deze nota evenementenvergunningen wil de gemeente Montfoort duidelijkheid en transparantie bieden voor de aanvragers/organisatoren, adviespartijen, toezichthouders en vergunningverleners. De nota bevat richtlijnen en regels voor het aanvragen en dus ook het organiseren van evenementen in de gemeente. Uitvoeringsagenda In deze nota staan enkele punten die na vaststelling nader uitgewerkt of uitgevoerd zullen worden: • • •

Locaties en geluid: het verder uitwerken van (en mogelijk toevoegen) van evenementenlocaties en terreinen inclusief bijbehorende normen. Formats veiligheidsplan en mobiliteitsplan: deze worden in overleg met organisatoren verder uitgewerkt. Vooroverleg en evaluatie overleg: bij elk groot evenement worden deze overleggen tussen organisator, gemeente en hulpdiensten gevoerd. 3|P a g i n a

1.2. Gevolgde procedure totstandkoming beleid In het ‘Evenementenbeleid 2018 - 2024’ is opgenomen dat het beleid in 2024 zou worden geëvalueerd. In aanvang is hiertoe gesproken met organisatoren van evenementen in Montfoort en Linschoten, met vertegenwoordigers van Veiligheidsregio Utrecht (hierna: VRU), politie en Omgevingsdienst Regio Utrecht (hierna: ODRU). Een belangrijke conclusie uit deze gesprekken is, dat het beleid in de jaren 2018 - 2024 goed heeft gewerkt in die zin, dat jaarlijks een evenementenkalender is ontstaan met een gevarieerd aanbod aan evenementen. Er is voor elk wat wils, evenementen vinden plaats verspreid door het jaar heen en op verschillende locaties in de gemeente Montfoort. Wat betreft het uitgangspunt ‘inzetten op evenementen voor en door Montfoorters’ hoeft er dus niet veel gewijzigd te worden. De uitkomsten uit de gesprekken zijn verwerkt in het nu voorliggende evenementenvergunningenbeleid. Het beleid uit 2018 - 2024 is voorts geactualiseerd voor wat betreft regelgeving, soms verduidelijkt en/of aangevuld.

4|P a g i n a

2 Rolverdeling en verantwoordelijkheden Bij de aanvraag van een evenementenvergunning zijn verschillende partijen betrokken, met ieder eigen taken en verantwoordelijkheden. In dit hoofdstuk worden de verantwoordelijkheden van primair betrokken actoren beschreven.

2.1. Organisator De organisator van een evenement is hoofdverantwoordelijk voor het evenement. De organisator:

•

dient een melding te doen (bij kleinschalige evenementen) of een evenementenvergunning aan te vragen; • is verantwoordelijk voor het aanleveren van een tijdige, correcte en complete vergunningaanvraag, veiligheidsplan en bijbehorende tekeningen en eventueel andere documenten zoals certificaten; • is eerstverantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement, dus de veiligheid van het publiek, vrijwilligers/werknemers, verkeersregelaars, communicatie naar belanghebbenden en het beperken van overlast; • houdt zich aan de voorwaarden die in de vergunning zijn vastgelegd en informeert derden, zoals bijvoorbeeld kraamhouders op een braderie, op de hoogte van de gestelde voorwaarden; • communiceert voorafgaand aan het evenement met omwonenden en de gemeente om overlast te beperken en de veiligheid te waarborgen; • dient zelf in staat te zijn kleine, voorzienbare calamiteiten te bestrijden.

2.2. Gemeente De gemeente is verantwoordelijk voor: Vergunningverlening, toezicht en handhaving: De burgemeester is het bevoegde gezag ten aanzien van vergunningverlening voor een evenement. De burgemeester is ook verantwoordelijk voor handhaving van de openbare orde en veiligheid en is belast met het toezicht op openbare vermakelijkheden zoals evenementen en festiviteiten. Artikel 172 Gemeentewet bepaalt dat de burgemeester, voor handhaving van de openbare orde in de gemeente, bij de uitoefening van toezicht op onder meer openbare samenkomsten en vermakelijkheden, bevelen kan geven die noodzakelijk worden geacht met het oog op de bescherming van veiligheid en gezondheid. Crisisbeheersing De burgemeester draagt de eindverantwoordelijkheid voor de algemene voorbereiding op de bestrijding van incidenten. De burgemeester is verantwoordelijk voor de veiligheid in de openbare ruimte en de woon- en leefomgeving. Dat neemt niet weg dat ook de organisatie een taak en verantwoordelijkheid heeft in het voorkomen en bestrijden van incidenten op het evenemententerrein, de toegangswegen en omgeving. Kortom, gemeente en organisatie dienen samen te werken in het voorkomen en bestrijden van incidenten. De ambtelijke organisatie behandelt meldingen en vergunningsaanvragen met betrekking tot publieksactiviteiten.

Het toetsen van gegevens en het beslissen op aanvragen moet zorgvuldig en tijdig plaatsvinden. Daartoe dient de administratieve organisatie en dienen de ambtelijke processen en middelen (zoals formulieren) ingericht te worden. Deze nota is daartoe een hulpmiddel, net zoals de formulieren en draaiboeken die beschikbaar worden gesteld aan de organisatoren. In de loop der jaren is ten aanzien van bepaalde evenementen een zekere faciliterende rol van de gemeente ontstaan. In de gevallen waarin de gemeente faciliteert, is deze rol waar nodig vastgelegd in schriftelijke afspraken. In deze nota wordt hieraan verder geen aandacht geschonken. De exacte rol van de gemeentelijke afdelingen, operationele diensten en andere betrokkenen en partners, wordt bij de implementatie van het beleid nader ingevuld en geborgd in processen en werkafspraken. Omdat 5|P a g i n a

deze onderhevig zijn aan (organisatorische en personele) actualiteiten en veranderingen worden ze hier niet beschreven.

2.3. Evenementenkalender Een evenementenkalender biedt inzicht in de hoeveelheid, de aard en de spreiding in tijd en locatie van evenementen. Hiervoor worden de organisatoren die het jaar voorafgaand aan het nieuwe jaar een evenement organiseerden, in oktober aangeschreven en nieuwe organisatoren via de website opgeroepen zich aan te melden. Via een meldingsformulier (meegezonden en digitaal beschikbaar) geven organisaties van evenementen voor 1 november aan op welke datum zij hun evenement het volgende jaar willen organiseren. In december wordt de evenementenkalender opgesteld en vastgesteld door het college voor het jaar erop. De evenementenkalender wordt door diverse partijen gebruikt als planning-, coördinatie- en afstemmingsinstrument. De evenementenkalender is terug te vinden op de website van de gemeente. Wanneer een organisatie geen melding heeft gedaan voor het volgende jaar, of een nieuw evenement wil organiseren, bestaat het risico dat om (veiligheids)redenen de gewenste datum niet kan worden toegezegd. Ondanks dat organisaties een evenement tijdig aanmelden, geeft dit dus geen vanzelfsprekend recht dat het evenement ook daadwerkelijk kan doorgaan. Met de kalender wordt de datum vastgelegd en wordt een onwenselijke samenloop van evenementen voorkomen.

Partijen kunnen hierdoor tijdig starten met de voorbereidingen zoals het vergunningenproces en/of het inplannen van capaciteit (onder andere politie en toezicht).

2.4. Aanspreekpunt voor de evenementenvergunning Aanvragen voor evenementenvergunningen of meldingen komen bij de gemeente binnen op een uniforme wijze via vastgestelde en op de website beschikbaar gestelde formulieren. De evenementencoördinator, ook de behandelaar van de aanvraag, is bereikbaar via info@montfoort.nl en via tel. 0348 - 476 400. Bij het behandelen van de aanvragen kan door de evenementencoördinator een beroep gedaan worden op diverse interne teams en afdelingen, maar ook op externe partners zoals politie, VRU en ODRU. De evenementencoördinator is het aanspreekpunt voor de adviserende diensten en afdelingen, organisatoren van evenementen en voor inwoners die vragen hebben over een evenement. De coördinator heeft contacten met organisatoren, bewaakt het verloop van processen en zorgt voor een optimale dienstverlening. Indien de adviserende diensten of afdelingen aanvullende informatie nodig hebben van de organisatie loopt dit eveneens via de evenementencoördinator.

2.5. Evenementenoverleg Er is een evenementenoverleg ingesteld. De frequentie van dit overleg is afhankelijk van het aantal te bespreken evenementen. Hier worden alle risicovolle en/of grotere evenementen besproken. Binnen dit overleg worden vragen besproken, wordt informatie uitgewisseld en adviseren externe partijen zoals politie, VRU en incidenteel ODRU en interne adviseurs, zoals medewerkers van Stadstoezicht de vergunningverlener. Desgewenst schuift de organisatie van een evenement aan om hun evenement toe te lichten of te evalueren.

6|P a g i n a

3 Het proces van aanvraag tot vergunning Vergunningverlening voor evenementen is gebaseerd op wet- en regelgeving. Er is een beperkte ruimte voor een gemeente om maatwerk te maken. Het wettelijke kader is opgesomd in bijlage 1. Een aanvraag die wordt ingediend bij de gemeente Montfoort wordt behandeld volgens een vast proces. Om dit proces te stroomlijnen is gekozen voor een bepaalde indeling en er zijn tools beschikbaar. In dit hoofdstuk worden proces en tools beschreven.

3.1. Waar hebben we het over bij evenementen? In de Algemene plaatselijke verordening van Montfoort (hierna: Apv) is een definitie opgenomen van een evenement in artikel 2:24, zie bijlage 1 voor de uitwerking: Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: Bioscoopvoorstellingen, markten (weekmarkt en snuffelmarkten in gebouwen), kansspelen, dansen in een horecabedrijf, betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties, vertoningen op openbare plaatsen, speelgelegenheden, sportwedstrijden. Bij deze uitzonderingen gelden wel regels zoals ook een vergunning of meldingsplicht. Onder een evenement wordt mede verstaan: Een herdenkingsplechtigheid, een braderie, een optocht (niet zijnde een betoging), een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg en een straatfeest of buurtbarbecue, een door de burgemeester aangewezen categorie vechtsportwedstrijden of gala’s. . Indeling evenementen Evenementenaanvragen worden bij binnenkomst ingedeeld in categorieën aan de hand van een vragenlijst (indicatoren) voor de volgende drie onderdelen: het activiteitenprofiel, het publieksprofiel en het ruimtelijk profiel. De puntentoekenning op basis van deze vragenlijst bepaalt, samen met opmerkingen en eventuele evaluatiegegevens, de indeling. Hiermee wordt de behandelaanpak bepaald.

Er wordt hierbij gekeken naar de omvang, de effecten voor de omgeving en de veiligheidsrisico's die een evenement met zich mee kan brengen. Eén afzonderlijk criterium is niet maatgevend en dan ook moeilijk te benoemen, het gaat om meerdere punten die in onderling verband iets betekenen in een bepaalde omgeving. Deze indeling van evenementen, op basis van de ‘behandelclassificatiescan’, is landelijk in gebruik. De indicatoren die worden beoordeeld staan ter verduidelijking in bijlage 3..

3.1.1. Melding: vergunningsvrije evenementen Kleine evenementen die aan een aantal voorwaarden voldoen, met een geringe impact op de omgeving en nagenoeg geen veiligheidsrisico’s, zijn vergunningsvrij. Hiervoor geldt slechts de verplichting uiterlijk 14 dagen voor het evenement een melding te maken bij de gemeente. Het gaat om kleinschalige evenementen die voldoen aan de volgende criteria: - in de openlucht; - met minder dan 100 personen; - tussen 7:00 en 24:00 uur; - waarbij geen muziek ten gehore gebracht wordt voor 7:00 uur of na 24:00 uur; - het niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad, parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten; - slechts 5 kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25 m2 per object; - er een organisator is; - de organisator ten minste veertien dagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester.

7|P a g i n a

Via de informatie op de website en/of het meldingsformulier kan de aanvrager direct zien of er kan worden volstaan met een melding of dat een vergunning is vereist. Wordt niet aan de criteria voor een melding voldaan, dan is een vergunning vereist voor het houden van het evenement. Toetsing aan weigeringsgronden en belangenafweging De melding wordt getoetst op bovenstaande criteria. Komt de melding later binnen dan 14 dagen van te voren, dan kan de burgemeester besluiten de melding niet te accepteren. De burgemeester kan besluiten een evenement te verbieden, indien er een vermoeden is dat de openbare orde en veiligheid, volksgezondheid of het milieu in gevaar komen.

3.1.2. Vergunningsplichtige evenementen categorie A, B en C We kennen naast de melding de volgende categorieën: Categorie A: Evenementen met nagenoeg geen of weinig neveneffecten Het betreft hier vergunningplichtige evenementen. Hierbij gaat het om kleinschalige evenementen, die hooguit een kleine belasting vormen voor de leefomgeving (ten aanzien van bijvoorbeeld parkeren, bereikbaarheid), beperkt van omvang zijn (onder andere qua locatie, aantal mensen) en met beperkte geluidsproductie (geen versterkt geluid). Er mag dus geen sprake zijn van overmatige geluidshinder door het gebruik van versterkte (live) muziek. Een dergelijk evenement richt zich doorgaans op een bepaalde omgeving (wijk) en/of een specifieke doelgroep. Categorie A-evenementen kenmerken zich door:

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Geen versterkt(e) muziek/geluid; Wijkgericht; Geen grote podia, grote tenten; Geen negatieve invloed op natuur en milieu; Geen grote invloed op parkeren en verkeer/bereikbaarheid Geen risico’s welke niet aanvaardbaar zijn.

Categorie B: Evenementen met beperkte neveneffecten Het betreft ook hier vergunningplichtige evenementen. Deze evenementen zijn en redelijk van omvang (en dus situationeel geen onnodige en/of onacceptabele overlast voor de omgeving) en vormen een normale (aanvaardbare) tot iets grotere belasting voor de omgeving. Er is meestal sprake van enige vorm van geluidsproductie en versterkte muziek. Categorie B-evenementen kenmerken zich door:

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Live-optredens van artiesten; Versterkt(e) muziek/geluid; Beperkte regionale aantrekkingskracht; Beperkte tijdelijke verkeersmaatregelen en/of Beperkte verkeersbewegingen.

De geluidsnorm voor deze categorie evenementen ligt hoger dan die voor de categorie A evenementen, immers bij A kan geen sprake zijn van versterkte muziek. Categorie C: Evenementen met omvangrijke neveneffecten Het betreft hier vergunningplichtige evenementen. Deze evenementen zijn groot van omvang en vormen een grote belasting voor de omgeving en/of zijn risicovol. Categorie C-evenementen kenmerken zich door:

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Verhoogd veiligheidsrisico; Een hoge geluidsbelasting door versterkte (live) muziek; Een bovenlokaal bereik; Het aantal bezoekers/deelnemers ligt boven de 1000 personen; Veel tijdelijke verkeersmaatregelen en/of Veel verkeersbewegingen met mogelijk een grotere parkeerdruk in de omgeving tot gevolg. 8|P a g i n a

3.2. Een gevarieerd aanbod aan evenementen Verschillende soorten evenementen, dragen bij aan het huidige voorzieningenniveau in de gemeente Montfoort. Tijdens een bijeenkomst met evenementenorganisatoren is gevraagd naar de behoefte aan nieuwe evenementen in Montfoort en Linschoten. De organisatoren gaven aan dat de evenementenkalender van de afgelopen jaren goed gevuld is geweest. ‘Er is sprake van een mooie mix van verschillende evenementen in onze actieve gemeente. En binnen evenementen is er ook ruimte voor een mix van activiteiten. Nieuwe initiatieven zijn altijd welkom’. Zo klonk het geluid van de organisatoren.

3.2.1. Circus en kermis Circussen In Montfoort geldt voor circussen een maximum aantal van één circus per kalenderjaar. Hierbij wordt een roulatiesysteem gehanteerd zodat er geen monopolie ontstaat en voldoende variatie in het aanbod. Voor circussen geldt dat er uitsluitend een evenementenvergunning wordt verleend aan een circus dat is aangesloten bij de Vereniging voor Nederlandse Circusondernemingen (VNCO)/Stichting Circuspunt. Kermissen Ook voor een kermis, een traditionele activiteit in de gemeente, geldt een maximum van één keer per jaar. Vooralsnog is er geen reden van dit aantal af te wijken. Belangrijk is dat alle attracties voldoen aan de eisen gesteld bij en krachtens het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen. Voor een circus of kermis zijn er weinig locaties in de openbare ruimte in gemeente Montfoort geschikt. Mede hierom is het verder uitwerken (en mogelijk toevoegen) van evenementenlocaties en terreinen inclusief bijbehorende normen van belang.

3.2.2. Evenementen die niet zijn toegestaan Evenementen niet door en voor Inwoners van Montfoort Grote commerciële evenementen die niet gericht zijn op de inwoners van Montfoort en ook niet mede door hen georganiseerd worden passen niet in deze gemeente. Er zijn ook geen specifieke locaties waar dergelijke grootschalige evenementen georganiseerd kunnen worden en/of de te verwachten overlast is te groot. Uitzondering hierop zijn evenementen waarvan het college bepaalt dat deze Montfoort op een positieve manier de kaart zetten. Evenementen in strijd met de menselijke waardigheid, vechtevenementen Op grond van het zedelijkheidsaspect worden geen evenementenvergunningen verleend voor vechtevenementen met een gewelddadig karakter en waarbij het sportieve aspect niet of nauwelijks een rol speelt (zoals kooigevechten en andere soortgelijke vechtevenementen buiten de reguliere bonden om). Vechtsporten die onder auspiciën van sportorganisaties staan die zijn aangesloten bij NOC*NSF vallen hier niet onder. Evenementen met erotische, seksistische en/of racistische aspecten en andere evenementen in strijd met de menselijke waardigheid Vergunningen voor erotische vertoningen/feesten waarbij seksuele handelingen worden verricht en evenementen met seksistische en/of racistische aspecten worden in het belang van de zedelijkheid geweigerd.

Evenementen met een racistisch(e) en/of seksistisch(e) karakter, uitstraling of ondertoon worden, mede gelet op de Grondwet, eveneens beschouwd als evenementen die in strijd zijn met de menselijke waardigheid en niet als algemeen aanvaardbaar beschouwd. Voor dergelijke evenementen worden eveneens geen vergunningen verleend.

9|P a g i n a

Evenementen in strijd met redelijke eisen van dierenwelzijn De Gezondheids- en Welzijnswet voor dieren geeft de regels voor onder meer het gebruik van dieren bij evenementen. Het is verboden om een dier als prijs, beloning of gift uit te reiken bij wedstrijden, verlotingen, weddenschappen bij evenementen. Daarnaast is in deze wet bepaald, dat het verboden is om dierengevechten te organiseren of dieren aan dierengevechten te laten deelnemen. Sinds 2015 is het gebruik van wilde dieren bij wet verboden (Besluit houders van dieren: het verbod op deelname met zoogdieren behorende tot wilde diersoorten aan circussen en andere optredens en op vervoer van die dieren ten behoeve daarvan).

3.3. De behandelclassificatiescan Het vergunningverleningsproces in de gemeente Montfoort is ingericht als een veiligheidskritisch proces. De burgemeester (als bevoegd orgaan) en de vergunningverlener vergewissen zich er actief van dat de organisatie van een evenement de risico’s kent en beheerst zodat de openbare orde en veiligheid niet in het geding komen. Een aanvraag wordt beoordeeld op vastgelegde toetsingscriteria en dat bepaalt mede of de burgemeester een vergunning kan verlenen. De burgemeester heeft altijd het recht, als daar aanleiding voor bestaat, een vergunning niet te verlenen, of bij verlening aanvullende voorschriften of beperkingen op te leggen. Van belang om zich te realiseren is dat: Risico = Kans * Effect In het systeem van vergunningverlening worden risico’s geanalyseerd en geclassificeerd om daarmee een acceptabel restrisico te bepalen. Sommige risico’s aanvaarden we omdat we er ons niet tegen kunnen verweren, andere zijn zodanig klein dat we ze verwaarlozen. Elke vergunningaanvraag wordt onderworpen aan de zogenaamde ‘behandelclassificatiescan’. De criteria worden in bijlage 3 toegelicht zodat ook de organisaties weten waarop getoetst wordt. De meeste evenementen in de gemeente Montfoort zijn terugkerend, dus het is al bekend hoe ze ingedeeld zijn en dus ook wat de indieningstermijnen zijn.

De behandelclassificatiescan is een eerste globale risicoanalyse, uitgevoerd door de vergunningverlener. Op basis hiervan wordt beoordeeld in welke categorie het evenement valt en welke behandelaanpak wordt gevolgd. Primair ligt de verantwoordelijkheid bij vergunningverlening, echter de hulpdiensten/adviespartijen kunnen ook adviseren en/of bijsturen. Voor B- en C evenementen geldt dat de aanvraag wordt doorgesproken in het evenementenoverleg. Hier wordt mede bepaald welke maatregelen, mate van toezicht en vergunningsvoorschriften nodig zijn. De risicoanalyse is dus ondersteunend voor het proces en de voorwaarden en voorschriften. Het inschatten van risico’s gebeurt door enkele items na te lopen (zie ook bijlage 3). Voor elk van de genoemde aspecten moet worden ingeschat hoe groot de kans op calamiteiten is. Belangrijke criteria in de behandelclassificatiescan zijn het publieksprofiel, het ruimtelijk profiel en het activiteitenprofiel. Het publieksprofiel Het type bezoeker speelt een belangrijke rol bij de risicobepaling. Op welke doelgroep(en) richt het evenement zich? Wat weten we van dit type bezoeker? Is het aannemelijk, voorspelbaar of bekend dat bepaalde specifieke – bij politie en justitie bekende – groepen een evenement zullen bezoeken? Denk ook aan:

-

te verwachten opkomst en massaliteit van het publiek; leeftijdsopbouw van het publiek; kennis over en ervaring met bezoekers; aanwezigheid van publiek als toeschouwer of als deelnemer; aanwezigheid van rivaliserende groepen of groepen met verschillende belangen; 10 | P a g i n a

-

eventueel gebruik van verdovende middelen of alcohol; complete conditie-/gezondheidstoestand van deelnemers en publiek; doel/verwachting van het publiek; gedrag van bezoekers; geestelijke en emotionele conditie van bezoekers.

Het ruimtelijk profiel In principe dient ieder evenemententerrein duidelijk gescheiden te zijn van de openbare ruimte. Bij statische evenementen zijn die grenzen duidelijker te definiëren dan bij dynamische evenementen (zoals bijvoorbeeld de Linschotenloop). Ook de fysieke omgevingskenmerken doen ertoe. Denk ook aan:

-

een bouwplaats met stenen langs de route of een veranderde verkeerssituatie; stroomvoorzieningen en watervoorziening;

voorzieningen en communicatie omtrent crisisbeheersing (bijvoorbeeld opvang bezoekers) bereikbaarheid van het evenement voor hulpdiensten en bezoekers;

-

is het duidelijk hoe de entree en het vertrek van het publiek zal zijn (geleidelijk of alles ineens);

-

voldoende toezicht op en rond het terrein; bereikbaarheid voor omwonenden: hoeveel verkeershinder en parkeerdruk;

de weersomstandigheden: bij warm weer verhoogde veiligheid- en gezondheidsrisico’s in verband met uitdroging, alcoholconsumptie en drukte. Regen/onweer zorgen voor extra risico’s met tenten en het terrein. Voor de locaties wordt getoetst op de beleidsuitgangspunten locaties, zie bijlage 2. In de uitvoeringsagenda is opgenomen dit verder uit te werken. Het activiteitenprofiel Iedere activiteit brengt specifieke risico’s met zich mee. Denk daarbij aan:

-

bij concerten en optredens is de kans op geluidsoverlast groter dan bij schaakkampioenschappen;

-

bij samenvallen evenementen, manifestaties, vieringen of gebeurtenissen kunnen eerder ordeverstoringen optreden. Hierbij wordt ook gekeken naar de tijdsduur en het tijdstip van het evenement. Als een evenement na zonsondergang start of eindigt, kan dit het politieoptreden bij eventuele ordeverstoringen bemoeilijken;

-

er wordt nadrukkelijk gekeken naar historische gegevens van de vorige editie/edities;

ervaringen bij vergelijkbare evenementen, hiermee kan een redelijk nauwkeurig beeld worden geschetst van wat te verwachten valt;

-

ervaringen met de organisator. Indien de organisator er in het verleden blijk van heeft gegeven zich goed aan de afspraken te houden, neemt daarmee de voorspelbaarheid van het (goed) verloop van een evenement toe en nemen de risico’s af. Dit mag echter niet leiden tot verminderde waakzaamheid. Een evenementenvergunning kan worden afgewezen bij zowel grootschalige als kleinere evenementen waarbij enige mate van belasting voor de (directe) omgeving is te verwachten. Hierbij valt te denken aan geluidsoverlast, het afzetten van straten, het plaatsen van objecten en het schenken van alcohol.

3.4. Proces vergunningverlening Een aanvraag voor een vergunning wordt gedaan via het daarvoor bestemde aanvraagformulier. Naast het aanvraagformulier wordt aan de organisatie (afhankelijk van omvang en soort evenement) aanvullende informatie in de vorm van standaarddocumenten gevraagd zoals programma, draaiboek, 11 | P a g i n a

veiligheidsplan en plattegrond tekeningen. Tijdens de behandeling van een aanvraag kan om aanvullende informatie worden gevraagd, soms op verzoek van adviespartijen. Het is om die reden dat tijdige aanvraag belangrijk is.

3.4.1. Proces aanvraag Hieronder wordt schematisch weergegeven welke stappen worden doorlopen voor de meldingen 0evenementen en de vergunningaanvragen voor A-, B- en C-evenementen.

12 | P a g i n a

3.4.2. Indieningsvereisten Melding

Cat A

Cat B

Cat C

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

Programma, line-up

ja

ja

Veiligheidsplan

ja

ja

Aanvraagformulier Draaiboek Plattegrond (incl. objecten)

ja

Beveiligingsplan

ja

Medisch plan

ja

Verkeersplan

Tekening indeling tent* *indien van toepassing

ja

ja

Afhankelijk soort evenement

ja

ja

ja

3.4.3. Toetsing aan weigeringsgronden en belangenafweging De Apv noemt de weigeringsgronden (1:8 Apv):

-

de openbare orde de openbare veiligheid de volksgezondheid de bescherming van het milieu Elke aanvraag wordt hieraan getoetst. Er vindt een gedegen afweging plaats tussen enerzijds de genoemde belangen van openbare orde en veiligheid, volksgezondheid, zedelijkheid en het milieu en anderzijds het belang van het evenement. Hiervoor wordt advies ingewonnen bij diverse interne en externe adviserende partijen (waaronder politie, VRU en ODRU).

3.4.4. Aanvullende regels rond evenementen Diverse wetten kunnen van toepassing zijn op een aanvraag, afhankelijk van het soort evenement. Denk daarbij aan wetgeving rond horeca, markten, kansspelen, filmvertoningen, attractietoestellen, reclame, milieu, mobiliteit, het openbaar bestuur, het economisch verkeer en rampenbestrijding. Voor openbare manifestaties, zoals demonstraties, gelden deels andere wettelijke kaders dan voor publieksevenementen. Onderstaand een niet-limitatief overzicht van de soorten meldingen, vergunningen en ontheffingen die naast en/of bij evenementenvergunningen spelen: Activiteit

Vergunning of ontheffing

Gebruik van een tent of tijdelijk bouwwerk waarin meer dan 150 personen aanwezig kunnen zijn

Gebruiksvergunning brandveiligheid op grond van de AMvB BGBOP

Voor een evenement met meer dan 50 personen in een gebouw waarvoor niet eerder een melding brandveilig gebruik is gedaan of een gebruiksvergunning is verleend ten behoeve van evenementen.

Gebruiksmelding brandveilig gebruik conform het BBL (Besluit bouwwerken leefomgeving)

Activiteiten in strijd met het ter plaatse geldende bestemmingsplan

Omgevingsvergunning planologisch strijdig gebruik o.g.v. Omgevingswet 13 | P a g i n a

Verstrekken zwak-alcoholhoudende drank ter plaatse

Ontheffing o.g.v. artikel 35 van de Alcoholwet

Een evenement op een zon- of feestdag met een starttijd voor 13.00 uur

Ontheffing o.g.v. de Zondagswet

Meer geluid maken dan de geldende geluidsnormen in een inrichting tijdens incidentele festiviteiten

Kennisgeving incidentele festiviteit o.g.v. artikel 4:3 van de APV (max. 12 x per jaar)

Geluid maken buiten een inrichting zoals bedoeld in de Omgevingswet, dat voor de omwonenden en/of omgeving geluidshinder kan veroorzaken.

Ontheffing o.g.v. artikel 4:6 van de APV

3.4.5. Concurrerende aanvragen De situatie kan zich voordoen dat meerdere aanvragen om een evenementenvergunning worden ingediend voor (hetzelfde soort evenementen op/in) dezelfde locatie en/of periode en/of wanneer het maximum aantal toegestane evenementen op een bepaalde locatie is bereikt. Dit kan een wenselijke uitbreiding van het aanbod zijn maar ook tot ongewenste overlast leiden. Het is echter niet altijd mogelijk en wenselijk om meerdere evenementenvergunningen te verlenen voor dezelfde locatie en periode, mede met het oog op de openbare orde en veiligheid in verband met mogelijk verschillende (grote) bezoekersstromen, ter bescherming van het milieu (voorkomen van overlast voor de omgeving) of omdat het praktisch niet haalbaar is. Om in alle redelijkheid tot een besluit te kunnen komen, wordt een afwegingskader opgesteld, waarbij achtereenvolgens de volgende stappen worden doorlopen. 1.Samenwerken of verschuiven De organisatoren die concurrerende aanvragen om een evenementenvergunning hebben ingediend, worden met elkaar in contact gebracht om te bekijken of een oplossing gevonden kan worden in de vorm van samenwerken, verschuiving van locatie en/of periode, of anderszins. Indien blijkt dat samenwerking of verschuiving niet mogelijk is of een andere oplossing uit blijft, wordt de procedure vervolgd met stap 2.

Het is hierbij irrelevant waardoor een samenwerking niet tot stand is gekomen. 2.Screening aan de hand van terugkerende thema’s Sommige dagen of periodes kennen een jaarlijks terugkerend thema, zoals Carnaval, Koningsdag, Dodenherdenking, Bevrijdingsdag, Kermis, Sinterklaas, Kerst. In geval van concurrerende aanvragen krijgt een evenement passend in een jaarlijks terugkerend thema (of traditie) voorrang boven andere aanvragen voor evenementen die niet binnen een jaarlijks terugkerend thema (of traditie) passen. Evenementen waarvoor al een vergunning is verleend gaan voor op evenementen waarvoor nog geen vergunning is verleend. 3.Aanvulling vragen Indien een of meerdere concurrerende aanvragen volledig zijn, maar het bevoegd orgaan desondanks aanvullende informatie nodig acht voor de besluitvorming, worden de desbetreffende organisaties in de gelegenheid gesteld de nodige informatie te verstrekken om over de plaats en de aard van de activiteiten gewenste duidelijk te krijgen. Indien de aanvrager binnen de gestelde termijn niet voldoende inzichtelijkheid heeft verschaft om de volgende stappen te kunnen doorlopen, wordt op de aanvraag een negatief besluit genomen of de aanvrager trekt de aanvraag in.

4.Afweging Indien na het doorlopen van voorgaande stappen er nog steeds één of meerdere concurrerende aanvragen liggen, dient er een afweging gemaakt te worden ten aanzien van de volgende aspecten:

14 | P a g i n a

Toetsing weigeringsgronden De aanvragen worden getoetst aan de weigeringsgronden zoals die in de Apv zijn opgenomen. Indien een aanvraag onvolledig is, wordt de desbetreffende organisatie in de gelegenheid gesteld om binnen een bepaalde termijn de aanvraag aan te vullen. Toegevoegde waarde evenement Mede aan de hand van het totaalprogramma van de voorgenomen activiteiten en de eventuele muzieksoort worden de aanvragen op inhoud tegen elkaar afgewogen. Of evenementen een (bijzondere) toegevoegde waarde hebben voor Montfoort, speelt een rol in de afweging (bijvoorbeeld evenementen voor doelgroepen waarvoor nog geen of beperkt evenementen plaatsvinden of een soort evenement waarvan er geen is). Ervaring uit het verleden Er wordt bekeken wat de ervaringen zijn met de organisatie en het evenement in het verleden. Hierbij wordt het traject van vergunningverlening, het verloop van het evenement, de evaluatie en eventuele overtredingen van de voorgaande edities van het evenement betrokken. Ook wordt de financiële positie meegewogen en nagegaan of aan alle eerdere verplichtingen is voldaan en de verwachting er is dat dat ook bij de komende editie het geval is. Als uitgangspunt wordt een periode van drie jaar gehanteerd. 5.Loting Indien na voornoemde overwegingen nog concurrerende aanvragen over blijven, wordt via loting een keuze gemaakt tussen de overgebleven aanvragen.

Die aanvraag wordt verder in behandeling genomen.

15 | P a g i n a

4 Toetsingsindicatoren In dit hoofdstuk zal ingegaan worden op de voorwaarden, voorschriften en beperkingen die gelden bij een vergunningsaanvraag en vergunningsverlening van een evenement. Helder moet zijn wat de uitgangspunten zijn en binnen welk kader een plan voor het organiseren van evenement zich dient te ontwikkelen. De gemeente Montfoort wil een levendige gemeente zijn. Uitgangspunt is en blijft een positieve grondhouding ten opzichte van evenementen die een positieve bijdrage leveren aan de levendigheid en sociale cohesie in de gemeente Montfoort. Een goede balans daarbij met de leefbaarheid in de omgeving is gewenst. Daarnaast is een goede samenwerking met organisaties en aanwezige horeca van belang op de verschillende locaties.

4.1. Veiligheid Klachten bij vooral grotere evenementen hebben vaak betrekking op geluid, weg- en terreinafsluitingen, parkeeroverlast en een toename van de verkeersintensiteit. Ook de bereikbaarheid voor hulpdiensten kan een knelpunt zijn. Hierdoor is het van belang duidelijke kaders te stellen, om voor zowel organisatie als omwonenden duidelijkheid te scheppen. De veiligheidsrisico’s en mogelijke calamiteiten dienen in kaart te worden gebracht door de betrokken organisaties.

4.1.1. Veiligheidsplan Van organisatoren van evenementen die vallen in categorie B en C wordt verwacht dat zij een veiligheidsplan opstellen. Voor evenementen die vallen in categorie A kan in bijzondere gevallen eveneens een veiligheidsplan opgevraagd worden. Een veiligheidsplan is een document waarmee de organisator informatie geeft over de veiligheid van het evenement en de (voorgenomen) maatregelen. Hierbij is het van belang onder andere te werken met scenario’s waarin duidelijk wordt wat er gaat gebeuren als bepaalde (te verwachten) veiligheidsproblemen zich voordoen. Daarmee laat de organisator zien dat hij zich bewust is van de risico’s van het evenement en weet hoe hij hiermee om moet gaan. Inzicht wordt gegeven in de wijze waarop de organisator een primaire verantwoordelijkheid voor de veiligheid van het evenement op zich neemt. De informatie stelt de vergunningverlener in staat om de voornemens van de organisator te beoordelen, voorwaarden te stellen in de vergunning en toezicht te houden op de veiligheid van het evenement. Ook laat het veiligheidsplan zien waar het, wat de organisator betreft, ophoudt. Gedacht kan worden aan beperkingen in de bevoegdheden of financiële haalbaarheid. Het veiligheidsplan geeft inzicht in de reikwijdte van de primaire verantwoordelijkheid die de organisator op zich neemt.

Op basis van het veiligheidsplan kan de inzet van hulpdiensten worden vastgesteld en afgestemd. Als de hulpdiensten weten wat zij van de organisator mogen verwachten, kunnen zij daarop aanhaken en aangeven wat er van hen verwacht mag worden. Lacunes kunnen daarmee zichtbaar worden gemaakt. Door het veiligheidsplan af te stemmen op de draaiboeken van de hulpdiensten wordt dit alles ook vastgelegd. Dit schept duidelijkheid en stelt partijen in staat om elkaar er op aan te spreken als iets niet wordt gedaan. Bovendien stelt de afstemming en vastlegging van de (voorgenomen) maatregelen van alle partijen de vergunningverlener in staat om bewuste keuzes te maken over restrisico’s. Ook verkeersveiligheid maakt deel uit van het veiligheidsplan. Nagedacht moet worden over aspecten zoals capaciteitsberekening, verkeersroutering, verkeersbeïnvloeding, parkeerbeleid en calamiteitenroutes. 16 | P a g i n a

4.1.2. Calamiteitenplan Ervaringen met evenementen in ons land en elders leren dat het belangrijk is om bij grote evenementen voldoende aandacht te schenken aan calamiteiten die kunnen optreden. Met name bij de grote evenementen waarbij behoorlijke mensenmassa's aanwezig zijn, is dit van belang. Voor evenementen welke in de categorie B en C vallen, zijn genoemde plannen onderdeel van de aanvraag en worden daarmee verplicht. Voor evenementen die vallen in categorie A kan in bijzondere gevallen eveneens een calamiteitenplan opgevraagd worden.

4.2. Verkeer en bereikbaarheid Om een evenement daadwerkelijk veilig te kunnen laten plaatsvinden, kan het noodzakelijk zijn dat een deel van de openbare weg en/of een terrein moet worden afgesloten van doorgaand verkeer en vrij moet worden gehouden van geparkeerde voertuigen.

4.2.1. Verkeersmaatregelen De organisator geeft (bij voorkeur tegelijkertijd bij de aanvraag) aan welke verkeersmaatregelen (wegen terreinafzetting) ten behoeve van het evenement gewenst zijn en vraagt de gemeente deze te nemen. Alvorens akkoord wordt gegaan met de gevraagde verkeersmaatregelen, wordt deze aanvraag besproken in het evenementenoverleg, aangezien deze maatregelen inzet vragen van stadstoezicht van de gemeente en de politie. Afhankelijk van het type weg c.q. terrein en de grootte van het afgesloten gebied wordt hiermee vervolgens doorgaans akkoord gegaan, mits ook de verkeersveiligheid gewaarborgd is en er een alternatief is voor doorgaand verkeer (omleidingsroute). De gemeente kan hierbij ook aanvullende maatregelen opnemen/of gedeeltelijk afwijken van de aanvraag. Toestemming voor de gevraagde verkeersmaatregelen wordt gegeven in de vorm van een Tijdelijke Verkeersmaatregel en deze wordt in de openbare ruimte uitgevoerd door middel van door de gemeente te plaatsen (verkeers-)borden en hekken. Het vrijhouden van de weg en/of het terrein vindt plaats door de instelling van een tijdelijk parkeerverbod waarop eveneens de wegsleepverordening van toepassing is. Bebording vindt tijdig, voorafgaande aan het evenement, op het evenemententerrein plaats.

Het verzoek om een Tijdelijke Verkeersmaatregel dient bij voorkeur tegelijkertijd met de aanvraag voor een evenementenvergunning door de organisator te worden ingediend. Op deze manier kunnen alle adviespartijen, die betrokken zijn bij de afdoening van de evenementenvergunning, tegelijkertijd de tijdelijke verkeersmaatregelen in hun advies meenemen. Wanneer tijdelijke verkeersmaatregelen worden getroffen, worden door de gemeente de volgende instanties op de hoogte gesteld: politie, VRU, ambulancedienst, huisartsenpost en streekvervoerder. De organisatie dient lokale bedrijven en de omwonenden schriftelijk op de hoogte te stellen. Een Tijdelijke Verkeersmaatregel is geen besluit in de zin van de Awb. Hiertegen kan dan ook geen bezwaar en beroep worden ingediend

4.2.2. Toegankelijkheid hulpdiensten Een evenement dient goed bereikbaar te zijn voor hulpdiensten bij eventuele calamiteiten. Er moet een doorrijbreedte zijn van tenminste 4,5 meter waarvan 3,25 meter verhard en een doorrijhoogte van 4,2 meter. Op de daadwerkelijke opstelplaats van de hulpdiensten dient een ruimte van 4,5 meter breed rondom vrijgehouden te worden. Rond brandkranen dient een meter rondom te worden vrijgehouden en aansluitingen voor droge blusleidingen dienen vrij te blijven. Ook nooduitgangen dienen vrij toegankelijk te blijven.

4.2.3. Reddingsbrigade Bij water gerelateerde evenementen of evenementen die nabij water zijn gelegen, kan de gemeente een reddingsbrigade verplicht stellen. Een en ander hangt af van het soort publiek (bij een 17 | P a g i n a

evenement gericht op kinderen zal dit bijvoorbeeld sneller verplicht worden gesteld), het aantal te verwachten bezoekers, de duur van het evenement, het gebruik van alcohol et cetera.

4.2.4. Verkeersregelaars Bij ieder evenement op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruikers geregeld moet worden, zijn verkeersregelaars vereist. Onderscheid dient gemaakt te worden tussen evenementenverkeersregelaars en beroepsverkeersregelaars. Evenementenverkeersregelaars kunnen enkel ingezet worden bij evenementen en op de aangewezen plaatsen voor relatief eenvoudige verkeersbegeleiding. Een beroepsverkeersregelaar kan daarentegen overal ingezet worden. Aanwijzingen van beroepsverkeersregelaars zijn bindend voor alle weggebruikers. Het gaat hierbij om uniforme aanwijzingen, zoals stop- en doorrijdtekens. De gemeente bepaalt, afhankelijk van het evenement, in het evenementenoverleg hoeveel en welk type verkeersregelaars er moet worden ingezet en op welke specifieke locatie. Hierbij wordt gekeken naar de verkeerssituatie, bijvoorbeeld het soort weg dat wordt afgesloten (binnen of buiten de bebouwde kom, toegestane snelheid op de weg etc.) en het soort evenement (bij een hogere categorie, kan de inzet van beroeps- en of evenementenverkeersregelaars vereist zijn). Bij een statische wegafzetting kan doorgaans worden volstaan met een vrijwilliger. Het werven van evenementenverkeersregelaars is een eigen verantwoordelijkheid van de organisatie.

Deze verkeersregelaars dienen gecertificeerd te zijn conform de Regeling Verkeersregelaars. Daarnaast dient de aanvrager een verzekering voor deze verkeersregelaars af te sluiten. De kosten voor de inzet, opleiding en de verzekering komen voor rekening van de aanvrager. Informatie zie Stichting Verkeersregelaars Nederland op www.verkeersregelaarsexamen.nl.

4.2.5. Parkeren Voor wat betreft de parkeersituatie dient de organisatie ervoor te zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is en er voldoende bewegwijzering is naar het parkeerterrein. Bij de parkeergelegenheid dienen, afhankelijk van het aantal te verwachten bezoekers, parkeerbegeleiders/evenementenverkeersregelaars aanwezig te zijn om het parkeren in goede banen te leiden. Omwonenden mogen gedurende de evenementen geen overmatige overlast ondervinden van geparkeerde auto’s van bezoekers. De hulpverleningsdiensten dienen te allen tijde vrije doorgang te hebben.

4.2.6. Fietsparkeergelegenheid Het is aan de evenementenorganisatie de taak om in de nabijheid van het evenement voldoende fietsenstallingen te creëren voor de bezoekers aan het evenement. Dranghekken zijn op verzoek en ter beoordeling, bij de gemeente verkrijgbaar.

4.2.7. Taxi’s, openbaar vervoer en deelvervoer Een goede aan- en afvoer van bezoekers van evenementen is van groot belang. Bij een toestroom van een zeer groot aantal bezoekers aan evenementen, kan dit voor problemen zorgen. In het draaiboek moeten organisaties aandacht hebben voor de aan- en afvoer van de bezoekers. Hierbij kan gedacht worden aan afspraken met de streekvervoerder, inzet van pendelbussen, deelvervoer etc.

18 | P a g i n a

4.3. Gezondheid 4.3.1. Alcohol Ook evenementenorganisaties hebben een verantwoordelijkheid als het gaat om alcoholmatiging en het niet schenken van alcohol aan jongeren onder de 18. Uit onderzoeken is immers gebleken dat overmatig alcoholgebruik op jonge leeftijd op zowel korte als lange termijn schadelijk is. Het is dus belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan. Organisatoren van evenementen kunnen maatregelen nemen om verantwoord alcoholgebruik te stimuleren en alcoholgebruik onder de 18 te voorkomen. Voorbeelden van effectieve maatregelen zijn het goed instrueren van personeel (bijvoorbeeld door middel van Instructie Verantwoord Alcoholschenken), duidelijk communiceren van geldende regels omtrent schenktijden, leeftijdsgrenzen en dronkenschap en het verstrekken van polsbandjes aan bezoekers 18+ (waarbij geldt: geen bandje = geen alcohol). Maatregelen die door de organisatie overgenomen moeten worden, naast de verplichtingen uit de Alcoholwet, zijn: • • • • • •

• • •

De huisregels zijn zichtbaar bij de ingang van het evenemententerrein/feest en worden bij voorkeur ook vooraf kenbaar gemaakt door de organisator. Er vindt leeftijdscontrole plaats bij de ingang van het evenement door de organisator. Er zijn NIX 18- aanduidingen bij alle verkooppunten van alcoholhoudende drank. Er is toezicht op het meenemen van alcohol naar het evenement. Er wordt geen alcohol geschonken aan dronken bezoekers. Het onder invloed zijn of het in bezit hebben van drugs is niet toegestaan. Deze bezoekers worden niet toegelaten en of verwijderd van het evenement/feest. Zo nodig wordt de politie ingeschakeld. Ook op het evenemententerrein/feest vindt leeftijdscontrole plaats door de organisator. Er zijn geen aanbiedingsacties (happy hours). Er zijn voldoende alcoholvrije alternatieven en eetgelegenheden.