evaluatie 2024 GRIFFIEPLAN 2023-2024

Jaarverslag GRIFFIE 2024 Gemeente Montfoort

Verbinden Vernieuwen

Verbeteren

Inhoudsopgave 1. Inleiding

2. Griffieplan 2023-2024

pag.

3

4

2.1

Verbeteren

4

2.2

Vernieuwen

5

2.3

Verbinden

6

Jaarverslag Griffie 2024

2

1. Inleiding

Op 13 februari 2023 is het Griffieplan 2023-2024 vastgesteld. Er is onder meer gewerkt aan optimalisatie van het besluitvormingsproces, het versterken van de positie van de raad en aan verbinding met de gemeenschap. De basis van wat we doen en vanuit waar we vertrekken ligt in het raadsprogramma van de raad 2022-2026. Naast de reguliere werkzaamheden hebben we gewerkt aan een toekomstbestendige griffie voor Montfoort, waarbij de kernwaarden zijn: verbeteren (basis op orde), vernieuwen (veranderende positie van de raad in de maatschappij) en verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners). Het griffieplan is voor de raad een sturingsmiddel en geeft een helder beeld wat de raad van de griffie mag verwachten en tevens is het de basis voor de werkwijze van de griffie en daarmee een sturingsmiddel voor de griffier. Nu 2024 is afgerond, is het tijd om een beeld te geven van hetgeen we bereikt hebben. Voor 2025-2026 heeft de raad op 16 december 2024 reeds een nieuw griffieplan vastgesteld.

Namens de griffie van Montfoort,

Sandra Meijer Griffier

Jaarverslag Griffie 2024

3

2

Griffieplan 2023 -2024

De griffie is de ambtelijke, onafhankelijke, ondersteuning van de gemeenteraad als collectief als ook van de individuele raads- en burgerleden en van de burgemeester in haar rol als voorzitter van de raad en van de commissievoorzitters. De griffier geeft leiding aan de griffiemedewerker en is tevens eerste adviseur van de raad. De griffie zorgt ervoor dat vergaderingen van de raad en alle door de raad ingestelde gremia in goede banen worden geleid, verzorgt de informatievoorziening van en naar de raad en helpt raadsleden bij het formuleren van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen. Zij voorziet in de behoefte tot training en opleiding, fungeert als vraagbaak en bewaakt en toetst een juiste besluitvorming door de raad. Verder verzorgd de griffie de communicatie van de raad. Aan de hand van de uitgangspunten en ambities van de raad is bepaald op welke wijze invulling gegeven wordt aan de kaderstellende, controlerende en vertegenwoordigende rol. Op basis van deze rollen is concreet gemaakt wat de rol van de griffie moet zijn in de ondersteuning van de raad. Om de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen goed te kunnen ondersteunen, staan bij de griffie de volgende kernwaarden centraal: • • •

Verbeteren (basis op orde) Vernieuwen (invulling geven aan veranderende positie van de raad in de maatschappij) Verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners)

In de volgende paragrafen kijken we terug naar de in 2024 uitgevoerde acties. Deze uitgevoerde acties hebben plaats gevonden naast de reguliere, zogenaamde ‘going concern’-taken, zoals de raadsadvisering, proces- en logistieke ondersteuning en coaching.

2.1 Verbeteren Geplande Activiteit 2024 Procesoptimalisatie

Continu opleidingsplan raads- en commissieleden, inclusief vervolgtraining debatvaardigheden

Integriteit

Instructie griffier

Jaarverslag Griffie 2024

Stand van zaken Procesoptimalisatie is going-concern. Diverse overzichten zijn geactualiseerd en formats zijn aangepast. In het Presidium worden diverse onderwerpen ter optimalisatie besproken en opgepakt. Op 26 maart 2024 heeft de Debattraining plaatsgevonden. De debatmethode is verwoord op een hand-out die in de raadzaal bij elke zetel ligt. Het opleidingsprogramma 2024-2025 voor de Raad is op 3 juni 24 vastgesteld. Hiernaast is een raadshandboek vorm gegeven, welke op 7 oktober 2024 is uitgereikt. In 2024 heeft geen bijeenkomst in het kader van Integriteit plaats gevonden. Wel is enkele keren geadviseerd over belangenverstrengeling (al dan niet afzien van beraadslaging en stemming) De instructie voor de griffier van gemeente Montfoort is, in samenspraak met de werkgeverscommissie, opgesteld en

4

Inrichting raadzaal t.b.v. beelduitzending

Aanpassen verordening

Voorzittersbijeenkomst

vastgesteld door de raad d.d. 18 maart 2024. Er hebben diverse besprekingen plaats gevonden met een klankbordgroep vanuit de raad en gemeente Schiedam is bezocht zodat het gewenste systeem bekeken kon worden. Eind 2024 is de opdracht verleend en in januari 2025 worden de camera’s geplaats en geïnstalleerd. De eerste commissievergaderingen in 2025 zullen starten met beelduitzending. De verordening voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Montfoort is gewijzigd en vastgesteld door de raad d.d. 18 maart 2024. Op 4 juni 2024 heeft een bijeenkomst plaats gevonden met de voorzitters en plaatsvervangend voorzitters van commissie- en raadsvergaderingen. In 2024 zijn er diverse wisselingen geweest. De tweede bijeenkomst heeft dan ook nog niet plaats gevonden.

2.2 Vernieuwen Geplande Activiteit 2024 Grip op verbonden partijen

Jaarverslag Griffie 2024

Stand van Zaken De grip op gemeenschappelijke regelingen wordt stapsgewijs vergroot. In eerste instantie is een werkgroep GR-en ingesteld, die tweejaarlijks, in samenspraak en afstemming met de portefeuillehouder, advies voorbereiden voor de raad, over de gewenste beleidsdoelen van de GR-en. Hiernaast is gestart met de inzet van een regionale raadsadviseur door (nagenoeg alle) gemeenten in Utrecht West. Deze raadsrapporteur werkt aan het vergroten van de informatie voor raadsleden, afgestemd op hun behoeften, zodat de raad meer grip kan krijgen op regionale samenleving. Verder heeft de raad op 3 juni 2024 ingestemd met een pilot raadsrapporteurschap voor de GR-en Ferm Werk, OdrU en de GGD. De raadsrapporteurs voor Ferm Werk zijn reeds gestart met hun werkzaamheden,

5

Experimenteren met keuzes in raadsvoorstel Uitvoeringsagenda

Dialoogsessie

voor de OdrU en de GGD is even een pas op de plaats gemaakt. Dit onderwerp wordt besproken in de driehoek, maar kent nog geen concrete stappen. In samenspraak met college is gekomen tot een uitvoeringsagenda, die jaarlijks vastgesteld wordt door de raad. Hiernaast heeft de raad in de midtermbijeenkomsten twee thema’s benoemd waar de raad meer aan zet wil komen, dit betreffen de thema’s wonen en migratie. In samenspraak met het Presidium is gekozen voor de woonvisie als thema van de geplande dialoogsessie. Deze heeft nog geen doorgang gekregen, in verband met uitstel van de actualisatie van de woonvisie.

2.3 Verbinden Geplande Activiteit 2024 Raadscommunicatie Uitwerking rol raad in participatie Griffieplan 2025 – 2026

Stand van Zaken Raadscommunicatieplan is in samenspraak met de raad tot stand gekomen. Deze wordt doorlopend uitgevoerd. In het Presidium is de werkwijze besproken, deze wordt in 2025 opgestart. Het griffieplan 2025-2026 is op 16 december 2024 door de raad vastgesteld.

Naast alle bovenstaande geplande activiteiten is in 2024 nog opgepakt en afgehandeld: -

De verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2024 is vastgesteld Programma werven kandidaat raadsleden Opstarten training Politiek Actief, welke in 2025 wordt gehouden Uitbreiding formatie van de griffie Opstarten rekenkamer en ondersteuning bij het gestarte onderzoek Actualiseren geheimhoudingsregister

Jaarverslag Griffie 2024

6