evaluatie 2023 GRIFFIEPLAN 2023-2024

Jaarverslag GRIFFIE 2023 Gemeente Montfoort

Verbinden Vernieuwen

Verbeteren

Inhoudsopgave 1. Inleiding

2. Griffieplan 2023-2024

pag.

3

4

2.1

Verbeteren

4

2.2

Vernieuwen

5

2.3

Verbinden

6

2.4

Overzicht activiteiten

7

Jaarverslag Griffie 2023

2

1. Inleiding

Op 13 februari 2023 is het Griffieplan 2023-2024 vastgesteld. Er is onder meer gewerkt aan optimalisatie van het besluitvormingsproces, het versterken van de positie van de raad en aan verbinding met de gemeenschap. De basis van wat we doen en vanuit waar we vertrekken ligt in het raadsprogramma van de raad 2022-2026. Naast de reguliere werkzaamheden hebben we gewerkt aan een toekomstbestendige griffie voor Montfoort, waarbij de kernwaarden zijn: verbeteren (basis op orde), vernieuwen (veranderende positie van de raad in de maatschappij) en verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners). Het griffieplan is voor de raad een sturingsmiddel en geeft een helder beeld wat de raad van de griffie mag verwachten en tevens is het de basis voor de werkwijze van de griffie en daarmee een sturingsmiddel voor de griffier. Nu 2023 is afgerond, is het tijd om een beeld te geven waar we staan en welke uitdagingen we in 2024 zien.

Namens de griffie van Montfoort,

Sandra Meijer Griffier

Jaarverslag Griffie 2023

3

2

Griffieplan 2023 -2024

De griffie is de ambtelijke, onafhankelijke, ondersteuning van de gemeenteraad als collectief als ook van de individuele raads- en burgerleden en van de burgemeester in haar rol als voorzitter van de raad en van de commissievoorzitters. De griffier geeft leiding aan de griffiemedewerker en is tevens eerste adviseur van de raad. De griffie zorgt ervoor dat vergaderingen van de raad en alle door de raad ingestelde gremia in goede banen worden geleid, verzorgt de informatievoorziening van en naar de raad en helpt raadsleden bij het formuleren van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen. Zij voorziet in de behoefte tot training en opleiding, fungeert als vraagbaak en bewaakt en toetst een juiste besluitvorming door de raad. Verder verzorgd de griffie de communicatie van de raad. Aan de hand van de uitgangspunten en ambities van de raad is bepaald op welke wijze invulling gegeven wordt aan de kaderstellende, controlerende en vertegenwoordigende rol. Op basis van deze rollen is concreet gemaakt wat de rol van de griffie moet zijn in de ondersteuning van de raad. Om de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen goed te kunnen ondersteunen, staan bij de griffie de volgende kernwaarden centraal: • • •

Verbeteren (basis op orde) Vernieuwen (invulling geven aan veranderende positie van de raad in de maatschappij) Verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners)

In de volgende paragrafen kijken we terug naar de in 2023 uitgevoerde acties.

2.1 Verbeteren Geplande Activiteit 2023 Training Raadsinformatiesysteem Vervolgtraining debatvaardigheden Training klankbordgesprekken

Voorzittersbijeenkomst

Onderzoek en implementatie rekenkamer

Procesoptimalisatie

Jaarverslag Griffie 2023

Stand van zaken De training Ibabs heeft plaatsgevonden op 4 april 2023 Op 7 februari 2023 is een training debatvaardigheden gehouden. Op dit moment wordt er gewerkt aan een vervolg. Op 28 maart 2023 is een training klankbordgesprekken gegeven aan de leden van de vertrouwenscommissie. Aansluitend (25 april 2023) heeft het klankbordgesprek met de burgemeester plaatsgevonden. Op 16 januari en 20 november 2023 heeft een bijeenkomst met de voorzitters van de commissie- en raadsvergaderingen plaats gevonden. In 2023 is hard gewerkt aan de implementatie van een rekenkamer. De verordening is vastgesteld en de leden en voorzitter zijn benoemd, alsmede de ambtelijke ondersteuning. Procesoptimalisatie is going-concern. Diverse overzichten zijn geactualiseerd en formats zijn aangepast. Er zijn emailadressen aangemaakt voor alle

4

Evaluatie vergaderschema en commissie-indeling

Eventueel aanpassen verordening o.b.v. commissie-indeling

Integriteit Behoefte peiling ontwikkeling

Instructie griffier

commissie- en raadsleden. In het Presidium worden diverse onderwerpen ter optimalisatie besproken en opgepakt. Door middel van een enquête in juli/augustus 2023 is dit geëvalueerd en in het Presidium besproken. Er is geen aanleiding gezien om de commissieindeling aan te passen. Het vergaderschema 2024 is in het Presidium besproken en later in de raad vastgesteld. De verordening is volledig aangepast aan geldende wet- en regelgeving, alsmede aan de wensen van de raad. Het eerste concept is besproken in het Presidium van 18 december 2023. De gewijzigde verordening wordt zo spoedig mogelijk voorgelegd aan de raad. Op 18 april 2023 heeft een bijeenkomst over integriteit plaats gevonden. In 2024 zal dit een vervolg krijgen. Door middel van een enquête in juli/augustus 2023 heeft een eerste inventarisatie plaatsgevonden. In 2024 volgt een opleidingsplan. Deze actie wordt in 2024 opgepakt.

Naast bovenstaande geplande activiteiten is in 2023 nog opgepakt en afgehandeld: -

Aanbesteding accountant Protocol geheimhouding, beslotenheid en vertrouwelijkheid

Hiernaast is budget geregeld voor vernieuwing van de apparatuur in de raadzaal, dit zal in 2024 verder vorm krijgen.

2.2 Vernieuwen Geplande Activiteit 2023 Lange termijnagenda

Grip op verbonden partijen

Dialoogsessie

Jaarverslag Griffie 2023

Stand van Zaken De eerste versie van de uitvoeringsagenda van het college is vastgesteld op 23 april 2023. De agendacommissie monitort de voortgang en wijzigingen. Er is een werkgroep GR-en geïnstalleerd. Deze is op 19 september 2023 bijeen geweest, gezamenlijk met college is gekeken naar alle GR-en de (verwachte) beleidsdoelen. Momenteel wordt onderzocht of overgegaan kan worden naar bv raadrapporteurs. In samenspraak met het Presidium is gekozen voor de woonvisie. Hiervoor

5

Uitwerken keuzes in raadsvoorstel Uitwerking rol raad in participatie

wordt een dialoogsessie voorbereid in 2024. Dit is in de driehoek besproken. Er zijn nog geen verdere acties afgesproken. Een deel van de participatie zit in de Omgevingswet. Overige uitvoering wordt in 2024 bekeken.

2.3 Verbinden Geplande Activiteit 2023 Bouwsessie raadscommunicatie Sociale media strategie Opstellen communicatieplan

Jaarverslag Griffie 2023

Stand van Zaken Raadscommunicatieplan is in samenspraak met de raad tot stand gekomen. Deze wordt doorlopend uitgevoerd. De social media maakt onderdeel uit van het raadscommunicatieplan. Uitvoering hiervan loopt. Raadscommunicatieplan is in samenspraak met de raad tot stand gekomen. Deze wordt doorlopend uitgevoerd.

6

3. Overzicht activiteiten 2024 Verbeteren

blauw

Vernieuwen

rood

Verbinden

groen

Activiteit 2024 Aanpassen verordening Instructie griffier Grip op verbonden partijen Dialoogsessie Vernieuwing apparatuur / uitzending met beeld Procesoptimalisatie Voorzittersbijeenkomst Uitvoeringsagenda - In Q1 midtermsessie met college Experimenteren met keuzes in raadsvoorstel Raadscommunicatie Continu opleidingsplan raads- en commissieleden, inclusief Vervolgtraining debatvaardigheden Uitwerking rol raad in participatie Integriteit Griffieplan 2025 – 2026 - Input uit fractiebezoeken

Jaarverslag Griffie 2023

Q1 X X X X X X X X X

Q2

Q3

Q4

X X

X X X

X X X

X X

X X

X

X X X

X

X X X X X X

X

7