Bijlage Griffieplan 2025-2026

GRIFFIEPLAN 2025 - 2026

1 OKTOBER 2024 Griffie Montfoort

Voorwoord Voor u ligt het tweede griffieplan van gemeente Montfoort. Het eerste griffieplan (2023-2024) is in samenspraak met de werkgeverscommissie tot stand gekomen, gebaseerd op het raadsprogramma van de raad 2022-2026. In dit plan is veel aandacht gegeven aan de basis op orde en optimalisatie van besluitvorming. Dit tweede griffieplan is tot stand gekomen met uw hulp. Alle fracties zijn gevraagd om hun input te geven. Hiermee is een griffieplan tot stand gekomen dat ten dienste is van de raad en uitvoering geeft aan uw ambitie. Er ligt een ambitieus, maar tevens realistisch, plan voor de jaren 2025 en 2026. Onze dank daarvoor.

Namens de griffie van Montfoort,

Sandra Meijer Griffier

1

Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Terugblik griffieplan 2023 -2024 2.1 Verbeteren 2.2 Vernieuwen 2.3 Verbinden 3. Raad 4. Griffie 4.1 Samenstelling griffie 4.2 Rol van de griffie 4.3 Griffieoverleg 4.4 Werkgeverscommissie 4.5 Griffierskring 4.6 Voorzitter van de raad en de driehoek 5. Taken van de griffie 5.1 intern samenspel 5.2 richting eigen raad 5.3 richting samenleving 6. Overzicht activiteiten 7. Financiën

2

pag.

3 4 4 5 5 6 7 7 7 8 8 9 9 10 10 10 12 13 15

1. Inleiding We staan aan de vooravond van de laatste periode van deze raad. Een periode waarin we verder kunnen werken aan optimalisatie van het besluitvormingsproces, het versterken van de positie van de raad en aan verbinding met de samenleving. In dit griffieplan kijken we dan ook vooruit. In 2026 vinden de gemeentelijke verkiezingen weer plaats. In de komende periode gaan we de benodigde voorbereidingen hiervoor opstarten. Het griffieplan brengt de jaren 2025 en 2026 in beeld. Hierin zetten we de doelen, taken en ambities van de griffie van Montfoort op papier. Deze doelen, taken en ambities hebben we samen met u opgesteld. Dit griffieplan is voor de raad een sturingsmiddel en geeft een helder beeld wat de raad van de griffie mag verwachten en tevens is het de basis voor de werkwijze van de griffie en daarmee een sturingsmiddel voor de griffier. Ons griffieplan bestaat uit verschillende hoofdstukken. Eerst blikken we kort terug op ons eerste griffieplan, op de jaren 2023 en 2024. Na een overzicht van de raad zelf gaan we vervolgens in op wie en wat de griffie is. Gevolgd door de taken die de griffie uitvoert, met een duidelijk overzicht van de ambities en activiteiten en we sluiten af met een hoofdstuk over de financiën.

3

2. Terugblik griffieplan 2023 – 2024 De rol van de griffie is gericht op de uitgangspunten en ambities van de raad, zoals opgenomen in het raadsprogramma 2022-2026. Om de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen goed te kunnen ondersteunen, stonden de volgende kernwaarden centraal: •

Verbeteren (basis op orde)

•

Vernieuwen (invulling geven aan veranderende positie van de raad in de maatschappij)

•

Verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners)

In de volgende paragrafen wordt teruggeblikt op de genoemde doelstellingen, gebaseerd op de kernwaarden, zoals deze zijn opgenomen in het griffieplan 2023-2024. Deze uitgevoerde acties hebben plaats gevonden naast de reguliere, zogenaamde ‘going concern’-taken, zoals de raadsadvisering, proces- en logistieke ondersteuning en coaching.

2.1

Verbeteren

Onder de noemer ‘verbeteren’ zijn in 2023 en 2024 flinke stappen gezet. Er hebben diverse trainingen plaatsgevonden, zoals debatvaardigheden, het raadsinformatiesysteem en integriteitsbijeenkomsten. Hiernaast is in aanloop naar het klankbordgesprek (gesprek vertrouwenscommissie met voorzitter van de raad) een training gevolgd specifiek voor het klankbordgesprek zelf. De raad heeft de ‘Verordening voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Montfoort’ gewijzigd en vastgesteld op 18 maart 2024. Verder heeft de raad op 3 juni 2024 een opleidingsprogramma voor de raad vastgesteld. Deze dient nog een vervolg te krijgen voor de start van de nieuwe raad in 2026. Ook is gestart met een overleg specifiek voor de commissie- en raadsvoorzitters. Dit vindt twee keer per jaar plaats. De rekenkamer is geïnstalleerd en momenteel zijn zij bezig met het eerste onderzoek. Er is volop aandacht geweest voor de ontwikkeling van zowel de commissiegriffier als de griffier zelf. Er is geïnvesteerd in de juiste opleiding voor beiden en in de gesprekken met de Werkgeverscommissie is er blijvend aandacht voor de professionele ontwikkeling op de griffie. En de instructie voor de griffier is vastgesteld door de raad op 18 maart 2024. Er wordt nog gewerkt aan vernieuwing van de apparatuur in de raadzaal en aan uitzending met beeld van de vergaderingen.

4

2.2

Vernieuwen

De hiervoor genoemde debattrainingen dragen bij aan verbeterde besluitvorming, maar zeker ook aan vernieuwing. De vergaderingen zijn hierdoor levendiger en beter te volgen voor luisteraars. In samenspraak met college is gekomen tot een uitvoeringsagenda, die jaarlijks vastgesteld wordt door de raad. Hiernaast heeft de raad twee thema’s benoemd waar de raad meer aan zet wil komen, dit betreffen de thema’s wonen en migratie. De grip op gemeenschappelijke regelingen wordt stapsgewijs vergroot. In eerste instantie is een werkgroep GR-en ingesteld, die tweejaarlijks, in samenspraak en afstemming met de portefeuillehouder, advies voorbereiden voor de raad, over de gewenste beleidsdoelen van de GR-en. Hiernaast is gestart met de inzet van een regionale raadsadviseur door (nagenoeg alle) gemeenten in Utrecht West. Deze raadsrapporteur werkt aan het vergroten van de informatie voor raadsleden, afgestemd op hun behoeften, zodat de raad meer grip kan krijgen op regionale samenleving. De hierin nog te nemen stappen worden in paragraaf 5.2 verder toegelicht. Verder heeft de raad op 3 juni 2024 ingestemd met een pilot raadsrapporteurschap voor de GRen Ferm Werk, OdrU en de GGD. De raadsrapporteurs voor Ferm Werk zijn reeds gestart met hun werkzaamheden, voor de OdrU en de GGD is even een pas op de plaats gemaakt. De raadsrapporteurs overleggen met elkaar over eventuele adviezen.

Zij zorgen samen dat ze op de hoogte zijn over wat er speelt en brengen gezamenlijk advies uit aan de raad. In samenspraak met het Presidium is gekozen voor de woonvisie als thema van de geplande dialoogsessie. Deze heeft nog geen doorgang gekregen, in verband met uitstel van de actualisatie van de woonvisie. Ook het ‘uitwerken keuzes in raadsvoorstel’ en de ‘uitwerking rol raad in participatie’ zijn nog niet tot uitvoer gekomen. De participatieverordening is in de tijd opgeschoven op de uitvoeringsagenda. Beide onderwerpen worden in het griffieplan 2025-2026 opnieuw opgenomen.

2.3

Verbinden

De acties onder de noemer ‘verbinden’ zijn van toepassing op de verbinding tussen raad, college, ambtelijke organisatie en de inwoners. Het raadscommunicatieplan is in 2023 vorm gegeven, in samenspraak met de raad. Het social media-beleid maakt hier onderdeel van uit. De acties uit het raadscommunicatieplan, inclusief het social media-beleid, worden doorlopend uitgevoerd. Aandacht voor de onderdelen waar de fracties zelf voor aan de lat staan is wel gewenst.

5

3. De raad De gemeenteraad van Montfoort bestaat in totaal uit 15 raadsleden (8 fracties).

Fractie

Raadsperiode 2022-2026

Lokaal Montfoort

4 raadsleden

Progressief Akkoord

2 raadsleden

CDA

2 raadsleden

SGP

2 raadsleden

VVD

2 raadsleden

ChristenUnie

1 raadslid

D66

1 raadslid

Inwoners Belangen Montfoort en Linschoten

1 raadslid

Naast de raadsleden kent Montfoort zo’n 15 commissieleden (max 3 per fractie).

De taken van de gemeenteraad zijn: 1. Inwoners vertegenwoordigen 2. kaders stellen voor beleid 3. het college controleren

6

4. De griffie 4.1

Samenstelling

De griffie is het ondersteunend bureau van de gemeenteraad en individuele raads- en commissieleden. De bezetting van de griffie van de gemeente Montfoort is 1,89 fte (formatie is 2,0 fte).

Sandra Meijer (raadsgriffier)

Jesper Slob (commissiegriffier)

tel.06-52 88 54 17

tel. 06-51 69 25 64

mail griffie@montfoort.nl / s.meijer@montfoort.nl en j.slob@montfoort.nl

4.2

Rol

Sinds de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur in 2002 heeft elke gemeenteraad het recht op de ondersteuning van een ambtelijke staf; de griffie, onder leiding van de raadsgriffier. De juridische positie van de griffier is geregeld in de Gemeentewet. Het is aan de raad om te bepalen hoe de concrete taken en bevoegdheden worden ingevuld. De laatste jaren heeft de griffie zich doorontwikkeld en geprofessionaliseerd. Dit past in het streven naar een sterkere positie van gemeenteraden in onze lokale democratie van vandaag en morgen. Elke gemeenteraad moet kunnen rekenen op goede, strategische ondersteuning. De werkzaamheden die de griffier uitvoert, doet zij altijd in opdracht van de gemeenteraad. Het is daarom belangrijk vast te leggen hoe en welke taken de raadsgriffier in opdracht en namens de gemeenteraad uitvoert. De op 18 maart 2023 vastgestelde ambtsinstructie voor de griffier bevat de gewenste werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

7

➢ Ondersteunen van goed functionerend bestuur ▪ De basistaak vanuit de wet is dat de griffier de raad ‘terzijde staat’ in zijn taken ➢ Procesbegeleider ▪ De zorg voor het besluitvormingsproces om te komen tot een besluit ➢ Coaching ▪ Gesprekspartner voor raadsleden ➢ Adviserend ▪ Een griffier adviseert op strategisch niveau over politieke, bestuurlijke en organisatorische processen en vraagstukken ➢ Hoeder van de democratie ▪ De griffier draagt actief bij aan de lokale democratie De commissiegriffier zorgt voor een correct en efficiënt verloop van het proces van bestuurlijke besluitvorming door het leveren van administratief/bestuurlijke en secretarieel/administratieve ondersteuning aan de griffier, raad, rekenkamer, presidium, agendacommissie en de door de raad ingestelde commissies bij de voorbereiding, verloop en afwikkeling van de (raads)vergaderingen. Indien noodzakelijk zal hij de griffier waarnemen. De griffie werkt op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Dit alles om te zorgen dat de raad zijn drie hoofdtaken (volksvertegenwoordiging, controle en kaderstellen) optimaal kan uitvoeren. Zo wordt het besluitvormingsproces binnen Montfoort gewaarborgd. Hiernaast werkt de griffie ook voor de inwoners van gemeente Montfoort, om hen te helpen bij het vinden van de juiste weg naar de gemeenteraad toe.

4.3

Griffieoverleg

De samenwerking op de griffie verloopt goed. Dagdagelijkse werkzaamheden worden doorlopend afgestemd en overlegd. Hiernaast vindt per kwartaal een voortgangsoverleg plaats, waarin tevens aandacht wordt besteed aan persoonlijke ontwikkeling.

4.4

Werkgeverscommissie

De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier, zoals die door de raad aan de commissie zijn gedelegeerd. Ten aanzien van de commissiegriffier heeft de werkgeverscommissie haar bevoegdheden gemandateerd aan de griffier. De werkgeverscommissie bestaat uit drie leden: -

8

Paul Pennarts, tevens voorzitter Mat Herben Teus Kok

De werkgeverscommissie vergadert vier keer per jaar en voorts zo vaak als door (één van) de leden nodig wordt geacht. Deze vergaderingen zijn besloten, wel zijn de stukken openbaar. Indien een raadslid deze stukken wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie brengt jaarlijks verslag uit van haar werkzaamheden en bevindingen.

4.5

Griffierskring

De griffierskring Utrecht West bestaat uit de gemeenten Oudewater, Lopik, IJsselstein, Utrecht, Woerden, Montfoort, Houten, De Ronde Venen, Stichtse Vecht, Nieuwegein, Vijfheerenlanden en Bunnik. De griffierskring vergadert vier keer per jaar. Het doel van deze vergaderingen is verdieping van het griffiewerk en intervisie maar ook afstemming over regionale aangelegenheden, regionale samenwerking met betrekking tot gemeenschappelijke regelingen. In april 2024 hebben 11 van de 12 gemeenten van de griffierskring een gezamenlijke raadsadviseur regionale samenwerking aangesteld voor de duur van 1 jaar. Dit dient bij te dragen aan een effectievere regionale samenwerking. Begin 2025 zal deze samenwerking geëvalueerd worden.

4.6

Voorzitter van de raad en de driehoek

De griffier investeert in een hechte en open werkrelatie met de voorzitter van de raad. Stevige adviesvaardigheid, duidelijkheid en wederzijds spiegelen zijn daarbij sleutelbegrippen. In het driehoeksoverleg met de burgemeester en gemeentesecretaris is de griffier een gelijkwaardige gesprekspartner. Er is oog voor de gemeenschappelijke doelen, zonder het belang van de raad uit het oog te verliezen. Er is een goede verstandhouding binnen de driehoek.

9

5. Taken van de griffie In dit hoofdstuk gaan we in op de taken en ambities van de griffie. Dit gebeurt langs de lijn van de rollen van de griffie: intern samenspel, richting eigen raad en richting samenleving. Deze drie rollen zijn tevens in de diverse fracties besproken en hier is input op geleverd voor dit griffieplan.

5.1

Intern samenspel

Het interne samenspel met de ambtelijke organisatie en het college van Burgemeester en wethouders. De griffie is goed benaderbaar voor de ambtelijke organisatie en het college. Er wordt veel tijd besteed aan formeel contact, over het besluitvormingsproces, maar er is zeker ook oog voor het informele contact. Er vindt wekelijks overleg plaats tussen de griffier, de burgemeester en de gemeentesecretaris. Het doel hiervan is om de samenwerking tussen het college/ambtelijke organisatie en de gemeenteraad/griffie zo goed mogelijk te laten verlopen. Deze overleggen gaan onder meer over de lopende processen, coördinatie en afstemming van werkzaamheden. In 2024 is gestart met een overleg tussen de griffie en Concernmanagement, voorafgaand aan de agendacommissie, over de voorgelegde raadsvoorstellen. Dit om de kwaliteit van de raadsvoorstellen te verbeteren. Deze extra toetsing wordt zowel door Concernmanagement als de griffie zeer waardevol geacht. Een aandachtspunt hierbij blijft de (te) strakke planning van het bestuurlijk besluitvormingsproces, waardoor een raadsvoorstel hier niet altijd besproken en beoordeeld kan worden. In 2025 wil de griffie een standaardrol krijgen in het introductieprogramma van nieuwe medewerkers. Hier kan de griffie informatie geven over het werk van de griffie en de raad, alsmede tips en tricks meegeven voor bijvoorbeeld het schrijven van raadsvoorstellen.

5.2

Richting eigen raad

De (basis)taak van de griffie om de raad terzijde te staan. Het bestuurlijke besluitvormingsproces kent diverse stappen waar de griffie taken in uitvoert, zowel ondersteunend, faciliterend als adviserend: • • •

10

Agendacommissie Commissievergaderingen Raadsvergadering

Extra aandacht behoeft de inzet van de diverse instrumenten van de raad, zoals moties, amendementen maar ook recht op onderzoek, initiatiefvoorstellen en interpellatie. In 2025 en 2026 zal de griffie de raad hier verder in laten groeien. Waarbij het gebruik van de middelen geen doel op zich is, maar alleen waar nodig ondersteunend aan betere besluitvorming. Ondersteunend aan het besluitvormingsproces kent Montfoort de raadsinformatieavonden. Deze worden in beginsel verzorgd door de ambtelijke organisatie, in opdracht van het college. Het gaat hier vooral om informatie en kennis delen. Tijdens een raadsinformatieavond is altijd iemand van de griffie aanwezig. Overige overleggen en vergaderingen waar de griffie taken in heeft zijn: • • • •

Bijeenkomsten werkgroepen Ondersteuning rekenkamer Presidium Vertrouwenscommissie

In 2024 is een opleidingsprogramma voor de raad vastgesteld en is een handboek voor raads- en commissieleden gemaakt. Deze laatste is digitaal te raadplegen en wordt bijgewerkt indien dat nodig is. Voor de verkiezingen in 2026 dient een nieuw opleidingsprogramma gevormd te worden, waarbij tevens een goed inwerkprogramma wordt vorm gegeven. De politieke partijen worden in de aanloop naar de verkiezingen daar waar nodig bijgestaan. Uiteraard wordt er ook een overdrachtsdossier opgesteld voor de nieuwe raad. De grip op gemeenschappelijke regelingen is de afgelopen jaren iets versterkt, maar er kunnen nog stappen in gemaakt worden. Het doel is om de raad aangehaakt te laten zijn en invloed te laten hebben op de samenwerkingen op een efficiënte en effectieve manier. In 2025 zullen de eerste resultaten zichtbaar zijn van de pilot raadsrapporteurschap. Deze worden eind 2025 geëvalueerd en afhankelijk van de resultaten kan dit leiden tot het bestendigen van raadsrapporteurschap. Met behulp van de raadsrapporteur regionale samenwerking wordt gewerkt aan de volgende vier pijlers, waarmee stapsgewijs de positie van de raad versterkt kan worden: 1. 2. 3. 4.

11

Verbeteren informatievoorziening vanuit colleges Verbinden van raden Regionaal radensecretariaat (ondersteuning en uitwisseling) Nota verbonden partijen/samenwerking (borging prioritering en sturingsstrategie)

5.3

Richting samenleving

Richting de samenleving in het algemeen, maar ook op het versterken van het vertrouwen in de lokale democratie. De wens van de raad is om zichtbaar te zijn en contact te hebben met de samenleving. Dit wordt mede vormgegeven door uitvoering van het raadscommunicatieplan, waaronder tevens het social media beleid valt. Dit plan is van de raad, maar voor de inwoner! De inzet van de fracties en raadsleden zelf hierbij is cruciaal. In 2025 en 2026 zal extra aandacht uitgaan naar het bereiken en betrekken van inwoners. Naast het spreekrecht kan er wellicht gedacht worden aan ‘raad in de wijk’ of een ‘ideeënmarkt’, maar ook aan een informatiefolder over de raad voor nieuwe bewoners. Hiernaast is het van belang dat de raad van Montfoort regels bepaalt voor participatie. De raad wordt uitgenodigd om hier heldere kaders voor te maken zodat deze vertaald kunnen worden in de op te stellen participatieverordening. Om de lokale democratie te promoten, kennis over de processen te vergroten en wellicht tevens nieuwe kandidaat-raadsleden te werven zal in 2025 een cursus Politiek Actief gegeven worden. De voorbereidingen hiervoor zijn reeds in 2024 gestart. In 2026 zal, met de nieuwe raad, gewerkt worden aan het verder vergroten van de gastvrijheid en zichtbaarheid van de raad, waarbij specifiek aandacht zal komen voor jongeren.

12

6. Activiteiten In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de activiteiten in 2025 en 206. Uiteraard is dit overzicht niet limitatief en kan gedurende de periode dit bijgesteld worden, na bespreking in de werkgeverscommissie of naar aanleiding van een verzoek van de raad.

2025

jaarverslag griffie 2024 jaarverslag werkgeverscommissie invoeren rol griffie introductieprogramma nieuwe medewerkers aandacht inzet middelen raad opleidingsprogramma raad 2026-2029 overdrachtsdossier nieuwe raad evaluatie pilot raadsrapporteurschap evaluatie raadsrapporteur regionale samenwerking Pijler 1 - verbeteren informatievoorziening vanuit colleges Pijler 2 - verbinden van raden bereiken en betrekken inwoners Cursus Politiek Actief Input participatieverordening

13

j a n u a r i

f e b r u a r i

m a a r t

a p r i l

m e i

j u n i

j u l i

a u g u s t u s

s e p t e m b e r

o k t o b e r

n o v e m b e r

d e c e m b e r

2026

jaarverslag griffie 2025 jaarverslag werkgeverscommissie 2025 aandacht inzet middelen raad overdrachtsdossier nieuwe raad inwerkperiode nieuwe raad Pijler 3 - regionaal radensecretariaat Pijler 4 - nota verbonden partijen/samenwerking gastvrijheid en zichtbaarheid van de raad

14

j a n u a r i

f e b r u a r i

m a a r t

a p r i l

m e i

j u n i

j u l i

a u g u s t u s

s e p t e m b e r

o k t o b e r

n o v e m b e r

d e c e m b e r

7. Financiën 2025 Raad en raadscommissies Loonbetalingen en sociale premies

259.000,00

Eindheffing mbt WKR

25.000,00

Presentiegelden

9.881,00

Opleiding en ontwikkelingskosten

2.550,00

Overige lasten

7.062,00

Totalen

303.493,00

Raadsgriffier Loonbetalingen en sociale premies

201.704,00

Belaste reis- en verblijfkosten

1.173,00

Onbelaste reiskosten Woon-Werk

3.185,00

Opleiding en ontwikkelingskosten

8.913,00

Contributies

321,00

Overige lasten

104,00

Totalen

215.400,00

Ondersteuning Raad

15

Representatie/sfeerbevord.act.

2.152,00

Abonnementen

316,00

Controlekosten

67.464,00

Door derden uitgevoerde werkz.

13.723,00

Overige lasten

22.897,00

Totalen

106.552,00

Rekenkamer

16

Contributies

20.000,00

Totalen

20.000,00