230925 memo Grip op GR-en (Presidium)

MEMO GRIFFIE Datum: Aan: Van: Onderwerp:

25 september 2023 Presidium Griffier Grip op regionale samenwerkingsverbanden

Geachte leden van het Presidium, Met deze notitie wordt beoogd de Grip op regionale samenwerkingsverbanden verder te versterken. Inleiding Als gemeenteraadslid is het lastig om je kaderstellende en controlerende taak vorm te geven zodra je te maken hebt met vormen van regionale samenwerking. De (soms latente) behoefte om ‘grip te krijgen op regionale ontwikkelingen’ is groot, niet alleen bij raadsleden, maar ook bij de griffies. De aard en omvang van deze vraag maakt dat deze vraag de afzonderlijke griffies overstijgt. De totale hoeveelheid informatie is groot en is alleen bruikbaar als deze geordend wordt. Op dit moment ontbreekt een compleet en accuraat overzicht van alle formele en informele samenwerkingsverbanden. De informatie die er wel is, is meestal niet toegesneden op de behoeften van de raadsleden en de verbanden tussen de verschillende regelingen worden onvoldoende gezien. In de griffierskring Utrecht West is de behoefte ontstaan om dit gezamenlijk op te pakken.

Doordat samenwerkingsverbanden over de grenzen van de eigen gemeente heen gaan, is het juist ook van grote meerwaarde om dit gezamenlijk op te pakken Gezamenlijke raadsadviescommissies De wet Gemeenschappelijke regelingen heeft per 1 juli 2022 de mogelijkheid gecreëerd om een adviescommissie in te stellen waarin raadsleden zitting hebben vanuit de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten bij een gemeenschappelijke regeling. Deze adviescommissie heeft tot taak om de regeling te adviseren over voorgenomen besluiten. Maar de commissie kan ook zelf aandacht vragen voor een onderwerp en hierover standpunten van de raden van de deelnemende gemeenten voorbereiden (en daarover adviseren aan de raden). De instelling van een adviescommissie is een taak van het algemeen bestuur van een regeling met openbaar lichaam, nadat de raden hiertoe het voorstel hebben gedaan. Op 13 februari 2023 heeft de raad besloten om te onderzoeken of de raden van andere deelnemende gemeenten willen anticiperen, tezamen met de raad van Montfoort, in een gezamenlijke raadsadviescommissie voor de gemeenschappelijke regeling AVU. Hier is niet voldoende draagvlak voor gekomen (diverse gemeenten willen dit verzoek niet inwilligen). Vanuit Woudenberg is eenzelfde verzoek gekomen ten aanzien van de VRU, ook dit wordt niet voldoende ondersteund.

Pagina 1 van 3

MEMO GRIFFIE Inzicht op de regionale samenwerkingsverbanden Om grip te krijgen op regionale samenwerking moet je eerst weten hoe en in welke verbanden wordt samengewerkt. De eerste stap is dan ook om gezamenlijk een kaart/een overzicht te ontwikkelen met alle samenwerkingsverbanden in de regio. Deze kaart moet: ·

Een uitputtend overzicht bevatten van alle formele en informele samenwerkingsverbanden in

de regio waar de gemeenten bij betrokken zijn; ·

De mogelijkheid bieden om documenten op een eenvoudige manier toe te voegen en uit te

wisselen; ·

Vormgegeven zijn op basis van de vragen die raadsleden stellen of zouden moeten stellen;

·

Een startpunt bieden om als griffie op te kunnen adviseren.

Uitgangspunt is de informatiebehoefte van raadsleden. Zij moeten het gevoel hebben dat ze met deze kaart meer grip krijgen op regionale samenwerking. Voor griffies geldt dat deze kaart helpend moet zijn in de advisering aan raadsleden. De kaart moet over gemeentegrenzen heen kijken, maar ook weer niet zo compleet zijn dat het onoverzichtelijk wordt voor raadsleden. Het gaat om de juiste maat vinden in de informatie, welke informatie is echt belangrijk? Het gaat dan om vragen als: 1.

Is de gemeente betrokken bij deze specifieke samenwerking en zo ja, hoe is dat geregeld?

2.

Beïnvloedt deze regeling de beleidsvorming van de gemeente?

3.

Is deze regeling op dit moment een financieel of bestuurlijk risico voor gemeente en/of

inwoners? (wat zijn de financiële consequenties voor de gemeente) 4.

Wat zijn de beleidsdoelstellingen van deze verbonden partij?

5.

Hoe kan ik zien of de beleidsdoelstellingen gehaald worden?

6.

Hoe hangt de verbonden partij samen met andere organisaties?

7.

Waarvoor is deze samenwerking in het leven geroepen? Wat is de (juridische) grondslag?

Het format of de tool moet simpel zijn, gebruiksvriendelijk maar ook de mogelijkheid bieden om op door te ontwikkelen. Gemeenschappelijke regelingen hebben veel informatie beschikbaar, de uitdaging is om deze informatie goed te ontsluiten en hen medeverantwoordelijk te maken voor deze kaart. Om te voorkomen dat we een prachtig product ontwikkelen dat net niet voorziet in de behoefte van raadsleden is het raadzaam en raadsleden gedurende het traject een toetsende rol te geven bijvoorbeeld door het beleggen van een toetsende bijeenkomst halverwege het traject. We hoeven binnen de kring Utrecht West niet het wiel uit te vinden, maak gebruik van de voorbeelden die er al zijn in Nederland, bijvoorbeeld in West Brabant. Op 6 februari 2023 is na een presentatie door Gijs Corten (griffie Utrecht i.s.m. griffie Nieuwegein) hierover gesproken. De richting die toen is meegegeven was vooral, begin klein met overzicht, denk na over wat raadsleden nodig hebben, zoek een goede en betaalbare tool, denk na over het Pagina 2 van 3

MEMO GRIFFIE betrekken van beleidsambtenaren (van gemeenschappelijke regelingen) en maak gebruik van de ervaringen van andere gemeenten. In februari en in mei 2023 is tussen de griffie van Utrecht, Nieuwegein en De Ronde Venen contact geweest en de stand van zaken is dat we in feite niet verder komen door capaciteitsgebrek. Het is nog niet zo eenvoudig om hier binnen onze bestaande griffies ruimte voor te vinden, hoe graag we ook zouden willen. Voorstel Het voorstel is om met elkaar (griffierskring Utrecht West) middelen, incidenteel en later mogelijk structureel, hiervoor beschikbaar te maken. De incidentele middelen zullen gebruikt worden voor een projectleider die dit voorstel ten uitvoer gaat brengen, in samenspraak en in samenwerking met de griffies van Utrecht, Nieuwegein en de Ronde Venen en in klankbord met de griffierskring Utrecht-West. Utrecht zal in ieder geval 50% van deze kosten dragen, de overige kosten zullen op basis van inwonersaantal verdeeld worden. Utrecht zal deze projectleider ook faciliteren en ondersteunen. De kosten voor Montfoort kunnen gedekt worden uit het budget ‘Ondersteuning raad’. Dit budget is toereikend (bijdrage Montfoort = percentage op inwonersaantal 50% van 1 fte schaal 10).

Raadsrapporteurs Op 13 februari 2023 heeft de raad een werkgroep ingericht, welke tweejaarlijks, in samenspraak en afstemming met de portefeuillehouders, een advies zal voorbereiden voor de raad met betrekking tot de gewenste beleidsdoelen van de gemeenschappelijke regelingen. Om de grip op de samenwerkingsverbanden nog verder te vergroten is het instellen van raadrapporteurs een goede mogelijkheid. Een raadsrapporteur is geen lid van AB of DB van de desbetreffende verbonden partij, heeft geregeld contact met de accounthouder, biedt de informatie samengevat aan de raad aan, bekijkt wat de raad als kader/prioriteit heeft gesteld en maakt daarbij een koppeling met de inhoud van het dossier, stelt zich onafhankelijk op en opereert a-politiek, richt zich op de feiten en niet op operationele zaken, gaat zelf op pad, neemt kennis van AB-stukken, mag aanwezig zijn bij bestuursvergaderingen (zonder invloed aan te wenden) en doet aanbevelingen voor kaderstelling. Deze memo is tevens besproken met de werkgroep GR-en. Zij ondersteunen het initiatief van de griffie om raadsrapporteurschap en eventuele andere mogelijkheden verder uit te werken. Voorstel De griffie werkt invulling van raadsrapporteursschap uit en eventuele andere mogelijkheden om de Grip op de GR-en te vergroten en legt dit voor aan het Presidium.

Pagina 3 van 3