20220408 - Ontwerp-begroting 2023 RHC.pdf

ONTWERP-BEGROTING 2023 en meerjarenraming tot 2026

Gemeenschappelijke Regeling van de Gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden, IJsselstein en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden.

RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45 3440 AA Woerden www.rhcrijnstreek.nl

1

2

MEMO Bij de begroting 2023 en meerjarenraming De begroting 2023 valt in totaliteit lager uit dan was voorzien in de meerjarenraming. De reden is dat het project e-depot vertraging op heeft gelopen. Bij de vorige begrotingsbehandeling werd al onderkend dat het RHC hierin afhankelijk is van de inbreng van de deelnemers. De eerder overeengekomen planning blijkt niet haalbaar. In de meerjarenraming was rekening gehouden met aansluiting van meerdere deelnemers in 2022/23, met gevolgen voor de contractkosten bij de leverancier (naar inwonertal) en 0,2 extra fte voor beheer. In de nu voorliggende begroting is dit naar beneden bijgesteld. De langzame toegroei naar een e-depot maakt bovendien dat er in 2021/22 minder geld nodig was uit de voorziening e-depot. Het restant hiervan kan nu in 2023 worden ingezet, wat de bijdrage van de deelnemers nog extra drukt. Een tegenvaller die niet was voorzien is de inflatie. Hoe hoog deze zal uitpakken in 2022 is uiterst onzeker gelet op de gebeurtenissen rond de Oekraïne. Dat is dus een risico. De hoogte van de consumentenprijsindex over 2022 heeft gevolgen voor een groot deel van de uitgaven van het RHC, waar die voortvloeien uit contracten. De DVO met de gemeente Woerden voor huisvesting en diensten is daarvan het belangrijkste, hoewel de doorrekening van de indexatie daar gedempt plaatsvindt.

Voor de begroting 2023 is nu gerekend met een percentage van indexatie 6,2% (salariskosten uitgezonderd), waar dat in de meerjarenraming op 3% lag. Voor 2023 is nog geen cao afgesloten voor gemeentepersoneel. In de begroting is gerekend met een salarisstijging van 2%. De p.m. post tijdelijk personeel levert geen risico op, omdat die gekoppeld is aan inkomsten uit extra werkzaamheden. Voor wat betreft de verdere toekomst wordt in de meerjarenraming rekening gehouden met het feit dat in 2024 het maximum van de contractkosten voor de basisvoorziening van het e-depot is bereikt. Financieel maakt het hierbij voor de licentie niet uit of er enkele deelnemers zijn aangesloten die samen 125.000 vertegenwoordigen, of dat al onze deelnemers zijn aangesloten (de staffel loopt namelijk door tot 250.000 inwoners). De bijbehorende extra personeelsinzet van 0,2 fte (schaal 8) schuift in de meerjarenraming door van 2023 naar 2024. Omdat het e-depot vanaf 2024 niet meer meegefinancierd wordt uit de voorziening, zal vanaf 2024 het e-depot volledig drukken op de bijdragen van deelnemers. De verdere ontwikkeling van het e-depot (eenmalig) bedoeld om het ook mogelijk te maken de overbrenging van videotulen of een technische applicatie (CAD) te realiseren, blijft voor 2025 in de planning staan. De bijbehorende kosten worden geraamd op € 15.000.

Het RHC moet zo anticiperen op de wettelijk verplichte overbrenging van archiefwaardige digitale informatie vanuit de deelnemers. Uitgangspunt blijft overigens dat kosten van aansluiting van (gemeentelijke) applicaties op het e-depot voor rekening van de desbetreffende deelnemer-zelf komen en dus niet van invloed zijn op de RHCbegroting. In de meerjarenraming is uitgegaan van een jaarlijkse stijging van de lonen van 2% en van een consumentenprijsindex van 3%, die belangrijk is omdat een afgeleide daarvan invloed heeft op de kosten van de DVO met de gemeente Woerden. Verschuivingen in inwonertal en (waarschijnlijker) overgebrachte archiefmeters bepalen de uiteindelijk te betalen bijdrage per deelnemer. De meerjarenraming gaat uit van de huidige situatie. De begroting en daarmee ook de hoogte van de bijdragen van de deelnemers is inclusief btw. Voor de aangesloten gemeenten geldt dat zij het btw-aandeel binnen de verschuldigde bijdrage kunnen terugvragen uit het BTW-compensatiefonds. Per saldo komt daarmee de bijdrage lager uit. Bij de begroting is daarom apart een overzicht gegeven van het btw-aandeel van de afzonderlijke deelnemers. Het hoogheemraadschap kan geen gebruik maken van het compensatiefonds.

Gelet op het besluit van de Belastingdienst is er geen btw verschuldigd over de personele kosten, die door de gemeente Woerden worden doorbelast aan het RHC op grond van de Overeenkomst kosten voor gemene rekening uit 2018. Voor alle overige diensten die de gemeente Woerden voor het RHC verricht, inclusief de huisvesting, is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten. Over de hiermee gemoeide kosten wordt wel btw berekend. Tot slot wordt opgemerkt dat het RHC niet met reserveringen werkt. Een eventueel positief saldo wordt in beginsel altijd in mindering gebracht op de bijdrage voor het volgende jaar. De hoogte van de bijdrage kan hierdoor bij benodigde investeringen (extra) stijgen. De begrotingssystematiek van het RHC wijkt af ten opzichte van veel andere gemeenschappelijke regelingen. Centrumgemeente Woerden neemt op grond van de gemeenschappelijke regeling de financiële verantwoording van het RHC in de gemeentelijke jaarrekening mee, waarin de hier genoemde begrotingsposten worden opgenomen. De provincie Utrecht ging in 2018 akkoord met handhaving van de bestaande inrichting van de begroting en acht het niet nodig om alle voorschriften van het vernieuwde BBV in de (bescheiden) begroting van het RHC te doen verwerken.

3

BATEN

Nr 01

02 03 04

BEGROTING

RHC

< 2022 > < 2023 > Bijdragen deelnemers RHC: Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Leges, overige inkomsten Extra ontvangen inkomsten semi-statisch archiefbewerking Voorziening e-depot TOTAAL

€ € € € € € € €

180.171 € 187.377 71.847 € 78.272 69.415 € 71.105 48.822 € 50.549 268.818 € 278.472 151.621 € 155.016 196.606 € 203.009 3.000 € 3.000 p.m. p.m. € 30.500 € 19.500 € 1.020.800 € 1.046.300

4

RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD

2023

LASTEN

Nr

< 2022 >

< 2023 >

01a 01b

Salarissen medewerkers Tijdelijk personeel 01c Materiële verzorger 02 Reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerkvergoeding 03 Reiskosten medewerkers 04 Abonnementen/lidmaatschappen 05 Aankoop boeken en vakliteratuur 06 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 07a Website, automatisering 07b Digitalisering 07c Contract Lira/Pictoright 08 Vorming en opleiding 09 Public relations 10 DVO Woerden 11a Ontwikkeling e-depot 11b Basiscontract e-depot 12 Onvoorziene uitgaven 13 Btw over afgenomen diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoorkosten

€ 576.000 p.m. € 19.600 € 6.900 € 1.100 € 1.800 € 500 € 5.300 € 30.500 € 5.400 € 2.300 € 2.000 € 1.000 € 104.400 € 8.000 € 51.100 € 1.500 € 49.000 € 866.400

€ 599.250 p.m. € 20.700 € 6.900 € 750 € 1.800 € 550 € 5.600 € 34.000 € 5.400 € 2.200 € 2.000 € 2.000 € 107.550 € 8.500 € 39.800 € 2.000 € 48.750 € 887.750

14 15

DVO Woerden (voorheen huur archiefbewaarplaats) Btw over DVO aandeel archiefbewaarplaats Sub-totaal depot-kosten

€ 127.600 € 26.800 € 154.400

€ 131.450 € 27.600 € 159.050

TOTAAL GENERAAL

€ 1.020.800

€ 1.046.300

<Vaststelling voorzien in de vergadering van de Archiefcommissie van 6 juli 2022>

J.F. van Rooijen, secretaris.

V.J.H. Molkenboer, Voorzitter

5

Toelichting bij de specifieke begrotingsposten 2023: Baten: 01. Dit zijn de door de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling te betalen bijdragen, berekend conform de verdeelsleutel, gebaseerd op inwonertal en aantal beheerde meters archief. (zie bijlage voor de berekening). Verschillen tussen de geraamde bijdrage en de werkelijk te betalen bijdrage worden in het jaar, volgend op het begrotingsjaar, door de gemeente Woerden met de andere deelnemers verrekend. De bijdrage is gebaseerd op de kosten die het RHC inclusief btw maakt. Gemeenten die een beroep doen op het BTW-compensatiefonds kunnen het btw-verschil begin 2024 terugvragen. 02. Inkomsten uit leges voor door RHC-medewerkers verricht archiefonderzoek en de levering van reproducties uit de archieven en collecties. 03. Inkomsten uit de bewerking van het semi-statische archief of andere werkzaamheden die niet behoren tot de kerntaak van het RHC en apart doorberekend worden aan de desbetreffende deelnemer. 04. Inzet van het batig saldo 2019 voor het project e-depot, dat bij uitzondering niet is verrekend met deelnemers (besluit 02-07-2020 Archiefcommissie). Lasten: 01a. De totale formatie omvat 7,44 fte. Er is gerekend met een salarisstijging van 2% op € 587.500, de salarislasten bij maximum trede van de geldende functieschalen naar prijspeil 2022.

Op grond van de Overeenkomst kosten voor gemene rekening brengt de gemeente Woerden 97% van de salariskosten in rekening bij het RHC. Hierover is geen btw verschuldigd. 01b Kosten die voortvloeien uit een eventueel dienstverband van een medewerker met een tijdelijke aanstelling, in verband met en volledig gedekt uit de extra inkomsten uit werkzaamheden voor semistatische archieven. Een dergelijke eventuele aanstelling geschiedt dus budgettair neutraal. 01c De materiële verzorger wordt op basis van detachering tewerkgesteld vanuit Ferm Werk. 02 De post is gebaseerd op de reiskosten van de huidige personeelsleden. 07a. Hosting en standaard onderhoud van de website. Constante uitbreiding website en digitale toegankelijkheid van de archieven doen hostingkosten sterker stijgen dan alleen inflatiecorrectie. 07b. Digitalisering van (archief) bronnen die via de website beschikbaar worden gesteld. Voorwaarde is dat het een archief of collectie betreft waarvan de digitaliseringskosten niet toe te schrijven zijn aan een enkele deelnemer. 07c. Regeling met Lira/Pictoright voor het auteursrecht van via de website toegankelijke oude kranten. 10. In 2018 is een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten met de gemeente Woerden voor huisvesting en andere diensten. De financiële regeling die daarvoor al bestond, is hierin opgenomen.

45% van het totaalbedrag betreft kantoorkosten die omgeslagen worden naar inwonertal; 55% betreft het archiefdepot, omgeslagen naar archiefmeters van de deelnemers. 11a, b Kosten voor ontwikkeling e-depot. De post 11b is gebaseerd op een contract met DiVault voor een basisvoorziening e-depot (staffel tot 125.000 inwoners). 13, 15 Het aandeel btw is hier apart inzichtelijk gemaakt, vanwege de verrekening die achteraf plaatsvindt en waarbij de gemeenten hun aandeel hierin kunnen terugvragen uit het BTW-compensatiefonds.

6

Berekening bijdrage deelnemers begroting 2023

Salarissen en overige kantoorkosten Totaal overige kosten – leges/overige inkomsten – voorziening e-depot : totaal inwonertal = bedrag per inwoner: € 887.750 - € 3.500 - € 19.500 = € 864.750 : 202.400 = € 4,2724 per inwoner [Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 42.100, na indexatie met gemiddelde stijging van inwonertal gemeenten ten opzichte van 2021, te weten van 0,25%] Deelnemer

Inwonertal

Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Bedrag per inwoner 35.700 14.500 13.800 10.100 52.800 33.400 42.100

€ 4,2724 € 4,2724 € 4,2724 € 4,2724 € 4,2724 € 4,2724 € 4,2724

202.400

€ 4,2724

Aandeel kosten salarissen en overhead € 152.527 € 61.951 € 58.962 € 43.153 € 225.585 € 142.701 € 179.871 €

864.750

Depotkosten Totale depotkosten: werkelijke archiefmeters (stand april 2022) = bedrag per meter € 159.050 : 4.530 m1 = € 35,11 per meter Compensatieregeling: Bij het akkoord over de renovatie/uitbreiding van het RHC (Stadhuis Woerden) is besloten de gemeenten met een eigen archiefbewaarplaats te compenseren voor wat betreft hun aandeel in de kosten van het vergroting van het depot. De regeling wordt vanaf 2018 in tien jaar steeds met 10% afgebouwd. Kosten uitbreiding (geïndexeerd) depot (€ 53.408) minus vergoeding semi-statisch archief Woerden (€ 30.444) = € 22.964. De gemeenten Lopik, Oudewater en IJsselstein krijgen hiervan hun aandeel, gezamenlijk 1106/4530 deel ofwel € 5.606, in 2023 voor 50% naar rato gecompenseerd. Het bedrag van deze compensatie, € 2.803, wordt omgeslagen over de andere deelnemers op basis van archiefmeters. Deelnemer

Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Metertal

Bedrag per Aandeel Te betalen Te Totaal meter depotkosten compensatie ontvangen depotkosten zonder compensatie 970 € 35,11 € 34.056 € 794 € 34.850 501 € 35,11 € 17.591 € 1.270 € 16.321 338 € 35,11 € 11.866 € 277 € 12.143 227 € 35,11 € 7.971 € 575 € 7.396 1.472 € 35,11 € 51.682 € 1.205 € 52.887 378 € 35,11 € 13.273 € 958 € 12.315 644 € 35,11 € 22.611 € 527 € 23.138 4.530

€ 35,11

€ 159.054

€ 2.803

€ 2.803

€ 159.050

7

Totale bijdrage per deelnemer* Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Aandeel salarissen en Aandeel Totaal kantoorkosten depotkosten € 152.527 € 34.850 € 61.951 € 16.321 € 58.962 € 12.143 € 43.153 € 7.396 € 225.585 € 52.887 € 142.701 € 12.315 € 179.871 € 23.138 €

864.750

€ 159.050

€ € € € € € €

187.377 78.272 71.105 50.549 278.472 155.016 203.009

€ 1.023.800

*: Alle bovengenoemde bedragen zijn inclusief btw. Deze btw komt in aanmerking voor toepassing van de transparantiemethode, wat voor de gemeenten inhoudt dat zij voor het betaalde aandeel in de btw een bijdrage kunnen vragen uit het BTW-compensatiefonds. Per saldo valt voor hen bovengenoemde bijdrage dus lager uit. Hieronder de omslag over de deelnemers van de btw binnen de begrote bijdragen aan het RHC:

Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Aandeel in btw binnen de bijdrage € € € € € € €

13.972 5.841 5.306 3.772 20.768 11.559 15.132

€ 76.350

8

9

BATEN Nr 01 a b c d e f g

Bijdragen deelnemers Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 03 Leges, overige inkomsten 04 Extra inkomsten semistatisch archiefbewerking 05 E-depot voorziening TOTAAL

MEERJARENRAMING 2023

2024

2025

2026

€ € € € € € €

187.377 78.272 71.105 50.549 278.472 155.016 203.009

€ € € € € € €

200.019 83.614 75.964 53.994 297.296 165.480 216.633

€ € € € € € €

208.601 87.202 79.223 56.312 310.053 172.581 225.928

€ € € € € € €

209.718 87.669 79.647 56.613 311.712 173.504 227.137

€

3.000 p.m.

€

3.500 p.m.

€

3.500 p.m.

€

3.750 p.m

€ 19.500 € 1.046.300

0 € 1.096.500

0 € 1.143.400

0 € 1.149.750

10

2023-2026 Nr

LASTEN 2023

2024

2025

2026

01a Salarissen medewerkers 01b Tijdelijk personeel 01c Materiële verzorger 02 Reiskosten woon-werkverkeer 03 Reiskosten medewerkers 04 Abonnementen/lidmaatschappen 05 Aankoop boeken en vakliteratuur 06 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 07a Website, automatisering 07b Digitalisering 07c Contract Lira/Pictoright 08 Vorming en opleiding 09 Public relations 10 DVO gemeente Woerden 11a Ontwikkeling e-depot 11b Huur en aansluiting e-depot 12 Onvoorziene uitgaven 13 Btw over diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoor

€ 599.250 p.m. € 20.700 € 6.900 € 750 € 1.800 € 550 € 5.600 € 34.000 € 5.400 € 2.200 € 2.000 € 2.000 € 107.550 € 8.500 € 39.800 € 2.000 € 48.750 € 887.750

€ 625.500 p.m. € 21.300 € 6.900 € 750 € 1.850 € 550 € 5.750 € 36.000 € 5.450 € 2.250 € 2.100 € 2.000 € 109.200 € 8.750 € 52.300 € 2.000 € 52.400 € 935.050

€ 638.000 p.m. € 21.950 € 6.900 € 750 € 1.850 € 600 € 5.900 € 38.000 € 5.500 € 2.300 € 2.100 € 2.100 € 110.800 € 23.800 € 58.900 € 2.100 € 57.900 € 979.450

€ 650.750 p.m. € 22.400 € 6.900 € 750 € 1.900 € 600 € 6.100 € 40.000 € 5.550 € 2.400 € 2.200 € 2.100 € 112.500 € 9.100 € 61.500 € 2.200 € 56.400 € 983.350

14

€ 131.450

€

€

€

€ 27.600 € 159.050 € 1.023.800

€ 28.000 € 161.450 € 1.096.500

DVO Woerden (voorheen huur archiefdepot) Btw DVO aandeel archiefdepot Sub-totaal depot-kosten TOTAAL GENERAAL

133.450

135.500

€ 28.450 € 163.950 € 1.143.400

137.500

€ 28.900 € 166.400 € 1.149.750

11