2021-06-22 RIB KPI 2020 Archief- en informatiebeheer.pdf

gemeente

^' Montfoort

Raadsinformatiebrief

Aan de leden van gemeenteraad Montfoort

Portefeuillehouder: Zaaknummer: Onderwerp:

Montfoort: 992246 KPI 2020 Archief en informatiebeheer

22 juni 2021

2 2 JUNI 2021

Geachte raadsleden, In het kader van de Wet Revitalisering Toezicht moeten wij jaarlijks aan uw raad en de provincie verantwoording afleggen over het archief- en informatiebeheer van onze gemeente. Het archiefbeheer van de gemeente Montfoort wordt aan de hand van de zogenaamde KPI's (Kritische Prestatie Indicatoren) door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum getoetst op de Archiefwet en -regelgeving. Op 27 mei jl. hebben wij de KPI-rapportage over 2020 ontvangen. Hierin wordt aangegeven of Montfoort aan de norm voldoet en indien dit niet het geval is welke acties gemeente Montfoort moet ondernemen. In 2020 is gemeente Montfoort ondanks de Corona crisis goed aan de slag gegaan met verbeteringen op het gebied van informatiebeheer, zoals ook naar voren komt in de rapportage van het RHC. Zij zijn positief gestemd over de stappen die gemeente Montfoort het afgelopen jaar heeft gemaakt. Voor alle aanbevelingen die het RHC heeft gegeven is in het verbeterplan een actiepunt opgenomen. Begin 2021 is het documentair informatiebeleid en het informatiebeveiligingsbeleid opgesteld. Door Corona en het vele thuiswerken zijn er geen controles uitgevoerd op het handboek vervanging. Als de maatregelen worden versoepeld wordt dit opgepakt. In 2020 is de aanbesteding van het nieuwe zaaksysteem gestart.

In 2021 en 2022 zal de Implementatie van het nieuwe zaaksysteem plaatsvinden. De volgende instrumenten kunnen hierdoor aanpassingen krijgen: ordeningsstructuur, postproces, kwaliteitshandboek, handboek vervanging en metadataschema. De migratie van Decos naar My-Lex begint vorm te krijgen, waarna Decos wordt uitgefaseerd. Door de vertraging bij het digitaliseringstraject van de bouwvergunningen heeft de overdracht van de archieven naar het RHC vertraging opgelopen. De laatste hand wordt gelegd aan de bouwvergunningen inventarissen waarna overdracht van het 10 jarenblok en bouwvergunningen plaatsvindt.

Gemeente Montfoort | Kasteelplein 5 | 3417 JG Montfoort | Postbus 41 | 3417 ZG Montfoort T 0348-476400 | F 0348-474214 | info@montfoort.nl

f

gemeente

0 < y"

Montfoort

In Mozard was het niet mogelijk om te vernietigen. Hierdoor is er een achterstand vanaf 2013 opgelopen. Bij de nieuwe update van Mozard zou de archieffunctie verbeterd moeten zijn. Deze functionaliteit wordt getest. Indien dit goed werkt wordt de achterstand in vernietiging opgepakt. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT de secretaris de burgemeester

M.H. van

Veer

mr. P.J. van Hartsk

Gemeente Montfoort | Kasteelplein 5 | 3417 JG Montfoort | Postbus 41 | 3417 ZG Montfoort T 0348-476400 | F 0348-474214 | info@montfoort.nl