2021-05-12 RIB Jaarrapportage bescherming persoonsgegevens 2020.pdf
Tekst van het document
gemeente
Montfoort
Aan de leden van de gemeenteraad
Uw kenmerk: Zaaknummer: Onderwerp:
Montfoort: 976374 Jaarrapportage bescherming persoonsgegevens 2020
12 MEI 2021
Geachte Raadsleden, Onder verantwoordelijkheid van zowel het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, als de gemeenteraad vindt een groot aantal verwerkingen van persoonsgegevens plaats. Daar vindt extern en intern toezicht op piaats. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naieving van de privacyregels in Nederland. Daarnaast is er een interne toezichthouder: de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG ziet erop toe dat de AVG intern wordt nageleefd. Het college dient erop toe te zien dat de FG naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alie geiegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. Daarnaast dient de FG ondersteund te worden door hem toegang te verschaffen tot persoonsgegevens en verwerkingen daarvan. De uitvoerende taken iiggen bij de privacy-officer. Door deze raadsinformatiebrief wordt u geïnformeerd over de belangrijkste bevindingen van de FG over de bescherming van de persoonsgegevens in 2020. Samenvatting Ook in 2020 heeft de gemeente heel wat werk verzet om de AVG te implementeren In de organisatie, de systemen en de processen. Er is een belangrijke basis geiegd voor de komende jaren. Hierdoor kan de komende jaren structureler worden gecontroleerd op het gebruik van privacygevoelige gegevens binnen de gemeente. Maar nog niet alle AVG-onderdelen zijn geïmplementeerd.
De uitdaging vanaf 2021 zit voorai in de verdere borging van de processen, zoals het up-to-date houden van het verwerkingenregister. Ook ontbreekt nog een plan voor de (verplichte) gegevensbeschermingseffectbeoordeiingen (DPIA's)^ Inzicht in processen is daarvoor een belangrijke voorwaarde. Een dergeiijk inzicht geeft namelijk de mogelijkheid om risico's te verminderen en werkprocessen te optimaiiseren. Dit is een belangrijke voorwaarde om "in control" te kunnen zijn. De implementatie van de maatregelen van de nieuwe Baseiine Informatieveiiigheid Overheid (BIO) geeft een belangrijke kans om met de proceseigenaren het gesprek aan te gaan over hun processen, waardoor zowei kan worden gekeken naar de effecten voor informatie veiligheid én de bescherming van persoonsgegevens.
Data Protection impact Assessment Gemeente Montfoort | Kasteelplein 5 | 3417 JG Montfoort | Postbus 41 | 3417 ZG Montfoort T 0348-476400 | F 0348-474214 | info@montfoort.nl
Belangrijkste FG-conclusies over de bescherming van persoonsgegevens 2020 Er is een bewustwordingsplan opgesteld Het verwerkingenregister is geüpdatet. Er is een "Privacy-office" ingericht bestaande uit: de Functionaris Gegevens bescherming, de Privacy Officer (PO) en de Chief Information Security Officer (CISO) en de plaatsvervangende CISO. Hierdoor kan er een goede afstemming zijn tussen informatieveiligheid en privacy, wat uiteindelijk een betere gegevensbescherming zal opleveren. Er is aanvullend op de mogelijkheid voor medewerkers om incidenten en datalekken per email en telefonisch te melden een digitaal formulier beschikbaar gekomen. Helaas ontbreekt nog steeds een DPIA-plan als een belangrijke schakel voor het beschermen van persoonsgegevens. Belangrijkste FG-adviezen voor de bescherming van persoonsgegevens 2021 1. Geef in 2021 prioriteit aan de uitvoering van het bewustwordingsplan. 2. Leg als proces vast dat de PO en de proces-eigenaren minimaal lx per jaar met elkaar in gesprek gaan over de verwerkingen en eventuele ontwikkelingen. 3. Stel een DPIA-plan op, geprioriteerd op risico's. 4. Stem met ICT Gouwe-IJssel af over alle maatregelen die nodig zijn voor de gegevensbescherming. 5. Analyseer hoe de taken van BOA's zich verhouden tot de Wet politiegegevens en onderneem de acties die daarbij horen. 6.
Inventariseer met welke ketenpartners wordt samengewerkt en aan welke partijen taken en bevoegdheden zijn overgedragen. En ga na of er afdoende afspraken zijn gemaakt over het gegevensbeschermingsbeleid en over de toetsing daarvan. Wij zullen in 2021 de AVG-implementatie voortzetten en de adviezen van de FG daarbij betrekken. Wij vertrouwen erop u met deze brief voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT de secretaris M.H. van der
de burgemeester irir. P.J. van Hartsk^i^ïp-de
Gemeente Montfcxjrt | Kasteelplein 5 | 3417 JG Montfoort | Postbus 41 | 3417 ZG Montfoort T 0348-476400 1 F 0348-474214 | info@montfoort.nl