2021-03-09 RIB Bestuurlijke toelichting managementletter interimcontrole 2020.pdf

gemeente

Montfoi Raadsinformatiebrief Aan de leden van gemeenteraad Montfoort

Portefeuillehouder: Zaaknummer: Ondenwerp:

Dhr. H.J. van Wiggen 941945 Bestuurlijke toelichting managementletter Interimcontrole 2020

Montfoort:

23 februari 2021

- 9 NMII 2021

Geachte raadsleden,

Inleiding In oktober en december 2020 heeft onze accountant, Verstegen Accountants en Adviseurs, de interim­ controle uitgevoerd als onderdeel van de uiteindelijke controle van de jaarrekening 2020. Het doel van deze interim-controle is het vaststellen van de kwaliteit van de beheersings-maatregelen binnen de financiële processen van Montfoort en ter voorbereiden op de controle van de jaarrekening. Toelichting De accountant geeft aan dat de bevindingen die zijn geconstateerd in perspectief bezien moeten worden. Zo heeft de uitbraak van corona veel impact gehad op de werkuitvoering in het algemeen en dus ook op de voorbereiding van de interim-controle. Naast positieve verbeteringen zijn er echter ook nog een aantal actiepunten benoemd die door de organisatie opgepakt zullen moeten worden voor de jaarrekeningcontrole.

Beoordeling op hoofdlijnen Van de 17 beoordeelde processen zijn er 9 als toereikend beoordeeld (+3 t.o.v. 2019), 3 als toereikend met aanbeveling (-2 t.o.v. 2019), 3 als niet geheel toereikend (gelijk t.o.v. 2019), 2 als ontoereikend (gelijk t.o.v. 2019). Ten opzichte van vorig jaar is er 1 proces toegevoegd aan de beoordeling: “Risicomanagement en prioriteit (financiële) beheersing COVID-19”. De accountant heeft dit proces als 'toereikend’ beoordeeld. Hiermee laat de organisatie zien dat zij, ondanks de impact van corona, in staat is geweest om stappen vooruit te zetten en de processen steeds beter in control te krijgen. Ontoereikende beoordeling Belangrijkste aandachtspunten liggen op het gebied van inkoop en aanbesteding en OdrU. Aanbesteden Uit (eigen) spendanalyse is naar voren gekomen dat bij 5 leveranciers het totaalbedrag aan inkoop de Europese aanbestedingsgrens (dreigt te) overschrijd(t)(en). Dit wordt bij de jaarrekening definitief beoordeeld en zou een dermate omvang kunnen hebben dat het de verklaring van de accountant voor de jaarrekening 2020 negatief beïnvloedt. De betreffende inkoopdossiers zijn in de afgelopen periode al wel opgepakt en waar noodzakelijk zijn nieuwe aanbestedingen in gang gezet. OdrU De juistheid van de opgelegde leges door de OdrU is onvoldoende te controleren.

Om deze controle te kunnen gaan uitvoeren is afgelopen jaar door Centric hard gewerkt aan een ICT-oplossing waarmee die controle uitgevoerd zou kunnen worden. Deze ICT-oplossing werd echter door corona vertraagd opgeleverd en bleek ook nog niet geheel betrouwbaar te werken. Hierdoor liet het verloop van het controleproces t.o.v. vorig jaar nog geen effectieve verbetering zijn en blijft de beoordeling gehandhaafd. Ondertussen zijn er wel verbeteringen/aanpassingen opgeleverd door Centric die in de komende periode opnieuw getest zullen worden. Het managementteam hoopt hiermee een oplossing, voor dit al langer lopende probleem, te realiseren.

Gemeente Montfoort | Kasteelplein 5 | 3417 JG Montfoort | Postbus 41 | 3417 ZG Montfoort T 0348-476400 | F 0348-474214 | info@montfoort.nl

gemeente

Montfoort Niet geheel toereikende beoordeling Verbijzonderde interne controle (VIC) De niet-geheel-toereikende beoordeling van het VIV-proces is het gevolg van het (in eerste instantie) niet tijdig en/of volledig opleveren van de gevraagde controle-informatie. Uiteindelijk is alle benodigde informatie wel aangeleverd. De oorzaak voor de vertraging lag in het feit dat de AO/IC-functie in het tweede kwartaal definitief werd ingevuld met een (nieuwe) vaste medewerker. De wisseling met de interim functionaris vond midden in coronatijd plaats en dat heeft de overdracht sterk bemoeilijkt. Aansluitend heeft het de nieuwe medewerker veel extra tijd en energie gekost om inzicht in, overzicht over en beheersing van alle controleprocessen binnen de gemeente te verkrijgen. Het managementteam ervaart dit oordeel als een incidentele score en ven/vacht, nu de inwerkfase achter de rug is, dat de score weer omhoog zal gaan naar toereikend. Uitgaven WMO en ieuad Uit de interim-controle blijkt dat de schriftelijke vastleggingen door SWOM en Thuisbasis (te) summier zijn om achteraf vast te stellen op basis van welke overwegingen tot vaststelling van zorgindicatie is gekomen. Het managementteam geeft aan dat de organisatie reeds aan de slag is gegaan met het evalueren van de huidige vastleggingen.

Ook geeft het managementteam aan prioriteit te geven aan het vormgeven van een nieuw format op basis waarvan processtappen, overwegingen en toetsingen door de uitvoeringsorganisaties meer gestructureerd en explicieter vastgelegd kunnen worden. Tot nu toe zijn de gedane aanpassingen echter nog niet afdoende voor de accountant. Uitgaven leerlingenvervoer De ontvangen vervoersdeclaraties worden nog niet zichtbaar gecontroleerd op basis van de rittenspecificatie en zichtbaar geautoriseerd bij de betaling. De accountant vraagt alsnog deze controle uit te voeren en zichtbaar vast te leggen. Het managementteam geeft aan dat dit punt door de organisatie opgepakt wordt en voor de jaarrekening controle nog opgelost is. De overige punten betreffen allen toereikende beoordelingen waarbij sommige punten voorzien zijn van actiepunten en aanbevelingen om de controle-processen nog beter te maken. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend,

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT de secretaris

de burgemeester

7/ f. van der Veer

7

mr. P.J. vÈfo-Haffskarftip-de Jong

Gemeente Montfoort | Kasteelplein 5 | 3417 JG Montfoort | Postbus 41 | 3417 ZG Montfoort T 0348-476400 | F 0348-474214 | info@montfoort.nl