2021-02-17 RIB Voortgang ICT-overgang naar Gouda, informatievoorziening en informatieveiligheid.pdf

SëM “ort

Aan de leden van de gemeenteraad

Uw kenmerk: Zaaknummer: Onden/verp:

Montfoort: 937350 Voortgang overgang naar Gouda, Informatievoorziening, Informatieveiligheid.

16 februari 2021

1 7 FEB. 2021

Geachte Raadsleden, Met deze brief informeren we u over een aantal trajecten die uitgevoerd worden in het kader van de overgang van de ICT naar Gouda, de documentaire informatievoorziening, en de informatieveiligheid. Overgang ICT naar Gouda De ICT-transitie van IJsselstein naar Gouda ligt op schema. Er zijn op dit moment al een aantal applicaties op het netwerk van Gouda in productie genomen. De planning is ongewijzigd en daardoor is de verwachting dat gemeente Montfoort half maart geheel over is naar de ICT-omgeving in Gouda. Uiteraard wordt alles op alles gezet om deze overstap zo geruisloos mogelijk te laten plaatsvinden. Door de transitie hebben we een hernieuwd overzicht gekregen van alle applicaties die bij gemeente Montfoort in gebruik zijn. Voor een aantal applicaties zijn daarbij contracten met leveranciers herzien of zijn deze alsnog op naam gezet van gemeente Montfoort. Documentair Informatiebeleid In januari is het Documentair Informatiebeleid 2021-2023 vernieuwd en vastgesteld. Het Documentair Informatiebeleid is bedoeld om samenhang te creëren in lopende en nog uit te voeren activiteiten op informatiebeheer. Dit document is verplicht onderdeel van de KPI^ rapportage waarmee de gemeente Montfoort jaarlijks verantwoording aflegt aan de provincie Utrecht over het archief- en informatiebeheer.

Een van de uit te voeren activiteiten uit het documentair informatiebeleid is het faciliteren van langdurig te bewaren digitale informatie en die opslaan in het e-depot van

^ De VNG heeft archief Key Performance Indicators (KPI's) vastgelegd. Daarmee kan de gemeente meten in hoeverre wij voldoen aan de eisen van de Archiefwet 1995. Gemeente Montfoort | Kasteelplein 5 | 3417 JG Montfoort | Postbus 41 | 3417 ZG Montfoort T 0348-476400 | F 0348-474214 | info@montfoort.nl

gemeente

Montfoort het streekarchief. Ter voorbereiding op deze ontwikkeiing worden in de periode 20212023 de onderstaande werkzaamheden uitgevoerd: • • •

Tussentijdse evaiuatie van kwaiiteitshandboek, bewaarstrategie en handboek vervanging. Inrichten van één centraai digitaai archief voor het digitaai ontsluiten van documenten. Aanbesteden van een zaaksysteem wat voorbereid is op een directe koppeiing aan het e-depot.

Upgrade Zaaksysteem Eind januari is er een belangrijke upgrade uitgevoerd op het huidige zaaksysteem MOZARD. De overstap van versie OpusS naar OpusX maakt dat deze applicatie met de bijbehorende website en eFormulieren voldoet aan de eisen die gesteld worden voor het behalen van de DiglD audit als onderdeel van de ENSIA^. Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid In februari is het Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid 2021-2023 vernieuwd en vastgesteld. Dit beleid ondersteunt het bestuur, het management en de organisatie bij de sturing op- en het beheer van de informatieveiligheid binnen de gemeente Montfoort. De scope van dit beleid omvat alle gemeentelijke processen, onderliggende applicaties, informatie en gegevens van de gemeente en externe partijen (bijvoorbeeld de ODRU), het gebruik daarvan door medewerkers en (keten)partners in de meest brede zin van het woord. Voor de praktische invulling van het informatiebeveiligingsbeleid is een uitvoeringsplan opgesteld met daarin een (voorlopige) planning van de diverse werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Keuzes hiervoor zijn gemaakt op basis van GAP-analyse^ die is ingevuld als onderdeel van de ENSIA. In 2021 zal de focus bij de gemeente Montfoort vooral liggen op maatregelen en verbeteringen die een raakvlak hebben met de organisatie en de mens: • • •

Organisatie: binnen de werkprocessen het gebruik van de AVG vastleggen. Veilig personeel: opstarten van een bewustwordingscampagne voor eigen personeel. Bedrijfscontinuïteit: alternatieve procedures inrichten bij verstoring van kerntaken.

Technische aspecten uit het informatiebeveiligingsbeleid worden opgenomen in de overgang van de ICT naar Gouda.

^ ENSIA: De Eenduidige Normatiek Single Information Audit is ontstaan vanuit een gezameniijk initiatief van de ministeries Binneniandse Zaken en Koninkrijksreiaties, en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Met als doel te komen tot een zo effectief en efficiënt mogeiijk ingericht verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid gebaseerd op de Baseiine Informatiebeveiiiging Nederlandse Overheid (BIO). ^ Met de GAP-analyse brengen we het verschii tussen de huidige en gewenste situatie rond informatieveiligheid in beeid. Gemeente Montfoort | Kasteeipiein 5 | 3417 JG Montfoort | Postbus 41 | 3417 ZG Montfoort T 0348-476400 | F 0348-474214 | info@montfoort.ni

iri

gemeente

Montfoort Gemeentebrede samenwerking Er is gestart met een expertgroep voor functioneel applicatiebeheer. Hiermee willen we bereiken dat collega's elkaar in de toekomst kunnen ondersteunen bij het uitvoeren van de algemene beheertaken. Hiermee kunnen wij op den duur de kwetsbaarheid van deze rol in de organisatie verminderen. Onderzoek (wifi)netwerk De afgelopen periode is er een geheel nieuwe situatie ontstaan rond thuiswerken en digitaal vergaderen. Na metingen is gebleken dat het bestaande (wifi)netwerk op locatie Kasteelplein 5 niet voldoende capaciteit heeft om aan de vraag te voldoen. Omdat thuiswerken en digitaal vergaderen onderdeel blijven van de nieuwe manier van werken wordt in het eerste kwartaal van 2021 een upgrade uitgevoerd op het (wifi)netwerk. Verder wordt het (wifi)netwerk opgesplitst waardoor het gemeentelijk dataverkeer los komt van dat van de huurders van Kasteelplein 5.

Wij vertrouwen erop u met deze brief voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT

de s aris TTH. van der Veer

de burgemeestêr^ mr. P.J. vaQ^FtsUé/np-de Jong

Gemeente Montfoort | Kasteelplein 5 | 3417 JG Montfoort | Postbus 41 | 3417 ZG Montfoort T 0348-476400 | F 0348-474214 | info@montfoort.nl