Verslag verdiepingstraject VPC Waardlanden 2023

Advies van de Verbonden Partijen-commissie aan de raad Onderwerp Zaaknummer Datum Behandelend ambtenaar

: : : :

Verslag verdiepingstraject VPC Waardlanden 2023 1206407 14 maart 2024 Marjolein Teunissen

Beste leden van de raad van Molenlanden, In 2023 voerde de Verbonden Partijen Commissie (verder VPC) een verdiepingstraject uit naar Waardlanden. U bent hierover geïnformeerd per Raadsinformatiebrief op 9 maart 2023. Tijdens de commissie Samenleving, Duurzaamheid en Bedrijfsvoering op 30 november 2023 heeft u een verslag van dit verdiepingstraject ontvangen, als onderdeel van het VPC advies over de begrotingswijziging Waardlanden 2023 (en waarover besloten is in de raad van 12 december 2023). U heeft toen aangegeven het verslag over het verdiepingstraject te willen betrekken bij de beraadslaging en besluitvorming over de zienswijze op de wijziging van de GR Waardlanden. Naderhand is in de agendacommissie afgesproken het verslag van dit verdiepingstraject als apart bespreekstuk te agenderen teneinde voldoende recht te doen aan de bevindingen van de VPC. Daarom staat dit verslag geagendeerd in de commissie Wonen, Werken en Verkeer van 4 juni 2024. Verdiepingstraject Waardlanden In dit verdiepingstraject heeft de VPC zich gefocust op technische aspecten zoals risico’s, governance en sturingsmogelijkheden voor de raad. Dit conform artikel 2 van de verordening waarmee de VPC is ingesteld. Werkwijze De VPC heeft op 6 maart 2023 laten weten zich te gaan verdiepen in de gemeenschappelijke regeling Waardlanden.

Sindsdien zijn de volgende activiteiten ondernomen: • Gesprek met ambtenaren op 27 maart 2023. • Raadplegen van diverse stukken (onder andere accountantsverslag 2022 GR Waardlanden, P&C producten Waardlanden, reacties op zienswijzen etc.). • Bijwonen van een bestuursvergadering van Waardlanden op 22 juni 2023. • Telefoongesprekken met raadsleden in de regio om hun ervaringen te horen. • Gesprek met wethouder Bikker op 11 oktober 2023. De gespreksverslagen vindt u geanonimiseerd in de bijlage. Bevindingen van de Verbonden Partijen-commissie De VPC heeft haar bevindingen in vier categorieën geordend: personele bezetting, bedrijfsvoering, planning- & control en rol van de gemeenten. Personele bezetting bij Waardlanden • Wij vinden dat de organisatie van Waardlanden op dit moment (te) veel afhankelijk is van de inhuur van extern personeel op essentiële functies. Dit komt het zelfstandig functioneren niet ten goede. Een voorbeeld hiervan is kennis & ervaring met aanbestedingstrajecten. Uit het accountsverslag 2022 blijkt dat er herhaaldelijk niet is aanbesteed waar dit had gemoeten, en dat gebrek aan interne kennis en ervaring (waardoor externe inhuur noodzakelijk is) de reden hiervoor is. • De personele bezetting bij Waardlanden is naar onze mening kwetsbaar als het gaat om projectbeheer en financiële- en juridische zaken.

Dit constateert het bestuur zelf ook tijdens haar vergadering op 22 juni 2023 en zien wij ook in de diverse planning& controldocumenten naar voren komen.

1

Bedrijfsvoering van Waardlanden • Het informatiebeheer van Waardlanden is kwetsbaar en dient volgens ons te verbeteren. Dit blijkt onder andere uit het accountantsverslag 2022, waarin aan wordt gegeven dat diverse facturen niet te controleren zijn door het ontbreken van schriftelijke opdrachten en het ontbreken van de onderbouwing van prestatieleveringen. • De processen voor het aangaan van verplichtingen en het accorderen van kosten hebben volgens ons een verbeterslag nodig, evenals de consequente controle hierop. Dit blijkt onder andere uit de kostenoverschrijding bij het afvalbrengstation GrootAmmers. • Beleidsstukken en andere bestuursvoorstellen zijn met grote regelmatig incompleet of incorrect, waardoor deze teruggestuurd worden. Dit leidt tot vertragingen. Planning- en control van Waardlanden (en door de gemeenten) • De planning- en control documenten van Waardlanden bevatten onvoldoende voorspellend vermogen, met name risico’s en onzekerheden komen niet voor de gemeenteraden aan het licht. Het onvermogen om zaken correct te voorspellen blijkt uit de accountantsverklaring 2022, waarin staat dat er in 2022 een greep uit de reserve is gehaald (waardoor deze negatief geworden is), aangezien de verwachting is dat deze in 2023 weer positief zou worden door verwachte positieve resultaten. Het is niet terug te vinden waar de positieve verwachtingen op gebaseerd waren.

• Er is naar onze mening op dit moment onvoldoende inzicht bij het bestuur van Waardlanden in de rechtmatigheid en doelmatigheid van uitgaven. Dit heeft onder andere geleid tot een afkeurende accountantsverklaring t.a.v. rechtmatigheid over het jaar 2022. • De begrotingen van Waardlanden zijn niet frequent geactualiseerd, waardoor bestuur en gemeenteraden onvoldoende inzicht hebben in de actuele financiële stand van zaken, risico’s en perspectief. • Door het dekken van structurele verliezen uit bestemmingsreserves zijn de grondoorzaken voor deze problemen onvoldoende aangepakt. Rol van de gemeenten • De controllersfunctie wordt door de deelnemende gemeenten onvoldoende consequent ingevuld. Dit is teveel afhankelijk van de inzet van enkele ambtenaren (met name binnen de Molenlandse ambtelijke organisatie). • Raadsleden in de regio delen de zorgen over de realisatie van grote projecten en de professionaliteit van de organisatie. Zij hebben zich positief uitgesproken over meer samenwerking tussen de raden. • De VPC constateert dat diverse voorgenomen acties van de VPC in dit verdiepingstraject niet uitgevoerd konden worden, zoals het gesprek met de accountant van Waardlanden en inzage & onderzoek in het Kplusv-onderzoek dat is uitgevoerd naar de staat van de interne organisatie van Waardlanden.

Advies aan de gemeenteraad De VPC adviseert de gemeenteraad om met het college in gesprek te gaan over de volgende zaken: • De visie op de organisatie van de GR Waardlanden: waar moet de organisatie van Waardlanden toe in staat zijn? In het besef dat sommige taken wellicht te complex of specialistisch zijn voor een relatief kleine organisatie zoals Waardlanden, is de vraag hoe om te gaan hiermee? Kunnen de deelnemende gemeenten een rol spelen in het invulling van deze specialistische taken, of is externe inhuur onvermijdelijk? • De routekaart om de bedrijfsvoering van Waardlanden te verbeteren. Wat is de stand van zaken? • De rol van de Molenlandse portefeuillehouder (als afgevaardigde in het Waardlandenbestuur) in het bewaken van de kwaliteit van planning- & controldocumenten. Hoe ziet het college die rol? • Het instellen van een auditcommissie voor Waardlanden, met als doel om de controllersfunctie consequenter in te vullen. Deelt het college deze inzet? Dit kan

2

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

•

door Waardlanden meegenomen worden bij de komende statutenwijziging als gevolg van de wijziging van de WGR. Kan een haalbaarheidsstudie of een analyse uitgevoerd worden naar de vraag of Waardlanden zelfstandig kan blijven voortbestaan? Is Waardlanden voldoende in staat om toekomstige ontwikkelingen aan te kunnen of zijn er signalen dat Waardlanden niet zelfstandig kan blijven functioneren?

De VPC adviseert aan de gemeenteraad om onderling in gesprek te gaan over de volgende zaken: • Kansen en mogelijkheden om ten aanzien van Waardlanden meer samenwerking met de andere deelnemende gemeenteraden te zoeken. Welke rol ziet de gemeenteraad daarin voor zichzelf, en waar eventueel voor de VPC? • De mogelijkheden die de gemeenteraad heeft om bij twijfels over het in control zijn van een gemeenschappelijke regeling, eerder deze problematiek in beeld te krijgen. Bijvoorbeeld door de inzet van ‘hulptroepen’ van de raad zoals de gemeentelijke accountant, de rekenkamer of raadscommissies/-instrumenten.

Met vriendelijke groet, Namens de Verbonden Partijen-commissie van de gemeente Molenlanden, Pieter van Bruggen (voorzitter)

3

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000