Raadsvoorstel nieuw EHRM systeem.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp

:

Nieuw EHRM-systeem

Zaaknummer Portefeuillehouder Publicatieniveau Behandelend ambtenaar

: : : :

1169041 Wethouder Bram Visser Openbaar Corné Last

Gevraagd Besluit De gemeenteraad van Molenlanden besluit: 1. €119.947,- extra beschikbaar te stellen voor de eenmalige implementatiekosten van het nieuwe EHRM-systeem met een totale last van €269.947,- en deze ten laste te brengen van de Algemene Reserve; 2. Het budget voor de structurele licentiekosten voor het EHRM-systeem te verlagen van €95.000 euro naar €26.632 met ingang van 2024 voor een minimale periode van 4 jaar met optie tot twee keer 3 jaar verlenging.

Inleiding Medio 2022 is het aanbestedingstraject voor vervanging van het EHRM systeem van start gegaan. Als uitkomst van dit aanbestedingstraject hebben 2 partijen ingeschreven. Na een kwalitatieve beoordeling en opening van de prijzenbladen blijkt dat IJK overtuigend winnaar is geworden van de aanbesteding. Voordat tot formele gunning over gegaan kan worden is aanvullend budget nodig voor de implementatie van het nieuwe systeem. Insteek is een contract voor een duur van 4 jaar, met mogelijke 3 maal 3 jaar verlenging.

Eerdere besluiten

Op 31 maart 2022 is de project 'Aanbesteding HR Systeem' vastgesteld door de directie waarna het college is geïnformeerd.

Beoogd effect Een goed werkend en effectief EHRM-systeem

Argumentatie 1.1 De aanbestedingsprocedure is doorlopen waarna gegund kan worden. Voor de aanschaf van het nieuwe E-HRM pakket is, gezien de financiële omvang, een Europese aanbestedingsprocedure verplicht geweest om te bewandelen. Na zorgvuldige uitvoering van deze stappen, zijn er twee partijen die zich hebben ingeschreven. Na de kwalitatieve beoordelingen en de opening van de prijzen is volgens de beste prijs-kwaliteitverhouding leverancier IJK B.V. met software van Afas als beste uit de aanbesteding gekomen. Nu dit alles doorlopen is kan overgegaan worden tot gunning (de algemeen directeur is gemandateerd hiervoor). Echter allereest is budget voor de implementatiekosten nodig. 1.2 Er is gekozen voor een SaaS-oplossing Voor het nieuwe EHRM pakket is vooraf gekozen voor een SaaS (Software-as-a-Service) oplossing te gaan. Het gaat daarmee om een dienstverlening in de vorm van een abonnement. 1.3 De kosten waren vooraf onzeker Op voorhand is een zo goed mogelijke kostenraming gemaakt echter diverse zaken waren onzeker. De uitkomst van de aanbesteding is dat naar een nieuwe aanbieder wordt overgegaan dit brengt hoge eenmalige kosten met zich mee (welke niet geactiveerd mogen worden). Dit zou anders geweest zijn we bij de huidige aanbieden zouden blijven. Ander reden voor de hogere 1

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

kosten zijn de kostenstijgingen in de markt van met name consultants. De uurtarieven zijn, over de gehele breedte van de markt, fors gestegen. 1.4 Een andere dekkingsbron dan de Algemene Reserve ligt niet voor de hand Met verwijzing naar de Notitie Materiële en Vaste activa van de commissie BBV, mogen de implementatiekosten behorende bij de implementatie van deze SaaS-oplossing niet geactiveerd worden. Waar in de kadernota rekening is gehouden met €150.000,- voor de implementatie, zijn de werkelijke implementatiekosten €269.947,-. Deze lasten moeten in een keer genomen worden. 2.1 De licentiekosten dalen fors Ondanks de tegenvallende kosten voor de implementatie, dalen de structurele licentiekosten. Voor de huidige EHRM administratie wordt gebruik gemaakt van Centric. Deze oplossing kost jaarlijks €95.000,- euro. De nieuwe licentiekosten voor de gehele EHRM oplossing komen uit op €26.632,- euro en zijn daarmee bijna €70.000 euro goedkoper per jaar in vergelijking met de huidige licentiekosten. Hoeveel van de bestaande licentiekosten door zullen lopen om de gegevens van voorgaande jaren te kunnen raadplegen is op dit moment niet duidelijk, maar deze kosten zullen beperkt zijn. Er zal een inkijklicentie worden aangeschaft op de huidige oplossing, wat onderdeel is van de implementatie

Kanttekeningen Geen

Extra uitleg bij de kosten De kosten zijn als volgt opgedeeld: Eenmalige implementatiekosten: 1. Implementatiekosten IJK: €219.947,2. Interne projectleider Molenlanden: €50.000,Structurele licentiekosten: 1. Per jaar:

€26.632,-

Communicatie en vervolgstappen Na raadsbesluitvorming kan de gunning definitief plaatsvinden waarna de implementatie van start zal gaan.

Bijlagen Geen

2

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

Raadsbesluit Onderwerp Zaaknummer Portefeuillehouder

: : :

Nieuw EHRM-systeem 1169041 Wethouder Bram Visser

De raad van de gemeente Molenlanden: Gelet op het bijbehorende raadsvoorstel; Besluit: 1. €119.947,- extra beschikbaar te stellen voor de eenmalige implementatiekosten van het nieuwe EHRM-systeem met een totale last van €269.947,- en deze ten laste te brengen van de Algemene Reserve; 2. Het budget voor de structurele licentiekosten voor het EHRM-systeem te verlagen van €95.000 euro naar €26.632 met ingang van 2024 voor een minimale periode van 4 jaar met optie tot twee keer 3 jaar verlenging.

Aldus besloten tijdens de openbare raadsvergadering van de gemeente Molenlanden, gehouden op 21 maart 2023.

de griffier,

de voorzitter,

Marjolein Teunissen

Theo Segers

3

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000