Raadsvoorstel en -besluit Samenwerkingsovereenkomst Kinderdijk.docx

Raadsvoorstel Onderwerp Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Zaaknummer

: : : :

Samenwerkingsovereenkomst Kinderdijk Wethouder Arco Bikker Eric Spaans 1165874

Gevraagd Besluit De gemeenteraad van Molenlanden besluit: 1. Ten aanzien van de Bestuurlijke Samenwerkingsovereenkomst Kinderdijk geen wensen en bedenkingen in te dienen op het aangaan van deze overeenkomst door het college.

Inleiding

Op 1 december 2022 heeft het bestuurlijk platform Kinderdijk (BPK) bijgevoegde Samenwerkingsovereenkomst Kinderdijk (SOK) besproken. Alle leden van het BPK hebben ingestemd met deze versie en zullen deze met een positief advies voorleggen aan de formeel besluitvormende organen. Het aangaan van een dergelijke verplichting is de bevoegdheid van ons als college. Volgend op de eerdere bespreking in de gemeenteraad en gegeven het grote maatschappelijke belang geven we u als gemeenteraad de mogelijkheid om eventuele wensen en bedenkingen kenbaar te maken aan het college voordat we als college hierop een besluit nemen. Naast afspraken over governance zijn in de SOK ook nieuwe afspraken vastgelegd over de financiën. Deze komen in de plaats van het huidige financieel arrangement. In bijlage 3 wordt een overzicht gegeven van de oude en nieuw afspraken.

Eerdere besluiten -

Juli 2017: motie raad Molenwaard die oproept tot komen met voorstellen governance aan te passen Oktober 2019: Advies Toekomst Werelderfgoed Kinderdijk, met daarin opgenomen de “Uitgangspunten voor de doorontwikkeling van de besturing, organisatie en financiering in en rond het werelderfgoed (lijn 4)” Juni 2020: Uitvoeringsprogramma 2020-2025, met daarin de belangrijkste spelregels voor de aansturing van projecten en de rol van het BPK daarbij Motie vreemd aan de orde uit december ’21 (Molenlanden) en februari ’22 (Alblasserdam) waarin uw raad het college vraagt terugkoppeling te geven van de wijze waarop de inhoud van een brief van de raad van Molenlanden van 21 december 2021 wordt verwerkt in de governance van Kinderdijk.

Beoogd effect

Met het ondertekenen van de SOK wordt een proces dat in 2015 is ingezet (oprichting stuurgroep, uitwerking gebiedsperspectief) afgerond. De SOK vormt de basis voor moderne en transparantere onderlinge bestuurlijke verhoudingen.

Argumenten

1.1 Het proces was intensief maar het resultaat kan rekenen op ieders instemming Deze voorliggende overeenkomst is het resultaat van een langdurig en intensief proces en legt naar onze overtuiging op een adequate manier de afspraken vast waarop partijen in en rond Kinderdijk hun samenwerking willen baseren. Het proces om tot overeenstemming te komen heeft veel meer tijd in beslag genomen dan wij in november 2021, nadat het rapport van JBR gereedgekomen was, hadden voorzien.

2 De samenwerking in de verschillende organen (BPK, kernteam, werkgroep bezoekersmanagement, werkgroep communicatie) werd de afgelopen 2 jaar gehinderd door het ontbreken van een overeenkomst over de SOK. Die belemmering is nu weggenomen, waardoor ruimte ontstaat om al langer lopende vraagstukken met nieuw elan aan te pakken. 1.2 De SOK is compleet en bevat afspraken over inhoud (beleid), financiële relaties en zeggenschap Het rapport van JBR (november 2021) adviseerde om de governance van een ‘laissez-faire’ in de richting van een meer ‘hybride model’ te ontwikkelen. Het bureau adviseerde om in een bestuurlijke samenwerkingsovereenkomst (SOK) de afspraken vast te leggen over inhoud, financiële relaties en de zeggenschap. De versie die nu voorligt gaat op al deze aspecten in. De afspraken zijn voldoende concreet uitgewerkt en vormen daarmee een goede basis voor de samenwerking. De afspraken zijn getoetst op hun juridische en financiële consequenties door de betreffende deskundigen van alle partijen in het BPK. 1.3 Er is sprake van een adequate uitwerking van uitgangspunten van oktober 2019 en brief van de raad van december ‘21 De SOK beschrijft de samenwerking, gebaseerd op besturing vanuit één punt: op bestuurlijk niveau vormgegeven via het BPK en op uitvoerend niveau via de SWEK.

DE SOK maakt duidelijk dat de SWEK een publieke verantwoordelijkheid heeft die zich verder uitstrekt dan alleen het exploiteren van de betaalde bezoeklocaties. Artikel D1 van de SOK beschrijft de rol die de SWEK heeft voor het geleiden van de bezoekersstromen, voor het integraal gebiedsbeheer en voor het op een goede manier ontvangen en begeleiden van bezoekers. Daarnaast zijn de afspraken over de betrokkenheid van het BPK bij de financiële rapportages nu veel explicieter en completer dan voorheen. De SWEK heeft herhaaldelijk aangegeven te streven naar een modernere, transparantere verantwoording van de financiën. De afspraken en spelregels die daarbij horen, leggen dat nu vast. De uitwerking van het financieel arrangement, wat vertaald is in de SOK, bevat duidelijke afspraken over hoe voorkomen kan worden dat partijen verrast kunnen worden door financiële tegenvallers. 1.4 Met het onderteken van de SOK bevestigen de partijen hun commitment aan de collectieve ambitie en het uitvoeringsprogramma. Beide stukken zijn uitvoerig door de raad besproken en vervolgens unaniem vastgesteld. Binnen deze kaders vindt de exploitatie plaats. In lijn met de collectieve ambitie is het afgelopen jaar “Het Verhaal van Kinderdijk” uitgewerkt. Dit is u ter informatie is aangeboden.

In dit verhaal maakt de SWEK veel explicieter dan voorheen in het eigen beleid de keuze voor “erfgoedbeheerder’ en richt de SWEK zich nadrukkelijk op de waardevolle bezoeker. Op deze manier wordt invulling gegeven aan de gezamenlijk gevoelde noodzaak om de balans te handhaven tussen cultuurhistorische, maatschappelijke, financiële commerciële en leefbaarheidsbelangen. 1.5 Afspraken zijn opgenomen over de financiële verhoudingen In artikel F1 van de SOK wordt aangegeven dat de SWEK zijn financiële huishouding zo moet inrichten dat de die past bij het publieke karakter van de Stichting. De SOK komt in de plaats van de verschillende financiële afspraken die in de loop der jaren tussen SWEK en gemeentes zijn gemaakt. Er komt een regelmatig overleg tussen financiële medewerkers van de gemeente en de SWEK; het BPK krijgt een rol bij het bespreken van de begroting van de SWEK, alvorens de RvT deze vaststelt. 1.6 Afspraken over zeggenschap zijn een flinke stap vooruit In de SOK wordt vastgelegd dat de RvT bij het toezicht houden ook het publieke belang betrekt en een rol heeft bij het bewaken van de balans tussen leefbaarheid en attractiviteit. Bij het vervullen van de laatste twee vacatures in de RvT en bij het vervullen van de vacature van de bestuurder, is een extern bureau ingeschakeld. Daarbij werd gebruik gemaakt van een openbaar profiel.

Bij werving – en selectie van de bestuurder werden bewoners en omwonenden betrokken. Deze werkwijze wordt nu vastgelegd in de SOK. Bovendien zal het BPK de conceptprofielen kunnen bespreken en krijgt de voorzitter van het BPK een rol in de benoemingsprocedure van de bestuurder (artikel G4). 1.7 Afspraken liggen vast over het betrekken van bewoners en omwonenden De afgelopen periode zijn bewoners en omwonenden intensief betrokken bij de uitwerking van de plannen voor de entreezone. In de SOK wordt deze werkwijze vastgelegd en wordt bepaald dat er een regulier overleg tussen de SWEK, omwonenden en bewoners tot stand komt.

3

Kanttekeningen

1.1 Enkele geringe aanpassingen zijn noodzakelijk Het college zal de partners in het BPK voorstellen om: a. Een artikel toe te voegen waarin wordt aangegeven dat partijen de voorliggende overeenkomst na twee jaar te gaan evalueren b. Een onduidelijkheid in artikel F3 van de overeenkomst weg te nemen, door een andere formulering of door het geheel laten vervallen. Met de huidige formulering van het laatste deel van de eerste zin van dat artikel (“Alle partijen zijn gehouden aan de kaders en spelregels die in het BPK zijn besproken en voor zover individuele partijen hier ook mee ingestemd hebben “) zou je kunnen lezen dat een partij zelf bepaalt in hoeverre deze zich verbonden voelt aan de afspraken die in BPK verband worden gemaakt. Dat is natuurlijk niet de bedoeling, zoals ook al in de artikelen van hoofdstuk C en in artikel E1 en E6 wordt uitgewerkt. 1.2 Voorbehoud over verrekening kosten 2021-2022 In de SOK staan in artikel F8 afspraken over de verrekening van de kosten die vanaf 2015 door beide gemeentes zijn gemaakt. Voor de periode t/m 2020 zijn deze kosten al in kaart gebracht, voor de periode 2021 en 2022 wordt dat op dit moment gedaan. In de periode tot 2020 bleken de kosten van beide gemeentes redelijk in evenwicht, reden waarom de 50-50 verdeling van de bijdrage van de SWEK logisch is.

Als blijkt dat deze kosten voor de periode 20212022 sterk uit elkaar zijn gelopen, zal het college in overleg treden met de SWEK en de gemeente Alblasserdam om te bespreken of de bijdrage van de SWEK meer daar rato over de gemeentes verdeeld kan gaan worden waarbij dit ook wordt aangepast in de SOK 1.3 Afspraken dienen in de praktijk te worden toegepast Een overeenkomst is geen garantie dat mensen die met elkaar moeten samenwerken om hun gezamenlijk gevoelde verantwoordelijkheid in te vullen, dit ook doen. Het is wel een garantie dat partijen ergens op kunnen terugvallen, mocht dat nodig zijn. 1.4 Organisatie van de SWEK is op onderdelen kwetsbaar De coronacrisis laat bij de SWEK niet alleen financieel diepe sporen na, maar ook organisatorisch. Het is bijvoorbeeld moeilijk om voldoende vrijwilligers te vinden. De organisatie moet alle zeilen bij zetten om de bezoekers op een goede manier te kunnen ontvangen, op een aantal belangrijke posities zijn de afgelopen jaren mensen vertrokken en nieuwe mensen aangenomen. Mede door dit soort capaciteitsproblemen speelt de SWEK een minder pro-actieve rol in lopende dossiers zoals de herontwikkeling van het entreegebied en de verbetering van de veiligheid van de molens.

Extra uitleg bij de kosten

Financieel arrangement uit 2016 vervalt Het in 2012 en 2016 overeengekomen financieel arrangement tussen de SWEK, de gemeente Alblasserdam en Molenwaard komt met het onderteken van deze SOK te vervallen. Dat arrangement was nodig om de bouw van o.a. het nieuwe bezoekerscentrum mogelijk te maken. De garantstelling door de gemeente Molenlanden voor de lening van 1 miljoen die de SWEK bij de Waterschapsbank heeft afgesloten, wordt uiteraard wel gecontinueerd. Verrekening exploitatieresultaten en historische kosten Met het ondertekenen van de SOK committeren beide gemeentes zich aan het financieel arrangement zoals in het najaar van 2021 door Twynstra Gudde is voorgesteld. Essentieel is dat de partijen voordat zij financiële verplichten aangaan, waarbij andere betrokken zijn, met elkaar afspraken maken over de betreffende begrotingen en over de te verwachten exploitatieresultaten. Als de gemeente daarbij verplichtingen aangaat die nog niet in de begroting zijn verwerkt, is daarvoor uiteraard altijd instemming van de gemeenteraad nodig. Deze ‘begrote’ exploitatieresultaten kunnen, als dat zo is afgesproken, verrekend worden met het Kinderdijkfonds, een methodiek om deze kosten inzichtelijk te houden en om aan te geven op welke manier deze kosten gedekt worden uit de bijdrages van de SWEK, gebaseerd op de bezoekersaantallen.

4 In concrete betekent dit, dat als de partijen dat zo met elkaar afspraken, een negatief exploitatieresultaat door de gemeente gedekt zal kunnen worden. Maar ook dat een positief exploitatieresultaat ten gunste van de gemeente kan komen. Bezoekersmanagement, exploitatie Westrand en Transferium Het bezoekersmanagement valt vanaf 2021 geheel onder de verantwoordelijkheid van de SWEK. Bij het bezoekersmanagement hoort ook het zorgdragen voor de exploitatie van de Westrand en het Transferium. Afspraken die daarover gemaakt worden, worden onderdeel van de begroting voor het bezoekersmanagement. Hiervoor gelden overigens dezelfde afspraken als voor andere exploitaties: op basis van een met elkaar opgestelde begroting kunnen begrote exploitatieresultaten worden verrekend via het Kinderdijkfonds. Bijdrage van de SWEK In de SOK wordt afgesproken dat de SWEK €1,00 (geïndexeerd) per bezoeker afdraagt aan beide gemeentes. Deze bijdrage wordt dan gebruikt voor de verrekening van de historische kosten en voor de exploitaties. De reserves van de SWEK zijn echter door de Corona-crisis tot ver onder het wenselijk niveau gedaald. Het is in ieders belang dat de SWEK eerst de tijd krijgt om deze reserves weer op voldoende niveau te krijgen. Tot dat het geval is, zal de SWEK deze afdracht per bezoeker alleen gaan betalen als het aantal betalende bezoekers op jaarbasis meer dan 250.000 is.

Voor het jaar 2023 gaat de SWEK in haar begroting uit van 324.000 betalende bezoekers en daarmee van een bijdrage aan beide gemeenten van in totaal € 77.700 euro (€ 1,05 per bezoeker). Vanaf het moment dat reserves van de SWEK weer van voldoende niveau zijn, zal de SWEK voor alle betalende bezoekers € 1,00 (geïndexeerd) uitkeren aan de gemeentes. Door de SWEK wordt op dit moment een meerjarenbegroting opgesteld, waarmee duidelijk wordt op welke termijn deze reserves weer op peil kunnen zijn. Als om wat voor reden dan ook de bezoekersaantallen tegenvallen of zelfs teruglopen, heeft dat natuurlijk direct effect op de bijdrage van de SWEK aan beide gemeentes. Regionaal Fonds en Bestemmingsreserve Leefbaarheid Kinderdijk Tot voor 2020 (Corona) vulde de SWEK met een bedrag van € 0,75 per betalende bezoeker boven de 250.000 bezoekers het zogenaamde Regionale Fonds. Dit fonds wordt beheerd door de SWEK. Vanuit dit fonds zijn de afgelopen jaren enkele regionale initiatieven op het gebied van toerisme en recreatie gefinancierd. Dit fonds wordt nu opgeheven. In dit fonds zit op dit moment nog een bedrag van ca. € 81.000,-- . We zullen in overleg treden met de gemeente Alblasserdam en de SWEK en daarbij voorstellen dit bedrag ten gunste te laten komen aan het Kinderdijkfonds.

De bestemmingsreserve Leefbaarheid Kinderdijk (omvang € 30.000) was ingesteld om specifiek voor het dorp Kinderdijk mogelijkheden te creëren extra investeringen te doen in het behoud en de versterking van de leefbaarheid. Deze reserve werd gedekt via de jaarlijkse bijdrage van de SWEK. Nu deze jaarlijkse bijdrage vervalt, zullen we in de kadernota 2024 voorstellen doen om te komen tot een alternatief en de financiële gevolgen hiervan in beeld brengen. Uiteindelijk zal dit ervoor moeten zorgen dat we e.e.a. opnieuw wegzetten binnen onze administratie. Overige financiële afspraken tussen SWEK en gemeentes De gemeente heeft de SWEK een lening beschikbaar gesteld om de verbouw van de Lage Molen te financieren. Deze lening staat los van de afspraken die in deze SOK worden gemaakt.

Communicatie

Bij de daadwerkelijke ondertekening van de SOK zal de pers geïnformeerd worden. Overige partijen worden via de nieuwsbrief Kinderdijk 2030 geïnformeerd.

1. 2. 3.

Bijlagen

Bijlage 1: Samenwerkingsovereenkomst Kinderdijk Bijlage 2: Toelichting op de SOK Bijlage 3: Overzicht financiële afspraken gemeente Molenlanden - Alblasserdam - SWEK

5

Raadsbesluit Onderwerp

:

Samenwerkingsovereenkomst Kinderdijk

Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Zaaknummer

: : :

Wethouder Arco Bikker Eric Spaans 1165874

De raad van de gemeente Molenlanden: Gelet op het bijbehorende raadsvoorstel; Overwegende dat: - Dit besluit de best mogelijke beslissing is voor de samenleving; - De financiële bijdrage van de gemeente aan de bekostiging van dit voorstel een zinvolle besteding is van overheidsgeld; Besluit: De gemeenteraad van Molenlanden besluit: 1. Ten aanzien van de Bestuurlijke Samenwerkingsovereenkomst Kinderdijk geen wensen en bedenkingen in te dienen op het aangaan van deze overeenkomst door het college. Aldus besloten tijdens de openbare raadsvergadering gemeente Molenlanden, gehouden op 21 februari 2023. de griffier,

drs. M.A.J. Teunissen

de voorzitter,

drs. T.C. Segers MBA