Raadsvoorstel en -besluit raads- en griffieplan 2023-2024.docx
Tekst van het document
Raadsvoorstel Onderwerp
:
Raads- en griffieplan 2023-2024
Portefeuillehouder
:
Namens de werkgeverscommissie, dhr. C. Egas
Zaaknummer
Publicatieniveau
Behandelend ambtenaar
: : :
1160085
Openbaar
Marjolein Teunissen
Gevraagd Besluit De gemeenteraad van Molenlanden besluit het raads- en griffieplan 2023-2024 vast te stellen. De belangrijkste onderdelen van dit plan zijn: • • • • •
De aansluiting van de representatieve democratie op de lokale samenleving; De positionering van de raad in de regio en in Verbonden Partijen; Continuering van collectief leertraject;
Werken aan een weerbare raad (integriteit, ondermijning, agressie); De intensivering van raadscommunicatie.
Inleiding
In het raads- en griffieplan bepaalt de raad, op basis van de beschreven ambities, welke taken
de griffie(r) oppakt. Het plan is daarmee een sturingsmiddel voor de werkgeverscommissie, die namens de raad de werkgeversfunctie over de griffie(r) uitvoert. Omdat het huidige raads- en
griffieplan een looptijd heeft tot en met 31 december 2022, Is het wenselijk een nieuw raadsen griffieplan op te stellen.
Eerdere besluiten
Het nieuwe raads- en griffieplan bouwt deels voort op het raads- en griffieplan 2021-2022 zoals vastgesteld in de raad op 15 december 2020. Daarnaast is het plan aangevuld met actuele ontwikkelingen en wensen van de raad.
Beoogd effect
Het doel van dit voorstel is dat er een duidelijke opdracht ligt van de raad aan de griffie(r). Daardoor kan de ondersteuning aan de raad goed uitgevoerd worden.
Argumenten
1.1 de raad geeft hiermee duidelijke kaders mee aan de griffie(r)
Het plan beschrijft de ambities van de raad ten aanzien van de eigen ontwikkeling en de
ondersteuningsvraag aan de griffie(r). Het plan geeft kaders mee waarbinnen de griffie(r) haar taken uit kan voeren.
1
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
1.2 Er is draagvlak voor het raads- en griffieplan 2023-2024
Het plan van aanpak om te komen tot een nieuw raads- en griffieplan is besproken in de werkgeverscommissie op 21 juni 2022 en in het Presidium op 25 augustus 2022.
Nieuwe onderwerpen (ten opzichte van het huidige raads- en griffieplan) en actuele
ontwikkelingen zijn vervolgens in september 2022 opgehaald bij de fracties en verwerkt in
versie 1 van het raads- en griffieplan 2023-2024. Versie 1 is besproken in het vakteam griffie op 7 november, het presidium van 17 november en de driehoek op 21 november. Het is ook
per mail met de werkgeverscommissie besproken. De input die deze besprekingen opleverden is verwerkt in de uiteindelijke versie die nu voor u ligt.
1.3 Dit plan past binnen het budget van de raad en de griffie
De budgetten van de raad en de griffie zijn opgenomen in de begroting 2023. Naar verwachting zijn deze toereikend om de beschreven ambities te behalen.
Kanttekeningen 1.1 Er moet ruimte blijven voor actuele ontwikkelingen en flexibiliteit
De griffier bespreekt de voortgang van dit plan regelmatig met de werkgeverscommissie. Als de omstandigheden wijzigen (bv door andere inhoudelijke prioriteiten, ziekteverzuim of andere
externe factoren) dan wordt in overleg met werkgeverscommissie en eventueel ook presidium een aanpassing van het raads- en griffieplan aan u voorgelegd.
1.2 Er was verdeeldheid over een van de acties in het raadscommunicatieplan
Het raadscommunicatieplan is, onder verantwoordelijkheid van de griffier, opgesteld door een student communicatie. Hij heeft de conceptversie op 11 juni 2022 besproken met de raad als onderdeel van de tweedaagse heisessie. Uit deze bespreking bleek over het algemeen een
groot draagvlak voor de voorgestelde intensivering, mits passend binnen de beschikbare tijd en middelen van de griffie en de raad. Het onderdeel waar verdeeldheid over was, ging over de
wijze van presenteren tijdens een evenement. Sommige raadsleden gaven de voorkeur aan het vertegenwoordigen van de politieke partij. Zij waren geen voorstander van de optie om tijdens evenementen vooral het raadswerk en de raad als collectief te promoten. Daarop is deze tekst in het raadscommunicatieplan aangepast. We stellen nu materialen (denk aan flyers of andere relatief goedkope middelen) beschikbaar om, indien gewenst, de raad als collectief te kunnen promoten.
1.3 Het is nu nog onbekend wat de uitvoering van het raadscommunicatieplan in de praktijk aan tijd en geld kost. Om eerst ervaring op te doen met de acties uit dit raadscommunicatieplan heeft de
werkgeverscommissie met de griffier afgesproken dat er in 2023 een bedrag van circa 3.500,beschikbaar is voor communicatie (verschoven van vergaderkosten naar communicatie, dus
dit leidt niet tot een budgetverruiming) en dat de griffie kijkt hoeveel acties met de bestaande capaciteit opgepakt kunnen worden. Eind van 2023 stelt de griffier een korte evaluatie op waarna eventuele wijzigingen in tijd, geld of ambitie voorgesteld worden.
Extra uitleg bij de kosten
2
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
N.v.t.
Communicatie
Wij communiceren, gericht op doelgroepen, bij de uitvoering van de inhoudelijke onderwerpen.
Vervolgstappen
Na uw instemming voeren we de afgesproken acties uit conform het raads- en griffieplan 2023-2024.
Vervolgstappen
Bijlage 1: Raads- en griffieplan 2023-2024
3
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
Raadsbesluit Onderwerp
:
Raads- en griffieplan 2023-2024
Portefeuillehouder
:
Namens de werkgeverscommissie, dhr. C. Egas
Zaaknummer
:
1160085
De raad van de gemeente Molenlanden: Gelet op het bijbehorende raadsvoorstel; Besluit: De gemeenteraad van Molenlanden besluit het raads- en griffieplan 2023-2024 vast te stellen.
De belangrijkste onderdelen van dit plan zijn: • • • • •
De aansluiting van de representatieve democratie op de lokale samenleving; De positionering van de raad in de regio en in Verbonden Partijen; Continuering van collectief leertraject;
Werken aan een weerbare raad (integriteit, ondermijning, agressie); De intensivering van raadscommunicatie.
Aldus besloten tijdens de openbare raadsvergadering van de gemeente Molenlanden, gehouden op 13 december 2022.
de griffier,
de voorzitter,
Marjolein Teunissen
Theo Segers
4
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000