Raadsvoorstel en -besluit protocol geheimhouding 2024
Tekst van het document
Raadsvoorstel Onderwerp
:
Protocol geheimhouding Molenlanden 2024
Zaaknummer Portefeuillehouder Publicatieniveau Behandelend ambtenaar
: : : :
1219467 Theo Segers (namens het presidium) Openbaar Arianne van Dijk
Gevraagd Besluit De gemeenteraad van Molenlanden besluit het protocol geheimhouding Molenlanden 2024 vast te stellen.
Inleiding Op 1 april 2023 zijn de wettelijke regels over geheimhouding herzien. In de gemeentewet zijn de oude regels vervangen door een nieuw hoofdstuk (artikelen 87 t/m 89 Gemw.) Al eerder is naar aanleiding van deze wetswijziging het Reglement van Orde aangepast. De belangrijkste wijzigingen in de wet zijn: De plicht tot het nemen van een raadsbesluit tot bekrachtiging van geheimhouding is vervallen. Een besloten raadsvergadering betekent automatisch dat er een plicht tot geheimhouding is over hetgeen in die beslotenheid wordt gezegd en aan stukken wordt overlegd. Er hoeft dus geen apart besluit “opleggen geheimhouding” te worden genomen. Ditzelfde geldt voor een besloten commissievergadering. Er wordt niet meer gesproken over geheime stukken maar over geheime informatie (dit kan dus schriftelijk maar ook mondeling zijn). Geheime informatie kan niet meer gedeeld worden met één of meerdere raadsleden, maar moet de gehele raad gedeeld worden. De gemeenteraad kan nadere regels stellen omtrent geheimhouding. Naar aanleiding van de, sinds 1 april 2023, opgedane ervaringen met geheime stukken en geheime vergaderingen, is er zowel bij de raad als bij het college behoefte ontstaan om nadere regels te stellen omtrent geheimhouding.
Die nadere regels hebben voornamelijk te maken met het spanningsveld tussen transparantie van besluitvorming enerzijds en het geheim houden van informatie anderzijds. Denk hierbij aan regels over het onderbouwen waarom bepaalde informatie geheim is, over wie geheime informatie mag delen en over hoe het opheffen van de geheimhouding verloopt. Het nu voorliggende protocol Geheimhouding voorziet in deze nadere regels.
Eerdere besluiten N.v.t.
Beoogd effect Met het vaststellen van dit protocol ontstaat meer duidelijkheid en kan heldere, inzichtelijke en zorgvuldige besluitvorming worden bevorderd.
Argumenten 1.1 Het protocol voorziet in een behoefte. De ervaring met de nieuwe wetgeving leerde dat er weliswaar minder bureaucratie was ten aanzien van de bekrachtiging van de geheimhouding, maar dat het daarmee voor de raad ook minder inzichtelijk was geworden op grond waarvan de geheimhouding opgelegd werd, hoe lang deze zou duren en hoe de opheffing daarvan zou moeten verlopen. Vanuit het college werd aangegeven dat het nodig is om, bij de voorbereiding en uitvoering van een geheim besluit dat gedeeld is met de raad, sommige externen in vertrouwen te nemen. Dit mocht niet 1
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
meer onder de nieuwe wetgeving, tenzij er nadere regels over vastgesteld worden. Beide partijen, raad en college, waren zoekende hoe om te gaan met deze dilemma’s. Het Protocol geheimhouding is in overleg met college en presidium opgesteld en getoetst door een externe jurist en enkele interne juristen. Hun opmerkingen zijn verwerkt in dit Protocol. 1.2 Dit besluit geeft het college de ruimte om haar werk te kunnen doen. Met het stellen van deze nadere regels krijgt het college enige bewegingsruimte om, onder bepaalde voorwaarden, geheime informatie te delen met externen. Dit is soms nodig voor een goede voorbereiding en/of uitvoering van een geheim besluit. 1.3 Dit besluit geeft de raad duidelijkheid over de diverse aspecten van geheimhouding. Met het stellen van deze nadere regels wordt beoogd dat de raad een duidelijk en transparant proces kan doorlopen, ook al gaat het over geheime informatie die niet gedeeld mag worden met anderen. Op deze manier kan het gesprek zich richten op de inhoud van de geheime informatie en niet op het proces eromheen.
Kanttekeningen 1.1 Er is geen VNG model Protocol beschikbaar. De nieuwe wet geeft aan dat er nadere regels gesteld kunnen worden, maar geeft nog niet aan hoe dat het beste vorm kan krijgen. Ook vanuit de VNG of de brancheverenigingen is er geen model opgesteld. Wij hebben wel naar voorbeelden uit andere gemeenten gekeken, maar constateren daar vooral dat iedereen op een eigen manier aan het zoeken is. Mogelijk komt de VNG dus later met een handreiking of model over dit onderwerp en zien wij daar later aanleiding toe om een gewijzigde versie aan u voor te leggen. 1.2 Er is nog weinig ervaring uit andere gemeenten of jurisprudentie beschikbaar waar wij van kunnen leren. Dit betekent dat we ook niet goed in kunnen schatten hoe de afspraak dat raad en college geheime informatie onder bepaalde voorwaarden mogen delen met anderen gaat uitpakken in de praktijk, of hoe het opheffen van de geheimhouding in de praktijk gaat verlopen. Mede daarom stellen wij voor om de ervaringen met het Protocol na een jaar te evalueren, deze evaluatie in Presidium en college te bespreken en indien nodig een aangepaste versie opnieuw aan de raad voor te leggen.
Extra uitleg bij de kosten N.v.t.
Communicatie Het protocol wordt op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt en ook opgeslagen in het raadsinformatiesysteem. Ook agenderen we het in de volgende training voor de voorzitters. Bij overdracht naar de nieuwe raad in 2026 is het aan te bevelen dit op te nemen in het overdrachtsdocument of te integreren in de introductieperiode.
Vervolgstappen n.v.t.
Bijlagen: 1. Protocol geheimhouding gemeente Molenlanden 2024.
2
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
Raadsbesluit Onderwerp Zaaknummer Portefeuillehouder
: : :
Protocol geheimhouding Molenlanden 2024 1219467 Theo Segers (namens het presidium)
De raad van de gemeente Molenlanden: Gelet op het bijbehorende raadsvoorstel; Besluit: het protocol geheimhouding Molenlanden 2024 vast te stellen. Aldus besloten tijdens de openbare raadsvergadering van de gemeente Molenlanden, gehouden op 24 september 2024.
de griffier,
de voorzitter,
Marjolein Teunissen
Theo Segers
3
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000