Raadsvoorstel en -besluit Nota Verbonden Partijen 2021
Tekst van het document
Raadsvoorstel Onderwerp
:
Nota Verbonden Partijen Molenlanden 2021
Behandelend ambtenaar
:
Arno Vermeulen en Jarno Groenveld
Portefeuillehouder Zaaknummer
: :
Burgemeester Theo Segers 1087795
Gevraagd Besluit De gemeenteraad van Molenlanden besluit;
1. de Nota Verbonden Partijen Molenlanden 2021 vast te stellen, en daarmee: 1.1.
uitgangspunten en kaders vast te stellen voor deelname van de gemeente Molenlanden
1.2.
doelen vast te stellen voor de doorontwikkeling van het (samen)werken met verbonden
1.3. 1.4. 1.5.
aan verbonden partijen (wanneer, waarom en hoe); partijen door raad en college;
uitgangspunten en kaders vast te stellen voor het bepalen van de bestuurlijke focus en het werken met risicoprofielen ten aanzien van verbonden partijen;
de zienswijzemogelijkheid ten aanzien van verbonden partijen met een laag of gemiddeld risicoprofiel te mandateren aan het college;
de uitvoeringsagenda voor de periode 2021-2026 als gezamenlijke aanpak voor raad en college op te pakken, met inachtneming van een tussentijdse evaluatie in 2023.
Inleiding
Samenwerking in verbonden partijen is op verschillende terreinen onmisbaar voor een
gemeente en vraagt op een eigen manier om aandacht. De voorliggende Nota Verbonden
Partijen verwoordt de uitgangspunten en opstelling van de raad en het college als het gaat om het optimaliseren van de samenwerking in en met onze huidige verbonden partijen. Daarnaast biedt het kaders bij eventuele deelname aan nieuwe verbonden partijen. De
Nota heeft daardoor betrekking op zowel de kaderstellende als de controlerende rol van de gemeenteraad.
De gemeente Molenlanden kent op dit moment nog geen eigen Nota Verbonden Partijen. Hoewel het hebben van zo’n Nota geen verplichting is, vormt het een aanvulling op de
verplichte paragraaf Verbonden Partijen in de begroting. Dit is een ambitie die voortkomt uit het programma Dichtbij Molenlanden uit de Begroting 2020 en het raads- en griffieplan 2019-2020.
Eerdere besluiten
2
a. Visie op In- en Uitbesteden Giessenlanden en Molenwaard (2017)
In deze visie was de conclusie ten aanzien van het beleggen van gemeentelijke taken: ‘zelf doen, tenzij.’ Redenen om alsnog te kiezen voor samenwerking in verbonden partijen zijn volgens de visie: kwetsbaarheid in de eigen organisatie, goedkopere uitvoering of dat de
innovatiekracht in de eigen organisatie ontbreekt. Deze visie is in de Nota meegewogen bij het opstellen van de kaders over (al dan niet) samenwerken in verbonden partijen.
b. Notitie Grip op Gemeenschappelijke Regelingen Zuid-Holland Zuid (2016)
Deze notitie is door de raden uit Zuid-Holland Zuid, waaronder de voormalige gemeenten Giessenlanden en Molenwaard, opgesteld en in 2016 vastgesteld. De notitie geeft
aanbevelingen voor gemeenteraden en colleges om de grip op verbonden partijen te versterken.
In de Begroting 2020 stond opgenomen om de essentie en werkwijze van deze notitie te implementeren en te borgen. De aanbevelingen zijn gewogen op de mate waarin deze
passend en bruikbaar zijn voor onze gemeente. Tijdens de beeldvormende avonden in
2020 heeft de raad het gesprek hierover gevoerd. Naar aanleiding daarvan is bijvoorbeeld als actie in de Nota opgenomen om te komen tot een uitwerking van een Commissie Verbonden Partijen. In hoofdstuk 4 van de Nota zijn de aanbevelingen van de notitie vertaald in concrete acties voor de raad en het college.
c.
Ambtelijk onderzoek Grip op GR’en Molenlanden (2019)
In 2019 vond een ambtelijke verkenning aan de hand van interviews plaats als verdieping op het rapport Grip op GR’en uit 2016. Eén van de voornaamste conclusies uit dit
onderzoek was het belang van prioriteren. Door bestuurlijke focus aan te brengen worden zowel de raad, het college als de ambtelijke organisatie in staat gesteld om effectiever en efficiënter vorm te geven aan de samenwerking met verbonden partijen.
d.
Wet gemeenschappelijke regelingen
Op dit moment werkt de Rijksoverheid aan een wijziging van deze Wet. Uit de
beeldvormende avonden met uw raad in 2020 werd het gebruik van enkele nieuwe
raadsinstrumenten omarmd. Hierbij valt te denken aan het waar nodig in kunnen stellen
van regionale gezamenlijke onderzoekscommissies ten aanzien van verbonden partijen. In deze Nota Verbonden Partijen anticiperen we op die mogelijke ontwikkelingen.
Beoogd effect
Het bovenliggende doel van de Nota Verbonden Partij is om te zorgen dat gemeentelijke taken bij verbonden partijen goed uitgevoerd worden. Zowel beleidsmatig als
dienstverlenend richting inwoners en bedrijven willen we de Molenlandse kwaliteit van werken kunnen bieden.
De concrete doelen van raad en college om hier op door te ontwikkelen zijn als volgt:
1. De raad is in staat en optimaal gepositioneerd om beleidsmatige en financiële kaders te stellen over de werkzaamheden die bij verbonden partijen zijn belegd.
3
2. Het college is goed in positie te kunnen sturen op de effectieve en efficiënte uitvoering van taken en beleidsdoelen die bij verbonden partijen zijn belegd.
3. Het college stelt door zijn wijze van verantwoording de raad in staat om haar controlerende rol goed uit te voeren.
4. De raad controleert of de taken en beleidsdoelen die bij verbonden partijen zijn belegd effectief en efficiënt uitgevoerd worden.
Argumenten 1.1 De Nota geeft invulling aan aanbevelingen uit eerdere rapporten.
In de Begroting 2020 en het raads- en griffieplan 2019-2020 is afgesproken dat de adviezen uit de notitie Grip op Gemeenschappelijke Regelingen Zuid-Holland Zuid geïmplementeerd worden. Dat doen we aan de hand van deze Nota. Tijdens de
beeldvormende avonden van mei en oktober vorig jaar hebben we met u als raad
onderzocht welke van deze adviezen passend zijn bij Molenlanden. Op een vergelijkbare wijze hebben het college en betrokken medewerkers hierover gesproken.
1.2 Er is een zorgvuldig traject gevolgd om te komen tot deze Nota Verbonden Partijen.
Voordat begonnen is met het opstellen van de Nota Verbonden Partijen is er een ambtelijk
onderzoek (2019) uitgevoerd. In 2020 zijn er twee beeldvormende avonden georganiseerd, waarbij de raad onderling een beeld heeft kunnen vormen over dit thema. De
risicoparagraaf is ter advisering voorgelegd aan de auditcommissie, wiens input is
verwerkt in de Nota. Tevens zijn er gesprekken met college en organisatie gevoerd over dit het thema verbonden partijen. Ten slotte zijn de ervaringen met het werken met
verbonden partijen uit de eerste twee jaar Molenlanden meegenomen in deze Nota, om te borgen dat de Nota zo goed mogelijk aansluit op de praktijk.
1.1.1 Met deze uitgangspunten continueert Molenlanden wat goed gaat, en zijn we kritisch op wat beter kan. Het verder bouwen op de succesvolle samenwerkingen in de bestaande verbonden partijen past bij de betrouwbare samenwerkingspartner die de gemeente Molenlanden wil zijn. Daarom staan raad en college de komende jaren bewust stil bij de vraag hoe de
samenwerking in en met bepaalde verbonden partijen verloopt. Door op basis van een afwegingsleidraad evaluaties uit te voeren staat Molenlanden gestructureerd stil bij de vraag hoe we de samenwerking in verbonden partijen kunnen optimaliseren.
1.1.2 Door kaders vast te stellen ten aanzien van eventuele toekomstige samenwerking in verbonden partijen schept de raad helderheid. Met het kader ‘zelf doen, tenzij...’ stellen we een heldere meetlat vast waarlangs we
toekomstige vraagstukken ten aanzien van het uitvoeren van gemeentelijke taken kunnen leggen. Hiermee geeft de raad duidelijkheid over wanneer de gemeente Molenlanden al dan niet kiest voor samenwerking in verbonden partijen. Dit maakt de gemeente een voorspelbare en betrouwbare samenwerkingspartner.
4
1.2.1 Raad en college kiezen met deze doelen voor een continue doorontwikkeling van de wijze van (samen)werken.
Zie hiervoor de doelen zoals geformuleerd onder ‘beoogd effect’. Door vanuit de rol van de gemeenteraad en het college als bestuursorganen specifieke doelen te formuleren, borgen we dat we niet ‘op elkaars stoel zitten’. Met deze doelen verduidelijken we per
bestuursorgaan op welk vlak door ontwikkeling mogelijk is. Zo kunnen raad en college zowel in de huidige als in toekomstige samenstellingen met deze doelen aan de slag.
1.3.1 Door te werken met actuele risicoprofielen brengen raad en college telkens prioriteit aan in hun aandacht aan verbonden partijen. Voorgesteld wordt dan ook om ieder jaar in de paragraaf Verbonden Partijen van de
Begroting de risicoprofielen van de verbonden partijen te herijken. Aan ieder risicoprofiel
zijn specifieke acties en verantwoordelijkheden gekoppeld. Bij verbonden partijen met een hoog risicoprofiel, is de betrokkenheid van de raad groter. Voor het bepalen van de
risicoprofielen kijken we jaarlijks naar de maatschappelijke waarde, financiële belangen, de mate van uitvoerend of beleidsmatig karakter van de taken en de (bestuurlijke) invloed op een verbonden partij.
1.4.1 Het mandateren van de zienswijzemogelijkheid voor bepaalde verbonden partijen aan het college past bij de huidige manier van werken. De afgelopen jaren koos de raad ervoor om slechts voor vijf verbonden partijen zelf de zienswijzen vast te stellen. Met deze Nota Verbonden Partijen zijn risicoprofielen
opgesteld, waardoor de raad voortaan op beargumenteerde grond kan bepalen welke zienswijzen zij al dan niet zelf wil vaststellen. Dit gebeurt met het vaststellen van de
paragraaf Verbonden Partijen in de Begroting van Molenlanden. Voor verbonden partijen met een hoog risicoprofiel geldt dat de raad de zienswijze vaststelt. Voor de overige
verbonden partijen wordt dit gemandateerd aan het college, met inachtneming van een consultatie van de Commissie Verbonden Partijen voor verbonden partijen met een gemiddeld risicoprofiel.
1.5.1 Door concrete acties en evaluatiemomenten af te spreken zorgen we dat de doelen gaan leven, en niet in een lade verdwijnen.
In de laatste twee hoofdstukken van de Nota stellen we daarom concrete ontwikkelstappen met acties en evaluatiemomenten voor. Hiermee wordt de Nota geen papieren
werkelijkheid, maar gaan we er actief mee aan de slag. Onderdeel hiervan is om actief te leren van onze ervaringen. De Nota geldt in principe tot en met 2026. In 2023 is een tussentijdse evaluatie van de afspraken uit deze Nota gepland.
Kanttekeningen 1. Molenlanden is slechts één van de samenwerkende gemeenten.
De inhoud van de Nota Verbonden Partijen is enkel een weergave van hoe de gemeente
Molenlanden in de ideale situatie aankijkt tegen samenwerking in verbonden partijen. In werkelijkheid werken we met veel partners samen in deze verbonden partijen en is verandering niet altijd alleen vanuit Molenlanden te bereiken. Daarom gaan we de
5
komende periode ook aan de slag om samen met andere gemeenten onze doelen te bereiken.
Extra uitleg bij de kosten
Aan de Nota Verbonden Partijen kunnen we binnen de bestaande formatie en binnen de bestaande budgetten uitvoering geven.
Communicatie
De Nota bevat de kaders en uitgangspunten van de gemeente Molenlanden. Inherent aan
samenwerken met verbonden partijen is het onderlinge contact met partnergemeenten en de verbonden partijen. In het komende jaar, en daarna, zoeken we actief het gesprek met deze betrokkenen over hoe we onze wijze van samenwerken en greep op verbonden
partijen samen vormgeven. De Nota Verbonden Partijen vormt daarbij een uitgangspunt en aanleiding.
Samen met de betrokken bestuurders en accounthouders wordt gekeken naar wat de
passende manier is om per verbonden partij hierover contact te leggen. Het voornemen is
om de vastgestelde Nota Verbonden Partijen als eerste stap met een toelichtende oplegger via de accounthouders te delen met onze gemeenschappelijke regelingen. Met daarin
tevens de uitnodiging voor het gesprek. Ook binnen de organisatie van Molenlanden zal via het intranet aandacht zijn voor het vaststellen van de Nota en daarmee voor het bredere thema van samenwerking met onze verbonden partijen.
Vervolgstappen
Na vaststelling van de Nota Verbonden Partijen wordt voorgesteld dat raad, college en organisatie aan de slag gaan met de voorgestelde acties en werkwijze om invulling te
geven aan de Nota. Het bereiken van de doelen vraagt voortdurende inzet, bewustwording en een lerende houding bij raad, college en ambtelijke organisatie.
De formele afspraken zetten raad en college in 2021 in gang. In de
verantwoordingsdocumenten van college en raad (respectievelijk de Jaarstukken en de
actualisatie van het Raads- en Griffieplan) volgt verantwoording over de voortgang hiervan. De vervolgacties die de gemeenteraad betreffen – zoals het nader onderzoeken van een
Commissie Verbonden Partijen – worden in samenspraak met het Presidium uitgewerkt en aan de raad voorgelegd.
Bij de informele afspraken en hoe die in de praktijk ervaren worden, wordt ten minste jaarlijks stilgestaan. Het college doet dit in de sessies zoals beschreven in de
uitvoeringsagenda (punt 6). De raad doet in de jaarlijkse beeldvormende avond over verbonden partijen, zoals beschreven in de uitvoeringsagenda (punt 9).
Voorgesteld wordt dat raad en college de Nota Verbonden Partijen in 2023 evalueren en deze op basis van ervaringen en voortschrijdend inzicht waar nodig bijstellen.
6
Bijlagen: -
Bijlage A: Nota Verbonden Partijen 2021-2026
-
Bijlage C: Visie op In- en Uitbesteden Giessenlanden en Molenwaard (2017)
-
Bijlage B: Notitie Grip op Gemeenschappelijke Regelingen Zuid-Holland Zuid (2016) Bijlage D: Ambtelijk onderzoek Grip op GR’en Molenlanden (2019)
7
Raadsbesluit Onderwerp
:
Nota Verbonden Partijen Molenlanden 2021
Portefeuillehouder
:
Burgemeester Theo Segers
Zaaknummer
:
1087795
Behandelend ambtenaar
:
Arno Vermeulen en Jarno Groenveld
De raad van de gemeente Molenlanden: Gelet op het bijbehorende raadsvoorstel; Besluit: 1. de Nota Verbonden Partijen Molenlanden 2021 vast te stellen, en daarmee: 1.1.
uitgangspunten en kaders vast te stellen voor deelname van de gemeente Molenlanden
1.2.
doelen vast te stellen voor de doorontwikkeling van het (samen)werken met verbonden
1.3. 1.4. 1.5.
aan verbonden partijen (wanneer, waarom en hoe); partijen door raad en college;
uitgangspunten en kaders vast te stellen voor het bepalen van de bestuurlijke focus en het werken met risicoprofielen ten aanzien van verbonden partijen;
de zienswijzemogelijkheid ten aanzien van verbonden partijen met een laag of gemiddeld risicoprofiel te mandateren aan het college;
de uitvoeringsagenda voor de periode 2021-2026 als gezamenlijke aanpak voor raad en college op te pakken, met inachtneming van een tussentijdse evaluatie in 2023.
Aldus besloten tijdens de openbare raadsvergadering gemeente Molenlanden, gehouden op 2 maart 2021.
de griffier,
de voorzitter,
Marjolein Teunissen
Theo Segers