Raadsvoorstel en -besluit juridische capaciteit

Raadsvoorstel Onderwerp

:

Juridische capaciteit

Zaaknummer Portefeuillehouder Publicatieniveau Behandelend ambtenaar

: : : :

1175183 Burgemeester Theo Segers Openbaar Petra Timmermans en Marien Jongkind

Gevraagd Besluit De gemeenteraad van Molenlanden besluit: 1. Voor het jaar 2023 €234.066,- beschikbaar te stellen voor inzet juridische capaciteit, externe juridische maatwerkadvisering en de inzet van gespecialiseerde externe juridische expertise 2. De kosten ten laste te brengen van de Algemene Reserve

Inleiding

De bezetting en capaciteit van de juridische adviseurs en ondersteuning binnen de organisatie staat onder grote druk. Een brede inventarisatie heeft plaatsgevonden naar de werkvoorraad en de daarbij benodigde kwalitatieve en kwantitatieve bezetting. Hierbij is gekeken naar heel 2023. Geconcludeerd is dat er voor de rest van 2023 (periode 1 april – 31 december) €385.000,- benodigd is voor inhuur juridische capaciteit. Van dit bedrag kan € 250.934,00 gedekt worden uit de bestaande vacaturegelden (hiertoe is door de directie reeds besloten). Er resteert dan een budgetvraag van €134.066,- welke nu voorligt. Aanvullend hierop is nog een bedrag benodigd van €100.000,- voor externe juridische maatwerkadvisering en de inzet van gespecialiseerde externe juridische expertise. De aanvraag hiertoe ligt ook via voorliggend voorstel voor.

Eerdere besluiten Niet van toepassing

Beoogd effect

Een kwantitatief en kwalitatief goede invulling van de benodigde juridische capaciteit ten behoeve van een goede dienstverlening in brede zin.

Argumenten 1.1.

Er is voor circa 4 fte aan vacatureruimte Er is op dit moment circa 4 fte aan vacatureruimte (op een formatie van circa 7.3 fte) op het gebied van juridische zaken. Dit komt overeen met circa 144 uur inzet per week. Inzet is om op deze vacatures in te huren voor circa 100 uur per week. De kosten hiervan voor de rest van 2023 zijn de genoemde €385.000,. De arbeidsmarkt op het gebied van juridische zaken is dusdanig krap dat het niet of nauwelijks lukt om mensen in dienst te nemen. De kosten voor inhuur zijn evident hoger dat vast personeel.

1.2

De werkvoorraad is hoog De juridisering in de samenleving lijkt steeds verder toe te nemen. Dit heeft zijn weerslag op de werkvoorraad in de reguliere advisering op beleid, overeenkomsten en besluiten. Ook in individuele vragen van / kwesties met inwoners is steeds meer sprake van een (vaak ook specialistische) juridische component. Verder is het aantal bezwaarschriften en beroepszaken welke lopend zijn fors. Ter indicatie: - 12 nieuwe bezwaarschriften in de periode januari – maart 2023 - 18 bezwaarzaken zijn nog in behandeling vanuit 2022 - 17 nieuwe beroepszaken in de periode januari – februari 2023 - 53 nog lopende beroepszaken vanuit 2022 en eerder

1

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

De doorlooptijd van beroepszaken is erg lang bij de rechtbank. Hierdoor kunnen zaken niet afgerond worden, moeten bij personele wisselingen opnieuw worden overgedragen en zorgt het voor juridisch complexe situaties op het moment dat er parallelle juridische procedures gaan lopen terwijl er nog geen uitspraak is in het primaire beroep. 1.3

Werkzaamheden zijn geprioriteerd en afgebakend maar inzet is nadrukkelijk nodig vanuit dienstverlening Om de budgetaanvraag zoveel als mogelijk te beperken is nadrukkelijk gekeken naar prioritering van afbakening van werkzaamheden. Hierop is ruimte gevonden echter dit heeft wel consequenties voor de dienstverlening en inzet vanuit juridische zaken zoals invulling van juridisch consulentschap in beperkte vorm, invoering van piepsysteem bij juridische vragen vanuit de organisatie, maximum aantal te behandelen zaken (anders zal bij urgentie extern belegd moeten worden) en verminderde juridische advisering op beleid, verordeningen en besluiten. Nog mindere inzet is niet mogelijk aangezien het dan de dienstverlening (zowel kwalitatief als kwantitatief) evident gaat raken. Hoewel juridische zaken geen primair dienstverleningsproduct richting samenleving is, is het wel een cruciaal element ten aanzien van de kwaliteit daarvan.

1.4

Langdurige inhuur heeft de voorkeur boven steeds kortlopende contracten Budget wordt gevraagd voor de rest van 2023 zodat er geen tijd verloren gaat aan het steeds opnieuw en versnipperd behandelen van verlening of vernieuwen van inhuur opdrachten. Het vast stellen van een budget voor 1 jaar maakt ook langer durende inhuur mogelijk wat ten goede komt aan de effectiviteit en efficiëntie, minder wisselingen op dossiers, minder inwerken e.d.

1.5

De juridische complexiteit vraag extra extern advies en deskundigheid Gezien de diversiteit aan juridische vraagstukken als ook de benodigde specialistische kennis (bijvoorbeeld op het gebied van milieu) is er extra budget nodig voor extern juridisch advies. Het is niet mogelijk om al deze kennis in huis te hebben / halen, zeker niet in de huidige krappe arbeidsmarkt. Er is een zo goed mogelijk inschatting gemaakt van het benodigde bedrag. Dit bedrag kan waar nodig ook ingezet worden voor het deels beleggen van taken waarvoor intern geen capaciteit is als gevolg van prioritering en afbakening.

2.1

Alternatieve dekking is niet aanwezig in de begroting Nadrukkelijk is eerst verkend om de benodigde middelen binnen de reguliere begroting te vinden. Het overgrote deel voor de dekking van de benodigde €350.000,- is gevonden in de vacaturegelden. Echter hieruit kunnen niet de volledige kosten gedekt worden. Gezien dit gegeven wordt voorgesteld om de incidentele middelen ten laste te brengen van de Algemene Reserve.

Kanttekeningen 1.1

Inhuur wordt afgebouwd wanneer vacatures worden ingevuld. Wanneer een vacature wordt ingevuld zal een maand na indiensttreding van de nieuwe collega de inhuur worden beëindigd. Het voordeel van een dergelijke constructie is dat er een warme overdracht plaats kan vinden. Indien het lukt om de inhuur af te bouwen zal het financiële voordeel aan het einde van het jaar vrijvallen.

1.2

De inhuurmarkt is ook krap Naast de enorm krappe arbeidsmarkt ten aanzien van de werving van vast personeel is er ook sprake van krapte ten aanzien van inhuur. Het is zeker geen garantie dat de juiste benodigde kwalitatieve en kwantitatieve inhuur ingevuld kan worden gedurende heel 2023. Dit vormt een risico voor de (juridische) dienstverlening in brede zin.

1.3

Eventuele extra inzet op WOO-verzoeken en bezwaarprocedures bij Omgevingsvergunningen valt buiten de scoop van dit voorstel. Bij het opstellen van dit voorstel is zoveel als mogelijk integraal gekeken naar de benodigde capaciteit en middelen. Echter op de onderdelen WOO-verzoeken (Wet Open Overheid voorheen WOB-verzoeken) en bezwaarprocedures bij Omgevingsvergunningen is het beeld nog niet compleet en vraagt het nog een verdere verdieping. Een septaraat voorstel(len) volgt hierop aan het college (voor zover het binnen het mandaat ligt van het college) waarna het verwerkt zal worden in de Zomernota 2023.

1.4

De meerjarige formatie / bezetting en budget voor extern juridisch advies wordt meegenomen in de Kadernota 2024

2

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

Voorliggend voorstel ziet op het jaar 2023. Echter ook voor 2024 en verder zal er extra bezetting dan wel formatie nodig zijn. Verdieping hierop vindt plaats en zal worden opgenomen in de Kadernota 2024 zodat daar een integrale afweging gemaakt kan worden.

Extra uitleg bij de kosten

Samenvattend overzicht kosten: -

Benodigde inhuur €385.000,- (23 weken 100 uur per week, tarief €110,) Dekking vanuit vacaturegelden € 250.934,Nog benodigde dekking €134.066,Benodigd budget voor extern juridisch advies €100.000,Totaal gevraagd budget in voorliggend voorstel: €234.066,-

Communicatie Geen

Vervolgstappen

Na besluitvorming zal ingezet worden op inhuurcontracten voor een looptijd van de rest van het jaar. Nader verkend wordt de benodigde formatie / bezetting voor 2024 en verder.

Bijlagen: Geen

3

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

Raadsbesluit Onderwerp Zaaknummer Portefeuillehouder

: : :

Juridische capaciteit 1175183 Burgemeester Theo Segers

De raad van de gemeente Molenlanden: Gelet op het bijbehorende raadsvoorstel; De gemeenteraad van Molenlanden besluit: 1. Voor het jaar 2023 €234.066,- beschikbaar te stellen voor inzet juridische capaciteit, externe juridische maatwerkadvisering en de inzet van gespecialiseerde externe juridische expertise 2. De kosten ten laste te brengen van de Algemene Reserve

Aldus besloten tijdens de openbare raadsvergadering van de gemeente Molenlanden, gehouden op 25 mei 2023.

de griffier,

de voorzitter,

Marjolein Teunissen

Theo Segers

4

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000