Raadsvoorstel en -besluit inkoopstrategie aanbesteding accountant
Tekst van het document
Raadsvoorstel Onderwerp
:
Inkoopstrategie aanbesteding accountant
Zaaknummer
:
1202869
Publicatieniveau
:
Openbaar
Portefeuillehouder
:
Behandelend ambtenaar
:
Harry Stam [namens de Auditcommissie] Ger Egas
Gevraagd Besluit De gemeenteraad van Molenlanden besluit:
1. De inkoopstrategie vast te stellen voor de aanbesteding van de accountant.
2. De geheimhouding op de inkoopstrategie op te heffen op de ingangsdatum van het contract van de nieuwe accountant.
Inleiding
De opdracht aan de huidige accountant (Publieke Sector Accountants) eindigt op 1 juli
2025 en er is contractueel geen verlenging meer mogelijk. Daarom moet er een nieuwe accountant gezocht worden. Vanwege de hoogte van het bestedingsbedrag is een Europese aanbesteding noodzakelijk. Onderdeel daarvan is het vaststellen van de
inkoopstrategie door de raad. In de inkoopstrategie staan de uitgangspunten voor de aanbesteding. Deze vormen de basis voor het aanbestedingsdocument en het Programma van Eisen.
Eerdere besluiten
-Raadsbesluit 17 december 2019: Aanstelling accountant jaarcontrole 2020-2023.
Beoogd effect
Doel van de aanbesteding is op transparante wijze te komen tot een overeenkomst
met een in het publieke domein ervaren en betrouwbare marktpartij die de controle van de jaarrekening op deskundige manier uitvoert.
Argumenten 1.1 De raad is bevoegd gezag om de inkoopstrategie vast te stellen
De vaststelling van de inkoopstrategie is noodzakelijk voor het kunnen starten van de publicatie van de aanbesteding. De raad is daartoe het aangewezen gezag.
1.2 Er is een zorgvuldig proces doorlopen 1
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
Het proces om te komen van de inkoopstrategie is zorgvuldig opgezet. Een werkgroep
bestaande uit twee raadsleden (tevens leden auditcommissie), de concerncontroller, de wethouder Financiën, de griffier en raadsadviseur heeft de stukken voorbereid. Dit is gedaan onder begeleiding vaneen inkoopadviseur van Inkoop Bureau Midden
Nederland (IBMN), wiens expertise een waardevolle bijdrage heeft geleverd aan het creëren van een compleet en goed onderbouwd verhaal.
1.3 Er ligt geheimhouding op de inkoopstrategie.
De auditcommissie heeft op 24 september 2024 geheimhouding gelegd op de Inkoopstrategie. De auditcommissie, ingesteld op basis van artikel 84 van de
Gemeentewet, is daartoe bevoegd conform artikel 87 Gemeentewet in combinatie met artikel 5 van het Protocol Geheimhouding.
De geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 5.1 tweede lid sub b, f en i Wet open overheid omdat het belang van openbaar maken van de inkoopstrategie niet
opweegt tegen de financiële belangen van de gemeente en het belang van het goed functioneren van de gemeente tijdens de aanbesteding. De geheimhouding over de inkoopstrategie kan opgeheven worden na de ingangsdatum van contract van de nieuwe accountant.
Kanttekeningen 1.1. De inkoopstrategie kan leiden tot een beperkt aantal inschrijvingen
De markt voor accountants voor middelgrote gemeenten is momenteel relatief krap. De werkgroep is zich ervan bewust geweest dat hoe strakker de inkoopstrategie
opgesteld is, hoe minder aantrekkelijk het kan zijn voor een accountant om zich in te schrijven. Om dit risico te beperken is gekozen voor het zo aantrekkelijk mogelijk
maken van het aanbod zonder tekort te doen aan de vereiste kwaliteitseisen. Denk bijvoorbeeld aan een contractduur voor 3 jaar met de optie van 4 x verlenging. De verwachting is dat dit voor accountants een aantrekkelijke overeenkomstduur is.
Communicatie
De inkoopstrategie is een intern en geheim document en wordt dus niet gepubliceerd zolang er geheimhouding op ligt. Het wordt slechts gebruikt om de verdere aanbestedingsdocumenten, zoals het Programma van Eisen, op te baseren.
Financiële kaders
Het budget voor de aanbesteding is gebaseerd op een meerjarige prognose en wordt verwerkt in de diverse jaarlijkse begrotingen van de gemeente.
Vervolgstappen 2
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
Na vaststelling van de inkoopstrategie wordt er overgegaan tot het publiceren van de
aanbesteding op Tendernet. Wij verwachten in het voorjaar van 2025 een voorstel aan u voor te leggen voor het aanstellen van een nieuwe accountant.
Bijlagen: -
3
Bijlage 1: Inkoopstrategie Molenlanden 2024 (GEHEIM)
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
Raadsbesluit Onderwerp
:
Inkoopstrategie aanbesteding accountant 2024
Portefeuillehouder
:
Harry Stam (Namens de Auditcommissie)
Zaaknummer
:
1202869
De raad van de gemeente Molenlanden: Gelet op het bijbehorende raadsvoorstel; Besluit: De gemeenteraad van Molenlanden besluit: 1. 2.
De inkoopstrategie vast te stellen voor de aanbesteding van de accountant.
De geheimhouding op de inkoopstrategie op te heffen op de ingangsdatum van
het contract van de nieuwe accountant.
Aldus besloten tijdens de openbare raadsvergadering van de gemeente Molenlanden, gehouden op 22 oktober 2024;
de griffier,
de voorzitter,
Marjolein Teunissen
Theo Segers
4
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000