Raadsvoorstel en -besluit Budgetaanvraag programma huisvesting Molenlanden

Raadsvoorstel Onderwerp

:

Budgetaanvraag programma huisvesting Molenlanden

Zaaknummer Portefeuillehouder Publicatieniveau Behandelend ambtenaar

: : : :

1127451 Wethouder Bram Visser Openbaar Annika van Wensveen

Gevraagd Besluit De gemeenteraad van Molenlanden besluit: 1. extra budget beschikbaar te stellen van €1.264.000,- voor het programma huisvesting Molenlanden; 2. de hieruit voortvloeiende hogere kapitaallasten (€85.000,-) met ingang van 2024 in de meerjarenbegroting op te nemen. 3. de door het college opgelegde geheimhouding op de bijlage bij het voorstel te bekrachtigen op grond van artikel 25, lid 2 van de Gemeentewet en artikel 10, lid 2, onder b en g van de Wet openbaarheid bestuur.

Inleiding

De gezamenlijke gemeenteraden van de voormalige gemeenten Giessenlanden en Molenwaard besloten in 2018 nieuwe huisvesting te realiseren voor de gemeente Molenlanden op het bedrijventerrein Melkweg II te Bleskensgraaf. Deel van het besluit is de verbouw van dorpshuis De Spil tot centrale vergaderlocatie voor de raad. In oktober 2020 heeft de raad de voorlopige ontwerpen van De Spil en de nieuwbouw vastgesteld, een uitvoeringskrediet beschikbaar gesteld, ingestemd met het verder uitwerken van de voorlopige ontwerpen tot technische ontwerpen en de ontwerpen te realiseren. De raad heeft één budget vastgesteld, maar de projecten nieuwbouw1, De Spil2, de buitenruimte3 en de overkoepelende programmakosten4 worden apart beheerd. Recent zijn de kostenramingen van de diverse projecten geactualiseerd om de huidige effecten van de markt inzichtelijk te krijgen. Deze actualisatie laat een forse prijsstijging zien. Met in- en externe adviseurs is onderzocht wat de verschillende oplossingsrichtingen zijn. Het scenario dat uw college aan u voorstelt te volgen, is extra budget beschikbaar te stellen voor het programma huisvesting. In dit raadsvoorstel worden de hoofdargumenten benoemd die ten grondslag liggen aan de voorliggende budgetaanvraag. Bijlage 1 geeft een nadere duiding en onderbouwing van deze aanvraag. Dit betreft een geheime bijlage.

Eerdere besluiten

Het laatst genomen besluit dateert van oktober 2020; de eerder door u genomen besluiten vanaf 2018 inzake dit dossier zijn volledigheidshalve niet opgenomen. Besluit oktober 2020 1. de voorlopige ontwerpen (VO’s) van De Spil en nieuwbouw vast te stellen en in te stemmen met het verder uitwerken van de VO’s tot definitieve ontwerpen (DO’s) en technische ontwerpen (TO’s); 2. een uitvoeringskrediet van 12.769.313,- (excl. Btw) beschikbaar te stellen om tot DO’s, TO’s te komen en de gebouwen te realiseren; Conform raadsvoorstel oktober 2020: 1 Investeringskosten Binnendienst en Buitendienst. 2 Verbouwing De Spil. 3 Subposten verwerving gronden, voorbelasten, kosten bouw en woonrijp maken, verleggen zendmastkabel en watercompensatie. 4 Plan- en apparaatskosten en BTW-kosten.

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

3. 4.

enkele toevoegingen te doen aan de projectscope van De Spil en hiervoor een maximum van €200.000,- (excl. Btw) extra uitvoeringskrediet ter beschikking te stellen; de hiervoor benodigde dekking in de meerjarenbegroting 2022-2024 op te nemen.

Beoogd effect

Een goede huisvesting dient als middel om de ambities van de gemeente zoals beschreven in de begroting waar te maken. Huisvesting is ook ondersteunend aan de gewenste integrale en persoonlijke manier van werken in Molenlanden.

Argumenten 1.1

De bouwkosten zijn de afgelopen periode sterk gestegen. De prijsstijgingen zijn hoger dan voorgaande jaren en ook fors hoger dan huidige bouwkosten indexen. In het uitvoeringskrediet is rekening gehouden met normale prijsontwikkelingen in de markt, zoals deze eind vorig jaar bekend waren. De extreme prijsstijgingen kunnen niet binnen het beschikbare budget opgevangen worden.

1.2

Reguliere uitwerking en nadere onderzoeken brengen hogere kosten met zich mee. De afgelopen periode zijn de gebruikelijke aanvullende onderzoeken uitgevoerd. Hieruit blijkt dat op enkele elementen aanvullende kosten gemaakt moeten worden.

1.3

Het project heeft een langere doorlooptijd. Zoals reeds aan u teruggekoppeld (RIB juni 2021) is onderzoek gedaan naar de mogelijkheid tot volledige verduurzaming van De Spil. Deze exercitie heeft ca. 6 maanden tijd gevergd hetgeen ook betekent dat projecten later worden opgeleverd. Voor deze periode van 6 maanden is extra inzet benodigd en dus plankosten. Dit is meegenomen in de budgetaanvraag.

1.4

De effecten van corona op de huisvestingsbehoefte zijn tegen het licht gehouden Er is extern advies ingewonnen - en zijn onderzoeken geraadpleegd - ter beoordeling van duurzame effecten van corona op de huisvestingsbehoefte. Aan de hand daarvan is het PvE nogmaals tegen het licht gehouden en zijn ontwerpkeuzes gemaakt. Een reflectie op de afgelopen periode – waarin de medewerkers voor het belangrijkste deel thuis hebben gewerkt als gevolg van corona – bevestigt de behoefte aan een diversiteit aan werkplekken (stilte, creatieve, aanland, ontmoeting, etc). En dat het kantoor een belangrijke rol vervult in de ontmoetingsfunctie. De keuze elkaar fysiek te ontmoeten wordt bewuster gemaakt en dient zowel om sociale contacten te onderhouden als om professioneel sturing te geven aan steeds complexere integrale opgaves (zoals energietransitie, omgevingswet, transformatie sociaal domein) waar aan gewerkt wordt. Geconcludeerd wordt dat het ontwerp past bij de toekomstige huisvestingsbehoefte.

2.1

Het financiële gevolg van de budgetaanvraag is een hogere kapitaallast. Na instemming met dit voorstel worden de financiële gevolgen, zijnde hogere kapitaallasten tot een bedrag van €85.000, verwerkt in de meerjarenbegroting van 2023 t/m 2026. De investering wordt afgeschreven met ingang van 2024, zijnde het jaar na de ingebruikname van de nieuwe huisvesting.

3.1

De nadere duiding van de budgetaanvraag kan de belangen van de gemeente schaden. In beginsel is besluitvorming van de gemeenteraad openbaar. Wanneer informatie de belangen van de gemeente kan schaden geeft de Wet openbaarheid van bestuur op basis van artikel 10 de mogelijkheid om (delen van) besluitvorming geheim te houden. De nadere duiding en onderbouwing van de budgetaanvraag is opgenomen in bijlage 1. Met het oog op de lopende en naderende aanbestedingen kan deze informatie de belangen van de gemeente schaden.

Kanttekeningen 1.1

Het ontwerp kan verder aangepast worden om het binnen het huidige budget te krijgen.

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

Het is in theorie altijd mogelijk om een ontwerp zodanig aan te passen dat het binnen het budget past. De conclusie van de integrale ontwerpteams is echter dat het door u vastgestelde kader, het Programma van Eisen, dan losgelaten dient te worden. Dat komt omdat in eerdere fases reeds veel optimalisaties hebben plaatsgevonden.

Extra uitleg bij de kosten

Bijlage 1 geeft een duiding en onderbouwing van de voorliggende budgetaanvraag.

Communicatie

Na besluitvorming door de raad zal hierover waar nodig worden gecommuniceerd. Dit is verder uitgewerkt in bijlage 1.

Vervolgstappen

Afhankelijk van het genomen besluit, kunnen verschillende vervolgstappen worden gezet. Deze zijn verder uitgewerkt in bijlage 1.

Bijlagen

Bijlage 1: Nadere duiding en onderbouwing budgetaanvraag programma huisvesting gemeente Molenlanden (GEHEIM)

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

Raadsbesluit Onderwerp Zaaknummer Portefeuillehouder

: : :

Budgetaanvraag Programma Huisvesting Molenlanden 1127451 Wethouder Bram Visser

De raad van de gemeente Molenlanden: Gelet op het bijbehorende raadsvoorstel; Besluit: 1. 2. 3.

extra budget beschikbaar te stellen van €1.264.000,- voor het programma huisvesting Molenlanden; de hieruit voortvloeiende hogere kapitaallasten (€85.000,-) met ingang van 2024 in de meerjarenbegroting op te nemen; de door het college opgelegde geheimhouding op de bijlage bij het voorstel te bekrachtigen op grond van artikel 25, lid 2 van de Gemeentewet en artikel 10, lid 2, onder b en g van de Wet openbaarheid bestuur.

Aldus besloten tijdens de openbare raadsvergadering van de gemeente Molenlanden, gehouden op 25 januari 2022.

de griffier,

de voorzitter,

Marjolein Teunissen

Theo Segers

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000