Raadsvoorstel en -besluit Actualisatie Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen

Raadsvoorstel Onderwerp

:

Actualisatie Gedragscode bescherming persoonsgegevens

Zaaknummer

:

1125736

Publicatieniveau

:

Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar

: :

bestuursorganen

Burgemeester Theo Segers Openbaar

Nathaly Bouwer en Jarno Groenveld

Gevraagd Besluit De gemeenteraad van Molenlanden besluit de Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen Molenlanden 2022 vast te stellen.

Inleiding

Op 7 mei 2019 stelden de raad, het college en de burgemeester -ieder binnen diens eigen

bevoegdheid- de Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen Molenlanden

vast. Bij de actualisatie is gebleken dat er een aantal passages uit deze gedragscode verouderd zijn. Om die reden wordt er een technische actualisatie aan de raad voorgelegd.

Eerdere besluiten • •

Gedragscode raad en college Molenlanden Privacybeleid en Privacyreglement

Met deze actualisatie wordt aangesloten bij deze stukken.

Beoogd effect

Met deze actualisatie wordt vastgelegd op welke manier de verschillende bestuursorganen

(raad, college en burgemeester) omgaan met de bescherming van persoonsgegevens. Hierdoor is het helder voor inwoners op welke rechten zij zich kunnen beroepen.

Argumenten 1.1.

Met deze actualisatie wordt transparantie het uitgangspunt.

Volgens de Gedragscode uit 2019 worden ingekomen stukken en petities niet openbaar op de website gepubliceerd. Met deze actualisatie wordt dit gewijzigd, waardoor deze stukken

voortaan wel openbaar op de website gepubliceerd worden. Hierdoor is het transparant wie de raad brieven stuurt, en welke boodschap daarin aan de raad wordt meegegeven. Ook kunnen

geïnteresseerden hierdoor raadsvergaderingen beter volgen, aangezien zij ingekomen stukken die in de raad besproken worden zelf ook op de website kunnen inzien. 1

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

1.2.

Wettelijke tegenstrijdigheden worden gecorrigeerd.

In artikel 3d van de Gedragscode uit 2019 stond dat het mogelijk was om anoniem in te spreken in raadsvergaderingen. Dit is in strijd met bepalingen in de gemeentewet met betrekking tot de openbaarheid van raadsvergaderingen. Om die reden staat in deze

geactualiseerde versie van artikel 3d opgenomen dat het niet mogelijk is om anoniem in te

spreken. Wel wordt inwoners de mogelijkheid geboden om een brief aan de raad te sturen, die

geanonimiseerd op de website gepubliceerd wordt. In artikel 3e wijzigt de verantwoordelijkheid voor het anonimiseren van stukken die het college aanbiedt. Die ligt niet bij de griffie, maar bij het college.

1.3.

De actualisatie sluit aan bij de AVG.

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat opgenomen staat dat

bijzondere persoonsgegevens niet openbaar worden gemaakt als dit geen wettelijke grondslag heeft. Deze actualisatie sluit daarbij aan. Zo is het voorstel om in artikel 3c vast te leggen dat van ingekomen stukken alleen de naam van de afzender openbaar wordt. Andere

persoonsgegevens worden geanonimiseerd, om de privacy van de schrijvers te waarborgen.

Kanttekeningen 1.1.

De werkwijze zoals beschreven in deze actualisatie wordt al enige tijd in de praktijk toegepast.

Zoals eerder in dit raadsvoorstel genoemd zitten er in de huidige Gedragscode enkele

tegenstrijdigheden. Aangezien de gemeentewet juridisch zwaarder weegt dan de Gedragscode uit 2019, wordt al enige tijd gewerkt zoals in deze geactualiseerde Gedragscode beschreven.

Deze actualisatie wijzigt dus niet de werkwijze zoals de gemeente die op dit moment uitvoert.

Extra uitleg bij de kosten N.v.t.

Communicatie

Zodra de raad, het college en de burgemeester van Molenlanden -ieder binnen diens eigen

bevoegdheid- de geactualiseerde Gedragscode vast hebben gesteld wordt er over dit besluit gecommuniceerd. De Gedragscode is terug te vinden in de databank regelgeving op www.overheid.nl en onze eigen raadswebsite raad.molenlanden.nl.

Aangezien de Gedragscode in juridische taal opgesteld is, zet de griffie zich ervoor in om inwoners in heldere taal kenbaar te maken welke rechten zij hebben. Dit gebeurt via de

vraagbaak op raad.molenlanden.nl. Ook is hier aandacht voor in de ontvangstbevestigingen aan inwoners die een ingekomen stuk aanbieden aan de raad of zich aanmelden voor het

spreekrecht. Zij worden erop gewezen dat hun naam openbaar wordt bij de publicatie van de stukken op de raadswebsite. Ook wordt hierbij aangegeven welke alternatieven zij hebben (indien ze bijvoorbeeld niet live in de uitzending te zien willen zijn).

Vervolgstappen

2

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

De afspraken die voor raads- en burgerleden gelden -zoals het niet vermelden van bijzondere persoonsgegevens in een raadsinbreng- worden in het inwerkprogramma onder de aandacht van de nieuwe raad gebracht.

Bijlagen: •

3

Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen 2022

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

Raadsbesluit Onderwerp

:

Actualisatie Gedragscode bescherming

Zaaknummer

:

1125736

Portefeuillehouder

persoonsgegevens bestuursorganen

:

Burgemeester Theo Segers

De raad van de gemeente Molenlanden: Gelet op het bijbehorende raadsvoorstel; Besluit: de Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen Molenlanden 2022 vast te stellen.

Aldus besloten tijdens de openbare raadsvergadering van de gemeente Molenlanden, gehouden op 25 januari 2022.

de griffier,

de voorzitter,

Marjolein Teunissen

Theo Segers

4

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000