Raadsvoorstel Actualisatie Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.def.docx

Raadsvoorstel Onderwerp

:

Actualisatie Verordening ambtelijke bijstand en

Zaaknummer

:

1160089

Publicatieniveau

:

Portefeuillehouder

:

Behandelend ambtenaar

:

fractieondersteuning 2023 Presidium Openbaar

Griffie (Jarno Groenveld en Marjolein Teunissen)

Gevraagd Besluit De gemeenteraad van Molenlanden besluit:

1. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023 vast te stellen. 2. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020 in te trekken.

Inleiding

De wijze van verantwoording van de fractiebudgetten kan volgens de auditcommissie

efficiënter en minder bureaucratisch georganiseerd worden dan nu het geval is. Op dit moment ontvangen de fracties een voorschot. De uitgaven worden gedurende het kalenderjaar

bijgehouden en na afloop van het kalenderjaar gecontroleerd op rechtmatigheid door de

auditcommissie. Vervolgens stelt de raad de verantwoording vast en is het voorschot daarmee definitief geworden. Eventuele terugbetalingen worden daarna verrekend en eventuele

overschotten mogen tot een bepaalde hoogte in de reserve blijven van de fractie. Omdat in de praktijk blijkt dat de verantwoordingen vrijwel nooit tot vragen of discussies leiden (omdat de uitgaven passen binnen de kaders van de Verordening) én omdat het over relatief kleine

bedragen per fractie gaat, heeft de auditcommissie aan het Presidium voorgesteld om de

Verordening zodanig aan te passen dat de controle en verantwoording overgelaten wordt aan de eigen verantwoordelijkheid van de fracties. In de overweging om tot dit voorstel te komen speelt mee dat de Verordening helder aangeeft waar het fractiebudget voor bedoeld is en de raadsleden zich gecommitteerd hebben aan de Gedragscode. In de Gedragscode zijn onder andere afspraken opgenomen over integer omgaan met gemeentelijke financiën. Die

combinatie maakt dat er veel vertrouwen in elkaars professionele houding is. Bovendien is het op elk moment mogelijk om, mocht de praktijk daar aanleiding toe geven, de Verordening

opnieuw te actualiseren en er strengere regels in op te nemen over controle en verantwoording. Het Presidium heeft het voorstel van de auditcommissie overgenomen en legt daarom deze nieuwe Verordening aan de raad voor ter vaststelling.

Eerdere besluiten • • 1

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020 Gemeentewet artikel 33

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

•

Gedragscode raad, vastgesteld op 29 oktober 2019, met name paragraaf 5.

Beoogd effect

Met dit raadsvoorstel worden de bureaucratische procedures voor de raadsfracties en

penningmeesters verminderd. Ook wordt er meer vrijheid en vertrouwen aan de raadsfracties gegeven om zelf -binnen de regels van de verordening- uitgaven te doen.

Argumenten

1.1. De huidige raadsprocedure voor het vaststellen van de verantwoording van fractiebudgetten is niet in proportie met het relatief kleine bedrag.

Het totale bedrag van de fractiebudgetten betreft op dit moment maximaal €6.000,-. Op dit moment wordt er jaarlijks een financieel verslag door de auditcommissie gemaakt voor de

verantwoording van dit bedrag, en een raadsvoorstel om deze verantwoording vast te stellen.

Dat is een zware procedure voor een relatief klein bedrag. Met dit voorstel wordt de procedure versimpeld.

1.2.

In de raadsbehandeling vindt weinig tot geen discussie plaats.

Tijdens de raadsbehandeling over de verantwoording van fractiebudgetten is er vrijwel nooit discussie. Dit komt omdat er in het voortraject geen of nauwelijks onvolkomenheden

geconstateerd zijn. Eventuele vragen of problemen worden in het voorproces door de

penningmeester van de raadsfracties besproken met de griffie en/of voorgelegd aan de auditcommissie.

Kanttekeningen 1.1

De transparantie neemt af.

In de huidige situatie is het transparant of en hoe de fracties het gemeenschapsgeld uitgeven. Met het vaststellen van deze Verordening wordt het niet meer automatisch zichtbaar hoe

politieke fracties omgaan met hun fractiebudgetten, en of ze dat volgens de regels uit de Verordening doen. Uit jurisprudentie blijkt (bijvoorbeeld RvS 2 september

2015 ECLI:NL:RVS:2015:2750) dat de Wet openbaarheid van Bestuur (nu Wet Open Overheid) van toepassing is op de verantwoordingen van fracties over de besteding van de

tegemoetkoming. De verantwoording van fractiegelden is na vaststelling van deze nieuwe

Verordening passief openbaar: dus alleen als iemand er naar vraagt. In dat geval zal de griffier, in opdracht van de auditcommissie, het betreffende financiële jaarverslag opvragen bij de fractie. Uit navraag blijkt dat bij alle politieke verenigingen in Molenlanden intern wel

verantwoording wordt afgelegd over de financiën. Hierdoor is men in staat om te voldoen aan een eventueel WOO-verzoek. Het is dus van belang dat de financiële huishouding binnen de

partij goed op orde blijft, ook als de controle en verantwoording in het raadsproces vermindert of verdwijnt.

1.2

Een risico is de schijn op ‘dubbele standaard’.

Burgers en verenigingen die een subsidie krijgen moeten een aanvraagformulier invullen, waarin zij uitleggen waarvoor zij geld willen en hoe zij dat willen uitgeven. Bij een aantal

regelingen dienen er ook bewijsmiddelen en/of andere bijlagen toegevoegd worden. Dat voor politieke partijen de regeldruk wel zo laag mogelijk gemaakt wordt, kan de schijn opwekken van een dubbele standaard. Het verschil in deze is dat de fractiebudgetten geen regeling

2

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

betreft waar iedereen een beroep op kan doen. Hierdoor is de noodzaak tot controle minder.

En, net als bij een subsidie, is wel vastgelegd in deze Verordening waar het geld aan uitgegeven mag worden.

1.3

De wettelijke grondslag is betwistbaar.

In artikel 33 lid 3 van de gemeentewet staat: “De raad stelt met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen een

verordening vast. De verordening bevat ten aanzien van de ondersteuning regels over de

besteding en de verantwoording.” Door in de Verordening op te nemen dat de controle en

verantwoording in principe vervalt en alleen op aanvraag van de griffier in opdracht van de

auditcommissie overhandigd moet worden, is het juridisch op tweeërlei manieren uitlegbaar. Ten eerste dat de Verordening een regel bevat over (het vervallen van actieve) de controle en verantwoording en daarmee voldoet aan artikel 33 van de Gemeentewet. Ten tweede dat de

Verordening geen uitgebreide regels bevat over de wijze van controle en verantwoording en daarmee niet voldoet aan de Gemeentewet. Deze discussie is niet teruggevonden in

jurisprudentie en praktijkervaringen elders in het land, omdat vrijwel alle gemeenten wel

uitgebreide regels in hun Verordening opgenomen hebben over de verantwoording en controle. Een enkele gemeente (bijvoorbeeld gemeente Gooise Meren) heeft de regels ten aanzien van

controle en verantwoording ook vereenvoudigd en beschouwt de fractiegelden als subsidie. Die werkwijze is echter weer te betwisten omdat de werkwijze dan teveel gaat lijken op de

subsidiëring die de fracties van SGP, CDA, ChristenUnie en VVD reeds krijgen via hun landelijke verenigingen. Overigens heeft de minister van Binnenlandse Zaken plannen aangekondigd voor een soortgelijke subsidie voor lokale politieke partijen.1 Kortom: er is geen eenduidigheid over de visie op dit punt. Maar het is daarmee wel een kanttekening waar de raad zich bewust van moet zijn.

Extra uitleg bij de kosten

In de huidige situatie wordt niet-uitgegeven geld teruggestort aan de gemeente. Voor de

afgelopen drie jaar was dat ongeveer €5.000,- totaal voor alle fracties. In de nieuwe situatie

blijft niet-uitgegeven geld bij de fracties en hoeft dit niet meer terugbetaald te worden aan de gemeente.

Communicatie

Na de besluitvorming door de gemeenteraad over dit raadsvoorstel, worden de penningmeesters geïnformeerd over de gevolgen van dit raadsvoorstel.

Vervolgstappen

Voor het kalenderjaar 2022 dient nog een verantwoording en controle plaats te vinden conform de huidige Verordening. Ook dienen de reserves nog afgewikkeld te worden conform de overgangsbepalingen in de nieuwe verordening. Na deze twee stappen kan de nieuwe werkwijze intreden zoals beschreven in de nieuwe Verordening.

Bijlagen:

1. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023 2. Was-wordt-lijst wijziging verordening fractieondersteuning

1 https://vng.nl/nieuws/subsidie-in-zicht-voor-lokale-politieke-partijen

3

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

3. Memo varianten fractiebudgetten aan de auditcommissie (5 september 2022)

4

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

Raadsbesluit Onderwerp

:

Zaaknummer

:

Portefeuillehouder

Actualisatie Verordening ambtelijke bijstand en

fractieondersteuning 2023 1160089

:

Presidium

De raad van de gemeente Molenlanden: Gelet op het bijbehorende raadsvoorstel; Besluit: 1. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023 vast te stellen. 2. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020 in te trekken.

Aldus besloten tijdens de openbare raadsvergadering van de gemeente Molenlanden, gehouden op 13 december 2022.

de griffier,

de voorzitter,

Marjolein Teunissen

Theo Segers

5

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000