raads- en griffieplan 2025-2026 - vastgesteld

Inhoudsopgave 1. Voorwoord

2

2. Raads- en griffieplan 2025-2026 2.1 Toelichting op speerpunten 2.2 Toelichting op overige taken 2.3 De griffie in 2025-2026 2.4 Overzicht van de activiteiten

3 3 4 4 5

Bijlage

Raadscommunicatieplan 2022-2026

1

1.

Voorwoord

De jaren 2025 en 2026 staan voor de deur, en daarmee zijn we al over de helft van deze raadsperiode. De tijd vliegt voorbij en begin 2025 starten we met de voorbereidingen voor de verkiezingen in maart 2026. Tot het zover is hebben we nog veel te doen en te bereiken. De koers van de afgelopen twee jaar, gericht op externe oriëntatie, zetten we voort. Dit betekent dat we doorgaan met gesprekken met inwoners en andere betrokkenen. Daarnaast denken we na over (nieuwe) manieren om inwoners beter te betrekken bij het beleid van de gemeente. Externe oriëntatie omvat ook de samenwerking met andere gemeenten, zowel formeel als informeel. Met de vele en complexe samenwerkingsvormen is het belangrijk dat gemeenteraden nauw(er) samenwerken. Komend jaar gaan we aan de slag met nieuwe vormen van afstemming en samenwerking. Ondertussen gaat het dagelijkse werk gewoon door. Het is essentieel om de basis op orde te hebben: kwalitatief goede raadsvoorstellen tijdig beschikbaar stellen, relevante trainingen aanbieden, gevraagd en ongevraagd advies geven, vergaderingen voorbereiden en goed communiceren met iedereen om ons heen. Wij gaan dus zeker niet achterover zitten de resterende raadsperiode. De griffie is qua formatie op orde en gelukkig stabiel van samenstelling. Het samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie brengt dagelijks nieuwe uitdagingen voor ons met zich mee.

Maar we zijn er klaar voor en hebben er zin in om ook de komende twee jaar de raad en de raadsleden van Molenlanden weer volop ondersteunen!

Namens de griffie,

Marjolein Teunissen Griffier

2

2. Raads- en griffieplan 2025-2026 Het raads- en griffieplan 2025-2026 beschrijft de ambities en doelstellingen van de raad en de uitwerking daarvan voor de griffie. Het is geschreven in de ‘we’ vorm omdat het een plan van en voor de raad is. De uitdaging van een raads- en griffieplan ligt erin dat niet alles, en niet alles tegelijk, opgepakt moet worden. Het aanbrengen van focus en het stellen van prioriteiten leidt vaak tot meer succes dan alles half doen. Voortbouwend op niet gerealiseerde onderwerpen uit het vorig jaarplan én aansluitend op actuele ontwikkelingen hebben we drie speerpunten waar we de komende twee jaar aan werken: 1. 2. 3.

Aansluiting representatieve democratie op de lokale samenleving; Samenwerking van de raad met partners in de regio en in Verbonden Partijen; De verkiezingen voorbereiden en de nieuwe raad inwerken.

Daarnaast willen we dat de griffie aandacht besteed aan: A. B.

de uitvoering van het raadscommunicatieplan 2022-2026; het toerusten van raadsleden voor hun functie (opleidingen en kwalitatief goede raadsvoorstellen); C. een ordelijke stukkenstroom (tijdig en conform wetgeving); D. een weerbare raad (integriteit, agressie en ondermijning); E. een passend informatiemanagement; F. het onderhouden van een relevant netwerk (om kennis en ervaring van buiten naar binnen te halen).

2.1

Toelichting op speerpunten

Ad 1. Aansluiting representatieve democratie op de lokale samenleving Dit onderwerp verdient structurele aandacht. In het raads- en griffieplan 2023-2024 hebben we de externe georiënteerdheid van de raad vergroot door de raadscommunicatie te intensiveren, meer raadsbijeenkomsten in dorpshuizen te organiseren, vaker gesprekken met inwoners en dorpsraden te voeren en de kinderraad op te zetten. In 2025-2026 continueren we deze inspanningen en verleggen we de focus naar het, samen met het college, realiseren en uitvoeren van nieuwe participatiemogelijkheden voor en met inwoners. Deze leggen we vast in een Participatie Verordening. Dit document wordt breed gedragen en doorleefd, en we communiceren hierover passend en tijdig met de inwoners. Ad 2. Samenwerking van de raad met partners in de regio en in verbonden partijen Molenlanden neemt deel aan veel verbonden partijen en samenwerkingsverbanden. Met de uitvoering van de Nota Verbonden Partijen en de oprichting van de Verbonden Partijen Commissie hebben we laten zien dit onderwerp serieus te nemen. De wijziging van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen biedt kansen om de samenwerking verder te ontwikkelen en te intensiveren. In 2025 verkennen en realiseren we nieuwe samenwerkingsvormen en evalueren we de Nota Verbonden Partijen, wat leidt tot de vaststelling van de nieuwe nota voor 2026-2039. 3

Ad 3. Verkiezingen voorbereiden en inwerken nieuwe raad Begin 2025 start een werkgroep met de voorbereidingen van de verkiezingen, waarbij opkomstbevordering een van de aandachtspunten is. We organiseren daarnaast ook de cursus Politiek Actief, debatavonden, een verkiezingskrant, een stemwijzer en de verkiezingsavond. We werken aan een overdrachtsdocument voor de nieuwe raad en richten ons op het afscheid nemen van huidige raadsleden en het inwerken van de nieuwe raad.

2.2

Toelichting op overige taken

De overige taken zijn onderwerpen die wel inzet en tijd vragen, maar minder speciale aandacht krijgen. A. Wij geven uitvoering aan het in 2022 vastgestelde raadscommunicatieplan. Daar waar mogelijk pakken we nieuwe kansen op. Die kansen zien wij in ruime mate liggen, al zal het moeten passen in de beschikbare tijd en middelen. B. Door de raadsleden te wijzen op relevante trainingen en indien gewenst zelf ook opleidingen te organiseren, rusten wij de raadsleden zo goed als mogelijk toe op hun functie. Dit doen wij in ieder geval om de voorzitters te ondersteunen, maar pakken we waar mogelijk en wenselijk ook raadsbreed op. C. Een ordelijke stukkenstroom, tijdig en begrijpelijk, is voor ons een vanzelfsprekendheid. Maar het vraagt toch altijd aandacht omdat in tijden van werkdruk en onderlinge afhankelijkheid dit onder druk kan komen te staan. Wij letten met name op een goede positionering van de agendacommissie en heldere deadlines van het bestuurlijke besluitvormingsproces. D. Met een weerbare raad doelen we op activiteiten die gericht zijn op het bespreekbaar maken van integriteitsissues, ervaringen met agressie en/of bewustwording voor ondermijning. Dat kan variëren van een praktijkgerichte training tot een gesprek over een bepaald thema. E.

Een passend informatiemanagement houdt in dat er aandacht is voor informatiebeveiliging enerzijds, en dat er anderzijds gekeken wordt of de informatie die de raad ontvangt volledig is, conform de privacywetgeving aangereikt wordt en eventueel slimmer aangeboden kan worden (bv met behulp van AI of andere technieken). F. Het onderhouden van een relevant netwerk is nodig om kennis en ervaring van buiten naar binnen te halen en niet het wiel opnieuw uit te vinden. Andersom heeft de raad en de griffie van Molenlanden ook wat te brengen naar externen toe en kunnen we ons nog verbeteren in het onder de aandacht brengen van onze eigen successen.

2.3

De griffie in 2025-2026

Het griffie team bestaat uit 4,1 fte, verdeeld over 5 mensen. Het grote voordeel van deze deeltijdfactor is dat er continuïteit gegarandeerd wordt, ook bij kortdurende ziekte en vakanties. Hierdoor is de griffie in staat om de bereikbaarheid hoog te houden. Met een volledige bezetting verwacht de griffie de in dit plan beschreven ambities kwalitatief goed te kunnen realiseren. 4

Voor de griffie is een goede samenwerking met de andere teams wenselijk om het werk effectief en efficiënt te kunnen doen. De nieuwe werkomgeving draagt daar naar verwachting positief aan bij. In de praktijk is het niet altijd helder waar de taken van de organisatie ophouden en die van de griffie beginnen. Het ligt ook niet altijd zo zwart-wit en vereist vaak maatwerk en afspraken over taakverdeling. Daarom investeert de griffie in die samenwerking, en specifiek in de teams die beleids- en raadsvoorstellen opstellen, door regelmatig het aanbod te doen voor een gesprek over het werk van de griffie en de raakvlakken met het andere team. In het kader van duidelijke afspraken en heldere verwachtingen heeft de griffier regelmatig overleg over duale bedrijfsvoering, wat mogelijk resulteert in het afsluiten van een Dienverleningsovereenkomst op de ondersteunende PIOFACH-taken (Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Automatisering, Communicatie en Huisvesting). Een andere investering die de griffie doet, is het bijhouden van digitale kennis en vaardigheden. Dit is om meerdere redenen nodig: de samenleving vraagt steeds vaker om digitale contactvormen en de informatieveiligheid van het raadswerk is belangrijk. Dit doet de griffie door het volgen (en aanbieden) van e-learnings en kennis te nemen van relevante informatie en ontwikkelingen.

Ook de doorontwikkeling van Ibabs is in dit kader vermeldenswaardig. Daarbij wordt gekeken of er meer informatie op een overzichtelijke manier in ibabs kan komen en of er een werkwijze is waarop raadsleden in ibabs met elkaar kunnen communiceren over onder andere moties en amendementen. Verder investeert de griffie ook in persoonlijke ontwikkeling: met het bezoeken van congressen, het volgen van webinars of het volgen van een cursus houden de griffiemedewerkers hun kennis op peil en/of leren ze nieuwe kennis en vaardigheden. En tot slot, maar zeker niet het minst belangrijk, de griffie investeert in elkaar om de werksfeer goed en gezond te houden. Met een goede dosis werkplezier en een sociaal veilige werkomgeving worden de beste resultaten behaald! Dat heeft de griffie de afgelopen jaren ervaren en wil ze zeker behouden voor de komende jaren.

2.4 Overzicht van de activiteiten bij speerpunten In dit overzicht staan op hoofdlijnen de activiteiten van de speerpunten. Op basis hiervan kan de werkgeverscommissie doorvragen op de diverse onderwerpen en de voortgang monitoren in het overleg met de griffier. Continue taken, zoals de voorbereiding van vergaderingen, staan er niet op. Nr Onderwerp 1e helft 2025 2e helft 2025 1e helft 2026 . Aansluiting representatieve democratie op lokale samenleving 1a Gesprekken Januari, September en Juni tussen raad en maart en mei november inwoners 1b Participatieverorde Beeldvorming Beeldvorming Oordeelsvormi ning ng en besluitvorming 1c Uitvoering Continu Continu Continu communicatieplan

2e helft 2026

September en november Actualiseren communicati eplan als 5

1d

bijlage bij raads- en griffieplan 2027-2028 September

Kijkje in de Keuken voor inwoners Samenwerking van de raad met partners in de regio en in verbonden partijen 2a Nota Verbonden Beeldvorming Oordeelsvorm- Uitvoering Uitvoering Partijen 2026-2030 ing en (incl. evaluatie besluitvorming huidige nota) 2b Nieuwe 4 initiatieven Evalueren en Later te Later te samenwerkingsvor verkennen informeren bepalen bepalen men verkennen en (Avres, raadsbreed ervaren Waardlanden en Veiligheidsreg io) Verkiezingen voorbereiden en startprogramma nieuwe raad 3a Cursus Politiek 3, 10 en 18 Actief februari 3b Plan van aanpak Voorbereiding Informeren Uitvoering Evaluatie verkiezingen betrokkenen (raad, college etc) 3c Plan van aanpak Voorbereiding Uitvoering Uitvoering startprogramma en informeren nieuwe raad betrokkenen

6