Raads- en griffieplan 2023-2024.docx
Tekst van het document
Raads- en griffieplan 2023-2024
1
Inhoudsopgave 1. Voorwoord
3
2. Samenvatting
4
3. Raads- en griffieplan 2023-2024 3.1 Toelichting op hoofdtaken 3.2 Toelichting op overige taken 3.3 De griffie in 2023-2024 3.4 Overzicht van de activiteiten
5 5 7 8 9
Bijlage 1
Raadscommunicatieplan 2022-2026
10
Bijlage 2
Terugblik raads- en griffieplan 2021-2022
10
Bijlage 3
Financieel overzicht
12
2
1. Voorwoord Worden 2023 en 2024 eindelijk de jaren waarin we weer ‘naar buiten’ gaan? Dat was mijn eerste gedachte bij de start van het proces om dit raads- en griffieplan op te stellen. Het is voor velen van u een grote wens, een prachtige ambitie en een mooi resultaat om naar te streven. In de afgelopen jaren was die wens er onverminderd. Maar 2019 stond, na de herindeling, in het teken van harmonisaties en (interne) opbouw. De jaren 2020 en 2021 werden overschaduwd door de beperkende corona-maatregelen. En 2022 werd voor de helft in beslag genomen door de verkiezingen en het inwerken van de nieuwe raad. De laatste maanden van 2022 werd er ‘geproefd’ aan het naar buiten gaan, onder andere met beeldvormende sessies op locaties verspreid door de gemeente en met de organisatie van een aantal werkbezoeken. En dat smaakte naar meer! Daarom ben ik verheugd om in dit voorwoord te zeggen dat u de verbinding met buiten als hét belangrijkste onderwerp heeft benoemd voor de komende twee jaren. Laten we die verbinding opzoeken door actief contact te zoeken met inwoners, bedrijven, buurgemeenten en Verbonden Partijen. Dat kan op meerdere manieren. Deze manieren worden in dit raads- en griffieplan 20232024 beschreven. De griffie heeft er, net als de voorgaande jaren, weer veel zin in om u optimaal te ondersteunen in deze ambities!
Namens de griffie van Molenlanden,
Marjolein Teunissen Griffier Molenlanden
3
2. Samenvatting Dit raads- en griffieplan 2023-2024 beschrijft de ambities en doelstellingen van de raad en de uitwerking daarvan voor de griffie. Dit raadsplan is in de ‘we’-vorm geschreven omdat het door en voor de raad zelf is. We willen actief en zichtbaar de verbinding zoeken met inwoners, bedrijven, buurgemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Dit gebeurt via de volgende onderwerpen: 1. 2. 3. 4. 5.
Aansluiting representatieve democratie op de lokale samenleving; Positionering van de raad in de regio en in Verbonden Partijen; Continuering van het collectief leertraject; Werken aan een weerbare raad (integriteit, ondermijning, agressie); Intensivering van raadscommunicatie.
Daarnaast willen we dat de griffie aandacht besteed aan: A. B. C. D. E.
de verhuizing van Hoornaar naar De Spil; het (extern of intern) opleidingsaanbod voor raad en raadsleden; kwalitatief goed leesbare raadsvoorstellen; digitalisering, informatiebeveiliging en technische ondersteuning; dagelijkse werkzaamheden zoals stukkenstroom en advisering aan raadsleden.
4
3. Raads- en griffieplan 2023-2024 In dit hoofdstuk worden onze ambities nader toegelicht. Uiteraard kunnen we, indien gewenst, onze ambitie gedurende deze looptijd bijstellen en/of actualiseren. De uitdaging van een raads- en griffieplan ligt erin dat niet alles, en niet alles tegelijk, opgepakt moet worden. Het aanbrengen van focus en het stellen van prioriteiten leidt vaak tot meer succes dan alles half doen. Voortbouwend op niet gerealiseerde onderwerpen uit het vorig jaarplan én aansluitend op actuele ontwikkelingen hebben we onze ambitie belegd bij de volgende onderwerpen: 1. 2. 3. 4. 5. 3.1
Aansluiting representatieve democratie op de lokale samenleving; Positionering van de raad in de regio en in Verbonden Partijen; Continuering van het collectief leertraject; Werken aan een weerbare raad (integriteit, ondermijning, agressie); Intensivering van raadscommunicatie.
Toelichting op hoofdtaken
Ad 1. Aansluiting representatieve democratie op de lokale samenleving Een vitale, lokale, democratie kan niet zonder goede verbindingen tussen inwoners en het bestuur. De representatieve democratie is het vertrekpunt, maar de kwaliteit en acceptatie van besluitvorming en beleid kan verder verhoogd worden met kennis en inbreng vanuit de samenleving. Op steeds meer terreinen voelen gemeenten, ook Molenlanden, de urgentie van grote maatschappelijke opgaven. Het behoud van een goede leef- en werkomgeving, de stikstofproblematiek, de energietransitie, de komst van de Omgevingswet en uitdagingen in het sociaal domein brengen ingewikkelde vraagstukken met zich mee op het gebied van participatie en (meervoudige) democratische besluitvorming. Op deze vraagstukken willen en moeten we samenwerken met inwoners, bedrijfsleven en instellingen. Een goede samenwerking kan tot stand komen als je in verbinding met elkaar staat: als je elkaar opzoekt, het gesprek aangaat, luistert en open staat voor elkaars meningen en ideeën. Om die verbinding te stimuleren initiëren en continueren we de volgende acties: -
Op verschillende plekken in de gemeente de beeldvormende sessies organiseren zodat de raadsleden ‘spontaan’ in contact komen met inwoners.
-
Vier keer per jaar een beeldvormende sessie reserveren voor gesprekken in de kernen met inwoners/dorpsraden/klankbordgroepen. Daarbij kunnen de inwoners ideeën pitchen, lopende initiatieven toelichten, suggesties doen voor moties, knelpunten en positieve ervaringen bespreken etc.. De rol van de raadsleden is om signalen op te pikken en te luisteren: het gaat om het versterken van de volksvertegenwoordigende rol.
-
Een of enkele werkbezoeken per jaar organiseren aan bedrijven. Daarbij gaan we er niet van uit dat de hele raad aanwezig is, maar zijn er bijvoorbeeld tien plekken waar u zich op in kunt schrijven.
-
Jaarlijks een brede ontmoeting met raad, college en alle dorpsraden/klankbordgroepen om op die manier ook de onderlinge kruisbestuiving van kennis en ervaring te vergroten.
-
Inzet op de verbinding tussen jeugd en politiek met de continuering van de kinderburgemeester en de kinderambassadeurs. Ook de oudere jeugd wordt niet vergeten: in afstemming met Young4Waard worden, samen met college, thematische meet-ups georganiseerd. 5
-
Voorlichting geven over het politieke werk, niet alleen in het verkiezingsjaar via de cursus Politiek Actief, maar jaarlijks in een avondbijeenkomst die zowel voor inwoners als voor ambtenaren en medewerkers van Verbonden Partijen makkelijk te volgen is.
-
De mogelijkheden onderzoeken om de digitale verbinding met inwoners te verbeteren. Hierbij kijken we naar een optimaal gebruik van de huidige internetpagina, wellicht de oprichting van een interactieve webpagina, en het oprichten van een Facebook- en/of Instagram account over het raadswerk. Op Twitter zijn we al actief met een raadsaccount, maar daarmee kunnen we op onderdelen het raadswerk nog beter voor het voetlicht brengen. We maken al gebruik van de Gemeentepagina in het Kontakt, maar willen bekijken of we dit informatiekanaal nog beter of intensiever kunnen benutten.
Ad 2. Positionering van de raad in de regio en in Verbonden Partijen Als gevolg van de herindeling is Molenlanden een grotere partner geworden voor buurgemeenten, andere overheden en in Verbonden Partijen. Dit leidt tot de vraag welke positie Molenlanden in wilt nemen in diverse inhoudelijke vraagstukken. Willen we vooraan staan, voorzitterschappen op ons nemen en trekker worden van diverse (regionale) onderwerpen? Of stellen we ons terughoudend en afwachtend op? Het antwoord ligt in maatwerk: op het ene onderwerp is het verstandiger om een regierol te pakken dan op het andere onderwerp. Om deze afweging te kunnen maken zijn twee dingen nodig: ten eerste inzicht in de diverse regionale dynamieken en de belangen die daarbij spelen en ten tweede een praktisch handelingsperspectief waarmee de contacten tussen de raad en partners in de regio versterkt kunnen worden. Het kan immers van meerwaarde zijn om in goed onderling contact met andere raden op te trekken, zienswijzen af te stemmen en moties/amendementen uit te wisselen. Hoewel dit onderlinge contact incidenteel en per fractie af en toe al plaats vindt, zijn we van mening dat dit nog intensiever en structureler vorm kan krijgen. Daarbij denken wij aan de volgende acties: -
op initiatief van gemeenteraad Molenlanden minimaal 1 x per jaar een andere raad (of andere raden) uitnodigen voor een thematisch gesprek; het stimuleren van de afstemming tussen raadsleden van verschillende gemeenten over in te dienen zienswijzen bij Verbonden Partijen (bijvoorbeeld door te kijken of we woordvoerders aan elkaar kunnen koppelen of concept zienswijzen via griffies kunnen verspreiden onder deelnemende gemeenten).
Daarnaast is de uitvoering van de Nota Verbonden Partijen in volle gang en continueren we dit in 2023 en 2024. De Verbonden Partijen Commissie (VPC) zet het werk voort en in 2023 wordt zowel de Nota Verbonden Partijen als ook de VPC geëvalueerd. Ad 3. Continuering van het collectief leertraject In de vorige raadsperiode volgden we een eigen collectief leertraject. Bij de afronding daarvan in december 2021 werd afgesproken dat het collectief leertraject een vervolg zou krijgen waarbij de samenwerking met college en ambtelijke organisatie gezocht zou worden. We investeren in ontmoetingen tussen raad en college (en daar waar relevant ook met ambtenaren) en/of stemmen opleidingen op elkaar af om op die manier bij te dragen aan rolverduidelijking, procesverheldering en onderlinge bekendheid. Hiertoe is eind 2022 een begeleidingsgroep samengesteld uit raad, college en organisatie. Deze groep werkt op het moment van het schrijven van dit plan aan een interessant programma van circa twee sessies per jaar, waarbij ook de verbinding wordt gezocht met de ambities uit dit raads- en griffieplan. Onderlinge bekendheid en netwerken zijn belangrijke bijvangsten van deze bijeenkomsten. We denken daarbij op dit moment aan: 6
-
Een bijeenkomst van raad, college en ambtelijke organisatie over een onderwerp als kaderstelling, rolzuiverheid, bestuurscultuur of andere onderwerpen; De organisatie van een lezing voor raad, college en ambtelijke organisatie over een interessant, actueel thema. Verzilveren van gezamenlijke opleidingskansen.
Ad 4. Werken aan een weerbare raad (integriteit, ondermijning, agressie) Oneigenlijke beïnvloeding op de democratische besluitvorming is onwenselijk en onacceptabel. Het kan hierbij gaan over integriteitskwesties, ondermijning en agressie. Een weerbaar bestuur is een bestuur dat krachtig in zijn schoenen staat en zijn werk kan doen in een veilige omgeving waarin aandacht is voor preventie, begeleiding en nazorg. Zeker als we meer naar buiten gaan treden, meer contacten op gaan zoeken en meer bekendheid verwerven, is het raadzaam om ook te werken aan het versterken van een weerbare raad. Op verschillende manieren willen we de komende twee jaar stil staan bij dit onderwerp. Daarbij denken we minimaal aan: -
Een jaarlijkse sessie over integriteit en/of agressie en/of ondermijning; Een weerbaarheidstraining; Daar waar mogelijk en gewenst aansluiten bij landelijke actuele ontwikkelingen over weerbare raad.
Ad 5. Intensivering van de raadscommunicatie Om dit te realiseren voeren we het raadscommunicatieplan uit, zoals toegevoegd in bijlage 1 van dit raads- en griffieplan. Kern van dit plan is het vergroten van de vindbaarheid van de raad, het kennen en gekend worden van raadsleden en het informeren van inwoners en bedrijven door actief informatie te zenden. De activiteiten die genoemd worden onder de kopjes ‘raad op pad’, ‘raad in beeld’, ‘raad ontvangt’, ‘raad online’ en ‘raad verslaat’ zijn geïntegreerd in de andere vier hoofdtaken. Communicatie is daar ondersteunend aan. Wat dit vereist aan tijd en (financiële) middelen voor de griffie, is nog onbekend. We gebruiken 2023 daarom als een jaar om dit te ontdekken en evalueren deze inzet eind 2023 om, indien nodig, een aanpassing te doen voor het jaar daarop. Dit raadscommunicatieplan is in concept met de raad besproken op 10 juni 2022. Bij die bespreking werd voldoende draagvlak geuit om dit plan ter besluitvorming voor te leggen. Op één punt is het plan gewijzigd ten opzichte van 10 juni: bij evenementen spreken we niet af om als collectieve raad ons zichtbaar te maken met ‘raadsjassen’ of iets dergelijks, maar laten we het aan de partijen over of en hoe ze zich als raadslid manifesteren tijdens evenementen.
3.2 Toelichting op overige taken Er zijn ook taken die wel aandacht behoeven, maar niet het kenmerk hebben van ‘grote ontwikkeling’. Dit zijn: A. B. C. D. E.
de verhuizing van Hoornaar naar De Spil; het (extern of intern) opleidingsaanbod voor raad en raadsleden; kwalitatief goed leesbare raadsvoorstellen; digitalisering, informatiebeveiliging en technische ondersteuning; dagelijkse werkzaamheden zoals stukkenstroom en advisering aan raadsleden.
Ad A. Verhuizing van Hoornaar naar nieuwe raadzaal in De Spil 7
De verhuizing van de raadzaal van Hoornaar naar De Spil gebeurt waarschijnlijk in april of mei 2023. De raadzaal wordt voorzien van nieuwe audiovisuele middelen en krijgt een nieuw interieur. De aanbesteding, begeleiding en uitvoering hiervan ligt deels in handen van de griffie en kost de nodige inspanningen. Acties die op dit onderwerp nog moeten plaatsvinden zijn: -
Monitoring van de bouwwerkzaamheden en installatie audiovisuele middelen; Uitvoeren van testen; Organiseren van een instructie voor raads- en burgerleden over de nieuwe AV middelen; Organiseren van een, eenvoudige, feestelijke opening.
Ad B. Het (extern of intern) opleidingsaanbod voor raad en raadsleden De raad als collectief en de individuele raadsleden kunnen gebruik maken van een groot opleidingsaanbod dat, onder andere, via de Vereniging van Raadsleden aangeboden wordt. De griffie probeert het gebruik hiervan te stimuleren door in de Nieuwsflits, en op specifieke onderwerpen, de raad hierop te wijzen. Daarnaast worden raadsbrede opleidingen aangeboden gericht op een specifiek onderwerp. Tot slot bespreken we ook individuele opleidingsbehoeften en kijken we of het bestaande opleidingsaanbod hierin voorziet of dat, op fractiebudget of op centraal budget, dit als maatwerk georganiseerd kan worden. Acties die op dit onderwerp plaatsvinden zijn: -
Attenderen op bestaand opleidingsaanbod; Organiseren van trainingen voor de voorzitters, voor alle fracties of alle raadsleden; Op verzoek onderzoeken welke specifieke opleidingsmogelijkheden er zijn.
Ad C. Kwalitatief goed leesbare raadsvoorstellen In 2022 is ervaring opgedaan met het nieuwe format van raadsvoorstellen. Doel van dit nieuwe format was om de kern van het voorstel in 30 seconden leestijd duidelijk te maken. Dat lukt nog niet in alle gevallen, al is er wel een verbetering te merken. In de komende jaren blijven we scherp letten op heldere raadsvoorstellen, en kijken we tevens kritisch of het raadsvoorstel past binnen de kaderstellende of controlerende rol van de raad. Dit vragen we aan de driehoek (burgemeester, secretaris en griffier) maar pakken we ook zelf op via de agendacommissie (ten behoeve van een goede agendering). Er zijn geen concrete acties op dit onderwerp: het is meer een terugkerend bespreekpunt in de verschillende gremia. Ad D. Digitalisering, informatiebeveiliging en technische ondersteuning De digitalisering en de blijvende effecten van corona brengen vraagstukken met zich mee over informatiebeveiliging en technische ondersteuning. Informatiebeveiliging heeft binnen de bedrijfsvoering van de gemeente de komende periode veel aandacht en de raad gaat hier, waar dat passend is op het raadswerk, in mee. De volgende acties horen bij dit onderwerp: -
Organisatie van een sessie over informatiebeveiliging van het raadswerk; Aanbieden van (e-learning) cursus over informatiebeveiliging; Stimuleren dat de beeldvormende sessies hybride te volgen zijn; Faciliteren van flexibel werken voor raadsleden met de (technische en praktische) ondersteuning van ipads.
Ad E. Dagelijkse werkzaamheden zoals stukkenstroom en advisering aan raadsleden. Uiteraard moet de basis op orde zijn, voordat we toekomen aan de ontwikkelgerichte activiteiten. Zonder tijdige stukkenstroom en zonder advisering kunnen wij ons werk niet doen. Daarom is dit een 8
basisvereiste die wij vragen van onze griffie. Omdat dit iets is waar we al jaren van uit mogen gaan en inmiddels ook op vertrouwen, noemen we dit onderwerp als sluitstuk van dit plan.
3.3 De griffie in 2023-2024 Het griffie team bestaat uit 3,7 fte, verdeeld over 5 mensen. Het grote voordeel van deze deeltijdfactor is dat er continuïteit gegarandeerd wordt, ook bij kortdurende ziekte en vakanties. Hierdoor is de griffie in staat om de bereikbaarheid hoog te houden. Met een volledige bezetting verwacht de griffie de in dit plan beschreven ambities kwalitatief goed te kunnen realiseren. Er zijn daarbij twee onzekere factoren: - Als iemand langdurig afwezig is, heeft dit vrij snel consequenties voor bepaalde taken (er is zogezegd ‘weinig vet op de botten’). De ervaring in 2022 liet zien dat wij dan, in goed overleg met de griffier, de keuze kunnen maken tussen het ‘afschalen van de ambitie’ of ‘het inhuren van tijdelijk personeel’. Wij hopen dat dit in 2023 niet het geval is, maar zijn ons ervan bewust dat dit wel de realiteit kan zijn. - De extra inzet die wij vragen op de intensivering van de raadscommunicatie is nog niet concreet in tijd en geld uit te drukken. Er is niet afgesproken ten koste van welke andere taken deze inzet komt. Dit komt omdat er sprake is van een nieuw raads- en griffieplan waarin ook de ambities en prioriteiten iets anders liggen dan in voorgaande jaren. In overleg met de griffier monitoren wij daarom komend jaar de voortgang op dit onderwerp zodat we eind 2023 hierover, indien nodig, een meer structurele beslissing kunnen overwegen.
Voor de griffie is een goede samenwerking met de andere teams wenselijk om het werk effectief en efficiënt te kunnen doen. In de praktijk is het niet altijd helder waar de taken van de organisatie ophouden en die van de griffie beginnen. Het ligt ook niet altijd zo zwart-wit en vereist vaak maatwerk en afspraken over taakverdeling. Daarom investeert de griffie in die samenwerking, en specifiek in de teams die beleids- en raadsvoorstellen opstellen, door regelmatig het aanbod te doen voor een gesprek over het werk van de griffie en de raakvlakken met het andere team. Een andere investering die de griffie doet, is het bijhouden van digitale kennis en vaardigheden. Dit is om meerdere redenen nodig: de samenleving vraagt steeds vaker om digitale contactvormen en de informatieveiligheid van het raadswerk is belangrijk. Dit doet de griffie door het volgen (en aanbieden) van e-learnings en kennis te nemen van relevante informatie en ontwikkelingen. Verder investeert de griffie ook in persoonlijke ontwikkeling: met het bezoeken van congressen, het volgen van webinars of het volgen van een cursus houden de griffiemedewerkers hun kennis op peil en/of leren ze nieuwe kennis en vaardigheden. En tot slot, maar zeker niet het minst belangrijk, de griffie investeert in elkaar om de werksfeer goed en gezond te houden.
Met een goede dosis werkplezier en een sociaal veilige werkomgeving worden de beste resultaten behaald! Dat heeft de griffie de afgelopen jaren ervaren en wil ze zeker behouden voor de komende jaren.
3.4 Overzicht activiteiten In dit overzicht staan de hoofdactiviteiten waarvan de werkgeverscommissie de voortgang kan monitoren in overleg met de griffier. Continue taken (zoals gebruik maken van wisselende locaties of het aanbieden van de leeromgeving voor raadsleden) staan er niet op. De voortgang op deze onderwerpen wordt voor elke vergadering met de werkgeverscommissie geactualiseerd.
9
Nr
Onderwerp
1
4 x per jaar een beeldvormend gesprek organiseren tussen raad en inwoners.
2
1 x per jaar bijeenkomst tussen raad, college en alle dorpsraden.
3
Jaarlijks een of enkele werkbezoeken aan bedrijven organiseren. Continuering betrekken jeugd bij politiek.
3 4
Cursus Politiek Actief in verkorte vorm jaarlijks aanbieden.
5.
De mogelijkheden van digitale verbinding met inwoners optimaliseren. 1 x per jaar andere raad/raden uitnodigen voor thematisch gesprek.
6.
7.
Stimuleren van afstemming tussen raadsleden van gemeenten over het indienen van zienswijzen.
8.
Evaluatie van de Nota Verbonden Partijen. 2 x per jaar een sessie van het collectief leertraject organiseren
9. 10.
1 x per jaar een sessie over (een aspect van) weerbaarheid
11.
Weerbaarheidstraining (eenmalig)
12.
Uitvoeren van het raadscommunicatieplan.
1e helft 2023
2e helft 2023
1e helft 2024
2e helft 2024
10
Bijlage 1: Raadscommunicatieplan 2022-2026 Zie aparte bijlage
Bijlage 2: Terugblik raads- en griffieplan 2021 - 2022 Op 15 december 2020 stelden wij het raads- en griffieplan 2021-2022 vast. In onderstaand overzicht heeft de griffier met kleuren de resultaten aangegeven per 31 december 2022. Groen = is volgens planning verlopen. Oranje = loopt wel, maar kan beter/resultaat nog niet bereikt. Rood = niet gestart. Wit = er waren geen activiteiten gepland. Indien gewenst kan de griffier op de specifieke onderdelen een nadere toelichting geven. Actie
Q1 2021
Q2 2021
Q3 2021
Q4 2021
Q1 2022
Q2 2022
Q3 2022
Q4 2022
1a. Collectief blijven leren 1b. De raad-komtnaar-u-toe 1c. Samenspel dorpsoverleg - raad 1d. Regie bij Omgevingswet 1 e. Oriëntatie op regionale samenwerking 2a. Gebruik maken van bestaand opleidingsaanbod 2b. Maatwerk in opleiding 3a. Kennen en gekend worden 3b. Grotere invloed bij agendering 3c. Grotere betrokkenheid bij politieke besluitvorming 3d. Open Podium 4a. Aandacht in de driehoek 11
4b. Doorontwikkeling kwaliteit raadsvoorstellen 5a. Enthousiasmeren voor de lokale politiek 5b. Jeugd betrekken bij lokale politiek 6a. Hybride vergaderingen als standaard optie 6b. Kansen verzilveren bij digitale varianten 7a. Integriteit 7b. Ondermijning 7c. Informatiebeveiliging Verkiezing en inwerkprogramma nieuwe raad
12
Bijlage 3 Financieel overzicht 2023 Kostensoort Raad
Budget 2023
Advieskosten beleid
€ 4.848
Accountantscontrole
€ 80.000
Representatiekosten
€ 4.000
Vergaderkosten
€ 40.000
Communicatiekosten Opleiding, studie, seminars
€ 3.631 € 7.279
Fractieondersteuning
€5.700
Raadsinformatiesysteem
€ 33.000
Totalen
€ 178.458
Kostensoort griffie en rekenkamer
Budget 2023
Advieskosten beleid
€ 29.500
Representatiekosten
€ 1.000
Lidmaatschappen en contributies
€ 2.250
Opleiding, studie, seminars
€ 2.723
Teambudget Jeugd en Politiek Totalen
€ 250 € 10.000 € 45.723
Het is nog onbekend hoeveel het gaat kosten om het communicatieplan uit te voeren. Anticiperend daarop is bij de begroting van 2023 een bedrag van circa 3.500,- gealloceerd van vergaderkosten naar communicatiekosten. Op die manier kunnen we met een jaar ervaring een betere inschatting van de kosten geven bij de begroting van 2024 (en indien gewenst de ambitie aanpassen op het beschikbare budget of het budget aanpassen op de ambitie).
13